Grup Astra selama ini dikenal sebagai kelompok perusahaan yang memiliki manajemen human capital (HC) yang sangat bagus. Kelompok usaha yang didirikan oleh William Soeryadjaya ― biasa dipanggil Om Willem―ini telah melahirkan banyak leader, tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan Grup Astra sendiri, tapi juga kemudian banyak yang menjadi pemimpin di perusahaan lain.

Kepiawaian Grup Astra dalam manajemen HC tentu juga diturunkan ke anak-anak perusahaannya. Salah satunya, PT Astra International Tbk.-Toyota Sales Operation (TSO), perusahaan yang didirikan pada 1975 (saat itu bernama PT Astra Motor Sales).

Tak mengherankan, ketika ikut program HR Excellence Award 2023 pada kategori Learning & Development and Knowledge Management (LD & KM), dewan juri memberikan skor yang masuk predikat “Very Good”. Zuriaty, Human Capital and General Service Head TSO, menjelaskan, dalam mengembangkan LD & KM, TSO berpatokan pada Astra Human Capital Management Framework (LD dan KM ada dalam pilar people development dan ada di dalam Departemen Human Capital).

Pengembangan karyawan di TSO, lanjut Zuriaty, berdasarkan individual learning path, yang 70%-nya adalah experience, 20% informal learning, serta 10% structure learning (formal learning). Misi TSO adalah memberikan akses yang sama kepada karyawan agar mereka bisa belajar dan bisa merasakan development yang diberikan perusahaan.

“Otomatis kami juga ingin meningkatkan motivasi kerja mereka, sehingga akhirnya kami bisa me-retain mereka dengan baik. Long-term goal kami adalah sustainable business,” kata Zuriaty.

` Dia menjelaskan, 70% dari learning by experience, di antaranya mentoring. Setiap atasan bertanggung jawab melakukan mentoring terhadap karyawan, sehingga gap yang muncul antara actual performance karyawan versus Key Perfomances Indicators (KPI)-nya bisa ditutup dengan baik.

` Setiap tahun antara karyawan dan atasan berkolaborasi menyusun individual development plan. Menurut Zuriaty, ini menjadi basis TSO melakukan program pengembangan selama satu tahun ke depan.

Dan, setiap atasan di TSO, di samping sebagai mentor, menurut Zuriaty, juga berperan sebagai coach. Selain itu, ada pula program coaching for talent, yakni setiap talenta yang ada di dalam organisasi TSO akan memiliki coach.

Bahkan, untuk karyawan yang masuk kategori high potential, baik dari sisi kinerja maupun kompetensinya, TSO juga menyediakan coach yang bukan atasannya secara langsung. Tujuannya, memberikan perspektif yang lebih luas, bukan hanya tentang fungsi kerjanya, tetapi tentang TSO. Dari coaching, Zuriaty berharap coach-lah yang mendapat insight apa yang harus dilakukan karyawan untuk meningkatkan kinerjanya.

Kemudian, ada internal internship, yang diberikan kepada seluruh level analis TSO melalui proses seleksi. Para analis tersebut memiliki kesempatan untuk bekerja selama lebih-kurang tiga bulan di departemen atau divisi yang berbeda. “Kami juga memberikan kesempatan job rotation kepada kader-kader di internal perusahaan agar mereka bisa on position sebelum proses promosi kami lakukan,” kata Zuriaty.

Menurutnya, baik internal internship maupun job rotation bisa memberikan informasi yang sangat valid kepada tim HC ataupun kepada manajemen terkait rencana karier yang disusun untuk setiap karyawan. “Di dalam setiap internal internship maupun job rotation itu ada esensi untuk mereka melakukan project development,” katanya.

“Learning & development melalui experience ini efektif karena pada saat karyawan bekerja, mereka dapat berinteraksi. Kemudian, semua feedback yang diberikan itu juga bisa diperoleh pada saat interaksi berjalan.”

Zuriaty, Human Capital and General Service Head PT Astra International Tbk.-Toyota Sales Operation

Terobosan lainnya adalah Inovasi 2000, ajang bagi setiap karyawan, baik di level administrasi maupun level supervisor, untuk menuangkan ide atau kreativitas mereka dalam suatu risalah yang sifatnya bisa individual ataupun grup. Inovasi yang sudah di-create oleh karyawan disimpan di ruang kompetensi. Bahkan, proses evaluasinya pun dilakukan di dalam ruang kompetensi. Saat ini, Zuriaty mengungkapkan, setidaknya ada 7.429 karyawan yang mengakses ruang kompetensi.

Ruang kompetensi tersebut merupakan platform yang digunakan untuk menampung semua informasi dan pengetahuan di dalam TSO. Ada digital library di dalamnya, kemudian ada semua pos yang dgunakan untuk menyelenggarakan hybrid learning. Lalu, ada juga reward point system untuk meng-encourage seluruh karyawan TSO agar mau terlibat dan aktif di dalam aktivitas di dalam organisasi.

Zuriaty merasakan bahwa learning & development melalui experience ini efektif karena pada saat bekerja, karyawan dapat berinteraksi. Semua feedback yang diberikan itu juga bisa diperoleh pada saat interaksi berjalan.

“Selama ini, program promosi juga menggunakan learning by experience ini, di mana semua karyawan kami beri assignment untuk melakukan improvement. Jadi, saat mendapat assignment, mereka juga memberikan added value bagi kondisi kerja di tempat penugasan tersebut. Dengan demikian, improvement maupun inovasi itu selalu bergulir, bukan hanya Innovation 2000-nya, tapi juga pada saat karyawan menerima assignment dalam rangka pelaksanaan fungsi tugasnya,” katanya.

Sementara itu, dalam pelaksanaan learning by informal way, TSO juga punya grup diskusi, di antaranya BISIKIN (Bincang Asik Informatif). Jadi, narasumbernya bukan hanya dari TSO, tapi juga bisa dari luar perusahaan, dan topiknya pun disesuaikan dengan kebutuhan karyawan.

Kemudian, untuk learning by formal way, lanjut Zuriaty, TSO memiliki house training, juga berkolaborasi dengan pihak ketiga. Di antaranya, Toyota Cleaning Center, Astra Management Development Institute (AMDI), guna menyusun program pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan. Dan, semua trainer sudah certified, baik di internal TSO maupun di Toyota Training Center.

Hasil selama melakukan pengembangan di LD dan KM, menurut Zuriaty, setiap tahun perusahaan bisa memantau bagaimana satisfaction level karyawan terhadap program pengembangan karyawan dan mengembangkan modul-modul pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhan. Jumlah certified trainer di TSO juga naik dari tahun ke tahun. Di samping itu, jumlah innovation idea pun terus meningkat, dan hingga tahun 2021 sudah ada 263 ide ataupun inovasi di ruang kompetensi.

Ke depan, departemen HC TSO bertekad menjadikan ruang kompetensi TSO sebagai portal bagi seluruh karyawan. Sehingga, semua informasi yang ada di TSO bisa diakses oleh seluruh karyawan setiap waktu, yang diharapkan dapat mengakselerasi proses pencapaian tujuan perusahaan. (*)

Kusnan M. Djawahir dan Nanda Kurnia Yuningsih

www.swa.co.id