Melakukan implementasi (deployment) sistem teknologi informasi (TI) di lingkup enterprise bukan soal mudah. Apalagi bila mencakup hingga kalangan mitra usaha, alias berskala extended enterprise. Banyak hal yang harus dipertimbangkan dan banyak pernik yang disiapkan. Toh, ada perusahaan yang berhasil melakukannya. Salah satunya, PT Astra International Tbk. (AI), yang berhasil mengatasi segala kerepotan ini dan mampu mengimplementasi sistemnya hingga ke lingkup para mitra usahanya, bahkan dalam waktu relatif singkat.
Sebagaimana dimaklumi, AI selain berfungsi sebagai holding company bagi perusahaan lainnya di lingkungan Grup Astra, juga berperan sebagai operating company. Dalam fungsi keduanya ini, AI membawahkan 7 merek otomotif. Salah satu merek otomotif yang menjadi tanggung jawab dan sekaligus andalan AI adalah (sepeda motor) Honda. Kegiatan operasionalnya (penjualan) dikelola oleh Unit Bisnis Honda Sales Operation (HSO). Adapun PT Astra Honda Motor (AHM), salah satu perusahaan di bawah payung Grup Astra (AI), lebih berperan di bidang manufakturing motor Honda.
Dalam praktiknya, peran yang dijalankan HSO ternyata cukup kompleks. HSO bertanggung jawab terhadap penjualan sepeda motor Honda dan suku cadangnya di 10 wilayah provinsi. HSO bekerja sama dengan mitranya yang jumlahnya ratusan perusahaan, terdiri dari dealer dan perusahaan penyedia servis (bengkel). Aspek legal dan kepemilikan perusahaan dealer ataupun bengkel ini terpisah dari AI, alias bukan bagian dari Grup Astra.
Mengelola jaringan bisnis seperti itu jelas bukan perkara mudah, dan sudah pasti membutuhkan bantuan TI. Buat AI yang selama ini menerapkan standar tinggi dalam bisnisnya, urusan TI sebenarnya bukanlah barang baru. Namun, mengelola bisnis penjualan kendaraan roda dua (sepeda motor) ternyata memang lebih menantang – dengan kata lain lebih njlimet – dibanding bisnis kendaraan roda empat (mobil). Alhasil, seperti diakui Ganda Kusuma, CIO AI, membangun sistem TI pendukung bisnis penjualan motor dan suku cadangnya yang melibatkan mitra independen ini pun menghadapi sejumlah tantangan yang tak ringan.
Tantangan yang paling menonjol jelas menyangkut banyaknya mitra bisnis yang berada di berbagai daerah. “Dan banyak di antaranya berada di lokasi yang really remote area,†ungkap Ganda. Sudah begitu, tak seperti bisnis roda empat, pemilik usaha dealer dan bengkel ini mayoritas adalah individual. “Buat mereka, biaya operasional dan biaya TI kalau bisa tidak usah ada,†papar Ganda.
Tentu saja, budaya, manajemen ataupun tingkat kematangan TI (IT maturity level) mereka berbeda-beda. Toh, seperti kenyataan yang ditemukan di lapangan, sebagian besar masih sangat basic. Misalnya, hanya punya satu-dua PC. “Kami menghadapi masalah lapangan seperti ini, padahal harus men-deploy sistem secepat-cepatnya,†ujar Ganda.
Tantangan kedua menyangkut kepedulian terhadap biaya. Sebagai pemegang sekitar separuh pangsa pasar otomotif nasional, maka perhatian AI adalah bagaimana membangun dan mengimplementasi satu sistem yang cost-effective. Kalau ini berhasil diwujudkan, AI akan memiliki keunggulan kompetitif (competitive advantage). Pertanyaannya, platform TI seperti apa yang ingin diinstal di lingkungan mitra dealer dan bengkel tersebut? Buat mereka yang berpikir kalau bisa biaya TI tidak perlu ada, mustahil untuk memasangkan aplikasi enterprise dari salah satu vendor enterprise resource planning (ERP) ternama dunia. AI sendiri selama sekitar 10 tahun sudah memakai aplikasi ERP dari salah satu vendor besar sebagai sistem back office-nya.
