Karena bisnis kemasannya terus berkembang, manajemen PT Avesta Continental Pack memutuskan memodernisasi sistem TI utamanya yang sudah dipakai selama hampir tiga dekade. Apa perubahan dan manfaat yang dirasakan?

Industri manufaktur, secara umum, tergolong industri yang agak ketinggalan dalam pemanfaatan teknologi informasi (TI) mutakhir dibandingkan jenis industri lainnya. Padahal, proses bisnisnya terbilang rumit. Apalagi, kalau bermain di industri kemasan fleksibel.

Di industri manufaktur jenis ini, banyak variabel yang harus dipertimbangkan sebelum order dapat dieksekusi seperti jenis bahan, jumlah warna, lapisan, lebar, panjang dan peralatan. Belum lagi, jika volume transaksi dalam proses produksinya tinggi, sehingga perlu proses entri yang cepat. Nah, jika tidak teliti, bisa fatal akibatnya. Dan, jika proses entri data dalam jumlah besar itu dilakukan secara manual, akan makan waktu lama dan tidak efisien.

Persoalan inefisiensi dan keteteran dalam proses entri data tersebut pernah dialami PT Avesta Continental Pack, produsen kemasan fleksibel yang melayani industri farmasi, kosmetik, makanan, dan produk hewan. Masalah yang dirasakan terkait dengan besarnya data yang harus diproses untuk menghasilkan laporan yang up- to-date, sehingga bisa membantu manajemen dalam mengambil keputusan secara cepat. “Avesta mengelola jumlah varian produk yang banyak, lebih dari 15 ribu varian, volume transaksi dalam produksi yang tinggi, dan order pekerjaan lebih dari 700 job dalam satu bulan,” ungkap Berry Karlis, GM TI dan Keuangan Avesta. “Karena itu, harus ditangani oleh sebuah sistem TI yang memiliki fitur yang fleksibel dan terintegrasi, sehingga menghasilkan standardisasi informasi yang lebih baik,” ia menambahkan.

Keakuratan informasi data tentang stok persediaan dan biaya produksi secara detail memang salah satu tujuan pengembangan sistem baru tersebut. Dengan begitu, manajemen puncak dapat menganalisis dan membuat keputusan secara tepat waktu. Nah, untuk mencapai tujuan itu, semua proses—dari perencanaan, pembelian, persediaan, manufaktur, pengendalian mutu, penjualan, keuangan hingga akuntansi—harus terintegrasi untuk mengurangi entri ganda dan proses dokumentasi manual.

Menurut Berry, kebutuhan akan sistem TI yang terintegrasi itu sebenarnya juga muncul seiring dengan pertumbuhan bisnis Avesta yang terus meningkat. Dampaknya, data yang harus diproses untuk menghasilkan laporan bagi manajemen pun terus bertambah. Ketika itu, sistem lama yang dipakai sejak awal 1980-an masih berbasis program FoxBASE/FoxPro. Sistem itu mempunyai keterbatasan dalam hal memproses data dalam jumlah yang banyak. Terutama, dalam hal kecepatan memproses data untuk menjadi laporan manajemen. “Karena makin banyak waktu yang dibutuhkan dalam memproses data, pengambilan keputusan menjadi lambat. Dan, itu akan menghambat pertumbuhan Avesta di masa depan,” Berry menjelaskan.

Untung Suharyo, Manajer TI Avesta, juga menyebutkan, untuk mendukung percepatan proses entri data di jalur produksi, pihaknya membutuhkan sebuah interface yang bersifat user friendly. “Dengan modernisasi sistem TI, Avesta dapat menghasilkan informasi yang cepat sehingga dapat selangkah lebih depan dari perusahaan sejenis lainnya,” kata Untung.

Modernisasi sistem TI di Avesta mulai dilakukan pada 2006, dengan mengimplementasi solusi back office berupa ERP (enterprise resource planning) dari vendor lokal bernama Orlansoft. Menariknya, Avesta merupakan perusahaan pertama di industri manufaktur yang menggunakan solusi tersebut. Bidang/departemen yang mendapat sentuhan TI (berupa modul-modul) ini adalah Akunting dan Keuangan, Manufaktur, Pemasaran, Pembelian, Gaji, Penjualan dan SDM. Adapun implementornya adalah PT Pro Sistimatika Automasi (Prosia). Pengembangan sistem TI di Avesta rampung dan go live pada Januari 2008.“ Hasilnya, semua proses bisnis di Avesta bisa dilakukan secara terintegrasi,” Berry mengklaim.

