Seleksi Calon Karyawan di Era Digital
Oleh: Jusuf Irianto, Guru Besar Manajemen SDM Departemen Administrasi Publik FISIP Universitas Airlangga
Seleksi calon karyawan berperan sangat penting sebagai tindak lanjut proses rekrutmen. Keberhasilan rekrutmen ditandai dengan masuknya sejumlah pelamar sesuai ketentuan yang telah ditetapkan dan kemudian dipilih secara selektif.
Seleksi sebagai proses memilih (to select) dan menetapkan pelamar terbaik sebagai calon karyawan melalui metode tertentu relevan dengan kebutuhan. Proses seleksi meliputi beberapa langkah baik bersifat administratif maupun teknis.
Untuk menentukan pelamar sebagai calon karyawan harus dilakukan secara cermat serta merujuk pada sejumlah standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan seleksi calon karyawan adalah memperoleh karyawan yang terbaik dan memenuhi syarat kualifikasi yang ditetapkan. Kualifikasi sesuai deskripsi pekerjaan (job descriptions) yang telah disusun serta sesuai kebutuhan perusahaan.
Kecermatan dan kedisiplinan dalam tahapan seleksi diharapkan dapat menghasilkan keputusan terbaik yakni memperoleh calon karyawan terbaik. Selain itu, keputusan penerimaan atau penolakan pun berdasar alasan rasional alias dapat diterima akal sehat. Keputusan memilih atau menolak pelamar harus dapat dipertanggungjawabkan.
Untuk membuat keputusan yang benar dan tepat (efektif) dalam fungsi seleksi, manajer dapat memanfaatkan teknologi digital yang berkembang secara revolusioner saat ini.
Dalam situs Society for Human Resource Management (SHRM), Greg Selke dan Peter B. Soule mengilustrasikan revolusi digital memicu kebutuhan perusahaan mencari cara baru yang lebih efektif dan produktif. Perusahaan harus mampu memenuhi tuntutan bisnis bermodal kelincahan, aksesibilitas global, kecepatan, dan akurasi dalam membuat keputusan.
Selke & Soule mengidentifikasi teknologi digital sebagai hasil Revolusi Industri (RI) 4.0 telah mendisrupsi proses bisnis. Akibatnya perusahaan berinisiatif menciptakan lingkungan kerja baru berwujud revolusi tempat kerja digital. Inisiatif ini mengubah pendekatan dan cara berpikir dalam memahami pekerjaan sehari-hari di bidang SDM, termasuk proses seleksi calon karyawan lebih efektif.
Seleksi Efektif
Fungsi seleksi berperan vital memastikan perusahaan memperoleh calon karyawan paling tepat. Jika mempekerjakan orang tepat melalui seleksi efektif, semua tujuan atau target yang ditetapkan optimis dapat dicapai lebih mudah.
Proses seleksi terdiri serangkaian memilih calon karyawan. Dalam seleksi, pengetahuan, keterampilan, dan sikap calon karyawan disesuaikan dengan fungsi dan peran dalam jabatan yang terbuka untuk segera diisi.
Keberhasilan proses seleksi efektif ditandai hasil berupa karyawan yang mampu memberi warna baru bagi perusahaan meraih kemajuan. Sebagai pendatang baru, karyawan mampu meningkatkan moral perusahaan meraih kinerja optimal serta memperkaya konten budaya perusahaan menjadi lebih dinamis dan kondusif.
Tak sekadar kompeten dan profesional, seleksi efektif juga memperoleh karyawan baru yang loyal dan berkomitmen tinggi terhadap organisasi (organizational commitment) sehingga mampu menjaga pergantian karyawan (turn-over) berada dalam level rendah atau stabil (stability of tenure).
Sebaliknya, seleksi inefektif gagal memperoleh karyawan baru yang dapat diandalkan baik untuk memenuhi kebutuhan SDM pada masa kini maupun mendatang. Perusahaan menanggung resiko mengeluarkan biaya tinggi sekadar dalam rangka pengadaan karyawan baru (rekrutmen).
Seleksi calon karyawan berbeda dengan rekrutmen. Proses rekrutmen mendahului seleksi dengan luaran berupa sekumpulan pelamar yang masuk (pool of candidates) untuk diseleksi. Seleksi merupakan bagian penting dari rekrutmen dengan luaran berupa calon karyawan terpilih yang paling prospektif atau menjanjikan.
