Oleh: Alain Widjanarko – Kepala Divisi Pengembangan Usaha dan Kegiatan PPM Manajemen

Procurement atau pengadaan merupakan fungsi yang telah lama dikenal dalam bisnis. Fungsi tersebut muncul ketika operasional bisnis tidak bisa dilakukan secara mandiri. Operasional bisnis suatu organisasi membutuhkan peran dan kerjasama dari pihak lain. Keberadaan pengadaan sebagai dampak dari adanya buyer (pembeli) yang membutuhkan seller (penjual).

Pada awalnya fungsi pengadaan berkaitan erat dengan proses jual beli, model hubungan antara pembeli dan penjual cenderung transaksional. Ketika membutuhkan suatu produk dan tidak dapat membuat secara mandiri maka pihak pembeli mencari pihak yang dapat menyediakan produk tersebut. Pembeli mendapatkan produk setelah terjadi kesepakatan pembayaran produk dengan penjual.

Saat ini hubungan pembeli dan penjual telah terbentuk berbagai model kerjasama. Selain transaksional, kerjasama telah menjadi model hubungan antara pembeli dan penjual. Keinginan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi membuat proses pengadaan lebih dari sekadar jual dan beli.

Transaksional merupakan pola hubungan pembelian yang terjadi secara sesaat, proses jual beli selalu dimulai dari adanya informasi kebutuhan pada saat itu yang disampaikan oleh pembeli. Tidak ada bentuk kerjasama dan berbagi informasi kebutuhan di masa depan. Pembeli selalu membandingkan harga dan kualitas dari berbagai penjual.

Model kerjasama antara pembeli dan penjual memungkinkan kedua belah pihak untuk saling berbagi informasi, tidak hanya informasi kebutuhan saat ini namun juga untuk masa depan. Beberapa bentuk kerjasama dituangkan dalam suatu perjanjian. Ketika terjadi pembelian berulang, tidak selalu dimulai dari proses membandingkan harga dan kualitas produk dari berbagai penjual.

Proses membandingkan dilakukan pada saat awal di mana pembeli dan penjual berkeinginan untuk menjalin kerjasama. Selama perjalanan kegiatan kerjasama, kedua belah pihak melakukan evaluasi untuk melihat tingkat efektifitas dan efisiensi yang terjadi.

Hubungan antara pembeli dan penjual tidak semuanya dapat berupa kerjasama, transaksional masih memegang porsi terbesar untuk memenuhi kebutuhan pembeli. Transaksional umumnya berlaku untuk produk yang nilainya, harga, ataupun kegunaannya tidak tinggi dan banyak dijumpai di pasaran.

Harga memiliki bobot terbesar dibandingkan kualitas dalam memilih dan menentukan penjual. Pertimbangan penggunaan di masa depan tidak terlalu menjadi perhatian karena memungkinkan untuk berganti dengan penjual lainnya. Pembeli memberikan keluhan ketika penjual menyediakan produk tidak sesuai dengan yang dijanjikan namun tidak memiliki peran dalam pengembangan kemampuan dari penjual.

Pembeli dan penjual membutuhkan upaya dalam membangun model kerjasama. Pengadaan yang dijalin dengan kerjasama cenderung memiliki jumlah yang lebih sedikit dibandingkan transaksional. Namun demikian, pengadaan dengan pola hubungan kerjasama memiliki nilai, harga atau kegunaan, yang tinggi dan kritis. Pembeli dan penjual bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan operasional masing-masing.

Peningkatan kemampuan merupakan tindak lanjut evaluasi selama proses pengadaan kebutuhan. Hasil evaluasi perlu ditindaklanjuti secara bersama sebagai bagian dari proses pengembangan. Oleh karena itu, kerjasama yang terjadi tidak hanya proses pengadaan namun juga untuk pengembangan produk dan kemampuan operasional pembeli serta penjual.

Model transaksional maupun kerjasama yang dibentuk dalam proses pengadaan diharapkan dapat meningkatkan nilai tambah pada bisnis. Era industri yang penuh dengan ketidakpastian membutuhkan proses jual beli yang mampu memberikan informasi dan penyediaan kebutuhan secara cepat dan tepat.

Dari sisi pembeli, pengadaan mengembangkan proses untuk memudahkan serta mempercepat penyebaran informasi kebutuhan kepada penjual produk. Spesifikasi produk perlu disajikan secara cepat dan tepat sehingga dapat direspons dengan baik oleh penjual. Di sisi lain penjual juga perlu memberikan informasi ketersediaan produk secara cepat dan tepat. Informasi penjual digunakan untuk menyesuaikan kegiatan operasional pembeli. Ketepatan dan kecepatan menjadi syarat menjaga kelancaran aliran produk dalam bisnis.

Era ketidakpastian dalam bisnis membawa konsekuensi perlunya kelincahan penjual dalam menyediakan produk sesuai kebutuhan. Ketidakpastian permintaan berdampak pada dinamika jumlah kebutuhan produk, jumlah permintaan menjadi tidak stabil. Penjual diharapkan mampu menyesuaikan jumlah permintaan pembeli sehingga tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan produk. Penjual dan pembeli perlu memikirkan kondisi ini secara bersama.

Era ketidakpastian dalam bisnis juga membawa konsekuensi perlunya kegesitan dalam penciptaan pasar. Pola hubungan pembeli dan penjual menjadi penting untuk membuka peluang penciptaan pasar baru. Penjual dan pembeli perlu memikirkan bagaimana produk yang tersedia dapat diminati dan sesuai dengan kebutuhan pasar.

Bisnis yang berkembang membutuhkan keputusan operasional yang cepat dan tepat. Pengadaan yang melibatkan penjual dan pembeli memiliki nilai tambah dalam menjaga kelancaran aliran produk. Proses pengadaan selayaknya memahami model hubungan yang perlu dibentuk antara pembeli dan penjual.

Fungsi pengadaan perlu memiliki kompetensi untuk memilah dan memilih pola hubungan penjual dan pembeli. Tidak semua proses pengadaan perlu dibangun melalui kerjasama ataupun tidak semua proses pengadaan sesuai dengan pola transaksional. Pola pengadaan yang tepat adalah pola yang mampu mempertahankan aliran produk. Itulah yang membuat fungsi pengadaan memiliki nilai tambah dalam bisnis.