Adopsi teknologi informasi (TI) biasanya berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis sebuah perusahaan. Maklum, investasinya tak bisa dibilang kecil. Tak terkecuali dengan PT Dipo Star Finance (DSF). “Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat dan pertumbuhan usaha yang terus meningkat, TI memegang peran penting untuk menopang produktivitas dan meningkatkan efisiensi perusahaan,†ujar Eka Wibisana Asmarakusuma, Manajer Senior TI DSF.
Tak mengherankan, meski perusahaan ini beroperasi sejak Mei 1984, boleh dibilang, pengembangan sistem TI-nya secara serius dan masif baru dilakukan pada 1996. Mungkin karena kebutuhan TI-nya belum kompleks, hingga awal 1990-an DSF masih menggunakan teknologi berbasis Novel Netware untuk jaringannya dan FoxPro untuk sistem database (DBF) dan pembuatan aplikasinya. Selebihnya, untuk aktivitas operasional sehari-hari, masih banyak mengandalkan cara-cara manual. Bahkan, ketika Mitshubishi Corporation bergabung sebagai pemegang saham pada 1992, sistem TI-nya tak berubah signifikan.
Pengembangan sistem secara serius, yang baru dimulai pada 1996 itu, ditandai dengan penggunaan sistem yang lebih canggih (dan tentu lebih mahal) berplatform Oracle, yakni untuk database, modul General Ledger, dan aplikasi leasing (multifinance). Namun, sistemnya masih terdesentralisasi, sehingga setiap akhir bulan baru dilakukan konsolidasi: data dari tiap kantor cabang ditarik ke kantor pusat. Memang, hingga saat itu belum cukup merepotkan, karena cabangnya baru ada di lima lokasi.
Dengan menganut prinsip investasi TI sesuai dengan kebutuhan, manajemen DSF mulai mengimplementasikan lagi aplikasi baru dalam rentang lima tahun berikutnya. Pada 2001, DSF mengembangkan aplikasi berbasis Web. Alasannya, jumlah cabangnya telah berkembang menjadi 11. Setahun kemudian diimplementasi sistem yang terintegrasi secara online. “Manajemen memutuskan menerapkan sistem online karena butuh informasi yang cepat. Sekarang, hampir semua lini bisnis di Dipo sudah memanfaatkan TI. Sistemnya sudah terintegrasi, sehingga cabang mana pun sudah online dan real-time,†ungkap Eka, bangga.
Toh, implementasi sistem yang terintegrasi dan tersentralisasi bukan tanpa kendala. Terutama karena lambatnya proses menjalankan aplikasi di kantor-kantor cabang. Pada jam-jam sibuk atau peak hours (pukul 11.00-15.00 WIB), user di kantor-kantor cabang sering mengalami kesulitan untuk menggunakan aplikasi online tersebut. Melakukan login saja butuh waktu. Yang menjengkelkan, di tengah-tengah proses input data, koneksi bisa tiba-tiba terputus lantaran kehabisan bandwidth. Karena itu, pengelola bidang TI menyiasati dengan membuat aturan khusus: aplikasi yang boleh jalan pada jam-jam sibuk hanya aplikasi leasing, sedangkan aplikasi lain boleh dijalankan sebelum pukul 11.00 atau setelah pukul 15.00 saja.
Eka mengakui sebenarnya ada solusi yang lebih mudah: tambahkan saja bandwidth di cabang-cabang. Akan tetapi, setelah dihitung-hitung, biaya tambahannya relatif tinggi. Apalagi, jumlah cabang terus bertambah. “Untuk mengatasi masalah tersebut, kami segera mencari solusi agar tidak perlu adanya penambahan bandwidth, tetapi aplikasi dapat berjalan dengan performa yang baik,†tuturnya.
