Tak ada rotan, akar pun jadi. Itu mungkin yang mulanya ada di kepala Martinus Chandra ketika sibuk ke sana-kemari mencari aplikasi yang cocok untuk perusahaannya di pasaran, tapi tak ada satu pun yang berkenan di hati. Maka, ?akar? yang ada ?di halaman rumah? pun didayagunakan dan dikembangkan. Tak dinyana, kultur kreatif ini ternyata bermanfaat bagi pengembangan ke depan sistem teknologi informasi (TI) di lingkungan PT Asuransi Sinar Mas (ASM), tempat Martinus berkarier.

Sejak berdiri tahun 1985, manajemen ASM sudah menyadari pentingnya dukungan sistem TI dalam proses bisnisnya. Bahkan, ASM tergolong getol memanfaatkan TI untuk menunjang operasional bisnisnya. Semula, sistem aplikasinya terbilang sangat sederhana, karena berbasis DOS dan dikembangkan sendiri oleh tim TI internal yang terdiri dari lima orang (tergabung di Bagian EDP). Sistem aplikasi itu dipakai untuk memproses penerbitan polis perusahaan asuransi kerugian ini. ?Pada tahun itulah terjadi migrasi dari sistem manual (mesin tik) ke sistem elektronik (komputer),? kenang Martinus, sang Direktur TI perusahaan yang tergabung dalam Grup Sinar Mas ini.

Sesuai perkembangan kebutuhan, sistem yang dipakai, baik hardware maupun software, terus berkembang. Sejak 1996, manajemen ASM mengembangkan Bagian EDP menjadi Departemen TI dan menambahkan personelnya hingga 20 orang (jumlahnya akan ditambah menjadi 50 orang). Uniknya, Departemen TI tidak hanya difungsikan untuk mendukung bisnis ASM dari sisi TI, tapi juga ditugaskan di bidang pengembangan usaha, khususnya dari sisi produk. Mereka dituntut untuk meramu produk baru yang paling pas dibutuhkan masyarakat. Tidak mengherankan, bagian TI ini dibekali pengetahuan tentang aspek bisnisnya sekaligus.

Menurut Njoman Sudartha, Direktur Keuangan ASM, pengembangan sistem TI di perusahaannya tersebut merupakan bagian dari antisipasi menyongsong era persaingan global. Pasalnya, nanti akan banyak perusahaan asing beroperasi di sini, yang tidak hanya didukung kapital yang kuat, tapi juga ditunjang oleh kemampuan teknologi yang lebih hebat. Itulah mengapa ASM merasa perlu terus mengembangkan sendiri sistem TI-nya.

Berkat pengembangan sistem TI yang sinambung seperti itu, sekarang semua bagian/departemen di ASM sudah terintegrasi. Ade Hari Siswanto, salah satu staf Bagian Pengembangan SDM (HRD), mengaku telah merasakan keefisienan proses kerja berkat adanya dukungan TI. Beberapa proses manual, seperti penghitungan absensi, saat ini sudah dihilangkan sama sekali. Ketika memasuki kantor, semua karyawan ASM cukup menempelkan jarinya pada finger scanner eletronik di lantai bawah. Catatannya langsung terhubung ke sistem HRD. Padahal, ketika masih manual, proses penghitungan absen itu bisa memakan waktu 2-3 hari. Menurut Ade, sekarang ia bisa memeriksanya secara real-time lewat situs perusahaan (www.sinarmas.co.id).

Manfaat sistem berbasis TI ini juga bisa dirasakan para nasabah/pemegang polis ASM. Melalui situs yang sama, nasabah bisa memanfaatkan beberapa pilihan menu yang tersedia. Misalnya, manfaat ini bisa diperoleh ketika nasabah ASM dari Jakarta mengalami kecelakaan tabrakan mobil di Surabaya, dan ingin mengajukan klaim. Prosesnya, tidak perlu lagi harus mengajukannya ke kantor ASM Jakarta seperti beberapa waktu lalu. Dengan sistem yang sudah terintegrasi antarcabang, yang bersangkutan bisa melakukan klaim secara online atau mendatangi kantor ASM terdekat. Kantor cabang tersebut bisa langsung mengakses datanya di komputer database yang ada di kantor pusat secara online untuk memastikan apakah preminya benar-benar sudah dibayar. Kalau pembayaran preminya beres dan datanya akurat, kantor cabang tersebut langsung memberikan rujukan ke bengkel terdekat.

Kemudahan juga bisa dirasakan oleh mereka yang berminat menjadi peserta polis asuransi dari ASM. Lewat situs ASM, calon nasabah bisa mengisi aplikasinya secara online. ?Bila kualifikasinya sudah sesuai dengan standar yang ditentukan, pada hari yang sama juga bisa langsung disetujui,? ujar Njoman. Sebaliknya, bila data yang diisi tersebut belum dianggap jelas, biasanya tenaga sales akan terjun ke lapangan untuk mengecek keabsahan data yang sudah diisi calon nasabah.

