Technology

UKM pun Pantas Pakai ERP

UKM pun Pantas Pakai ERP

Aplikasi bisnis sejenis ERP yang selama ini dinikmati perusahaan menengah-besar pun diminati UKM. Asalkan, harga solusinya jauh lebih bersahabat dan waktu implementasinya lebih singkat.

Aplikasi korporat yang dikenal dengan istilah ERP (enterprise resources planning) selama ini identik dengan perusahaan berskala menengah-besar. Maklumlah, selain dikenal biaya lisensinya sangat mahal, waktu untuk implementasinya pun cukup panjang. Sudah begitu, bisa saja implementasinya gagal lantaran tak sesuai dengan skala dan model bisnis. Tak mengherankan, selama ini ERP dianggap bukan ranahnya usaha kecil-menengah (UKM).

Namun, itu bakal segera basi. Sebab, belakangan ada kecenderungan para vendor membuat atau menyediakan ERP berskala mini yang ditujukan buat UKM. Tentu saja, harga lisensi atau penggunaannya sesuai dengan kantong para UKM itu. Dan, tak harus beli putus lisensinya, tetapi cukup dengan sewa berlangganan. Contohnya, layanan ERP berlangganan yang ditawarkan Telkom. Produk ERP-nya bernama Bonastoco.

Salah satu UKM yang sudah mengadopsi layanan ERP berlangganan ini adalah PT Kanemochi Indonesia, yang bergerak di bisnis ritel modern dalam bentuk minimarket bernama Kanemochimart.

Minimarket ini dibuka pada Maret 2010, dan baru memiliki satu gerai dan distribution center di Cengkareng, Jakarta Barat. Kanemochimart yang dibuka 24 jam dan membidik kalangan menengah-atas dikembangkan oleh Anthony dan beberapa koleganya. Menurut Agus Pramono, Manajer Operasional PT Kanemochi Indonesia, Kanemochimart memiliki pertumbuhan cukup bagus. Ia mengklaim, setiap hari jumlah pelanggan yang datang mencapai 300 orang. Dalam sebulan nilai transaksinya sekitar Rp 200 juta. Ditargetkan, hingga 2011 akan membuka delapan gerai. “Rencana Kanemochi sudah dipetakan. Nantinya, Kanemochimart akan ditawarkan dalam bentuk waralaba,” ungkap Agus. Ia menyebutkan, saat ini sudah ada beberapa investor yang tertarik mengembangkan minimarket ini di daerah.

Kendati baru “menetas”, tampaknya karena ingin tancap gas, Kanemochimart langsung mengadopsi solusi ERP untuk menopang proses bisnisnya. Menurut Agus, sejak awal pihaknya memang sudah mencari aplikasi ritel yang komplet, tetapi dengan harga terjangkau. Kebetulan ada tawaran dari Telkom. “Di dalam aplikasi Bonastoco ini, salah satunya sudah ada program GL (general ledger), sehingga tidak perlu membuat laporan secara manual karena sudah otomatis,” ujar Agus.

Lebih dari itu, implementasi ERP itu dimaksudkan untuk memberikan updated report kepada para pemilik yang punya kesibukan masing-masing. Maka, paket ERP Bonastoco yang dipilihnya adalah paket premium, yang menawarkan fitur tambahan monitoring penjualan dan stok via ponsel. “Dengan begitu,” katanya, “para owner yang tidak terlibat dalam operasional tetap dapat memantau kegiatan bisnisnya melalui ponsel.”

Menurut Agus, proses implementasi ERP Bonastoco dilakukan dalam dua tahap. Pada Maret-Juni, terlebih dulu implementasi untuk bagian front end, yakni kasir atau point of sales (POS). Selanjutnya, pada Juli mulai implementasi di back office, mencakup modul pembelian, penjualan, AR/AP hingga inventori. Semuanya terintegrasi masuk ke pembukuan di modul GL secara otomatis (automatic journal). Jadi, pada saat terjadi transaksi penjualan di POS, datanya bisa langsung masuk ke GL dan selanjutnya ke laporan keuangan. “Proses implementasinya memakan waktu lima bulan hingga bisa running seperti sekarang,” kata Agus yang mengaku dari segi hardware hanya menyiapkan PC Pentium IV bermemori 1 GB, dan ruang harddisk 5 GB itu.

Diakui agus, meskipun masih banyak report dari POS yang tidak masuk ke back office, secara keseluruhan penerapan ERP ini memberi sejumlah manfaat, antara lain laporan ke pemilik lebih cepat sehingga mereka bisa memonitornya day to day, serta laporan lebih aktual dan valid karena meminimalkan manual report. “Saat ini masih belum ada kendala yang berarti, masih lancar-lancar saja. Mungkin karena baru satu toko,” kata Agus sambil tersenyum.