Unit TI DSF kemudian melakukan serangkaian tes pada sejumlah tool untuk akses aplikasi yang tersedia di pasar. Setiap tool itu dicoba minimal seminggu dalam kondisi cabang beroperasi penuh, dan kemudian dilakukan pengukuran terhadap kinerja yang dihasilkan. Akhirnya, diputuskan untuk menggunakan teknologi Citrix, karena hasil tesnya menunjukkan yang terbaik. Dengan teknologi Citrix, berbagai aplikasi yang dipakai DSF cukup dikelola di server aplikasi kantor pusat saja. Nah, saat ini, aplikasi yang berjalan pada Citrix di DSF mencakup Aplikasi Leasing, General Ledger, Aplikasi HR, Aplikasi Fixed Asset, e-mail, akses Internet, e-Banking, dan e-Operation Memo. Dan, yang paling penting, berkat
pemanfaatan teknologi tersebut, pihaknya bisa menghemat biaya bulanan komunikasi secara signifikan, dan tetap bisa menjalankan aplikasi bisnis tanpa hambatan (lihat Boks).
—————————————————————————————————
Penghematan Bandwidth ala DSF
Pada 2003, biaya bulanan untuk komunikasi DSF Rp 11 juta/cabang/bulan. Ketika itu, jumlah cabangnya 11. Penambahan bandwidth akan membuat biaya bulanan per cabang menjadi Rp 16 juta. Total tambahan anggaran yang dibutuhkan = Rp 5 juta x 11 cabang + Rp 20 juta (biaya bandwidth di kantor pusat) = Rp 75 juta/bulan. Jadi, biaya bandwidth DSF dalam setahun = Rp 75 juta x 12 = Rp 900 juta.
Biaya untuk pembelian lisensi Citrix dengan jumlah user 110 = US$ 400 x 110 = US$ 44.000. Ini masih ditambah biaya pengadaan hardware (server Citrix) = US$ 7.500 x 3 = US$ 22.500. Total biaya implementasi Citrix = US$ 44.000 + US$ 22.500 = US$ 66.500. Kalau dihitung dalam kurs saat ini (Rp 9.200/US$) = US$ 66.500 X 9,200 = Rp 631.750.000.
Dengan demikian, penghematan yang didapat untuk tahun pertama = Rp 900.000.000 – Rp 631.750.000 = Rp 268.250.000. Itu tahun pertama. Untuk tahun kedua, ketiga, dan seterusnya, penghematannya tentu sebesar Rp 900 juta â€â€dengan asumsi tidak ada penambahan kantor cabang. Namun, jika terjadi penambahan cabang, nilai penghematannya bisa lebih besar lagi.
Penghematan juga diupayakan DSF pada sisi jaringan akses komunikasinya. Sekarang, akses komunikasi antarcabang tersebut dilakukan melalui bentangan serat optik milik XL dan icon+ (untuk ke last mile). Sebelumnya, untuk kebutuhan akses komunikasi itu, DSF menggunakan teknologi VSAT dari CSM dan Lintasarta. Namun, biaya untuk VSAT ini dinilai mahal, yakni Rp 12 juta/bulan dengan bandwidth hanya 64 Kbps. Adapun dengan kabel serat optik dari kedua provider itu, pihak DSF hanya mengeluarkan Rp 5 juta/bulan untuk bandwidth sebesar 128 Kbps.
Di luar penghematan biaya, DSF juga merasakan manfaat lain dari penerapan solusi akses tersebut. Salah satunya dari segi pemeliharaan aplikasi. Dengan Citrix, aplikasi-aplikasi yang terinstal di server kantor pusat ditampilkan seperti satu ikon pada menu Citrix. Jika terjadi perubahan (upgrade versi), ikon tersebut dapat diubah melalui server Citrix. Jadi, tidak perlu datang ke kantor-kantor cabang untuk penanganannya, sehingga mengurangi pekerjaan maintenance di cabang dan mengurangi kunjungan staf TI ke cabang. Selain itu, keamanannya juga lebih terjamin dengan adanya modul Citrix Secure Gateway. Lalu, penambahan aplikasi untuk cabang dapat dilakukan melalui kantor pusat tanpa harus melakukan setting di komputer cabang. Para pengguna pun dapat mengakses aplikasi lebih mudah: dari mana saja, selama ada fasilitas Internet dan memiliki otorisasi untuk memasuki sistemnya.
