Pernah melihat iklan parfum Casablanca, Bellagio dan Camelia, yang belakangan kerap nongol di layar kaca Anda? Jangan salah sangka, meski modelnya bule, produk-produk itu merupakan parfum lokal, yang diproduksi PT Priskila Prima Makmur.

Perusahaan yang didirikan oleh Liong Juen Fat pada 1980 ini memproduksi aneka jenis parfum, mulai dari eau de perfume, body spray, body mist, body lotion, splash cologne, deodorant, roll-on hingga aneka produk perawatan rambut seperti hair cream, styling gel dan hair pomade. Pertumbuhan bisnisnya tergolong pesat, terutama setelah masuknya kakak-adik Robert dan Ronny Liong pada 2003. Dengan lima cabang, penjualannya tiap tahun tumbuh 20%-25%. Kini, Priskila mengusung lima merek, yakni: Casablanca, Camellia, Floral Fresh, Marie Jose dan Bellagio. Produknya sudah mencapai 140 item. Tak hanya itu, pasar ekspor pun telah dirambah. Parfum produksi Priskila telah dipasarkan di Malaysia, Sri Lanka, Fiji, India, Timur Tengah, dan beberapa negara di Afrika. Di Filipina, Priskila tidak memasarkan merek sendiri, melainkan lebih sebagai produsen karena mitranya yang memiliki merek. Rata-rata dalam sebulan Priskila mengirim tiga kontainer (satu kontainer berisi 50-60 ribu unit parfum berukuran kecil) ke negara-negara tujuan ekspor tersebut.

Seiring perkembangan bisnis yang pesat, berbagai masalah sempat bermunculan. Terutama berkaitan dengan proses bisnis perusahaan. Maklum, selama ini proses bisnis perusahaan dikelola secara manual. “Ketika bergabung ke Priskila, saya melihat salah satu kelemahan di perusahaan ini adalah orientasi ‘yang penting ada profit’. Itu tidak salah selama masih berjalan benar. Tetapi, ketika bisnis semakin tumbuh, tidak sesederhana itu. Proses bisnisnya tidak lagi bisa dilakukan secara manual,” ujar Robert Liong, Direktur Pengelola Priskila.

Menurut Robert, ketika bisnis Priskila semakin berkembang, masalah inefisiensi menyeruak. Misalnya, adanya pembelian bahan baku yang berlebih, penggunaan bahan baku secara boros, status order ke pemasok yang tidak jelas, produksi barang tidak sesuai dengan permintaan (demand), hingga inventori gudang amburadul, sehingga sering mengakibatkan out of stock. Selain itu, faktur jalan, purchasing order (PO) dan nota tagihan sering terselip. Distribusi ke pasar pun sering terlambat. Belum lagi, karena kontrol tak terkendali dengan baik, memungkinkan terjadinya permainan PO dan nota tagihan oleh karyawan yang nakal. Akibatnya, (diperkirakan) ratusan juta rupiah hasil penjualan menguap begitu saja.

Proses bisnis pun kian rumit ketika Priskila membuka cabang pertama di Bandung pada 2005. Ketika itu, lanjut Robert, displai produk Priskila di sejumlah ritel modern di Bandung dinilai kurang bagus. Maklum, belum ada distributor yang fokus mengelola dan memasarkan produk Priskila. Namun, dengan sedikit nekat Robert membuka cabang di Bandung, tanpa mempersiapkan sistem yang baik. Begitu pula, sistem pembukuannya masih secara manual. “Pesatnya pertumbuhan perusahaan membuat saya sempat kewalahan memantau, khususnya ketika membuka kantor cabang di Bandung. Laporan untuk saya yang semula mingguan, mulur sampai satu bulanan. Keterlambatan itu menyulitkan evaluasi. Bahkan sangat riskan penyelewengan. Saya tidak tahu apakah laporannya benar atau ngibul,” ungkap Robert.

Masalah keterlambatan laporan penjualan, ketidakjelasan penggunaan biaya operasional, laporan keuangan yang lambat, dan sebagainya, seolah menjadi masalah kronis. Tidak hanya terjadi di cabang Bandung, tetapi juga di empat cabang Priskila yang dibuka berikutnya, yakni Surabaya, Medan, Lampung dan Makassar. “Kami sudah memiliki lima cabang, tapi sistemnya masih manual. Kami pikir ini sangat riskan. Jadi perlu ada sistem yang bisa mengontrol administrasi di cabang,” kata Robert.

