Bisnis properti — dibandingkan dengan industri keuangan ataupun telekomunikasi — memang relatif belum memiliki ketergantungan yang kuat pada teknologi informasi (TI). Apalagi, industri properti di Tanah Air. Tak mengherankan, banyak kegiatan bisnisnya yang masih dilakukan secara manual. Mulai dari pengelolaan proyek, pengaturan kas, pengelolaan mitra kontraktor, pembelian material, hingga pengelolaan kompleks properti yang mereka bangun.
Namun, praktik semacam itu mungkin masih bisa dilakukan untuk proyek properti berskala relatif kecil — yang dalam setahun misalnya hanya membangun 200 unit rumah. Akan tetapi, bagaimana bila yang dibangun dan dikelola mencapai ribuan unit rumah, apartemen dan kantor – sebagaimana dijalankan para pengembang besar seperti Agung Podomoro, Bumi Serpong Damai (BSD), Grup Ciputra, Sumarecon, Jaya Group dan Bakrie Land? Mau tak mau, proses bisnisnya tak bisa lagi mengandalkan aktivitas manual. “Bagi kami, TI sangat penting untuk menunjang kecepatan proses bisnis dan keunggulan pelayanan konsumen. Juga, untuk menghasilkan pelaporan yang komprehensif dan real-time guna pengambilan keputusan strategis,†ujar Veimeirawaty Kusnadi, Direktur Grup Ciputra.
Karena itu, lanjut Veimeirawaty, saat ini aplikasi TI yang diterapkan di Ciputra adalah untuk membantu mempercepat bisnis proses. Termasuk, memudahkan follow-up yang harus dilakukan pada proses selanjutnya, dan memberikan layanan ke konsumen yang lebih responsif. Aplikasi TI yang diimplementasi pun ditujukan untuk menjamin keakurasian data lintasdepartemen, serta menghasilkan laporan yang real-time dan terpadu.
Veimeirawaty menjelaskan, pihaknya memiliki beberapa program aplikasi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, untuk proyek residensial atau properti yang dijual, ada program aplikasi Sistem Terpadu. Sistem ini memiliki aplikasi Revenue Cycle, yang dipakai untuk mengelola unit yang siap dipasarkan, penjualan, pengurusan legalitas konsumen dan tagihan, penerimaan pembayaran, serta layanan pascajual. Lalu, ada Sistem Contract & Procurement, yang meliputi administrasi tender dan kontrak, evaluasi progres proyek di lapangan dan pembayaran, serah-terima pekerjaan, serta monitoring garansi pekerjaan. Juga, ada aplikasi Sistem Manajemen Estat dan Klub Keluarga. Dan, tentu saja, ada sistem back office yang meliputi program HRD, kasir dan akunting.
Adapun untuk proyek komersial atau properti sewa, program aplikasi yang digunakannya antara lain Sistem Manajemen Tenant, yang digunakan untuk administrasi kontrak, penagihan biaya sewa/service charge dan penerimaan pembayaran. Lalu, ada Sistem Manajemen Operasional Gedung/Mal, yang dipakai untuk menjadwalkan pemeliharaan gedung, support terhadap tenant, pengadaan barang dan jasa terkait pemeliharaan, dan manajemen persediaan. Juga, ada aplikasi Customer Loyalty Program (berisi undian, promo melalui SMS, dan lain-lain), plus sistem back office.
“Saat ini kami dalam proses upgrade infrastruktur TI seluruh grup. Dalam waktu dekat kami akan membentuk Wide Area Network, sehingga kantor pusat dan seluruh proyek terhubung secara online,†ungkap Veimeirawaty. “Selanjutnya, kami akan membangun data center terpadu. Terwujudnya WAN dan data center akan mempercepat penerapan sejumlah aplikasi TI lainnya guna memberikan nilai tambah bagi bisnis utama kami.â€Â
Untuk pengembang sekelas Ciputra, proses bisnisnya memang sangat kompleks, sehingga tak mungkin lagi tanpa bantuan TI. Dijelaskan Veimeirawaty, setiap proyek dikelola secara mandiri dengan badan usaha dan tim manajemen proyek tersendiri di masing-masing proyek. Pembangunan proyek diserahkan ke sejumlah kontraktor untuk melaksanakannya. Manajemen proyek bertugas mengoordinasikan kebutuhan pemasaran dan jadwal pembangunan di lapangan dengan para kontraktor yang ditunjuk, termasuk dalam pengelolaan arus kas perusahaan.
Nah, berhubung pelaksanaan pembangunan proyek dilakukan oleh sejumlah kontraktor, material management-nya pun diserahkan kepada mereka. â€ÂManajemen proyek dilakukan melalui koordinasi dengan para konsultan dan kontraktor yang ditunjuk setelah melalui seleksi yang ketat maupun tender berdasarkan sejumlah kriteria, seperti bonafiditas, kualitas, dan harga yang kompetitif,†ujar Veimeirawaty.
Selain Ciputra, perusahaan properti besar lainnya yang sudah ditopang sistem TI maju adalah BSD. Bahkan, disebut-sebut BSD merupakan perusahaan properti pertama di Indonesia yang mengadopsi sistem ERP dari SAP di BSD City. Untuk membangun dan mengelola sistem TI-nya tersebut, manajemen BSD berani mengucurkan investasi lebih dari Rp 10 miliar, di luar anggaran rutin untuk belanja TI sebesar Rp 800 juta setiap tahun. “Kami menilai, untuk menjadi yang terdepan di industri properti, sekaligus untuk memenangi persaingan yang semakin ketat, harus di-support TI yang andal,†ujar Ridwan Krisnadi, GM TI BSD.