Secara keseluruhan, Eka mengklaim, adopsi sistem TI yang lebih canggih oleh DSF telah berdampak terhadap peningkatan kualitas layanan, efisiensi dan kinerja perusahaan. Sebagai contoh, kini dengan sistem pengajuan kredit secara online, konsumen bisa memperoleh layanan secara lebih mudah dan cepat. Permohonan pengajuan kredit pun sangat gampang, karena calon nasabah cukup mengisi formulir di website perusahaan. Berkat sistem yang online, kini DSF berani menjamin bisa merespons permintaan konsumen dan pemasok dalam waktu satu hari. Dampak penerapan berbagai aplikasi ini, menurut Eka, terasa betul pada divisi penjualan, administrasi dan keuangan.
Pauw Pratama, staf Family Rent A Car, salah seorang konsumen, mengakui kemudahan sistem yang disediakan DSF. “Layanan yang diberikan DSF cukup baik. Mereka sangat responsif dan informasi yang dihasilkan selalu cepat dan tepat. Saya pikir, itu karena didukung oleh sistem komputer yang baik. Sebab, walaupun tenaga marketing-nya cukup tanggap, jika tidak didukung sistem komputer yang baik, akan sia-sia,†kata Pauw.
Manfaat adopsi teknologi terbaru, terutama implementasi Citrix, diakui kantor-kantor cabang DSF. Rachmansyah, Kepala Cabang Palembang, misalnya, mengaku penggunaan teknologi itu telah mempercepat proses. Selain itu, ada penghematan 30%-35% untuk biaya komunikasi. Ungkapan senada dikemukakan Wahjudi, Kepala Cabang Bandung. “Sekarang jadi lebih mudah dan cepat dalam menggunakan program atau aplikasi. Penghematan dalam biaya komunikasi mencapai 30%,†ungkap Wahjudi.
Boleh jadi, efisiensi itu juga memberikan kontribusi pada perbaikan kinerja keuangan DSF. Pada 2006 mereka membukukan laba bersih Rp 180 miliar, sedangkan hingga pertengahan 2007 mereka telah meraih Rp 150 miliar.
Toh, DSF tak mau berhenti di situ. Ke depan sejumlah rencana berkaitan dengan pengembangan sistem TI telah dirancang Unit TI-nya. Selain layanan SMS gateway yang sedang dikembangkannya — targetnya Oktober sudah bisa dioperasikan — DSF akan menerapkan pula sistem call center modern. Investasinya US$ 80 ribu. Teknologi call center yang akan diadopsi DSF itu, menurut Eka, disediakan vendor lokal yang produknya telah digunakan Bank Niaga dan Standard Chartered Bank. Selain itu, DSF pun berencana memanfaatkan fasilitas data center dari Sigma. “Kami juga akan mengimplementasikan aplikasi business intelligence,†kata Eka lagi semringah.
—————————————————————————————————
Sekilas DSF
Perusahaan ini berdiri pada November 1983. Awalnya bernama PT Dipo Star Leasing dan memulai kegiatannya pada Mei 1984. Namanya berubah menjadi PT Dipo Star Finance pada Juni 1989. Sejak saat itu, bidang usaha DSF mencakup leasing dan kredit untuk kendaraan komersial, kendaraan penumpang, dan alat berat. Saat ini, DSF memiliki sekitar 60 ribu pelanggan, baik korporat maupun perorangan.
DSF memiliki 18 cabang yang tersebar di Jawa, Sumatera, Bali dan Sulawesi. Perusahaan ini didukung oleh lebih dari 450 karyawan  termasuk 8 anggota tim TI. Sistem TI intinya terdiri dari 32 unit server di kantor pusat dan 18 unit server di cabang. Adapun anggaran belanja TI-nya per tahun sekitar Rp 12 miliar.
