Solusi Tata Kelola Perjalanan Dinas Perusahaan Lebih Efisien, Transparan dan Mudah.

Di zaman serba digital saat ini, perusahaan dipacu untuk melakukan inovasi yang bertujuan untuk meningkatkan produktifitas dan efisiensi kerja baik dari sisi karyawan maupun model bisnis. Perusahaan dituntut lebih fleksibel dalam memonitor dan mengawasi setiap 'spending' atau pengeluaran yang dikeluarkan dengan tujuan mendapatkan informasi secara realtime, akurat dan handal. Salah satu proses bisnis untuk memobilisasi karyawan dari satu tempat ke tempat lain, yang biasa ditemui dalam aktifitas perusahaan adalah kegiatan 'traveling' atau yang disebut dengan perjalanan dinas baik domestik maupun internasional. 

Rudy Wijaya, Consulting Manager Soltius

“Kebutuhan traveling untuk dinas perusahaan sering menyita perhatian khusus dimana terlalu banyaknya 'paperwork' dan proses yang berbelit-belit menyebabkan perusahaan khususnya divisi-divisi terkait seperti HRD dan accounting sering mengalami kendala dalam melakukan verifikasi dan validasi dalam setiap proses pemesanan tiket pesawat udara, reservasi hotel dan lainnya termasuk proses klaim pengeluaran atau yang biasa disebut sebagai proses 'reimbursement.”jelas Rudy Wijaya, Consulting Manager Soltius.

 Oleh karena itu di dalam prakteknya, perusahan diharuskan memiliki suatu perangkat yang dapat merencanakan, mengeksekusi, memonitor dan juga menganalisa seluruh aktifitas tersebut sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan pada umumnya. SAP Concur adalah salah satu solusi Inovasi SAP berbasis Cloud untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan (business needs) yang menitik beratkan kepada spend management (Manajemen pengeluaran) yang mengatur proses traveling beserta expense/pengeluaran yang terjadi. 

Dimanapun karyawan berada, proses pemesanan tiket, reservasi hotel, penyewaan mobil dapat dilakukan melalui website secara online yang telah tersertifikasi oleh SAP Concur, dimana setiap travel request harus melalui proses approval dan budgeting yang ketat. Tagihan-tagihan atas pemesanan tiket dan hotel akan terhubung secara otomatis. Penggunaan Kartu Kredit Perusahaan untuk melakukan pembayaran dapat diinterface-kan langsung ke SAP Concur. ”Jadi dengan solusi ini setiap orang dari setiap departemen di dalam perusahaan bisa memesan dan mengatur akomodasi perjalanan dinasnya sendiri tidak bergantung dari satu orang saja” ujar Rudy.

Salah satu kebutuhan bisnis lainya adalah 'Duty of care' yaitu kepedulian para atasan untuk memonitor keberadaan karyawan yang sedang traveling dimanapun berada agar tetap aman dan terhubung secara online. Divisi HRD dapat memantau lokasi karyawan dan memberikan 'Alert' atau notifikasi darurat jika terjadi hal-hal yang membahayakan karyawan di suatu negara yang sedang berkonflik.

Keunggulan solusi SAP Concur yang lain adalah bagaimana 'Accounting Department' dapat mengetahui secara detil seluruh pengeluaran, mengendalikan pengeluaran-pengeluaran serta memberikan pengalaman, kenyamanan dan keleluasaan kepada seluruh karyawan dalam melaporkan pengeluaran yang terjadi atau disebut sebagai klaim biaya dimana dapat dilakukan secara mobile dan online dengan memotret bon-bon tersebut dan langsung diunggah ke SAP Concur tanpa harus repot datang ke kantor. Memang tidak dipungkiri peraturan Perpajakan dibeberapa negara seperti Indonesia mengharuskan menyimpan bukti kuitansi asli untuk memenuhi compliance perpajakan, akan tetapi dengan memotret dan mengungah kuitansi tersebut membuat proses pengecekan lebih cepat dan akurat. Ditambah lagi SAP Concur bisa melakukan otomatisasi posting jurnal hutang (A/P) ke sistem ERP.  

Dilain sisi, SAP concur menyediakan expense policy yang baku dan jelas untuk biaya perjalanan dinas, biaya entertainment dan biaya-biaya karyawan lainnya untuk menunjang produktivitas dan efesiensi kerja karyawan, yang pada akhirnya untuk memenuhi dan mencapai target bisnis perusahaaan secara keseluruhan. Dengan mengaplikasikan SAP Concur, proses pemesanan tiket, hotel, dan aktifitas lainnya yang terkait dengan traveling termasuk proses klaim atas biaya-biaya tersebut dapat memberikan suatu pengalaman tersendiri yang menarik kepada seluruh karyawan atau yang disebut sebagai user experience. Seluruh proses aktifitas traveling tersebut tentunya akan sangat mudah ditelusuri ke sumber transaksi beserta detil laporan pengeluaran yang dibuat oleh karyawan. Hal ini tentunya dapat mencegah potensi fraud yang mungkin akan terjadi. Dengan spend management yang meng-otomatisasi dan meng-integrasikan Travel, Expense dan Invoice management di dalam satu total solution, Para Pemimpin Keuangan masa kini (Enterprise Finance Leaders) dapat menganalisa data pengeluaran dengan baik dan akurat, melakukan penyerdahaan proses dan dapat membuat keputusan yang cerdas dan bijak kedepan dimana semua ini mengarah ke suatu transformasi perusahaan ke dalam Intelligent Enterprise (IE). 

Intelligent Enterprise adalah strategi yang memungkinkan Anda untuk mentransformasikan data menjadi tindakan yang nyata di semua lini bisnis yang mengedepankan proses otomatisasi dan inovasi, serta mencari area bisnis pertumbuhan baru, dan memberikan pengalaman luar biasa kepada seluruh 'stakeholders' (pemangku kepentingan), yang pada akhirnya dapat meningkatkan nilai perusahaan.

Www.soltius.co.id

Leave a Reply

Sign In

Get the most out of SWA by signing in to your account

(close)

Register

Have an account? Sign In
(close)