Home » Technology » Selamat Datang di Kampus-kampus Online

Selamat Datang di Kampus-kampus Online

Untuk mendukung kegiatan akademis dan proses belajar-mengajar, sejumlah perguruan tinggi di Indonesia menerapkan sistem TI terpadu dan online. Seperti apa praktiknya dan apa manfaat yang sudah dipetik?

Betapa panjang dan melelahkan jika harus menangani ribuan, bahkan puluhan ribu, mahasiswa yang mengantre mengurus administrasi perkuliahan pada waktu bersamaan. Buat mahasiswa, bisa jadi urusan tersebut juga menjengkelkan, karena harus dilakukan tiap awal dan akhir semester. Di awal semester, selain antre membayar SPP, mahasiswa juga kudu mengambil formulir, berkonsultasi dan mengajukan Kartu Rencana Studi (KRS). Di akhir semester, meski libur kuliah, mahasiswa belum tenang kalau Kartu Hasil Studi (KHS) belum diambil. Lagi-lagi, ini juga harus antre.

Sekarang, seiring dengan pemanfaatan teknologi informasi (TI) di dunia pendidikan, sudah banyak perguruan tinggi (PT) yang mengimplementasi solusi TI untuk mendukung urusan administrasi dan proses belajar-mengajarnya. Di sebagian PT, semua kegiatan layanan akademis dan proses belajar-mengajar sudah dilakukan secara online.

Salah satu PT yang cukup menonjol dalam pemanfaatan TI di kampusnya adalah Bina Sarana Informatika (BSI). Bahkan, PT yang didirikan Naba Aji Notoseputro dan empat koleganya pada awal Maret 1988 ini sudah mengarah ke online campus. Pasalnya, hampir semua kegiatan akademis dan belajar-mengajarnya sudah berbasis TI. Menurut Miwan K. Hidayat, Kepala Biro TI BSI, kampusnya menerapkan sistem online sejak 2003. Pemicunya, BSI memiliki kampus yang tersebar di beberapa daerah. “Tujuan awalnya untuk integrasi bidang manajemen, sehingga memudahkan komunikasi dan efisiensi,” kata Miwan. “Melalui online system urusan jadi lebih efisien, karena waktu maupun cost dapat ditekan,” tambahnya.

Dijelaskan Miwan, untuk mendukung kegiatan akademis dan proses belajar-mengajar, pihaknya mengembangkan Sistem Informasi BSI (Sisfo BSI) yang di dalamnya terdapat sekitar 30 aplikasi. Di dalam sistem ini ada dua core system, yakni Sisfo Pengelolaan Data Akademis (Sisfo PDA) dan Sisfo Sumber Daya Manusia (Sisfo SDM). “Sisfo PDA dan Sisfo SDM merupakan dua sistem utama kami. Karena, pada dasarnya institusi pendidikan kan berkaitan dengan kegiatan akademis dan SDM di dalamnya,” papar Miwan. “Aplikasi yang ada di BSI kami kembangkan secara in-house,” tambahnya.

Sisfo PDA memiliki beberapa modul utama, seperti data (calon) mahasiswa, KRS, cuti, serta modul hasil ujian (akademis). Mulai dari pendaftaran bisa dilakukan secara online melalui situs http://pmb.bsi.ac.id. Juga, pembayaran pun dilakukan melalui Internet banking, mobile banking dan ATM. Pertimbangannya, supaya data record lebih cepat dan valid. Calon mahasiswa cukup melampirkan soft-file ijazah SMU/sederajat—walaupun untuk urusan tertentu mahasiswa juga harus menyerahkan hard copy-nya.

Dari sisi proses belajar-mengajar, mahasiswa BSI juga memiliki kemudahan lantaran sistem online ini. Mahasiswa dapat melakukan pengisian KRS melalui website. Tak hanya itu, mahasiswa pun dapat melihat silabus, bahkan materi ajar, setiap mata perkuliahan di mana saja. Sebab, dosen diwajibkan mengunggah materi ajar. “Harapannya, ketika proses belajar- mengajar tatap muka akan terjadi diskusi,” ujar Miwan. Jadwal kuliah pun dapat diperoleh melalui website. Namun, perkuliahan tetap dilakukan secara tatap muka.

Selain itu, hasil ujian dan catatan performa mahasiswa selama masa kuliah juga dapat terekam dalam sistem ini. Misalnya, untuk ujian. Hasil ujian yang berbentuk multiple choice diolah dengan mesin optical mark recognition (OMR), yang nantinya disinkronisasi dengan sistem yang ada di web server (data output). Alhasil, “Mahasiswa dapat melihat hasil ujian melalui website BSI,” ujar Miwan. Namun, hanya ujian berbentuk pilihan ganda yang bisa terekam secara online. Adapun oral test dan esai tak dapat dilakukan secara online, meski hasil ujiannya dapat diakses di website.

