Bicara soal semen, orang mungkin langsung mengasosiasikannya dengan truk pengangkut, adukan, dan tukang-tukang bangunan. Namun, bagi manajemen PT Semen Gresik, produsen semen terbesar di Tanah Air, urusan semen juga identik dengan sistem informasi yang kompleks dan rantai pasok yang mesti terintegrasi. Dengan kata lain, bisnis bahan baku utama bangunan ini juga mesti ditangani dengan bantuan teknologi informasi (TI) yang memadai.

Panji Arif, anggota staf Bagian Keuangan Semen Gresik, adalah salah seorang yang sudah merasakan betapa urusannya menjadi lebih simpel berkat diterapkannya sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir. Harap maklum, sejak Januari 2003 perusahaan ini baru saja mengimplementasi solusi enterprise resource planning (ERP) dari salah satu vendor asing. “Pokoknya, pekerjaan saya jadi lebih mudah dan cepat,” ujarnya.

Sebelumnya, Panji mengaku kesulitan memantau barang apa saja yang diambil atau dibeli oleh user di tiap departemen. Saat ini, ia bisa memantaunya secara online saat itu juga. Katakanlah, bagian produksi membeli barang, maka pada saat yang sama dia akan mengetahuinya. Bahkan, hingga pada status apakah barang yang dibeli tersebut sudah sampai gudang atau belum. Begitu pula dalam hal purchase order, yang sebelumnya membutuhkan waktu 2-3 hari sampai disetujui atasan, saat ini cukup dilakukan dalam hitungan menit saja. Meskipun atasan yang bersangkutan tidak di tempat, pembelian tetap bisa dilangsungkan karena bisa disetujui secara online dari mana saja.

Selain Panji, tentu saja, masih banyak lagi karyawan Semen Gresik — di bagian atau bahkan cabang lain — yang sudah mencicipi manisnya buah implementasi TI ini. Pasalnya, kemudahan seperti di atas juga bisa dirasakan di kantor-kantor cabang. Kalau sebelumnya tiap cabang diharuskan mengirim hard copy ke kantor pusat di Gresik, saat ini tidak lagi. “Semuanya bisa dilakukan secara online,” kata Panji. Kongkretnya, staf bagian keuangan tidak perlu lagi bolak-balik mengonsolidasikan data-data keuangan harian dari berbagai lokasi layaknya dulu, karena secara otomatis semua data masuk dan terkonsolidasi ke dalam sistem aplikasi keuangan pusat.

Jauh sebelum memanfaatkan ERP JD Edwards ini, sebenarnya Semen Gresik menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya.

Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan — khususnya para user — yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Karena itu, manajemen akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir. “Prinsipnya, fasilitas TI tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu semata, tapi juga bisa sebagai business enabler,” ujar Toddy Siburian, Manajer Teknologi Semen Gresik.

Menurut Toddy, sistem aplikasi yang dikembangkan sendiri tadi tidak akan mungkin bisa mendukung kebutuhan perusahaan. Maklum, ia menambahkan, aplikasinya dibuat secara terpisah-pisah (islands), sehingga sangat sulit diintegrasikan antara satu dan lainnya. Sebenarnya, kata dia, beberapa aplikasi seperti Inventory, Finance dan Purchasing, dibuat berdasarkan kebutuhan para user waktu itu. “Tapi, tampaknya kebutuhan mereka dari waktu ke waktu terus berubah. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user,” katanya. Dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka. “Tapi, kalau permintaan itu datangnya sekaligus dari beberapa departemen untuk dibuatkan aplikasi baru, mereka akan kewalahan,” katanya lagi.

Menjawab tantangan tersebut, seiring dengan keinginan manajemen, pada 1998 Semen Gresik akhirnya membentuk tim konsolidasi yang disebut Tim Sistem Informasi Grup Semen Gresik, yang diketuai Toddy. Tim inti konsolidasi ini beranggotakan 7 orang: tiga dari Semen Gresik, dua dari Semen Padang, dan dua dari Semen Tonasa.

