PT Infomedia Nusantara (Infomedia) meluncurkan Record Document Management System: ProVue – RDMS di di Kantor Layanan RDMS Infomedia, Ciawi – Bogor. Layanan pengelolaan dokumen fisik perusahaan ini dengan tata kelola perusahaan yang didukung optimalisasi teknologi digital terintegrasi dan aman.

Layanan solusi total pengelolaan dokumen fisik dan digital yang bersifat aktif maupun pasif dalam satu platform terintegrasi ini diharapkan menjadi cash cow baru dari anak usaha PT Telkom Indonesia, Tbk (Telkom) ini.

Direktur Utama Infomedia Eddy Sofryano menyatakan, layanan ProVue-RDMS hadir sebagai solusi dalam mengelola dokumen fisik perusahaan, menjadikannya digital, mudah di akses, tersimpan dengan aman serta memenuhi akuntabilitas perusahaan pelanggan. Layanan ini melengkapi solusi back end process yang diusung Infomedia sebagai salah satu layanan utama kepada pelanggan.

Lokasi ini dulunya adalah tempat percetakannya Yellow Pages, yang pernah menjadi ikon produk Infomedia. Dia meyakini meski digitalisasi berkembang pesat, dokumen fisik tetap dibutuhkan terutama dokumen penting yang diamanahkan undang-undang harus dalam bentuk fisik.

“Infomedia menerima tantangan ini dengan menghadirkan layanan penyimpanan dokumen fisik dan platfom digitalnya. Selama ini kekuatan bisnis Infomedia di layanan outsourcing: call center, back office pengelolaan HR, payroll, procurement. Layanan dokumen ini menjadi sumber pendapatan baru kami yang menjanjikan,” ujar Eddy.

Dia menjelaskan, ProVue-RDMS memiliki kapasitas menyimpan dokumen fisik sampai 20 ribu untuk tahap awal namun sebenarnya kapasitas maksimalnya di fasilktas Ciawi ini sampai 600 ribu. Dalam mengembangkan layanan ini, Infomedia menggunakan framework 3A: analityc (dashboard keputusan, perilaku dokumen fisik digunakan untuk pengambilan keputusan), automation, dan AI. Ada management cloud storage, pencatatan dokumen, stock opname, wkt proses peminjaman dan sebagainya

“Infomedia dan Telkom Group ingin menjadi solusi bukan saja untuk customer internal tapi juga industri. External customer kami 60% sisanya internal Telkom Group. Targetnya dari eksternal 70-75% dalam dua tahun ke depan,” kata Eddy. Tahun lalu pendapatan Infomedia tercatat Rp 3,7 triliun.

ProVue-RDMS mengelola dokumen fisik (Physical Record) yang meliputi pemilahan, penataan, penyimpanan serta perawatan arsip, juga pengelolaan dokumen secara digital (Digital Record) seperti alih media dan digital filing platform.

Pengelolaan dokumen merupakan salah satu unsur dari pengelolaan informasi perusahaan yang memiliki masa kelola hingga puluhan tahun. Dalam Peraturan Kearsipan yang dikeluarkan oleh Badan Arsip Nasional RI no 12 tahun 2000, masa simpan arsip/dokumen penting perusahaan dapat mencapai 30 tahun.

Dokumen perusahaan juga memiliki peran signifikan sebagai rekam jejak, sumber informasi, dan dapat menjadi bukti akuntabilitas dan kinerja organisasi hingga harus terpelihara baik fisik dan informasi didalamnya. Hal ini seperti tertuang dalam Undang-undang tentang Dokumen Perusahaan no.8 tahun 1997 dan Perka ANRI no 9 tahun 2018 mengenai Pedoman Pemeliharaan Arsip.

Ketua Tim Penyimpanan dan Perawatan Arsip Pusat Jasa Kearsipan ANRI Wijiyanto menyampaikan, saat ini digitalisasi sudah menjadi bagian yang krusial dalam proses bisnis, apalagi dalam kaitannya melindungi berbagai arsip penting perusahaan. Digitalisasi akan membantu dari segi keamanan, kemudahan dan kenyamanan mengakses dokumen serta mendukung penerapan tata kelola perusahaan yang baik. Saya yakin Infomedia dapat memberikan berbagai terobosan baru dalam pengelolaan arsip secara digital sesuai kebutuhan.

Sebagai mitra yang akan bersinergi penuh, Infomedia fokus terhadap pelibatan teknologi digital seperti penggunaan computer vision berbasis Artificial Intelligent (AI) dan penggunaan drone untuk memantau kesesuaian dokumen pada tempatnya serta kebutuhan stock opname dokumen. Teknologi security system dengan face recognition juga diterapkan untuk menjaga keamanan gedung dan dokumen tetap terpantau dengan baik. Mobilisasi dokumen bergerak akan terpantau keamanannya melalui vehicle tracking yang terpasang pada kendaraan pengangkut dokumen dan dapat dipantau secara realtime.

Adapun faktor transparansi dan akuntabilitas terjaga dengan dukungan dashboard pada aplikasi yang dapat diakses melalui website dan mobile. Aplikasi ini menampilkan history proses saat penyimpanan dan pengambilan dokumen secara realtime mulai dari proses order hingga monitoring, alih media dan digital filing platform.

Melalui Document Management System yang terekam dengan baik secara digital, perusahaan dapat menekan biaya operasional dalam pengelolaan dokumen, mengurangi jumlah penggunaan kertas sekaligus mempercepat akses ke dokumen yang diperlukan dan mempercepat aliran distribusi kepada pihak yang membutuhkan.

“Dengan adanya RDMS ini, Infomedia akan memperkuat positioning perusahaan sebagai Digital BPO player terdepan di Indonesia dan mampu mendukung Telkom Group sekaligus mengakselerasi pertumbuhan ekonomi nasional”, ungkap Direktur Grup Business Development Telkom, Honesti Basyir disela peresmian layanan ini.

Menurut Honesti, Telkom harus memanfaatkan pertumbuhan digital ekonomi dunia yang bertumbuh pesat, dengan Infomedia sebagai bagian dari Telkom Group mengambil peran dalam tata kelola perusahaan lebih baik.

“Tata kelola perusahaan tidak bisa full digital, ada undang-undang yang mensyaratkan dokumen fisik, di sinilah peran Infomedia memgambil bagian dari kebutuhan ini dengan sekarang ditambah 3A concept seperti yg disampaikan Pak Eddy. Tapi dari saya ada tambahan 3A lain: Availability, accessibility, Affordability. Namun apa pun yg kita lakukan tidak bermanfaat bagi klien jika tidak menjalankan 3A berikutnya: Accelerate, Accelerate, Accelerate,” tandasnya.

Editor : Eva Martha Rahayu

Swa.co.id