———————————————————————————————

Manfaat yang Dirasakan UKM :

Memudahkan melihat laporan penjualan dan stok

Memudahkan penambahan item barang yang dijual

Data transaksi lebih tersusun dan rapi

Meminimalkan manual report, sehingga laporan lebih aktual dan valid

Pemilik usaha bisa melihat laporan secara online, bahkan memantau cukup lewat ponsel

Tersedianya fasilitas pasar interaktif via Internet (marketplace)

Harga terjangkau

Implementasinya tidak butuh waktu lama

———————————————————————————————————————–

UKM yang “berani” memakai ERP seperti itu bukan hanya Kanemochi. Contoh lainnya, CV Massilia, perusahaan di bidang penjualan buku, majalah, tabloid dan koran yang didirikan R. Sunarko pada 1999. Tokonya yang bernama Massilia Bookstore berlokasi di Bandara Soekarno-Hatta Terminal 1a Dalam.

Menurut Sunarko, layanan ERP mulai digunakan di Massilia Bookstore pada 26 Agustus 2010. Diklaimnya, proses implementasinya tidak memerlukan waktu lama. Sebab, tokonya telah menggunakan sistem berbasis TI, sehingga hanya membutuhkan waktu untuk adaptasi.

Penerapan ERP di perusahaannya memberikan beberapa keuntungan. Di antaranya, memudahkan melihat laporan transaksi penjualan dan stok, dapat langsung menambahkan nama barang baru secara real-time, transaksi lebih tersusun rapi, dan bisa melihat laporan secara online. “Hingga saat ini belum ada kendala yang dihadapi karena belum ada keluhan dari para user di lapangan dan dari para customer,” ungkap Sunarko. “Saran saya kepada karyawan, agar selalu memantau sistem sehingga dapat berjalan secara real-time.”

Selain kedua UKM tersebut, contoh lainnya adalah PT Sanxovier, perusahaan penjualan garmen dan non-garmen. Sejak beberapa bulan lalu, Sanxovier sudah bisa menikmati layanan ERP yang ditawarkan Telkom. Menurut Dewi Yuliana, Manajer Keuangan Sanxovier, modul yang digunakan untuk mendukung proses bisnis di perusahaannya adalah modul trading di back office-nya, dan modul POS sebagai front office-nya. Proses implementasinya hanya butuh waktu lima hari. “Secara umum modul yang digunakan adalah POS, transaksi penerimaan barang dan stock tracking, dan selebihnya memerlukan pendalaman lebih lanjut,” Dewi menjelaskan.

Alasan utama perusahaannya mengadopsi solusi ERP, selama ini transaksi penjualannya masih dilakukan secara manual. Akibatnya, laporan penjualan yang diberikan per hari membutuhkan waktu lebih lama. “Kendala yang dihadapi sebelum menggunakan sistem adalah terhambatnya proses pelaporan ke kantor,” ucap Dewi.

Singkatnya, melalui pemanfaatan ERP ini pihaknya bisa melakukan transaksi penjualan secara lebih cepat dan bisa menghasilkan laporan real-time. Pasalnya, di Sanxovier tidak ada proses produksi, hanya melakukan penjualan garmen dan non-garmen. ”Tapi, saat ini kami masih butuh waktu untuk mempelajari lebih dalam. Jadi, butuh training lagi,” ungkapnya.

PT Satu Persada Bhineka pun tak mau ketinggalan memanfaatkan layanan ERP. UKM di bidang distributor komputer ini sejak Juni 2010 telah mengimplementasi layanan ERP full modul dari Telkom. Menurut Ayu Putriani, Manajer Akunting Persada Bhineka, proses implementasinya hanya satu minggu. Untuk bisa menikmati layanan tersebut, pihaknya hanya menyediakan perangkat komputer minimum Pentium 4, harddisk sekitar 20 Gb serta memori 1 Gb.

Dikemukakan Ayu, perusahaannya mau mengadopsi solusi ERP tersebut karena fasilitasnya lengkap. terutama untuk mendukung proses bisnis di perusahaan. Antara lain, tersedianya laporan keuangan yang lengkap, dan mudah untuk mengoperasikannya. Namun, ia punya masukan. “Saran kami, sebaiknya kemampuan software Bonastoco lebih ditingkatkan lagi agar tidak sering mengalami problem.”