Pada tataran praktik, Ridwan memaparkan, solusi TI sangat diperlukan untuk mendapatkan data secara cepat, seperti data penjualan, keuangan, manajemen material, pengendalian, pemeliharaan, sistem proyek hingga pelayanan yang akan dimanfaatkan oleh semua unit bisnis yang mencakup perumahan, bangunan komersial, properti, dan sebagainya. Misalnya, mencari data penjualan berdasarkan harga produk di atas Rp 450 juta di semua unit bisnis. Nah, mencari data tersebut secara manual butuh waktu cukup lama dan belum tentu akurat, sehingga harus dikoreksi lagi. Hal-hal seperti ini bisa memperlambat respons dalam bersaing.
Apalagi, saat ini BSD menangani 6 unit bisnis (tiga proyek perumahan dan tiga komersial), yang dibangun di atas lahan hampir seluas 6 ribu hektare. Jumlah unit rumah yang sudah dibangun sekitar 17 ribu unit. Dalam setahun jumlah rumah yang dibangun rata-rata 1.000-2.000 unit. “Akan sulit bagi perusahaan real estat, yang dalam setahun membangun lebih dari 1.000 unit, menggunakan cara-cara manual dalam pengelolaannya. Sekarang, dengan didukung solusi TI yang canggih, kami bisa memantau setiap unit rumah. Misalnya, bagaimana statusnya, berapa harganya. Bahkan, untung- rugi di setiap rumah pun bisa dihitung,†kata Ridwan.
Menurut Ridwan, pemanfaatan TI di BSD dilakukan sejak pertengahan 1990-an. Implementasinya bertahap. Awalnya, dengan mengembangkan program aplikasi sendiri oleh 14 tenaga TI yang ada. Misalnya, untuk pengembangan sistem akunting, disusul pembuatan sistem penjualan. Sekarang, semua data dan informasi sudah terintegrasi dan bisa diakses di komputer, mulai dari data stok hingga status penjualan — dari antrean booking, audit tanda jadi, uang muka lunas, cicilan dibayar, dan sebagainya — sudah tercatat di jaringan komputer.
Selanjutnya, tim TI BSD ini mengembangkan aplikasi untuk pengelolaan dan penjadwalan proyek (berbasis Microsoft Project). Dengan aplikasi ini bisa diketahui, misalnya, status pembangunan suatu rumah/gedung: apakah sudah selesai, sudah serah-terima dari kontraktor, atau bahkan sudah diserahterimakan ke pembelinya; dan adakah permintaan untuk penambahan, dan sebagainya. Selain itu, bisa dibuat jadwal pengerjaan proyek hingga bisa diketahui kontraktor mana saja yang sudah dan yang belum dibayar.
Yang tak dilupakan adalah pembuatan aplikasi untuk menyelenggarakan perawatan, seperti kebersihan lingkungan kompleks dan keamanan. Perawatan kompleks itu dilakukan oleh pihak BSD — melalui Divisi Estate Management. Untuk keperluan itu, setiap warga mesti membayar iuran perawatan. Nah, dengan menggunakan aplikasi yang terintegrasi bisa diketahui status pembayaran iuran dari setiap rumah, siapa saja yang sudah dan yang belum membayar.
Dengan perkembangan bisnis yang makin kompleks, tahun lalu manajemen BSD memutuskan mengimplementasi solusi ERP yang bisa mengintegrasikan semua aplikasi yang ada. Di dalam sistem tersebut tercakup berbagai aplikasi untuk akunting, keuangan, penjualan, semua pembelian dan pengadaan bahan, penunjukan kontraktor, progres proyek, semua pembayaran, serta pencatatan stok rumah yang dimiliki. “Sistem aplikasi in-house yang kami kembangkan sendiri tidak lagi mampu menjawab tantangan-tantangan yang muncul. Begitu juga sistem TI yang ada, sudah tidak mampu lagi mendukung permintaan-permintaan TI kami yang baru ,†kata Yuliawati Wijaya, Manajer Proyek BSD.
Menurut Yuliawati, sistem yang ada sekarang memiliki komponen-komponen (modul) yang terintegrasi. Antara lain: Sales & Distribution, Materials Management, Financials, Controlling, Plant Maintenance, Project System, Fund Management, Treasury dan Customer Service. Fungsinya sesuai dengan kebutuhan bisnis. Untuk mengatur cash flow, misalnya, menggunakan modul Financial. Adapun modul Materials Management digunakan untuk pengadaan barang dan penunjukan kontraktor. Sekarang, sistem itu menggantikan hampir 80% sistem lama di BSD. Sisanya kemudian dibuatkan “jembatan†berupa interface dari sistem sebelumnya (legacy system) ke sistem baru. “Dengan sistem yang terintegrasi, data terkonsolidasi pada saat di-input. Dengan begitu, kualitas data lebih baik, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk pelaporan lebih singkat dan pengambilan keputusan lebih cepat,†paparnya.
Kini, Ridwan menambahkan, tersedianya sumber data tunggal akan mengurangi upaya untuk mempersiapkan prediksi dan rencana proyek, dibandingkan sebelumnya — untuk membuat perencanaan harus melakukan proses kompilasi dan memadukan data yang relevan dari berbagai sumber yang berbeda. Selain itu, dengan mengadopsi solusi tersebut, BSD City bisa mengoptimalkan penggunaan buku kas bagi proyek konstruksi oleh bagian keuangan, pembangunan proyek dan pelaksanaannya. “Bagi perusahaan kami yang bergerak di bidang real estat, kemampuan untuk memprediksi dan merencanakan proyek-proyek konstruksi, pemeliharaan, bersama alur pembayarannya adalah hal yang critical,†kata Ridwan. “Ke depan, kami akan mengimplementasi aplikasi Business Intelligence untuk kebutuhan analisis strategis.â€Â(*)
