Dulu, raut muka Danarjaya Hanirta senantiasa berkerut setiap kali melihat tumpukan kertas sales order dari ratusan distributor dan pelanggan lainnya. Sebenarnya, Manajer Sistem Bisnis PT Unilever Indonesia ini sudah cukup lama memikirkan bagaimana melakukan standardisasi laporan dari para distributornya yang tersebar di seantero Nusantara. Ia juga menginginkan bisa memperoleh informasi yang akurat dan terkini tentang penjualan dan persediaan barang di pasar. Repotnya, laporan penjualan dan persediaan dari distributor sangat beragam. Akibatnya, perusahaan consumer goods itu kesulitan mengonsolidasi data distributornya. Padahal, informasi tentang penjualan dan persediaan yang up-to-date dan akurat sangat diperlukan demi kelancaran distribusi barang dan memenangi persaingan di pasar.
Persoalan yang dihadapi Danarjaya di Unilever, juga dialami oleh banyak sejawatnya di berbagai perusahaan. Peliknya permasalahan yang muncul akibat beragamnya produk yang dijual, harga, diskon, promosi, jenis gerai, tipe operasional penjualan, dan cara pembayaran. “Semua itu memang harus ditangani secara benar oleh suatu sistem yang konsisten,†ujar Pantjoro Kurniawan, Executive Officer Sistem Informasi, Logistik & Proyek Baru PT Kao Indonesia.
Orang boleh bilang, perusahaan-perusahaan tersebut tinggal membeli aplikasi untuk kebutuhan distribusinya. Sejumlah vendor pun telah menyediakan aplikasi khusus untuk distribusi ini, semisal Microsoft (Great Plains), Sun Microsystem, Erasoft, Tally, dan VanMan.
Masalahnya tidak sesederhana itu. Pasalnya, proses bisnis industri distribusi di Indonesia tergolong unik. Banyak kasus lokal yang harus bisa diadopsi oleh aplikasi distribusi yang hendak diterapkan. Misalnya, soal pola diskon berjenjang (multiple discount structure) yang diperkenalkan para produsen lokal untuk menembus pasar. Atau, kasus kontra bon yang sangat khas Indonesia. Nah, masalah lokal itu sering kali belum diakomodasi oleh aplikasi buatan vendor luar. Kalau pun ingin memakai aplikasi dari luar harus mempertimbangkan upaya modifikasi, yang terkadang biayanya tidak murah. Konon, Indofood pernah mengimplementasi aplikasi untuk distribusi dari sebuah vendor multinasional. Hasilnya? Bisa dibilang jauh dari memuaskan. Kini, Indofood memakai aplikasi hasil pengembangan sendiri tim TI internalnya (in-house development) untuk mendukung kebutuhan distribusinya.
Untungnya, sudah ada vendor lokal yang berusaha mengakomodasi keunikan dan kekhasan model distribusi lokal Indonesia, yakni PT Pratesis, dengan produknya yang bernama Scylla. “Kami mencoba merespons keinginan pasar. Mereka butuh solusi yang bisa menjawab kebutuhan distribusinya,†kata Singgih Tjahjono, Presdir Pratesis.
Dijelaskan Hadi Buntoro, General Manager Divisi IBSS Pratesis, sebuah aplikasi ideal di perusahaan distribusi harus mampu mendukung proses transaksional atau operasional di tingkat cabang/distributor – mulai dari manajemen penjualan, persediaan, penagihan, utang-piutang, hingga kas. Selain itu, lanjut Hadi, sistem itu harus mampu pula mengonsolidasi data dan informasi akibat aktivitas cabang/distributor. Dengan begitu, prinsipal/kantor pusat siap mendapatkan informasi akurat dan lengkap perihal kegiatan distribusi, cakupan, promosi, analisis penjualan, kinerja salesman, persediaan, piutang, dan kas bank cabang/distributor. Nah, aplikasi Scylla ini, diklaim Hadi, mampu menjawab kebutuhan perusahaan distribusi, baik skala kecil (single distributor), regional, maupun prinsipal.
Melalui aplikasi Scylla, Hadi menyebutkan, kantor pusat perusahaan pengguna bisa mengetahui dengan tepat pergerakan setiap barang yang didistribusikan. Sekaligus bisa mengetahui respons pasar atas kebijakan harga dan promosi yang ditetapkan kantor pusat. Dengan begitu, dapat diketahui secara tepat jenis barang yang paling dibutuhkan atau diminati konsumen di suatu daerah tertentu pada periode tertentu. “Informasi ini sangat penting karena berimplikasi pada biaya produksi, pergudangan dan inventori barang,†ia menjelaskan dengan bersemangat.
Aplikasi Scylla – berasal dari bahasa Yunani yang berarti “banyak tangan†– mulai dikembangkan pada 2000. Aplikasi itu bertumpu pada Oracle versi 8 sebagai core database-nya. Pengembangan aplikasi Scylla membutuhkan waktu lebih dari setahun, mulai dari proses perumusan, benchmarking hingga pengembangan. Pengembangannya dilakukan sebuah tim – terdiri dari 10 orang – yang dikomandani Hadi Buntoro. Dari sini, lahirlah Scylla Pro, dengan dua pilihan sistem operasional, Windows atau Linux. Aplikasi itu mencakup beragam modul kebutuhan distribusi, seperti penjualan, inventori, pembayaran, hingga operasional distributor.
