“Oke, deal. Jadi minggu depan, 500 unit kendaraan yang kami sewa sudah bisa ditempatkan di beberapa kantor cabang perusahaan di berbagai daerah. Semuanya mesti detail sesuai dengan kesepakatan,†ucap seorang direktur kepada mitra bisnisnya dari perusahaan jasa rental kendaraan, sambil berjabatan tangan.
Bisa dibayangkan kerumitan yang harus dihadapi perusahaan rental kendaraan tersebut. Mulai dari urusan pengadaan unit kendaraan baru, penyiapan dokumen kendaraan, pembiayaan, asuransi, perawatan secara berkala (preventive maintenance), penagihan secara akurat, layanan keluhan pengguna, hingga soal penggantian kendaraan baru. Belum lagi soal distribusi kendaraan, yang bisa mencakup mulai dari Aceh hingga Papua. “Bisnis rental kendaraan ini tidak sesederhana seperti yang dibayangkan. Di sini, sistem TI memegang peranan penting agar bisa menangani masalah yang dihadapi secara tuntas,†ujar Jany Candra, Direktur TI PT Adira Sarana Armada, pengelola Adira Rent.
Menurut Jany, tanpa didukung sistem teknologi informasi (TI) yang tepat guna dan mampu menyediakan data real time, bisnis rental kendaraan akan sulit berkembang. “Sebagai perusahaan outsourcing, kami dituntut mampu mengelola armada kendaraan pelanggan, sehingga bisa membantu meningkatkan efisiensi dan nilai tambah buat mereka,†ujarnya.
Pada awalnya, Adira mengembangkan sistem aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP), dengan menggunakan teknologi dotNet dari Microsoft (ASP.Net dan VB.Net). Sementara itu, untuk server database, digunakan Microsoft SQL Server 2000. Investasinya mencapai Rp 5 miliar. Dengan membangun sistem korporat di atas platform Web services, diharapkan di masa depan Adira bisa menggabungkan pelbagai sistemnya.
Namun dalam perkembangannya, sistem TI yang dibangun sejak tahun 2005 itu dianggap tidak mampu lagi menjawab kebutuhan. Sistem lama yang bersifat Web-based itu sangat tergantung pada kualitas jaringan data yang stabil. Masalahnya kualitas jaringan data di Indonesia dinilai belum seperti itu. Di sisi lain, bisnis Adira terus tumbuh. Saat ini, Adira mengelola hampir 6.000 armada, memiliki 16 cabang dan belasan service point di seluruh Indonesia. “Sistem TI itu harus mampu melayani dengan tingkat reliabilitas yang sama di seluruh Indonesia,†Jany menegaskan.
Dengan basis teknologi yang sama (Microsoft.Net), tim TI Adira Rent kemudian mengembangkan sendiri (in-house development) sistem TI yang dianggap bisa menjawab kebutuhan bisnis. Hasilnya, sejak 2007 Adira sudah menggunakan aplikasi hasil pengembangan internal itu, yang disebut i-Star. “Sistem baru kami dirancang agar bisa bekerja pada berbagai tipologi jaringan, sehingga cocok untuk bisnis kami yang menuntut pembukaan jaringan di tempat terpencil sekalipun,†ujar Jany.
Untuk mengelola kompleksitas dan menjamin kesinambungan pengembangan TI, aplikasi i-Star ini dikembangkan secara modular (modul per modul). Agar bisa tepat guna, dalam pengembangannya dilakukan penentuan prioritas atas modul-modul mana yang dikembangkan lebih dulu. Awalnya, Adira fokus pada aspek kelancaran operasional dan pengelolaan keuangan. Oleh karena itu, modul yang dikembangkan lebih dulu adalah modul Operation dan Finance & Accounting. Setelah itu, baru masuk ke pengembangan modul pendukung, seperti Call Centre, GPS & Tracking System, Procurement, Business Intelligence, dan modul pelengkap lainnya, seperti SMS Portal, dan Web.