Njoman mengklaim, berbagai kemudahan di atas mendapat apresiasi dari nasabah. Ia mengaku kini ASM memiliki 300 ribuan peserta, yang terdiri dari nasabah ritel 60% dan nasabah korporat 40%. Namun, ia tidak bisa menyebutkan jumlah nasabah yang menjadi peserta lewat fasilitas online.

Saat ini, ASM mempekerjakan 600 karyawan yang tersebar di 19 kantor cabang di berbagai daerah di Indonesia. Beberapa produk asuransi yang dipasarkan saat ini meliputi Simas Mobil (asuransi kerugian untuk mobil), Simas Medical Executive, Simas Rumah, Simas Marine Cargo, dan Simas Direct Mailing. Menurut Njoman, perusahaannya -? jika memungkinkan -? akan terjun ke bidang asuransi migas juga.

Agak berbeda dari perusahaan lain umumnya, ASM justru memercayakan pengembangan solusi TI-nya kepada tim internal. Martinus mengungkapkan, perusahaannya sempat terpikir membeli aplikasi jadi dari vendor asing. ?Tapi setelah dipelajari lebih jauh, rupanya aplikasi yang ada di pasaran umumnya tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan,? ujarnya.

Dengan cara seperti itu, dikatakan Martinus, ASM tidak lagi tergantung pada vendor. Dengan sistem yang dikembangkan sendiri (in-house development), perusahaan bisa mempersiapkan sistemnya sebelum suatu produk asuransi baru diluncurkan.

Menurut Martinus, tidak ada sebutan khusus untuk aplikasi bisnis yang dipakai ASM saat ini. Yang pasti, katanya, aplikasi itu dibangun dengan basis Windows dan aksesnya terintegrasi lewat alamat: www.sinarmas.co.id. Tiap departemen cukup mengaksesnya ke alamat tersebut. Di situ akan terlihat beberapa menu produk dan departemen terkait, seperti Departemen Keuangan, Personalia, Pemasaran, Klaim, dan Underwriting. ?Yang bisa mengakses hanya karyawan di departemen terkait,? ujar Yosep Dirgo, Asisten Manajer TI ASM.

Sebagai Direktur Keuangan, Njoman merasa sangat terbantu dalam melakukan aktivitas kerjanya sehari-hari. Terlebih setelah Departemen TI berhasil mengembangkan semacam solusi data mining. Ia, misalnya, bisa leluasa melihat tingkat produktivitas perusahaan secara menyeluruh kapan pun, baik itu per produk, per account, maupun per cabang. Kelebihannya lagi, data-data itu terlebih dulu dianalisis lewat fasilitas tersebut secara otomatis. ?Saya cukup mengaksesnya lewat layar monitor,? tambahnya.

Untuk jaringan komunikasi dengan kantor-kantor cabang, ASM menggunakan berbagai alternatif fasilitas komunikasi, seperti leased line, frame relay dan tentu saja akses Internet, tergantung lokasi masing-masing cabang. Untuk fasilitas datanya, ASM memiliki server sendiri dengan kapasitas harddisk 200 GB. Sistem database-nya menggunakan Oracle. Dan, kendati semua aplikasi bisnisnya dibangun secara in-house, tim TI ASM sudah mempersiapkan fasilitas back up dan disaster recovery kalau-kalau terjadi bencana alam, misalnya.

Pada saat implementasinya, ASM tidak melakukannya sekaligus, tapi terlebih dulu diprioritaskan berdasarkan cabang-cabang yang dianggap produktif. Dimulai dari Jakarta, Bandung, Surabaya, lalu disusul Medan. Setelah beberapa cabang tersebut berjalan, lantas diimplementasikan juga di beberapa cabang lainnya.

Martinus mengandaikan, bila tidak difasilitasi sistem TI yang memadai seperti sekarang, mungkin perusahaannya akan membutuhkan jumlah SDM dua kali lipat dibanding yang ada saat ini. Sebagai orang yang mengepalai urusan TI dan tetek-bengeknya, ia merasa senang bekerja di ASM. Apalagi, dikatakannya, pihak manajemen punya komitmen tinggi dalam pengembangan TI. Antara lain, dengan menganggarkan Rp 5-10 miliar untuk investasi dan biaya TI. ?Penggunaannya tergantung kebutuhan,? ujarnya.

Meskipun sudah merasakan berbagai manfaat dan kemajuan dalam bisnisnya berkat penerapan TI, agaknya manajemen ASM belum cukup puas juga. Misalnya, sebagai bagian pengembangan sistem TI ke depan, terkait dengan tingginya angka kehilangan mobil di Indonesia, menurut Njoman, ASM berencana memfasilitasi GPS pada mobil-mobil nasabah tertentu. Dengan begitu, ketika mobil yang bersangkutan hilang atau mogok, bisa dengan mudah dilacak posisinya. ?Hingga saat ini masih dalam proses perhitungan, karena terkait dengan biaya,? katanya.