Dalam Sisfo PDA ini, record mahsiswa mulai dari absensi hingga nilai—dari mulai semester pertama hingga semester akhir— juga terekam dengan baik. Pasalnya, data absensi mahasiswa juga langsung masuk ke sistem.

Gambaran alur kerja Sisfo PDA ini dimulai dari internal server (yang terhubung dalam virtual private network/VPN) ke web server. Di sini web berfungsi sebagai media input dan output, dan sebaliknya. Misalnya, aplikasi pengajuan cuti. Dalam aplikasi ini, berlaku sistem terbalik: user (mahasiswa) mengisi form cuti melalui web. Input data dari web ini lantas dikirim ke VPN untuk diolah. Setelah approval oleh admin, hasilnya akan di-publish melalui website.

Aplikasi inti lain yang sudah berjalan di BSI adalah Sisfo SDM. Aplikasi ini mencakup modul: jadwal kuliah, absensi, serta kuesioner dan penilaian performa karyawan (dosen). Misalnya, untuk kegiatan belajar-mengajar. Sama seperti mahasiswa, dosen pun dapat memantau jadwal melalui website. Selain itu, dosen juga diwajibkan mengunggah materi kuliah serta nilai mahasiswa. Kehadiran dosen pun dipantau secara online. Dosen harus hadir sesuai dengan jadwal dan ruangan yang sudah ditentukan. Dosen tidak bisa memindah ruang dan jam seenaknya. Absensi dosen harus dilakukan sesuai dengan ruang yang telah ditentukan jauh sebelumnya. Karena, ada sistem yang menentukan kapan dapat diakses dan di mana tempat aksesnya. “Jadi, conduite kehadiran dosen terekam jelas. Mau absen di kampus mana pun, dapat terekam secara real-time,” kata Miwan.

Tak hanya itu, agenda pembelajaran juga dapat dipantau melalui aplikasi Sisfo SDM. Misalnya, apakah dosen sudah memberikan materi sesuai dengan silabus sepanjang semester

atau tidak. Semuanya dapat dicek. Aplikasi ini disinkronkan pula dengan aplikasi kuesioner untuk menilai performa karyawan dalam satu semester. Aplikasi kuesioner merupakan aplikasi untuk setiap pengajar (dosen) dari mahasiswa, terutama penilaian mahasiswa terhadap dosennya. “Jadi, data kehadiran, kuesioner, track record (negatif atau positif) akan menjadi indeks prestasi karyawan,” kata Miwan.

Bahkan, Sisfo SDM ini dilakukan sejak calon karyawan mengajukan lamaran kerja. Sebagai contoh, setelah proses via Internet dan wawancara di BSI Semarang, hasil wawancara lantas dikirim ke server pusat (VPN) untuk diolah. Setelah itu, hasilnya di-publish lagi via website. Saat ini BSI memiliki 46 kampus di Jabodetabek, Jawa Barat dan Jawa Tengah, yang didukung sekitar 3.000 karyawan dan dosen, serta mengelola 50 ribu mahasiswa.

Selain aplikasi inti tersebut, ada aplikasi pendukung, seperti untuk alumni ada laman http://career.bsi.ac.id dan ada pula http://bec.bsi.ac.id (BSI Entrepreneur Center). Ada pula aplikasi untuk mengecek validitas ijazah lulusan BSI melalui situs http://company.bsi.ac.id. BSI juga punya katalog buku secara online, semacam e-library, dan perpustakaan off line. Mahasiswa yang mau akses ke perpustakaan harus lebih dulu teregister di perpustakaan online. Sebab, perpustakaan (offline) BSI menyebar di beberapa tempat. Pengelohan dilakukan secara terpusat.

Untuk memastikan semua sistem berjalan lancar, BSI punya server sendiri dan juga server co-location (khususnya untuk web). Bahkan, diklaim Miwan, masing-masing Sisfo memiliki server tersendiri. Lebih dari itu, ada beberapa server yang alokasinya dipecah. Misalnya, ada web server, database server, dan back-up server. “Selain itu dilakukan sistem clustering untuk mem-back up core address-nya,” kata Miwan sambil menambahkan, pihaknya menggunakan 10 server IBM Xseries yang kapasitas minimalnya 2 terabyte.

Selain BSI, PT lain yang sudah merealisasikan konsep online campus adalah Universitas Bina Nusantara (Ubinus). PT yang didirikan Dr. Widya Soeryaningsih (almarhum) tahun 1981 ini memang memiliki citra yang kuat sebagai kampus berbasis TI. “Di Binus, TI bukan hanya sebagai enabler, tetapi sudah merupakan strategi. Semua kegiatan di Binus, mulai dari masuk sampai keluar, sudah berbasiskan TI, baik dari sisi mahasiswa, dosen, maupun karyawan dan yayasan,” kata Eddy Santosa Jaya, General Manager TI Ubinus.

