Senin, 8 Maret 2010

 

Moh Husni Mubarak

 

 

 

Di mana pun kantor IBM berada selalu mengusung tema Smart Planet. Artinya, smart building dan smart office, ramah lingkungan dengan menggunakan energi yang lebih kecil.  Ini ditunjukkan dengan kantor baru IBM Indonesia ini yang belum lama ini pindah dari Landmark Building ke The Plaza Office Tower.

 

Anto Heriyanto menjelaskan, meskipun bukan gedung sendiri, IBM Indonesia ingin menciptakan efficient and effective workplace. Untuk itu, harus punya inisiatif dari space yang dipakai karena efeknya pada energi yang digunakan. “Konsepnya lebih efisien dan optimal terhadap operation, consideration terhadap lingkungan, serta cost efisiensi,” kata  Real Estate & Site Operation Manager IBM Indonesia,itu.

  

IBM sebagai perusahaan global, untuk desain office punya ahlinya atau center of exellence di India, yaitu Engeneering Construction Services. Lewat ini, salah satu keuntungan yang bisa diambil yaitu adanya saling sharing tentang best practice penerapan konsep smart office dari berbagai negara. Meskipun begitu, untuk bagaimana mengemasnya di negara masing-masing menggunakan desainer lokal. Hal ini karena ingin memunculkan karakteristik masing-masing negara. Sebagai contoh, penggunaan motif batik di loby utama, nama ruang meeting yang diambil dari nama-nama budaya Indonesia.

  

Dibandingkan dengan di Landmark Building, kantor yang sekarang space-nya lebih kecil 10%, tapi bisa menampung 20% karyawan lebih banyak. IBM juga punya konsep workstation dimana standarnya mulai dari bangku, meja hingga sekat ditentukan dengan standar dari pusat. Misalnya untuk bagian keuangan butuh kolaborasi antar tim, lebih komunikatif, sehingga sekatnya pun tidak perlu yang tinggi. Dengan patokan tinggi maksimal 120 cm, sehingga saat duduk pandangan tetap fokus pada pekerjaan, tapi kalau mau berdiri sedikit, karyawan sudah bisa menyapa rekan di sebelahnya. Sementara, untuk bagian software development yang butuh konsentrasi tinggi bisa lebih privacy.

  

Dari 650 employee IBM Indonesia, hampir 70% dari mereka merupakan smobile employee. Datang ke kantor pagi, kemudian pergi ke customer dan baru kembali ke kantor sore. Apa bedanya dengan kantor konvesional? Untuk yang traditional office biasanya setiap orang punya meja, padahal mereka belum tentu ada di kantor seharian. Nah, di IBM ada juga workstation untuk para karyawan mobile ini yang bisa dipakai bersama. Mereka tinggal mencari tempat yang kosong, ada fasilitas IP phone, tinggal log in dengan password-nya, line tersebut menjadi miliknya.

 

Setiap karyawan hampir semuanya punya laptop sebagai alat kerjanya, sehingga mereka bisa bekerja dari tempat customer atau juga dari rumah. Ada kebijakan juga bisa bekerja di rumah ketika working time selama ada ijin dari atasannya. “Sistem dan software kami memungkinkan untuk itu, tinggal connect, kerja seperti di kantor, IP Phone bisa di-forward ke handphone sehingga bisa reachable kemana saja,” katanya. Pencahayaan juga memaksimalkan fungsi dari natural lighting.

  

Selain komputer, teknologi yang digunakan di smart office IBM ini ada juga IP phone yang yang tersedia di setiap workstation maupun meeting room. IP phone ini juga digunakan untuk teleconference ke regional, sehingga bisa lebih efisien. Beberapa software IBM juga memungkinkan untuk digunakan sebagai media komunikasi seperti instant messaging dengan Semetime, ada Lotusnotes untuk email.

 

Untuk keamanan infrastruktur, ada kamera CCTV, kemudian ada kartu akses sebagai control access system. Tidak semua orang bisa punya akses ke kantor IBM yang berada di lantai 16-18 ini. Lantai 16  untuk tamu ekternal, sedangkan untuk lantai 17 dan 18 yang aksesnya dibatasi hanya untuk internal. Office juga menerapkan works station power management, sehingga konsumsi listrik menjadi lebih hemat.

 

Bagaimana pengadaan barangnya? Dia menjelaskan, karena IBM perusahaan multinasional maka sangat selektif memilih partner. Partner sudah ditentukan dalam proses tender di tingkat regional Asia Pasific. Meskipun tidak ia tidak bisa menyebutkan vendornya, namun perlengkapan dan peralatan seperti furnitur dibuat oleh perusahaan yang sama untuk tingkat regional. “Investasi, ngobrol dengan lokal desainer katanya tinggi tetapi menurut mereka masih reasonable, masih masuk diakal,” katanya meski tidak menyebutkan secara detail berapa angkanya.

 

Dia menegaskan, dengan konsep ini lebih efisien dan optimal terhadap operation, consideration terhadap lingkungan, serta cost lebih efisien.