Jany menilai, i-Star merupakan sistem TI yang benar-benar sesuai untuk bisnis rental kendaraan. Pasalnya, i-Star tidak seperti sistem ERP umumnya yang mesti membutuhkan modifikasi agar bisa sesuai dengan kebutuhan rental. “TI yang kami kembangkan benar-benar untuk bisnis rental. Ini benar-benar teknologi tepat guna,†Jany mengklaim.
i-Star, Jany menjelaskan, mampu menyinergikan tiga bagian penting dalam bisnis rental kendaraan, yakni: manajemen rental, manajemen logistik, dan manajemen awak sopir. Ketiga bagian tersebut harus terintegrasi dengan pelanggan, sistem internal, dan hubungan antarcabang dengan kantor pusat. Selain mesti terintegrasi, data yang disediakan juga harus real time. Di Adira sendiri, penyiapan proses online antarcabang hanya butuh waktu satu tahun. Menurutnya, keharusan tiap cabang terkoneksi secara online, karena bisnis rental merupakan bisnis fast moving. Maksudnya, setiap hari selalu ada mobil yang dikirim, ditarik, diservis di bengkel, diperpanjang STNK-nya, dan sebagainya.
Gambaran proses bisnisnya seperti ini. Ketika ada beberapa order sewa – yang diterima oleh bagian call centre – sistem akan mendata penyiapan kendaraannya. Misalnya, pada 1 Maret 2009 ada pemesanan satu unit mobil Kijang Innova, maka di sistem i-Star, akan tercetak DO (delivery order). Saat itu juga, tanggal jadi pembuatan nomor mobil dan STNK sudah bisa dihitung waktunya dalam sistem.
Selanjutnya, kendaraan dikirim ke pelanggan yang lokasinya di berbagai daerah. Di daerah-daerah itu dilakukan kontrol supaya tidak sampai terjadi delay (penundaan) pengiriman, walaupun pembelian mobilnya dari showroom yang berbeda-beda. “Pada saat dikirim ke pelanggan, akan dicatat ketepatan waktunya. Selama perjalanan mobil harus dirawat. Nah, sistem itulah yang menghitung kapan ada perawatan dan sebagainya,†Jany menerangkan.
Untuk urusan logistik, lanjut Jany, pada dasarnya menggunakan kendaraan sewaan, tetapi pengoperasiannya dikelola sistem logistik. Untuk tujuan itu digunakan teknologi Global Positioning System (GPS) supaya bisa memonitor pergerakan kendaraan. Begitu pula, untuk memonitor konsumsi bahan bakar, ketepatan waktu pengiriman, keamanan kendaraan, dan sebagainya. Semuanya dimonitor dengan teknologi GPS.
Lalu, untuk pengelolaan para sopir yang jumlahnya mencapai sekitar seribu orang, dibuat aplikasi dan database tersendiri. Database sopir ini mencakup alamat, kompetensi sopir (misalnya pernah diberi pelatihan apa saja), dan rapor penilaian kinerja sopir. Selain database, ada sistem payroll, pengelolaan lembur, penagihan ke pelanggan, dan sebagainya.
Melalui pengembangan sistem TI yang tepat guna, diklaim Jany, kini perusahaannya bisa menikmati sejumlah benefit. Misalnya, kualitas data, kecepatan proses, dan reliabilitasnya. Tak kalah penting, dengan i-Star pihaknya mampu meningkatkan produktivitas aset (kendaraan), yang ujung-ujungnya menciptakan nilai bagi perusahaan dan para stakeholder.
Maklumlah, di bisnis rental kendaraan, yang paling besar adalah asetnya. Karena itu, bisnis rental kendaraan memang butuh modal sangat besar. Contohnya, Adira saat ini memiliki hampir 6.000 armada. Jika dikalikan harga satu unit mobil Rp 150 juta, nilai aset mobilnya sudah mencapai Rp 900 miliar. Nah, jika perusahaan bisa meningkatkan produktivitas aset 1% saja, berarti menciptakan nilai Rp 8-9 miliar.