Diklaim Eddy, Ubinus sudah memanfaatkan TI sejak awal. Misalnya, untuk mendukung kegiatan administrasi, Binus menggunakan komputer AS 400 atau S36 sejak 1981. Padahal, ketika itu memakai komputer jenis itu sudah cukup modern dan canggih. “Seiring dengan perkembangan zaman dan tuntutan dunia TI saat itu, Binus mulai memancang mimpi menjadi universitas dengan kemampuan komputer yang maju,” ujarnya.

Lalu, pada 1995, Eddy dan Tim TI Ubinus mengembangkan layanan informasi mahasiswa melalui telepon yang disebut Binus Phone Services. Saat itu mahasiswa meng-input kode melalui telepon dan akan dijawab secara otomatis. Layanan yang diberikan Binus Phone Services ini adalah informasi nilai sampai transaksi Kartu Rencana Semester (KRS). “Ide pengembangan Binus Phone Services datang dari almarhumah Ibu Widya, sepulangnya kunjungan dari Jepang. Beliau melihat sistem seperti phone service itu. Saat pulang dia memanggil kami untuk membuat layanan seperti itu. Pastinya kami sempat bingung karena melihat seperti apa praktiknya saja tidak pernah,” ujar Eddy mengenang sambil tersenyum.

Setahun kemudian, layanan Internet mulai diperkenalkan. Walaupun, saat itu masih belum booming dan masih cukup mahal pengoperasiannya. Ubinus pun berhasil membuat sistem layanan berbasis Internet, yang diberi nama Student Information Service. Lalu, memasuki tahun 2000, Ubinus mulai masuk ke e-Learning dengan menerapkan konsep multi-channel learning, yaitu belajar dengan banyak channel. Diawali dengan mengembangkan Binus Maya. Pada 2004, e-learning dan sistem informasi mulai diintegrasikan ke dalam sistem Binus Maya, sehingga menjadi layanan terpadu. Sejak 2010, sudah ada Binus Maya versi 2.0.

Dijelaskan Eddy, Binus Maya merupakan web portal yang dibangun untuk membantu proses belajar-mengajar. Di dalamnya terdapat beberapa aplikasi yang dibangun untuk digunakan oleh mahasiswa dan dosen. Contohnya, aplikasi MyClass, yakni aplikasi yang digunakan untuk mengakses materi perkuliahan yang telah didefinisikan oleh jurusan yang disebut Course Outline. Di sini materi perkuliahan sudah tersedia, dosen tinggal mengunggah materi yang ada di Course Outline. Dosen juga bisa memberikan tugas atau materi tambahan lewat fasilitas My Class. “Untuk tugas-tugas yang diberikan dosen, mahasiswa meng-upload jawabannya di Binus Maya melalui aplikasi MyClass ini,” ujar Eddy.

Juga, ada aplikasi Forum melengkapi aplikasi MyClass. Aplikasi Forum berfungsi sebagai media diskusi antara mahasiswa dan dosen. Di dalamnya ada beberapa ruang diskusi antara mahasiswa dan dosen, mahasiswa dengan mahasiswa kelas yang lain, antardosen, dan sebagainya.

Aplikasi penting lainnya di dalam Binus Maya adalah Services. Aplikasi ini berisi berbagai fasilitas yang dibutuhkan agar pihak Ubinus dapat memberikan informasi kepada mahasiswa dan dosen. Antara lain, jadwal kuliah, jadwal ujian, nilai, entri nilai oleh dosen, entri kesedian menguji oleh dosen, entri waktu kesediaan mengajar oleh dosen, pemesanan surat permohonan, dan cetak Kartu Mata kuliah (KMK). “Untuk proses pemberian nilai oleh dosen, kami membangun sistem entri nilai secara online di Binus Maya, sehingga staf tinggal memonitor dan menindaklanjuti entri nilai oleh dosen,” kata Eddy. Selain Binus Maya, juga ada Binus Online Learning untuk mahasiswa di luar jalur reguler. Aplikasi ini untuk mempermudah proses belajar-mengajar yang lebih banyak dilakukan bukan dengan tatap muka.

Setelah mengembangkan e-learning dan Binus Maya, pada 2009 Ubinus mulai mengembangkan sistem RFID untuk absensi, peminjaman buku dan belanja di lingkungan Binus bekerja sama dengan BCA. Selain itu, untuk penerimaan dosen baru, Ubinus membangun website khusus: LecturerVacancy. Aplikasi ini digunakan untuk memproses penerimaan dosen baru, dari proses pendaftaran sampai penjadwalan wawancara oleh pihak jurusan. Pihak jurusan menggunakan aplikasi ini untuk mengisi lowongan dan memproses calon dosen.

