Home » Technology » Kondisi Kapal Prima, Bisnis pun Oke

Kondisi Kapal Prima, Bisnis pun Oke

Share

Guna memadukan kegiatan operasional kapal dan urusan bisnis perusahaan, PT Humpuss Intermoda Transportasi mengimplementasikan suatu sistem informasi manajemen terintegrasi. Bagaimana prosesnya dan apa benefit-nya?

Wajah Kapten Asbar Barrang tampak pucat dan kebingungan. Pasalnya, kapal Griya Asmat yang dinakhodainya tiba-tiba mengalami engine breakdowndi tengah perjalanan. “Wah, ada apa ini?” ucap sang kapten sambil garuk-garuk kepala, bingung. Langsung terbayang kapalnya akan mogok terombang-ambing di tengah lautan.

Apa yang terjadi pada Griya Asmat sangat mungkin dialami kapal-kapal lainnya: mesin kapal tiba-tiba mati dalam perjalanan. Lantas, apa penyebabnya? “Sebenarnya, itu terkait masalah maintenance,” kata Agus Utomo, Manajer Senior Sistem Informasi Manajemen/Teknologi Informasi PT Humpuss Intermoda Transportasi (HIT).

Menurut Agus, seringnya kapal mogok karena kurangnya perawatan. Padahal, kalau kapal rusak tanpa diduga, biaya memperbaikinya akan lebih besar daripada biaya perawatan; bisa mencapai 60% dari keseluruhan biaya operasional kapal.

Karena pertimbangan hal inilah, menurut Agus, sejak akhir 2008 Humpuss telah mengimplementasikan suatu solusi yang disebut HITS Integrated Management Information System 2009 (HIMIS). “Sebenarnya, pengembangan HIMIS ini bertolak dari filosofi bisnis. Logikanya, kalau perawatan bagus, kondisi kapal akan prima. Nah, tentu saja pendapatan jadi naik, biaya turun, sehingga profit meningkat,” papar Antonius W. Sumarlin — ketika wawancara ini dilakukan, masih menjabat sebagai Presdir HIT. “Filosofi itu yang ingin diperankan divisi TI di Humpuss,” tambah Agus.

Menurut Anton, ketika masuk ke perusahaan shippingmilik Tommy Soeharto itu ia melihat peranan TI hanya sebagai bagian support. Padahal, di sisi lain, ada permintaan dari sang pemilik supaya kinerja bisnis perusahaan meningkat. “Saya pun melakukan transformasi di Humpuss, mulai dari mengubah kultur, SDM hingga TI,” ungkap Anton. Dari segi TI, Anton mentransformasi peran TI, dari sekadar supportingmenjadi pemberdaya bisnis (businessenabler). Salah satu realisasinya adalah pengembangan sistem HIMIS.

Dijelaskan Agus, HIMIS merupakan konsep TI terintegrasi antara aplikasi di back officedan front office. Sebenarnya, untuk aplikasi di bagian belakang (enterprise resource planning/), Humpuss sudah memiliki aplikasi Orafin (Oracle for Finance). Nah, sebagai sistem ERP, Orafin ini berfungsi dalam mengelola sistem keuangan dan akuntansi perusahaan.

————————————————————————————————

Modul-modul dalam Orafin

  • Account Payable (AP), untuk melakukan pembukuan transaksi keuangan perusahaan yang berkaitan dengan belanja/pengeluaran (expenses)

  • Account Receivable (AR), untuk melakukan pembukuan transaksi keuangan yang berkaitan dengan penerimaan

  • General Ledger (GL), untuk mengelola data yang merupakan integrasi dari AP dan AR serta menyuplai sistem pelaporan keuangan perusahaan

  • Cash Management, untuk mengelola sistem cash management perusahaan baik yang terkait dengan penerimaan maupun pengeluaran perusahaan.