Dengan sistem TI yang tepat guna, menurut Jany, pihaknya juga bisa menekan biaya investasi berlebihan, sehingga bisa lebih efisien dan efektif. Misalnya, Adira tidak perlu infrastruktur yang wah atau kapasitas bandwidth yang terlalu besar. Cukup dari ponsel, misalnya, sistem sudah bisa diakses secara online. Begitu pula, infrastruktur server tidak perlu tenaga listrik yang tinggi, karena yang diinstal benar-benar core operation. Juga, database yang digunakan tidak perlu yang terlalu besar dan mahal, cukup menggunakan Microsoft SQL server. “Prinsipnya, sistem TI ini harus bisa mendukung kunci sukses bisnis, seperti utilisasi dan produktivitas aset,†katanya. “Kalau membeli sistem TI paketan dari luar belum tentu bisa mendukung kunci sukses bisnis.â€Â
Kendati begitu, pria yang pernah cukup lama berkiprah di TRAC – salah satu pesaing utama Adira Rent – ini enggan mengungkapkan besaran investasi yang dibenamkan untuk mengembangkan i-Star. “Nilai investasinya sesuai dengan hasil yang diperoleh,†katanya diplomatis.
Ke depan, selain sedang mengembangkan aplikasi Business Intelligence, tim TI Adira juga akan terus memperbaiki interface sistemnya bagi pelanggan. Agenda lainnya, pengembangan teknologi untuk mengontrol aktivitas operasional. Antara lain, meningkatkan kualitas integritas data antarbagian dan kemudahan komunikasi antarbagian, sehingga layanan ke pelanggan akan konsisten. Adira juga berencana mengembangkan sistem e-CRM. “Yang pasti, kunci sukses bisnis ini adalah bagaimana menciptakan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, TI pun akan dikembangkan untuk mendukung hal tersebut,†ia menegaskan.
Agaknya, manfaat pengembangan i-Star ini juga dirasakan para penggunanya, baik kalangan internal perusahaan maupun pelanggan. Menurut Esther Ariestiawati, Analis Pengembangan Manajemen Adira Rent, dengan adanya i-Star, pekerjaan lebih terintegrasi. Terutama antara cabang dan kantor pusat. Efisiensi kerja pun meningkat karena lead time untuk pekerjaan yang membutuhkan interaksi antara cabang dengan kantor pusat (seperti approval, review, ataupun kontrak), jadi lebih pendek. Jika sebelumnya lead time lebih dari satu hari (karena memakai tenaga kurir), sekarang bisa diselesaikan dalam hitungan kurang dari satu jam. Begitu pun, laporan (report) bersifat real time, terutama untuk hal yang diperlukan dalam waktu cepat seperti jumlah unit kendaraan, availability (status sewa), dan sebagainya. “Sekarang data dapat dengan mudah diperoleh dan tidak disimpan oleh perorangan. Itu bisa mengurangi risiko kehilangan data karena serangan virus,†ucap Esther.
Penilaian senada dikemukakan Deny Gunawan, Manajer Operasional Pascajual Adira Rent. Menurutnya, dampak langsung yang dirasakan dari pengembangan sistem TI yang baru di perusahaannya ada pada pola dan sistematika kerja yang lebih rapi dengan proses kerja yang lebih efisien. “Itu sangat membantu, karena untuk semua pekerjaan yang dikerjakan dengan sistem dapat diselesaikan lebih cepat dengan tingkat akurasi tinggi,†ujar Deny.
Kendati begitu, Deny berharap, selain implementasi TI dapat menjawab kebutuhan administratif, idealnya juga dapat memberi solusi secara menyeluruh. Misalnya, reporting untuk keperluan analisis teknis.
PT Sumber Alfaria (Alfamart), yang menjadi klien Adira Rent sejak 2007, juga memberi tanggapan positif atas modernisasi sistem TI yang dilakukan mitranya. Menurut Tari, Koordinator Keuangan Alfamart dari Distribution Centre (DC) Cikokol, saat ini pihaknya menggunakan lebih dari 200 unit truk Adira untuk kebutuhan distribusi barang dari DC ke gerai ritel. “Untuk tagihan ada perubahan, jadi lebih efisien. Pada sistem yang lama, invoicing-nya kurang bagus. Sedangkan sistem yang baru sudah ada perbaikan,†katanya.
Esther pada dasarnya mengaku gembira melihat banyak program berbasis TI yang hendak dikembangkan di perusahaannya. “Nah, sebaiknya tim TI lebih diperkuat lagi dalam hal keterampilan manajemen proyek,†ia memberi saran.
