Firsyan Rachmil Deny

Corporate Coach

Ketika kita melihat sebuah organisasi gagal, atau sebuah perusahaan bangkrut atau sebuah negara chaos, maka tanpa terlalu sulit biasanya orang membuat justifikasi dan akan berkata karena kegagalan manajemen. Bahkan Indonesia pun yang sudah melakukan reformasi lebih dari 15 tahun seakan-akan berjalan ditempat akan dipahami karena gagal dalam me-manage pembangunannya. Bahkan dalam usia 71 tahun, banyak disebutkan sebagai negara yang di-manage dengan buruk.

Firsyan Rachmil Deny

Manajemen dianggap sebagai sebuah mantra yang diperlukan dalam menuntaskan berbagai tantangan dan kesempatan di berbagai organisasi, perusahaan dan instiitusi. Manajemen juga disebutkan sebagai suatu hal yang rumit dan kompleks, di mana terdapat sebuah pembahasan yang mendalam, komunikasi yang intens dan kontrol yang ketat dalam pengambilan keputusan buat kebaikan organisasi, perusahaan atau institusi itu.

Semakin berkembang kemajuan zaman, manajemen pun semakin berubah dan berkembang. Muncul beragam tools, definisi, dan fungsi-fungsi baru manajemen seiring dengan perkembangan lingkungan bisnis, masyarakat dan negara. Tulisan ini mencoba untuk mengambil sisi sederhana dari ilmu yang menakjubkan ini, dimana kita dapat menerapkan nya dengan lebih mudah dan lebih baik buat perkembangan bisnis kita, organisasi kita, masyarakat kita, dan bahkan negara kita. Atau yang paling sederhana buat diri dan keluarga kita sendiri.

Manajemen sebagai iImu

Kata-kata manajemen banyak kita temukan dengan hal-hal yang berhubungan dengan pengelolaan sumber-sumber daya. Baik itu berupa perusahaan, lembaga, organisasi, kelompok bahkan individu. Banyak studi keilmuan yang menempatkan manajemen sebagai sumber bahasannya. Bahkan dipakai sebagai sumber acuan dalam mengelola hidup dan kehidupan. Definisi mengenai hal ini sangat banyak, beberapa nya antara lain :

Manajemen adalah seni mengelola dan mengatur

Manajemen adalah skill mempengaruhi orang lain atau menggerakkan orang lain agar mau mengerjakan seperti yang diminta (Lawrence A Appley)

Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain (Mary Paker Follet)

Manajemen adalah proes perencanaan, pengorganisasian dan pengontrolan sumber-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. (Ricky W Grifft dan George R Terry)

Dan banyak lagi yang lain yang berhubungan dengan mengelola dan menggerakkan sumber-sumber daya. Sehingga dengan pengelolaan dan penggerakkan ini yang dilakukan dengn memperhatikan biaya dan hasil maka akan tercipta tingkat produktivitas yang memungkinkan perusahaan, organisasi, lembaga untuk mendapatkan keuntungan dari hasil operasi atau kegiatannya.

Namun, sejatinya tidak semua hal dapat dikelola dan dikontrol. Kenyataan yang ada, organisasi atau perusahaan hanya mengelola 10%–20% dari total produknya, bekerja secara seksama dengan 10%-20% team /karyawan terbaiknya. Memanfaatkan waktu kerja secara efektif hanya 10%–20% dari total waktu yang tersedia. Melayani pelanggan terbaiknya yang berjumlah 10%–20% dari total pelanggannya. Melalui pendekatan yang bernama manajemen, semua hal ingin dikelola dengn baik, tanpa ada penyimpangan, tanpa ada kesalahan dan tanpa ada kejutan tak terduga. Semua hal harus nampak terkontrol dan terkendali. Hal ini tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan. Bekerja akhirnya menjadi beban, tidak menyenangkan dan berpotensi mengalami resiko yang fatal. Akibatnya, semua orang akan mengambil posisi yang dianggap “aman”. Tanpa sadar semua akan “bekerja” secara normal dan tanpa disadari menjauh dari core tugas dan fungsinya. Semua orang akhirnya “sibuk kerja” namun tidak menghasilkan.