————————————————————————————————————-

Selain itu, Humpuss juga mengembangkan Dashboard Management System (DMS), yakni sistem Business Intelligence sebagai fasilitas bagi manajemen untuk mengetahui keseluruhan aktivitas bisnis perusahaan secara cepat dan akurat. Dengan begitu, akan mempermudah dan mempercepat manajemen dalam mengambil keputusan bisnis. Sistem dashboard ini menangkap data dari keseluruhan sistem pada HIMIS 2009, dan ditampilkan dalam bentuk peta dunia yang menampilkan kapal-kapal yang dioperasikan perusahaan sesuai posisi riil, di mana setiap titik kapal mengandung semua informasi critical yang dibutuhkan manajemen dalam mengambil keputusan bisnis. Informasi critical itu mencakup vessel position, bunker/fuel realtime control management, commercial update, finance/accounting update, dan technical update.

Adapun di bagian operasional kapal, proses bisnisnya masih dilakukan secara manual dan belum terintegrasi. Semua kegiatan purchase and order dilakukan dengan mengirim faks atau e-mail, sistem inventori belum tertata rapi, perawatan kapal belum dilakukan secara otomatis (terjadwal), dan sebagainya. Akibatnya, proses berjalan lambat dan kurang efisien. Juga, aliran informasi terlambat sehingga menghambat keputusan bisnis. Terjadi proses duplikasi dan adanya risiko kebocoran karena check and balance serta kontrol masih kurang.

Saat ini, Humpuss memiliki 8 kapal chemical tanker, 16 set kapal tongkang (32 unit), dan 1 unit LNG (Eka Putra) seharga US$ 90 juta. Humpuss juga mengelola tiga unit kapal (terdiri dari satu unit LNG dan dua tanker) milik pihak lain.

Nah, untuk mendukung proses bisnis di front line, HIT lalu mengimplementasi Asset Management and Operating System (AMOS). Menurut Anton, untuk mengimplementasikan aplikasi dari sebuah vendor asal Italia, Spectec, itu dana yang dikeluarkan mencapai US$ 1,2 juta. Di dalam AMOS ini tercakup sejumlah modul yang berfungsi mendukung operasional bisnis kapal.

—————————————————————————————————————

Modul-modul dalam AMOS

  • Planned Maintenance System, untuk mengelola sistem perawatan kapal, baik yang preventif maupun perbaikan. Sistem ini memudahkan penjadwalan maintenance dan konsistensi pelaksanaannya, serta informasi dapat dengan cepat diakses dari kantor.

  • Inventory System, untuk mengelola inventori (stok) suku cadang kapal, sehingga memudahkan pengontrolan secara cepat dari kantor. Nilai inventori bertambah karena hasil pembelian, dan berkurang secara otomatis karena adanya proses repair/maintenance.

  • Purchase Management, untuk mengelola sistem pembelian baik yang berkaitan dengan suku cadang kapal maupun barang-barang keperluan kantor.

  • Crewing Management, untuk mengelola kru kapal, yang antara lain berkaitan dengan database kru, rekrutmen kru, penggantian kru, perubahan kru, promosi kru, proses masuk/keluar, kontrol lisensi/sertifikaat kru, penggajian, dan sebagainya.

  • Voyage Management, digunakan untuk manajemen operasi kapal, yang terdiri dari port calls report (arrival & departure), noon report, remain on board (ROB), report & control, dan sebagainya. Modul ini terkait dengan modul PMS dan DMS.

  • Safety & Quality, Insurance and Document Management, modul yang mengatur dokumentasi Sistem Management Quality (ISM & ISO 9000), dokumentasi dan proses asuransi, serta document management lainnya. Sistem ini terkait dengan modul PMS.

—————————————————————————————————————

Persoalannya, sistem ERP yang ada hanya berjalan di sisi keuangan, dengan dua aspek : pengeluaran (AP) dan penerimaan (AR). Adapun sub-ledger-nya belum terkontrol. Karena itu, ERP ini perlu diintegrasikan dengan AMOS. “Selama ini, kami memang hanya memiliki sistem ERP. Kami tidak punya sistem sub-ledger yang terkait dengan operasional,” ungkap Agus.

Nah, untuk menghubungkan kedua sistem tersebut, Orafin dan AMOS, perlu dibuat interface. Namun, interface di sini tidak hanya di level aplikasi, tetapi juga di level table. Jadi, integrasi dilakukan melalui i table interface maupun penambahan application interface, dan dilakukan satu arah (one way) maupun dua arah (two way). Untuk antarmuka di level aplikasi digunakan chart over account (COA).