Selanjutnya, tim ini menentukan modul-modul yang tepat diimplementasi. Tahapan ini disebut Global Scoping. Proses yang memakan waktu tiga bulan ini dibantu oleh PriceWaterhouse sebagai konsultan pendamping.

Tim tersebut juga mengkaji secara mendalam sistem informasi yang tepat untuk perusahaan. Maklum, kata Toddy, manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Catatan lainnya, kata dia, sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasi mimpi tersebut, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.

Tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. “Bahkan, tiga dari lima pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini,” ujar Toddy.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan. Maklum, kata Toddy, mereka harus mempelajari lagi. “Tapi, secara umum bisa menerima,” ujarnya.

Kemudian perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya, seperti dua unit IBM Risc 6000 untuk database yang difungsikan sebagai Enterprise Server (database server), IBM Risc 6000 tipe F80 yang difungsikan sebagai Web Server, server Compaq tipe FL 530 yang difungsikan untuk Deployment Server, dan Server IBM RS 6000 F200 yang berfungsi sebagai Enterprises Storage Server, plus 500 unit PC. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi. “Proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun,” tambahnya.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, menurut Toddy, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Menurut Toddy, proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen.

Diakui Toddy, saat implementasi dilakukan pihaknya tidak menemukan kendala yang berarti. Ia mengungkapkan, yang paling rumit terjadi saat implementasi modul Sales Order & Transportation. Pasalnya, untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya 100-an. Mereka tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Repotnya, kata Toddy, mereka umumnya terbiasa dengan pola lama, sehingga ketika harus berubah ke sistem baru, merasa kesulitan. “Jadi, kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya,” katanya menambahkan.

Karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

Untuk menghubungkan berbagai lokasi dengan para pelanggan, Semen Gresik memfasilitasinya dengan leased line, baik dengan teknologi VSAT, Frame Relay, maupun dial up. Sementara, database tersentralisasi di Gresik. Guna menjamin tingkat ketersediaan yang tinggi, disediakan redundant server dan jaringan khusus untuk proses-proses tertentu.

Dari sisi perangkat, para pelanggan Semen Gresik — distributor, ekspeditur dan toko-toko — hanya perlu dilengkapi PC bermodem. Mereka cukup melakukan dial-up ke fasilitas komputer di gudang Semen Gresik terdekat (tersebar di 26 Lokasi). Tiap gudang tersebut dilengkapi fasilitas Virtual Private Network. Dalam praktiknya, para user yang akan mengakses ke jaringan, terlebih dulu harus memasukkan password. Setelah itu, baru masuk ke aplikasi, dan di situ kemudian ditanyakan lagi User ID dan password-nya. “Jadi, ada tiga level sebelum bisa bertransaksi,” jelasnya.

Setelah implementasi ERP tuntas, menurut Toddy, proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Kendati tidak bisa menjabarkan secara detail, menurutnya, semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat. Dia mengaku tidak lagi perlu begadang mengurusi sistem komputer yang sering bermasalah. “Keluhan dari para user-pun sudah hampir tidak ada lagi saat ini,” katanya. Ini sangat berbeda dari periode sebelumnya, karena dari hampir semua departemen ada saja yang menyampaikan keluhan. Dari sisi produktivitas karyawan, Toddy juga mengaku ada peningkatan. Mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

Untuk bisa merasakan manfaat di atas, Toddy menyebutkan, sedikitnya Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

Menurut Toddy, sistem yang telah terbangun saat ini diperkirakan baru mencapai 70% dari target perusahaan. Sisanya, akan segera dilakukan dengan implementasi ERP di Semen Tonasa dan Semen Padang. Ke depan, ia mengungkapkan, kalau implementasi ERP ini rampung, akan dilanjutkan dengan implementasi aplikasi lainnya seperti Customer Relationship Management dan Business Intelligence. “Diharapkan pada akhir 2004 semua fasilitas tersebut sudah bisa dijalankan,” katanya.