Setiap perusahaan memiliki pandangan atau pendekatan berbeda dalam melaksanakan proses seleksi. Namun, perusahaan harus belajar dari setiap kelemahan atau keunggulan proses seleksi yang telah dilakukan sebelumnya. Harus tersedia dokumen lengkap berisi data kegiatan rekrutmen dan seleksi.
Belajar dari dokumen tertulis yang memandu langkah-langkah tepat akan memberikan pengalaman proses serupa yang konsisten dan efektif. Pengalaman merupakan guru terbaik dalam rangka mendapatkan calon karyawan terbaik.
Tak boleh dilupakan bahwa proses seleksi calon karyawan efektif merupakan instrumen yang efektif pula bagi perusahaan dalam melakukan branding. Melalui rekrutmen dan seleksi, perusahaan bakal memperoleh reputasi yang baik sebagai pemberi kerja (employer) yang adil serta menjadi bagia dalam penegakan equal employment opportunity (EEO) dan sistem merit.
Proses seleksi dilakukan secara profesional dan bermartabat tanpa mengabaikan keadilan. Rangkaian proses tersebut merupakan bahan untuk diolah menjadi informasi oleh masing-masing pelamar yang kemudian disebarkan melalui berbagai platform sehingga diketahui masyarakat luas.
Jika seleksi dilakukan fair dan obyektif, masyarakat akan memandang perusahaan dengan citra lebih mulia jika dibanding perusahaan lain. Dalam kondisi ini, perusahaan tak sekadar memperoleh calon karyawan terbaik, namun branding tanpa biaya pun bakal didapat.
Sekalipun demikian, para manajer SDM harus merancang sedemikian rupa sejumlah langkah kritis dalam melaksanakan seleksi. Secara umum, tahap awal dalam proses seleksi adalah penerimaan pendahuluan secara formal-administratif sesuai ketentuan yang berlaku.
Langkah selanjutnya adalah pengujian pelamar melalui serangkaian tes penerimaan. Uji kompetensi dilakukan dengan menggunakan berbagai alat untuk menilai unsur-unsur psikologis, pengetahuan, keterampilan, serta sikap dan kemampuan.
Serangkaian uji kompetensi tersebut dilaksanakan dengan menggunakan berbagai metode seleksi. Metode yang umum digunakan adalah observasi dan wawancara. Seleksi harus menggunakan metode yang paling tepat sehingga dapat mengukur atau menilai kualitas atau kualifikasi para pelamar.
Guna memastikan pelamar siap melaksanakan tugasnya, tahap seleksi biasanya diakhiri dengan tes kesehatan. Dari evaluasi medis dapat diperoleh data kesehatan lengkap baik jasmani maupun mental. Termasuk dari kesehatan dapat diidentifikasi penggunaan atas obat terlarang. Karyawan yang dinyatakan sehat secara lengkap diharapkan mampu menghadapi tantangan dalam pekerjaan.
Setelah semua tahap uji dilaksanakan, proses seleksi memasuki tahap paling penting yaitu keputusan penerimaan/penolakan. Perusahaan harus mampu mengatasi semua hambatan atau masalah dalam setiap tahapan. Dalam wawancara misalnya, seringkali terdapat masalah yang perlu diselesaikan tuntas agar menghasilkan informasi berguna.
Alex Haimann (2020) dalam tulisan bertajuk “How to Design a Better Hiring Process” yang dipublikasi Harvard Business Review menyatakan proses wawancara acap terlalu standar hingga gagal mengungkapkan informasi berguna tentang kompetensi kandidat.
Wawancara umumnya bergantung pada pertanyaan perilaku yang konvensional seperti sering diajukan yaitu: “Apa kekuatan dan kelemahan terbesar Anda?”. Pertanyaan klasik ini digunakan untuk mengevaluasi calon karyawan namun jawaban yang diperoleh bersifat sangat normatif.
Karena itu, Haimann merekomendasikan agar para manajer SDM merancang skenario inkonvensional yang mampu mengumpulkan wawasan paling efektif tentang kemampuan berpikir kritis, kecerdasan penguasaan teknologi, dan keterampilan interpersonal pelamar.