Oleh karena itu, disadari Robert, perusahaannya memerlukan sebuah sistem monitoring untuk keseluruhan aktivitas proses bisnis dari hulu hingga hilir. Sistem ini secara real time harus bisa memantau stok bahan baku dan barang, keberadaan barang yang dijual di berbagai toko ritel, hingga kondisi utang dan piutang perusahaan. “Sebenarnya, ketika mulai masuk ke Priskila, saya sudah mengidentifikasi masalah,” ujar Robert. “Bersama dengan Ronny, kami putuskan untuk mengembangkan sistem sendiri.”

Dijelaskan pria lulusan bidang computer science dari Monash University, Australia ini, ketika awal masuk lebih banyak memantau dan memperhatikan cara kerja seluruh divisi. Ia menilai, mekanisme kerjanya tidak praktis dan serba manual. Misalnya, ketika ada PO masuk, lalu dibuat surat jalan, selanjutnya dibuatkan invois dan faktur pajak. Jadi, untuk satu proses saja mesti melibatkan tiga orang. Atau, untuk melihat data penjualan pada bulan tertentu, failnya mesti diambil satu per satu. “Proses kerjanya tidak efektif. Saya pikir, saya tahu bagaimana cara membuat proses yang simpel,” ucap Robert mengenang.

Nah, dengan tujuan menata proses bisnis di perusahaannya, Robert dan Ronny kemudian mengembangkan sendiri sebuah aplikasi yang disebut Program Priskila. Menurut Robert, aplikasi yang dikembangkannya itu sangat sederhana, yakni menggunakan Microsoft Access yang dikombinasi dengan SQL. Dengan Program Priskila ini, suatu proses yang melibatkan tiga orang, bisa dilakukan oleh satu karyawan. Jadi, ketika ada PO masuk, cuma ada satu orang yang membuat surat jalan di satu komputer. Nanti, di komputer yang lain bisa ditarik surat jalan yang sama. Begitu pula, untuk faktur jalan. Jadi satu proses itu bisa selesai dikerjakan oleh satu orang. Melalui Program Priskila, status PO bisa langsung dipantau, tidak perlu membongkar arsip.

Sayangnya, Program Priskila ini menghadapi kesulitan ketika hendak digabungkan ke bagian akunting. Selain itu, ketika akan dicoba agar bisa terkoneksi ke cabang, juga tidak bisa. Kelemahan lain Program Priskila, belum mampu sampai ke tahap pemantauan alur barang, mulai dari gudang hingga pasar. “Lalu, kami membeli sebuah aplikasi dari vendor lokal untuk mengganti Program Priskila,” ungkap Robert. Sayangnya, aplikasi itu pun hanya bertahan beberapa bulan. “Orang admin banyak yang komplain: pakainya ribet dan agak lambat. Selain itu, kalau ada kendala, pengembangnya tidak pernah membantu. Ya sudah, ditutup saja,” cerita Robert.

Setelah melalui proses pencarian dan benchmarking ke beberapa perusahaan sejenis, seperti Mustika Ratu, lalu diputuskan membeli sebuah aplikasi khusus untuk kebutuhan proses bisnis perusahaan manufakturing dari sebuah vendor global, yang memang disediakan buat kalangan perusahaan skala kecil-menengah di Tanah Air.

Proyek implementasi enterprise resources planning (ERP) pun digelar pada Juni 2008. Menurut Robert, seluruh modul diimplementasikan, seperti Finance, Sales, Purchasing, Inventory dan Production. Aplikasi ini dinilai fleksibel, karena juga berbasis Web, sehingga dapat dioperasikan di semua kantor cabang cukup dengan browser. Di tahap awal, Priskila membeli 15 lisensi (1 lisensi/login = 2 pengguna). Sekarang di Priskila yang efektif sudah dipakai 18 lisensi (36 pengguna). Investasinya? “Satu user harganya Euro 2.000 (Euro 1 sekitar Rp 14 ribu). Harga itu belum termasuk maintenance fee 17%,” kata Robert.

Lebih lanjut dijelaskan Robert, khusus untuk gudang, modul yang digunakan adalah Inventory Transfer. Fungsinya hanya buat mendukung informasi pengiriman barang ke cabang. Sebaliknya, dari cabang pengirimannya menggunakan modul Sales. Sebenarnya, formatnya sama dengan surat jalan biasa. Bedanya, modul itu tidak mengurangi aset perusahaan (alias mencatat biaya), karena proses itu bukan penjualan. Adapun surat jalan dianggap penjualan. Jadi proses akunting di belakangnya yang berbeda.