Ubinus juga membangun sistem perpustakaan. “Dari mulai masuk, booking buku, pinjam dan pengembalian, semuanya juga berbasiskan TI dan otomatis. Untuk transaksi pun sudah mengarah ke cashless,” papar Eddy bersemangat.

Menurut Eddy, untuk pengembangan dan pemeliharaan TI ini, pihak Binus mengalokasikan dana Rp 10 miliar setiap tahun. Saat ini, Binus Grup (Ubinus, Sekolah Binus, Binus Center, dsb.) memiliki 150 server dan sekitar 3.000 unit komputer, yang ditopang kapasitas bandwidth mencapai 64 Mbps dari dua provider: Telkom dan Moratel.

Hasilnya? Diklaim Eddy, semua proses belajar-mengajar di Binus sudah berbasis TI dan mengadopsi paperless. Seorang dosen yang ingin mengajar, misalnya, tidak perlu membawa buku dan berbagai macam literatur ke dalam kelas. Setelah melakukan tap untuk absensi, ia cukup membawa mic dan spidol saja ke dalam kelas. Ketika masuk kelas, dosen kembali harus men-tap untuk mengetahui dirinya sedang ada di mana. Kelas sendiri sudah dilengkapi komputer dan proyektor. Dosen tinggal mengambil bahan (silabus) di dalam akunnya di Binus Maya. Dengan membuka Binus Maya, dosen juga bisa mengecek mahasiswa yang tidak masuk atau tidak melakukan tap. “Mahasiswa pun mempunyai akun Binus Maya, sehingga bisa mengirim tugas, mengambil e-Book atau untuk mengetahui jadwal kuliah. Semua proses belajar-mengajar sudah tergabung di dalamnya,” ujarnya.

Kesiapan TI Binus dalam mendukung proses belajar-mengajar diakui mahasiswanya, Victor Budiman. Menurut Victor, penggunaan kertas dalam belajar-mengajar sudah cukup berkurang dengan berfungsinya sistem TI. “Untuk tugas sendiri pun bisa di-upload langsung di Binus Maya. Ini memudahkan kami sebagai mahasiswa,” katanya.

Tak berhenti di situ. Ditargetkan Eddy, mulai pertengahan tahun ini Binus akan masuk ke arah mobile services. Ini sejalan dengan konsep generasi connected (C generation). “Kami akan masuk ke arah real-time information, learning anywhere anytime, sehingga kami harus mengubah student atau dosen ke arah connected. Mereka bisa menggunakan semua device dan tool yang ada untuk mendukung proses belajar-mengajar dengan model connected,” papar Eddy.

Selain Ubinus dan BSI, sebenarnya ada beberapa PT lain yang cukup menonjol dalam pemanfaatan TI untuk mendukung kegiatan akademis dan proses belajar-mengajarnya, antara lain Stikom, Universitas Gunadarma, dan Institut Teknologi Sepuluh November Surabaya. Tentu, dengan gaya mereka masing-masing. (*)

Reportase: Sigit A. Nugroho & Yurivito Kris Nugroho/Riset: Dian Solihati

Sistem Penting di BSI

(1) Sisfo PDA (Pengelolaan Data Akademis)

  • Data calon mahasiswa

  • Kartu Rencana Studi

  • Percutian

  • Data hasil ujian

  1. Sisfo SDM

  • Jadwal kuliah

  • Absensi

  • Kuesioner

  • Penilaian performa karyawan/dosen

Sistem Penting di Ubinus (Binus Maya):

  1. MyClass :

  • Materi perkuliahan

  • Penugasan dosen

  1. Forum :

  • Forum mahasiswa dengan dosen

  • Forum mahasiswa dengan mahasiswa kelas lain

  • Forum antardosen

  1. Services:

  • Informasi jadwal kuliah dan ujian

  • Informasi nilai

  • Fasilitas entri nilai (untuk dosen)

  • Fasilitas entri kesediaan mengajar dan menguji (untuk dosen)

  • Pemesanan surat permohonan

  • Pencetakan Kartu Mata Kuliah

  1. LecturerVacancy :

  • Sistem penerimaan dosen baru, mulai dari pendaftaran, penjadwalan wawancara, hingga pemrosesannya.

  1. Sistem Perpustakaan :

- mulai dari pemesanan buku, pencatatan peminjaman hingga pencatatan pengembalian

—————————————————————————————————————–

.

SHARE SOCIAL MEDIA

RELATED POSTS

Sorry, no related post.

LEAVE A REPLY


4 − = two