Selain keempat UKM tersebut, saat ini – seperti diklaim pihak Telkom — sudah lebih dari 100 UKM yang menggunakan layanan ERP yang diluncurkan pada Juli 2010 itu. Angka ini belum termasuk sekitar 3 ribu UKM yang sedang melakukan trial Bonastoco.

Sebenarnya, layanan yang ditawarkan Telkom ini merupakan paket bundling antara produk Speedy (koneksi Internet) dan aplikasi Bonastoco. “Kami menawarkannya dalam bentuk bundling. Pelanggan cukup membayar biaya bulanan sesuai paket aplikasi yang dipilih. Jadi, one bill dengan tagihan Speedy,” kata Joddy Hernady, Executive General Manager Divisi Multimedia PT Telkom.

Dijelaskan Joddy, Bonastoco ditawarkan dalam dua paket, yakni paket standar dan premium. Untuk paket standar, pihak UKM cukup membayar Rp 265 ribu/bulan untuk bisa menikmati layanan ERP full modules bagi tiga user dan akses Internet Speedy. Adapun untuk paket premium, biaya langganannya Rp 365 ribu/bulan, dengan layanan: ERP full modules untuk 6 user, Speedy, plus fitur monitoring sales (penjualan terakhir, per jam tertentu, kemarin, minggu lalu, bulan lalu dan tahun lalu) dan stok (stok terakhir, per produk, cabang, supplier) melalui ponsel. Adapun kapasitas bandwidth yang ditawarkan adalah 384 kbps unlimited.

Rupanya, meski sebagai penyedia layanan ERP berlangganan, Telkom tak mengembangkan sendiri aplikasi untuk UKM itu. Nah, Bonastoco ini dikembangkan oleh software house lokal yang berbasis di Batam: PT Inforsys Indonesia. Menurut Yudho Hermoyo, Direktur Pemasaran Inforsys, aplikasi Bonastoco dirancang untuk mengolah data transaksi keuangan perusahaan serta menghasilkan laporan analisis transaksi dan keuangan perusahaan yang dibutuhkan. Program ini dilengkapi dengan berbagai macam modul transaksi. “Bonastoco juga menyediakan fasilitas pasar interaktif Internet atau marketplace, sehingga sesama pengguna dapat saling berkenalan sebelum bertukar data bisnis atau mengeluarkan PO (purchasing order) secara online,” kata Yudho.

——————————————————————————

Modul dalam Aplikasi ERP Bonastoco

Pembelian (Purchasing)

Penjualan (Sales)

Sistem Persediaan Barang (Inventory)

Utang (Account Payable)

Piutang (Account Receivable)

Kas dan Bank (Cash & Bank)

Buku Besar (General Ledger)

Marketplace

———————————————————————————————————-

Aplikasi Bonastoco dibangun dengan menggunakan bahasa programming ASP.net, database memakai Postgressql, dan reporting tools memakai Crystal Report 9.0. “Salah satu keunggulan Bonastoco adalah memudahkan komunikasi bisnis sesama pengguna, seperti adanya fitur perkenalan, mengirim PO dan invoice, dan sebagainya,” Yudho mengklaim.

Yudho juga mengklaim solusi ini mampu mengomunikasikan data antarcabang/gerai milik UKM dengan kapasitas bandwidth yang sangat kecil. Dalam kondisi offline pun pengguna tetap bisa bekerja karena database yang ada di komputer lokal (sisi UKM). Lalu, begitu Speedy terkoneksi, sekecil apa pun bandwidth-nya, tetap bisa langsung transfer data. “Bonastoco tidak memerlukan kapasitas bandwidth yang besar. Sebab, dengan bandwidth kecil pun sudah bisa mengirim data.”

Daya tarik buat pengguna lainnya, database untuk aplikasi Bonastoco tetap berada di komputer pelanggan (lokal), bukan di server Telkom. Jadi, database bisa di-maintain langsung oleh pelanggan. Sementara itu, yang ada di server cloud (server milik Telkom) adalah database untuk omset dan inventori harian, yang berguna untuk monitoring lewat ponsel atau Internet. Karena itu, Joddy mengklaim, aplikasi ini cukup aman buat pengguna yang mungkin khawatir datanya digunakan pihak lain. “Database Bonastoco full ada di komputer pelanggan, sehingga keamanan dan kenyamanan menggunakan aplikasi ini tetap terjaga. namun pelanggan tetap bisa melakukan komunikasi bisnis serta berinteraksi dengan sesama pengguna aplikasi,” kata Joddy memberikan jaminan. (*)

Riset: Dian Solihati

Workflow ERP BonaStoco


© 2023-2024 SWA Media Inc.

All Right Reserved