Axis Selalu Memilih Vendor Office Equipment Melalui Tender

 

Perusahaan operator seluler AXIS memiliki kebijakan khusus terhadap vendor pengadaan perlengkapan kantor. Budiono Sangkoyo mengungkapkan, untuk  pembelian office equipment, tidak ada intervensi dari kantor pusat, karena nilainya tidak terlalu besar dan banyak tersedia di Indonesia. “Ini beda dengan perangkat radio dan sejenisnya yang harus disetujui kantor pusat,” jelas, Head of Procurement Division AXIS.

 

Apa saja pertimbangan dalam memilih vendor? Budiono menguraikan, pertama brand, lalu ketersediaan barang di Indonesia, kemudian kontinuitas supply-nya, harga kompetitif, dan term of condition  dari kontraknya sendiri. Soal term of condition kontrak ini misalnya, ada barang yang murah, tapi penawaran kontraknya tidak menarik. Contoh, vendor minta dibayar seketika, sedangkan AXIS tidak bisa lantaran standar pembayaran AXIS sekitar 30 hari. Jadi, walaupun harganya sedikit murah, jika hal itu membuat repot AXIS, akan ditolaknya.

 

Di AXIS, setiap  proses pemilihan vendor dilakukan lewat tender. “Aturan kami, harus diikuti minimal 3 vendor,” ungkapnya. Namun, ia juga membatasi tidak terlalu banyak agar tidak sulit dalam mengevaluasi. Biasanya 3-6 vendor yang ikut tender untuk pengadaan satu jenis barang.

 

Untuk layanan purnajual para vendor umumnya bergaransi satu tahun dan biasanya setelah itu garansinya diperpanjang, misalnya komputer. Namun, ada juga yang garansinya lebih dari satu tahun. Bahhka, garansinya sepanjang menggunakan barang tersebut. “Contohnya kursi ini warranty-nya life time, sepanjang usia, sampai kapanpun kursi ini dipakai ada,” imbuhnya.. Umumnya AXIS memilih vendor lokal yang menjadi distributor barang dari luar negeri.
Masalah yang kerap dihadapi AXIS saat berhubungan dengan vendor adalah ketika harus mengirim barang dengan cepat. “Salah satu yang menentukan buat mereka (vendor) adalah delivery-nya, mereka bisa tidak deliver tepat waktu,” ujar Budiono.  “Kadang-kadang kami minta waktu satu minggu, mereka bilang enggak bisa karena enggak ada barang, harus impor dulu,” katanya. Delivery inilah yang kerap menjadi masalah. Seringkali delivery-nya molor. Kadang term of condition  dan harga sudah bagus, tapi delivery kacau balau, sehingga AXIS terpaksa memilih vendor lain.

 

Ketika barang dibeli, kendati tidak terlalu sering, ada juga masalah tiba-tiba barang  rusak. Kadang reparasinya menjadi lama karena harus dibawa ke bengkel dan komponen dari barang-barang ini harus didatangkan dari luar negeri (impor).  Menurut Budiono, untuk barang-barang office equipment akan sangat membantu jika vendor punya fasilitas untuk reparasi sendiri di Indonesia. Maklum, selama ini peralatan kantor AXIS banyak memakai barang-barang impor karena pertimbangan kualitas lebih bagus.
Untuk bujet per tahunnya, ia mengaku sulit menyebutkan. Sebab jumlah itu tergantung pada banyak hal. Misalnya furnitur, hitungannya pembelian untuk sekali pembangunan. Komputer biasanya dipakai selama tiga tahun. Jika tahun ini menambah karyawan, maka akan ada penambahan bujet, misalnya untuk pembelian komputer.  Diakuinya, sebagai perusahaan telko, jika dibandingkan bujet keseluruhan untuk divisi procurement, bisa dibilang, bujet untuk pembelian office equipment terbilang sangat kecil. (EVA)