Selanjutnya ditekankan pula jika ingin menguji kemampuan dalam persiapan pelamar untuk bekerja optimal, pewawancara perlu memberitahu kepada mereka tentang konten pertanyaan yang akan diajukan pada momen sebelum wawancara dilakukan.
Kemudian, jika ingin menguji keterampilan teknis, beri mereka masalah untuk dipecahkan secara real-time. Jika ingin melihat apakah pelamar memiliki pandangan yang sesuai budaya perusahaan, mintakan kepada mereka untuk dapat memainkan permainan (role-playing) interaktif dengan karyawan yang ada.
Seleksi efektif membutuhkan metode atau cara-cara kreatif guna dapat menggali informasi pelamar sedalam mungkin sesuai dengan kebutuhan yang berkembang.
Teknologi Digital
RI 4.0 yang terjadi saat ini dengan perkembangan yang sangat pesat melahirkan sebuah era yang ditandai dengan munculnya teknologi digital. Dengan teknologi digital, semua fungsi dalam manajemen SDM menjadi saling terhubung (connected) dan terintegrasi (integrated). Tak hanya secara internal, keputusan penting manajemen SDM pun terhubung dengan data besar dari lingkungan eksternal (big data).
Dengan pemanfaatan teknologi digital dalam seleksi calon karyawan misalnya, keputusan dapat diambil secara benar dan tepat. Manajer semakin mudah melaksanakan berbagai fungsi SDM seraya mengambil keputusan secara obyektif berbasis data.
Ketersediaan data memudahkan manajer SDM dalam mengidentifikasi citra (image) pelamar dengan mengakses berbagai sumber. Sumber data dapat berupa media sosial atau platform lain yang menyajikan kesan serta citra diri setiap pelamar. Dengan berbekal data, manajer hanya membutuhkan klarifikasi dalam wawancara (interview) sehingga diperoleh waktu lebih efisien.
Teknologi digital melalui internet pun mampu menyebarluaskan informasi secara cepat berjangkauan lebih luas. Info rekrutmen dan seleksi lebih efektif daripada metode tradisional semisal melalui media cetak, brosur, atau lainnya.
Merujuk uraian yang disajikan oleh Feradhita (2019), teknologi digital berkembang spesifik menjelma berupa beragam aplikasi atau sistem. Salah satu aplikasi populer dalam seleksi adalah Applicant Tracking Systems (ATS). Aplikasi ATS menyediakan database pelamar sehingga proses seleksi menjadi lebih mudah. ATS mampu mengelola data pelamar sesuai kriteria yang telah ditentukan lebih efektif.
Pemanfaatan teknologi digital juga dapat berupa pelaksanaan uji kompetensi secara daring atau online. Perusahaan mengirim bahan uji melalui surat elektronik sementara pelamar dapat mengerjakan tes di semua tempat berada. Dengan teknologi digital, proses seleksi dapat dilakukan tanpa harus datang ke lokasi sehingga lebih efisien.
Sementara teknologi juga memungkinkan wawancara dilakukan secara digital. Teknologi digital mampu mempermudah proses interview lebih efisien karena dapat dilakukan secara online. Wawancara dapat menggunakan Google Hangout, Zoom, Skype, atau platform lain untuk wawancara.
Metode wawancara digital sangat efektif dengan mengingat keberadaan pelamar tersebar di berbagai wilayah. Wawancara digital dapat meringankan beban biaya dan waktu bagi calon karyawan.
Persoalannya sekarang adalah kesediaan menerima dan kesiapan dari segenap pimpinan perusahaan memanfaatkan teknologi digital. Jika tidak, terpaksa hanya ada pilihan tertinggal dari perusahaan lain alias kalah bersaing dalam mendapatkan SDM bertalenta.
Referensi:
Alex Haimann (2020). How to Design a Better Hiring Process. Harvard Business Review. Retrieved from: https://hbr.org/2020/06/how-to-design-a-better-hiring-process
Feradhita NKD. (2019). 3 Bantuan Teknologi dalam Proses Seleksi Karyawan. Retrieved from: https://www.logique.co.id/blog/2019/07/01/proses-seleksi-karyawan/
Greg Selke & Peter B. Soule. (NA). Translating the HR Digital Revolution to Everyday Work.