Menurut Agus, proses integrasi antara sistem Orafin dan AMOS ini terjadi dalam beberapa tahapan. Terlebih dulu melalui proses invoicing melalui proses 3-way matching antara Invoice (Orafin AP), Purchase Order (AMOS), dan Receipt Goods (AMOS). Lalu, dilakukan sinkronisasi antara AMOS dan Orafin, inventori, dan sinkronisasi COA.

Agus menyebutkan, HIMIS ini sudah go live akhir tahun lalu. Walaupun masih perlu beberapa penyempurnaan dan pengembangan, secara keseluruhan sudah bisa digunakan. “Benefit-nya pun sudah bisa dirasakan, antara lain: kemudahan kontrol terhadap setiap transaksi, efisiensi waktu dan tenaga, kecepatan proses, dan tidak ada duplikasi proses,” Agus mengklaim.

Manfaat sistem baru yang terintegrasi diakui Dudy Indra Whardana, Manajer HTK Pembelian & Logistik Humpuss. Menurut Dudy, sebelumnya untuk proses pembelian Departemen Produksi dan Logistik menerima Purchase Request (PR) dari superintendent, kemudian melakukan proses pengadaan dengan dikeluarkannya Purchase Order (PO). Selanjutnya, barang yang dipesan dikirimkan ke kapal, dilampirkan material transfer form (MTF ) dan berharap orang kapal meng-update informasi jumlah barang yang diterima ke dalam inventory list.

Kendalanya, terkadang PR yang sudah dikirim dari kapal tidak langsung direspons. Sebab, bisa saja superintendent sedang bertugas ke atas kapal. Akibatnya, permintaan tertunda. Padahal, bisa jadi permintaan itu mendesak. Kendala lainnya, perlu pengetikan ulang per item ketika membuat tanda terima ( MTF), dan kemungkinan kehilangan data PO atau MTF. Begitu juga, update inventori juga kurang akurat, karena orang kapal terkadang hanya melakukan copy paste saja dari data yang lama. “Sekarang informasi atau data PR lebih cepat dan jelas, pengetikan ulang bisa dihindari, dan update untuk inventori lebih akurat dan dapat menghindari double order,” ujar Dudy. ”Diimplementasikan Amos dan Orafin secara terintegrasi mempercepat proses pencatatan utang dan update posisi inventori, terutama untuk spare parts,” imbuh Rahadian Agung, Manajer Keuangan HTK Humpuss.

Namun, Dudy berharap supaya dibuat sebuah sistem yang bisa saling mengingatkan atau memberikan komentar (feedback) seandainya dalam proses tersebut tersendat. Misalnya, proses sudah sampai PO tetapi belum di-approve GM atau direktur. Atau, dokumen PR yang sudah ada di bagian Pro & Log, tetapi belum ada jawaban dari vendor. “Diharapkan pada implementasi selanjutnya sudah mencakup untuk pencatatan penjualan, terutama saat kapal selesai discharge untuk menentukan pengakuan pendapatan. Itu akan sangat memudahkan sistem kerja di departemen akunting,” kata Rahadian lagi.

Rencananya, dalam waktu dekat, HIT juga akan akan mengembangkan sistem Order Management yang terintegrasi dengan modul Orafin AR (Account Receivable). Nantinya, Order Management ini akan menjadi sebuah sistem yang mengelola operasional perusahaan yang berkaitan dengan pelanggan. Sistem ini sekarang masih dalam tahap pengembangan, yang terdiri dari sejumlah modul: Operation Management, Chartering Management dan Demurrage Management. “Saat ini, sebagian besar perusahaan kapal di Indonesia belum menerapkan keseluruhan sistem secara terintegrasi, sedangkan kami sudah melakukannya. Tinggal penyempurnaan,” Anton mengklaim, dengan bangga. (*)

SHARE SOCIAL MEDIA

RELATED POSTS

Sorry, no related post.

LEAVE A REPLY


3 × seven =