Maka, tim TI AI di bawah komando Ganda bersama dengan konsultan pengembang software, Intimedia, berusaha mendesain sistem yang kira-kira pas buat menjawab kebutuhan jaringan penjualan ini sekaligus mengatasi tantangan yang mereka hadapi. Sebelum mendesain ada isu lain yang juga harus dijawab, misalnya sampai level mana aplikasi yang akan di-deploy di kalangan mitra dealer itu, apakah sebatas modul keuangan atau hingga transaksi.
Dari hasil penggodokan tim TI AI bersama konsultan pengembangnya, maka diperolehlah desain sistem yang diperkirakan bakal menjawab kebutuhan tadi. Yang pertama, sudah diperhitungkan bahwa platform dari vendor besar ERP yang dipakai sebagai sistem back office AI dinilai overkill bila ingin di-deploy di kantor dealer dan pusat servis/bengkel. Karena itu diputuskan, aplikasi yang hendak dikembangkan haruslah berciri Web-based, yang bisa digunakan cukup dengan Web browser, sehingga tidak menambah biaya bagi mitra usaha. Kedua, platform yang dipilih adalah teknologi .Net (dotnet), dengan alasan murah dan skalabel.
Berikutnya, diputuskan pula desain aplikasinya sebagai single application. Soal polanya, distributed ataukah centralized, tergantung pada kondisi setempat mitra usaha HSO, dan juga ukuran (size) bisnis mereka.
Ketika desain sudah disepakati, tim Intimedia pun mengembangkan aplikasi front end untuk mitra dealer dan bengkel itu. Menurut Adrianto Gani, Dirut Intimedia, sistem yang dikembangkan timnya sebenarnya bukan hanya untuk pengelolaan bisnis kendaraan roda dua (yang dikelola HSO), tetapi juga bisnis kendaraan roda empat. Khusus tim pengembangan dari Intimedia yang bekerja untuk unit HSO mencapai 30 orang. Menurut Adri, pada dasarnya aplikasi front end HSO ini dikembangkan untuk mengelola tiga jenis bisnis, yakni unit penjualan sepeda motor, unit jasa servis, dan unit penjualan suku cadang. “Pengembangan aplikasi ini cukup lama, mungkin sampai satu tahun,†ungkap Adri.
Begitu proses pengembangan (development) aplikasi front end HSO siap, dilanjutkan dengan proses yang tak kalah berat: sosialisasi dan deployment. “Kami tidak ikut dalam tahapan ini,†kata Adri. Memang, sebelum melakukan proses deployment (implementasi sistem) ke mitra usaha, tim HSO harus mampu meyakinkan pemilik dealer dan bengkel. Agar ide implementasi sistem ini bisa diterima dengan baik (buy in), proses sosialisasi pun dilakukan pada pemilik dealer dan bengkel. Salah satu isu yang mencuat adalah masalah kepemilikan data. Dalam hal ini berhasil dirumuskan bahwa data finansial merupakan milik mitra, begitu pula dengan data pelanggan. Adapun data logistik menjadi milik value chain. Tentu saja, sebuah dealer tidak ingin data pelanggan yang dimilikinya di-share dengan dealer lainnya. Maka, terkait dengan masalah ini, access rights juga diatur dan dijaga sedemikian rupa.
Proses roll out sistem di kalangan mitra dealer dan bengkel penyedia servis yang berjalan di tahun 2009, dilakukan sendiri oleh tim TI AI. Para penanggung jawab dari mitra itu dikumpulkan di ibu kota provinsi – yang hadir 30-40 orang – untuk menerima pelatihan dari staf TI AI. Mereka diminta sekalian membawa PC server masing-masing (yang pada dasarnya hanya berupa PC biasa). Sebelum pelatihan, aplikasi front end yang dimaksud diinstal dulu di PC server masing-masing, menggunakan CD installer.