Saat ini, lanjut Berry, semua kegiatan bisnis di Avesta sudah terintegrasi, mulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, prakalkulasi untuk menghitung estimasi harga pokok terhadap suatu order, hingga perhitungan biaya produksi per unit. Begitu pula, perencanaan penjadwalan produksi, pemesanan bahan baku dan pendukung, serta pengiriman produk jadi ke pelanggan, sudah bersifat driven by system. Hal serupa juga terjadi pada proses penagihan piutang, pembayaran utang, penerimaan serta pengeluaran kas dan bank, hingga laporan keuangan dan pendukung lainnya yang terstruktur dalam bentuk modul-modul terintegrasi satu dengan lainnya.

Selain itu, berkat sistem yang terintegrasi ini, informasi penjualan harian dan akumulasinya dapat dikirimkan kepada pihak manajemen melalui sistem SMS gateway. Juga, dimungkinkan pemanfaatan data yang lebih luas untuk keperluan analisis, sesuai dengan permintaan user. “Melalui implementasi sistem itu, Avesta memperoleh banyak manfaat. Terutama, proses pengolahan data jadi lebih cepat untuk menghasilkan suatu laporan, sehingga membantu manajemen dalam mengambil keputusan,” ujar Berry.

Ditambahkan Untung, Avesta sekarang juga telah memiliki framework yang telah disesuaikan dengan kondisi di Indonesia, sehingga memudahkan proses kustomisasi yang diinginkan user. Kendati begitu, kustomisasi mesti sesuai dengan rancangan awal sistem itu. Jadi, jika kustomisasi yang diminta user di luar framework, kustomisasi tidak dapat dilakukan. “Untuk mengatasi masalah ini, oleh penyedia software dibuatkan aplikasi pendukung sederhana sebagai jembatan penghubung ke software utamanya.”

Manfaat modernisasi sistem TI oleh manajemen Avesta tersebut dirasakan pula oleh karyawannya. Menurut Vera Sutidjan, Manajer Keuangan dan Akunting Avesta, sebelumnya ia harus melakukan proses kerja yang berulang untuk setiap laporan yang berbeda dengan data yang sama, sehingga memerlukan waktu lebih lama. Sekarang, lanjut Vera, proses peng-input-an data hanya perlu dilakukan satu kali, tetapi bisa menghasilkan berbagai macam laporan sesuai dengan kebutuhan. Proses kerja pun jadi lebih efisien. “Saya berharap, untuk pengembangan sistem TI selanjutnya agar bisa disesuaikan dengan dinamika perusahaan di masa depan,” Vera menyarankan.

“Ke depan, kami memang punya beberapa rencana untuk pengembangan sistem TI ini, dengan tujuan utama mendukung proses bisnis perusahaan,” ungkap Berry. “Lebih jauhnya, supaya bisa berdampak pada (peningkatan) kepuasan pelanggan,” tambahnya. (*)

BOKS 1

Sekilas Profil PT Avesta Continental Pack

Tahun berdiri : 1976

Bisnis : produsen bahan kemasan fleksibel

Jumlah klien : sekitar 150 perusahaan, terdiri dari industri farmasi (70%), kosmetik, makanan dan produk hewan

Jumlah karyawan : 500-an

———————————————————————————————————————-

BOKS 2

Modernisasi Sistem

Kondisi Sebelum:

Proses kerja yang berulang. Untuk setiap laporan yang berbeda dengan data yang sama harus dilakukan berulang.

Sistem TI lama belum terintegrasi semua, sehingga proses pelaporan harus bertahap dan memerlukan waktu lama.

Berisiko munculnya kesalahan, karena masih banyak proses manual.

Dari segi pelaporan, kurang efektif dan efisien, karena setiap departemen mengeluarkan laporan sendiri-sendiri sesuai dengan input di departemen masing-masing.

Maintaining data dari sisi TI sendiri tidak bisa efektif dan efisien, karena belum memakai sistem standar pengolahan database yang tepat.

Sistem lama tak bisa mengakomodasi perkembangan dan dinamika perusahaan

Kondisi Sesudah :

Peng-input-an data hanya satu kali untuk menghasilkan berbagai macam laporan.

Karena sistem sudah terintegrasi, laporan bisa dibuat dengan mudah dan cepat.

Karena tak ada lagi proses manual, kesalahan dalam proses pelaporan bisa dieliminasi.

Laporan yang dihasilkan bisa dipakai oleh berbagai departemen yang memerlukannya.

Maintaining data dari sisi TI dapat efektif dan efisien karena sudah menerapkan standar pengolahan dan jenis database yang tepat.

Sistem baru, dengan bantuan vendor, memungkinkan proses kustomisasi sesuai dengan perkembangan dan dinamika perusahaan.

Aliran Proses Bisnis di Avesta