Sebagai contoh, banyak kita jumpai para penjual lebih sibuk dengan administrasinya, para manajer sibuk dengan laporannya dan para leader sibuk dengan meeting-meeting dan “politik” kantornya. Padahal, sederhananya yang paling penting dari seorang penjual adalah berjualan. Kesibukan dengan calon pelanggan, melayani dan mengayomi pelanggan utamanya, memberi solusi atas kesalahan layanan yang ada, meningkatkan dan menciptakan layanan ke berbagai peluang yang ada. Hal ini adalah yang terpenting dari seorang penjual. Jika hal terpenting ini sudah dilakukan apakah ada yang lebih penting lagi ?? Tidak ada !! Administrasi dan yang lainnya hanyalah sebagai pelengkap keseharian mereka agar kita dapat mengembangkan mereka terus menerus.

Contoh yang sama juga bisa kita kaji dalam pemerintahan. Pemerintah sebagai penyelenggara negara berfokus sebagai pengemban amanah konstitusi. Namun dalam praktek lapangannya banyak sekali hal-hal yang menyimpang dan mengaburkan tujuan-tujuan utama tadi. Memang tidak mudah namun kita dapat kembali kepada hal-hal yang sederhana dan mudah diterapkan. Pemerintah perlu ada role model (contoh atau gambaran) yang ingin dituju sehingga energi dan biaya yang dikeluarkan dapat dioptimalkan. Kegagalan negara dalam mengemban konstitusi lebih disebabkan karena tidak menempatkan role model yang tepat untuk dijadikan sebagai acuan. Sehingga banyak pembangunan kita yang terbengkalai dan berulang-ulang disebabkan bergantinya pimpinan berganti pula kebijakan dan prioritasnya. Segala sesuatu memang membutuhkan contoh (role model) yang lebih baik. Agar tetap fokus dan terarah.

Lalu, di mana kesederhanaan manajemen itu?

Secara sederhana ilmu manajemen itu adalah ilmu perbandingan. Kinerja si A dibandingkan dengan kinerja si B yang dianggap lebih baik. Kinerja team C dibandingkan dengan kinerja team D yang dianggap lebih baik. Kinerja Divisi E dibandingkan dengan kinerja divisi F yang dianggap lebih baik dan seterusnya. Karena merupakan perbandingan kinerja, maka menjadi penting siapa atau apa yang dianggap sebagai pembanding. Kebanyakan organisasi atau perusahaan membandingkan dengan standar / kualitas yang sudah mereka tentukan. Semua orang, kelompok, team atau lainnya harus mengacu kepada standar yang sudah dibuat. Dimana standar tersebut merupakan standar yang outstanding dan outspoken. Mereka yang tidak memenuhi standar merupakan outliner. Yang berpotensi untuk dikeluarkan atau yang akan ditraining habis-habisan agar sesuai dengan standard. Padahal tidak harus demikian. Akan jauh lebih mudah jika kita membandingkan kinerja si A dengan si B yang lebih baik. Kita dapat mengarahkan si A untuk memiliki kualitas-kualitas seperti si B sesuai dengan pribadi si A sendiri. Kita akan meniru lingkungan seperti lingkungan si B, kita dapat meniru memberikan skill-skill yang dibutuhkan si A seperti yang dimiliki si B, dan lain-lain. Sementara si B akan kita bandingkan dengan kinerja yang lebih tinggi lagi dari dirinya. Gubernur A dapat belajar dari gubernur B mengenai kebersihan sungainya, begitu juga wallikota C bisa belajar pengelolaan sampah dengan walikota D, dan seterusnya. Sehingga semua individu, team, kelompok dalam organisasi tersebut mengalami pertumbuhan yang konsisten dan terukur tanpa kehilangan dinamika dari ciri khas mereka masing-masing.

Itulah yang saya sebut sebagai kesederhanaan dari ilmu manajemen ini. Karyawan atau team kita adalah manusia biasa. Yang memiliki kelebihan dan keterbatasan yang ada. Tidak semua orang akan mencapai phase yang sama dalam improvement nya. Namuan, jika seseorang atau team menunjukkan konsistensi perkembangan yang terus menerus menjadi lebih baik, itu sudah lebih dari cukup. Perusahaan atau organisasi membutuhkan individu atau team yang mampu untuk selalu bergerak dan bertumbuh menjadi lebih baik. Bisa jadi problem yang ada menimbulkan pertumbuhan yang lambat bagi seseorang atau team, namun mereka terus menerus belajar mengatasi problem itu. Ini yang lebih penting. Dalam jangka panjang seperti yang dituliskan Jim Collins dalam bukunya Good to Great. Perusahaan atau organisasi yang mampu belajar dan bertumbuh secara konsisten terus menerus itulah yang akan menjadi perusahaan atau organisasi Great ke depannya dan mengalahkan para pesaingnya.