Kendati kantor pusat dan cabang sekarang sudah terkoneksi secara real time, Robert masih mengeluhkan adanya gangguan. Terutama masalah infrastruktur, seperti akses Internet dan listrik yang tidak stabil. “Untuk akses Internet, kantor cabang pakai Speedy. Tapi user juga mengeluh, karena lelet dan sering down. Bahkan, untuk cabang Makassar, Speedy ini bermasalah sekali. Makanya di sana pakai ISP lain,” papar Robert.

Khusus untuk melayani cabang agar prosesnya cepat dan tidak bermasalah (down), maka layanan akses Internet di kantor pusat menggunakan jasa Lintasarta. Jadi, layanan akses Internet dari Lintasarta ini hanya buat keperluan ke cabang, bukan buat keperluan operasional sehari-hari. Sementara keperluan operasional di kantor pusat sendiri masih menggunakan Speedy dan ISP lain. “Kalau pakai layanan Lintasarta buat semua keperluan, biayanya mahal,” Robert menegaskan sambil tertawa.

Setelah proyek tersebut kelar dan go live pada Oktober 2008, Robert mengaku bisa merasakan manfaatnya. Menurut Robert, sekarang ia bisa memonitor dengan saksama kinerja dan keuntungan bisnis. Termasuk menganalisis kinerja pemasok, distributor, hingga pelanggan atau peritelnya. Selain itu, aplikasi baru ini dinilai dapat memberi akses informasi bisnis kritikal secara cepat dan akurat, mentransformasikan informasi menjadi aset strategis, dan menawarkan interface yang lebih banyak. Berbagai masalah finansial, penjualan, distribusi, pelayanan, pembelian, inventori, produksi dan pengawasan, bisa diatasi. “Saya jadi tahu semua kondisi terkini di pabrik, gudang, pemasok hingga hasil jualan di semua tempat. Sekali klik terlihat semuanya dalam satu layar monitor. Ini memudahkan pengawasan, mempercepat pengambilan keputusan, perencanaan dan strategi pemasaran selanjutnya,” tutur Robert.

Dicontohkannya, setiap PO yang masuk biasanya langsung membuat surat jalan. Sekarang tidak lagi, melainkan langsung membuat sales order (SO), yang berguna buat memeriksa ketersediaan barang di gudang. Nanti, dari SO ini dibuat surat jalan, ditarik item produk yang ready saja. “Dulu, mind set-nya, PO harus dibuat semua. Sekarang lain. Ketika PO masuk, kami hanya kirim produk yang benar-benar ada di gudang,” ucap Robert bersemangat.

Tak hanya Robert dan jajaran direksi Priskila yang mengaku merasakan manfaatnya, tetapi juga para pengguna langsung. M. Lexy Suryaatmaja, misalnya, menyebutkan solusi yang diadopsi perusahaannya sekarang memungkinkan proses bisnis lebih sistematis. Selain itu, lebih mempermudah evaluasi dan analisis perkembangan bisnis, jika data bisa di-update tepat waktu.

Kendati begitu, Kepala Cabang Priskila Area Indonesia Timur ini menyarankan agar sistem lebih disederhanakan. Pasalnya, yang dihadapi dalam bisnis adalah beragam latar belakang dan karakter pelanggan. Juga, mesti menyederhanakan format invois agar pelanggan mudah membaca dan mengerti. “Dan, mengingat aplikasi ini tergantung pada infrastuktur, maka perlu dipikirkan metode yang dapat mem-back up, jika timbul kendala dari infrastruktur tersebut agar bisnis tidak tersendat,” Lexy menyarankan sambil setengah berharap.

Ungkapan senada dikemukakan Joni Liong. Menurut Manajer Produksi Priskila ini, sekarang inventori lebih updated dan rapi. Juga, sangat berguna bagi Departemen PPIC dalam menentukan produksi, karena bisa dilakukan lacak balik informasi secara real time bila ada problem. Aplikasi ini pula dinilai lebih efisien dalam waktu kerja, karena segala perhitungan dilakukan secara otomatis dan lebih terintegrasi ke semua cabang. “Dulu stok sering tidak updated, karena masih manual, terutama inventori. Selain itu, jika mau flash back saldo inventori, sangat sulit dan menyita waktu karena datanya masih manual,” ungkap Joni. “Ke depan, kami harap untuk infrastruktur, terutama koneksi Internet yang sering down, perlu dilakukan perbaikan dengan mengganti provider,” katanya berharap.

Dilarang keras mengambil konten (tulisan, foto, infografis, video, dan sebagainya) yang dimuat di situs web ini, melakukan crawling atau pengindeksan otomatis untuk platform AI (artificial intelligence) dan platform digital lainnya, tanpa izin tertulis dari direksi yang berwenang di situs web ini.