Lantaran sistemnya kompleks, pelatihan seperti itu dilakukan tiga-empat kali, agar bisa mencakup seluruh modul. Jika orang yang menerima pelatihan tersebut keluar dari pekerjaannya, terpaksa harus diberikan pelatihan untuk penggantinya.
Untuk mengimplementasi sistem ke lebih dari seribu mitra usaha tentu bukan pekerjaan sepele. Juga berisiko apabila langsung dilakukan bersamaan pada mitra sebanyak itu. Oleh karena itu, AI sebelumnya menerapkan proyek percontohan pada beberapa dealer yang dianggap representatif. Setelah melakukan baik fixing atau perbaikan sistem maupun metode implementasi berdasarkan masukan dari proyek percontohan, proses roll out ke mitra usaha lainnya yang banyak itu dilakukan.
Dengan aplikasi front end, mitra dealer dan bengkel bisa melakukan sinkronisasi data penjualan sepeda motor, suku cadang ataupun jasa servis ke AI. Proses pengiriman (upload) data dijadwalkan periodik, sesuai dengan batch-nya. Toh, problem koneksi masih dijumpai. Karena itulah, AI pun merasa perlu menggandeng Telkom yang punya program meng-cover SD-SD di berbagai provinsi dengan layanan Speedy-nya.
Meski sistem ini diinstal di kalangan mitra usaha yang tergolong pengusaha UKM, AI tak mau mengabaikan masalah keamanan (sekuriti), baik terhadap sistem maupun datanya. “Jangan sampai terjadi fraud,†ia menekankan.
Tentu saja, sistem itu harus dijamin bisa digunakan oleh para mitra dengan sebaik-baiknya. Untuk itulah HSO membentuk tim pendukung, yang diberi nama IS Team. Waktu itu, ada pemikiran untuk memberikan tugas ini pada staf TI AI yang sudah ada. Cuma, karena berbagai pertimbangan – salah satunya lantaran hampir semua pertanyaan mengenai masalah penggunaan – HSO akhirnya merekrut 12 orang fresh graduate sebagai anggota IS Team. Ke-12 orang ini dilatih khusus selama 1,5 bulan. Mereka menggunakan aplikasi remote desktop untuk menangani pertanyaan ataupun komplain dari para mitra.
Kendati ditemui banyak pernak-pernik dan kerepotan, proses deployment sistem front end ke seluruh jaringan mitra ini bisa selesai hanya dalam waktu sekitar tiga bulan. “Ini menjadi keunggulan kompetitif kami,†kata Ganda bangga. Adri membenarkan bahwa di antara benefit yang gampang terlihat bagi AI dan jaringan bisnisnya adalah proses deployment sistem yang cepat dan mudah. “Karena aplikasinya ringan dan Web-based, sehingga klien cukup menggunakan browser,†ujar Adri. Jadi, boleh dibilang, kunci sukses deployment dalam waktu cepat itu, karena sistemnya sudah standar dan aplikasinya tergolong ringan (antara lain karena berciri Web-based) dengan platform yang skalabel, serta sikap buy in dari kalangan mitra usaha.
Sebenarnya ada lagi benefit yang tak kalah strategis, yakni AI bersama jaringan mitra usahanya itu bisa memperoleh penghematan karena tak perlu menggunakan lisensi software yang mahal dari vendor ERP multinasional. Baik Ganda maupun Adri tak menyangkal ketika dikonfirmasi SWA soal benefit ini. “Memang sudah seharusnya ada cara-cara agar kalangan perusahaan kecil – bukan hanya perusahaan besar – juga bisa menggunakan software aplikasi yang baik,†kata Ganda. Adapun Adri mengakui, dalam kasus HSO, sistem yang dikembangkan timnya itu merupakan fungsi sistem front office yang juga dipakai AI agar bisa digunakan oleh mitra usaha untuk melakukan sinkronisasi data.
Ganda pun mengungkap manfaat lain yang tak kalah penting bagi masa depan AI. “Sistem ini akan mudah dikembangkan ke depan, dengan harapan kami bisa menyediakan one stop solution,†ujarnya dengan nada senang.