Tak berhenti di situ. Tahun 2003, anak usaha Grup Gunung Sewu ini merilis peranti lunak Scylla yang punya fungsi khusus untuk konsolidasi dan analisis data, yakni Scylla Enterprise. Dijelaskan Hadi, Scylla Enterprise merupakan aplikasi yang dirancang khusus untuk kantor pusat, yang punya kebutuhan mengonsolidasi data dari aplikasi Scylla Pro, yang dipakai di masing-masing kantor cabang. Dengan begitu, bisa diperoleh suatu laporan operasional detail yang mencakup ruang lingkup kantor pusat dan cabang. “Dengan Scylla Enterprise perusahaan dapat melakukan standardisasi harga, jenis produk, dan diskon untuk seluruh cabang,†ujar Hadi. Inovasi terus berlanjut. Tahun 2006, Pratesis memperkenalkan Scylla Mobile untuk mendukung aktivitas penjualan para salesman di lapangan.
Singkatnya, kini Pratesis telah memiliki aplikasi untuk distribusi yang terintegrasi, dari hulu hingga hilir. Kendati begitu, diakui Hadi, untuk mengembangkan aplikasi Scylla tidak mudah dan tidak bisa sekali jadi. Kesulitan utama menyangkut cara menyimpulkan semua proses bisnis supaya bisa masuk ke dalam aplikasi. “Sekarang produk Scylla Family sudah diluncurkan dalam versi terbaru,†kata Hadi sumringah. “Kami terus melakukan improvement sesuai dengan kebutuhan customer, karena kami sangat memahami proses bisnisnya.â€Â
Rupanya gayung bersambut. Saat ini, sejumlah perusahaan telah menggunakan aplikasi Scylla. Antara lain: Unilever Indonesia, Kimberly-Clark Indonesia, Kao Indonesia, Mayora (prinsipal), Tiga Raksa (menggunakan Scylla Family), Selapan Jaya, Dos Ni Roha, Panjunan, dan lainnya. “Aplikasi Scylla ini cukup proven dan end-to-end. Bisa dikatakan 80%-90% proses bisnis yang ada di distribusi, sudah built-in di Scylla,†Hadi mengklaim.
Oleh karena itu, lanjut Hadi, proses implementasi Scylla bisa berlangsung cepat. Jika semuanya siap, sebuah proyek implementasi aplikasi ini hanya butuh waktu tiga bulan. Meskipun produk lokal, biaya untuk mengimplementasi aplikasi ini terbilang cukup mahal. Bagaimana tidak, untuk satu proyek biayanya di atas US$ 50 ribu, tergantung pada ukuran proyeknya (semisal, berapa user yang akan memakainya). “Mengenai harga, Scylla lebih mahal dibanding aplikasi lain. Kami menggunakan Scylla karena sebelumnya melakukan benchmark ke Unilever yang sudah menggunakannya,†ungkap Dei Purba, Manajer Analis Data PT Kimberly-Clark Indonesia.
Kendati begitu, diakui Dei, pihaknya cukup puas menggunakan aplikasi tersebut, sebab dinilai mampu menjawab kebutuhan perusahaan. Terlebih, data laporan dari aplikasi ini bisa diekstraksi ke format spreadsheet (semisal Excel) dengan mudah.
Pengakuan serupa dikemukakan Pantjoro. Menurutnya, untuk operasional sehari-hari, aplikasi Scylla dinilai cukup memuaskan. Saat ini, Kao Indonesia menggunakan dua aplikasi sekaligus, yakni Scylla Pro dan Enterprise. “Aplikasi ini sesuai dengan operasional distributor,†kata Pantjoro. Toh, ia menilai masih ada yang kurang. “Untuk reporting yang terkonsolidasi dengan kantor pusat belum sesuai dengan harapan. Masih ada masalah untuk mendapatkan report yang terkonsolidasi dari keseluruhan distributor,†paparnya. Dei pun masih merasakan kekurangannya. “Terlalu banyak menu yang tersedia, sehingga terlalu banyak yang harus dimengerti dan dipelajari,†kata Dei.
Menyikapi keluhan dan usul pelanggan, Singgih menanggapinya secara positif. Menurutnya, Scylla dikembangkan sebagai hasil respons pasar dan masukan dari konsumen. “Kami akan terus melakukan penyempurnaan terhadap Scylla, sehingga bisa fleksibel dan memenuhi keinginan pelanggan,†ujar Singgih. Ia mengakui, dari segi harga, bukan yang termurah. Namun, ia mengklaim investasi yang dikeluarkan pelanggan untuk aplikasi ini bernilai. “Pelanggan kami rata-rata mencatat pertumbuhan bisnis yang bagus setelah mengimplementasi Scylla,†Hadi menambahkan.
Sekilas Pratesis
Pratesis merupakan anak usaha Grup Gunung Sewu, yang didirikan pada 1987. Bidang usahanya sebagai provider solusi teknologi informasi. Perusahaan yang didukung sekitar 80 karyawan ini memiliki dua kegiatan usaha, yakni maintenance dan solusi software. Khusus untuk unit usaha solusi software, Pratesis telah mengembangkan sebuah produk aplikasi dengan merek Scylla. Dalam satu-dua tahun ke depan, perusahaan ini akan berekspansi bisnis ke Vietnam, Thailand dan Cina.
Keunggulan yang Ditawarkan
Scylla
= Dirancang untuk industri fast moving consumer goods, makanan &
minuman, dan farmasi.
= Mampu mengakomodasi local business practice, seperti dalam hal
penjualan, taking order, canvassing, consignment, cara pembayaran yang
bervariasi, dan manajemen gerai.
= Menyediakan fitur harga, diskon, promosi, tipe gerai, salesman. Juga
menyediakan laporan, analisis dan data penjualan, persediaan, gerai,
biaya, dan piutang.
= Untuk manajer di kantor pusat, aplikasi ini bisa menyediakan informasi
strategis meliputi cakupan, distribusi, promosi, analisis penjualan,
inventori, bahkan performa salesman.
