Petugas Medis Senang Pasien pun Tenang

“Bapak langsung saja ke kasir untuk pembayaran. Nanti obatnya bisa ambil langsung ke apotek,” ujar seorang dokter setelah memeriksa pasiennya sambil mengetikkan data ke komputer yang ada di mejanya. Sang pasien, sebut saja Kusnandar, masih melongo kebingungan. “Tapi, dokter belum menuliskan resep obatnya untuk saya,” ucap Kusnandar dengan wajah penuh tanya. “Tidak perlu. Saya sudah membuatkan resepnya melalui komputer yang terhubung ke apotek. Jadi, nanti di apotek Bapak cukup sebutkan nama saja,” sang dokter menjelaskan sambil tersenyum. Itulah sekelumit kejadian di RS Meilia Cibubur.

Sebenarnya, keheranan si pasien tersebut bisa dimaklumi. Pasalnya, sampai sejauh ini hampir semua rumah sakit (RS) di Indonesia masih menggunakan pola konvensional dengan secarik kertas dalam menuliskan resep obat untuk pasiennya. Layanan e-prescription yang tak membutuhkan lagi kertas resep (paperless) masih sangat jarang ditemukan di RS di Tanah Air. Bahkan, lebih jauh lagi, pemanfaatan teknologi informasi (TI) untuk menopang proses bisnis dan meningkatkan kualitas layanan RS belum dilakukan secara signifikan. Menurut sejumlah sumber: dari sekitar 1.200 RS di Indonesia, 92% masih menggunakan cara manual dalam melayani pasien; sedangkan 5% sudah menerapkan komputerisasi; dan baru 3% yang sudah menerapkan TI secara masif. “Secara umum RS di Indonesia masih setengah hati melirik TI sebagai aset pengembangan kemajuan, baik untuk kegunaan internal maupun pelayanan kepada masyarakat,” ujar pengamat TI dari Universitas Indonesia, Siti Nur Aryani.

Komentar Nur Aryani tersebut dibenarkan Anis Fuad. Peneliti informatika kedokteran Bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat, Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada ini juga menilai RS di Indonesia umumnya belum memanfaatkan TI secara optimal. Kalau pun ada, TI ini baru dimanfaatkan pada ranah administratif, bukan medis. Padahal, seperti diketahui, bisnis inti RS adalah pelayanan medis. Tak mengherankan, implementasi TI yang paling sering ditemukan baru di level transaksional, seperti sistem billing. Akibatnya, manfaat yang diterima baru sebatas peningkatan efisiensi, seperti mencegah kebocoran uang, mempermudah penghitungan dan pembayaran jasa medis, memperbaiki efektivitas seperti mempercepat antrean registrasi dan pembayaran tagihan, dan semacamnya.

Menurut Anis, semestinya sudah ada beberapa bagian RS yang wajib berbasis TI, sehingga bisa lebih meningkatkan layanan kepada pasien. Pertama, untuk urusan transaksi. Dengan begitu, proses antrean (via telepon, SMS, atau antre di tempat ) bisa lebih cepat dan jelas (pasien tahu urutan pelayanan). Juga ada kepastian dalam hal biaya, transaksi di unit-unit penunjang hingga pelayanan administratif lainnya. Kedua, bagian rekam medis (medical record). Mengingat bisnis utama RS adalah pelayanan medis, maka data rekam medis yang masih manual tentu akan mempersulit manajemen dalam mengevaluasi mutu pelayanan medis. Apalagi, kalau terkena musibah, seperti banjir yang bisa merusak catatan medis berbentuk kertas itu. Ketiga, meskipun tidak secara langsung berdampak pada pasien, jika RS memiliki sistem inventori yang baik – misalnya terkait dengan barang farmasi, bahan habis pakai, dan alat medis – peningkatan efisiensi akan terasa.

Berdasarkan pengamatan SWA, bagian-bagian yang mesti berbasis TI tersebut tampaknya sudah dijalankan oleh RS kelas atas di seputar Jakarta. Bahkan, beberapa sudah menjangkau aspek lain yang lebih terpadu. Oleh karenanya, mereka pun berani mengklaim sudah mengimplementasi e-hospital secara menyeluruh. Sudah tentu, mereka menjalankannya lewat proses panjang.

RS Pondok Indah (RSPI), misalnya. Seperti dikemukakan Tavri Deviyan, Chief Information Officer RSPI, pembenahan sistem TI di RSPI mulai dilakukan pada 2003. Untuk keperluan itu, RSPI telah mengimplementasi Vesalius – software yang diproduksi perusahaan pengembang asal Malaysia, Nova MSC. Adapun untuk aplikasi keuangan menggunakan Oracle Finance.

Aplikasi Vesalius ini memiliki dua modul utama, yakni Hospital Information System (HIS) dan Clinical Information System (CIS). HIS merupakan modul yang mengotomasi seluruh proses back office atau administrasi, termasuk modul aplikasi keuangan. Lebih lengkapnya, HIS mencakup modul-modul: administrasi pasien dan dokter (rooster/jadwal dokter, appointment, registrasi), farmasi, sistem billing dan kasir, purchasing, inventori, medical record tracking, sistem informasi lab dan radiologi, serta meal order. Sementara CIS merupakan modul yang meng-cover seluruh proses klinis, baik inpatient maupun outpatient. Di dalam modul ini tercakup proses untuk e-prescription atau resep elektronik yang memungkinkan dokter tinggal mengetikkan obat-obat yang hendak diberikan ke pasien melalui komputer. Lebih lengkapnya, CIS mencakup modul-modul: Outpatient Clinical Management (terdiri dari order management, electronic medical record/EMR, prescription, dan medical alerts), serta Inpatient Clinical Management.

Semua modul tersebut, dijelaskanTavri, akan bertumpu dan harus terintegrasi dengan EMR, yakni seluruh catatan riwayat sakit dan pengobatan pasien yang sudah terkomputerisasi. Selain itu, idealnya seluruh modul itu harus teintegrasi sehingga akan diperoleh hasil yang maksimal berupa peningkatan efisiensi dan produktivitas secara signifikan. Namun, diakuinya, sejauh ini beberapa modul seperti EMR, sistem informasi lab dan radiologi, belum bisa diimplementasi. “Untuk mencapai yang benar-benar e-hospital butuh waktu. Tahap awal yang kami otomasi adalah bagian dasar dulu, mulai dari proses pendaftaran pasien, purchasing, inventori, dan farmasi. Itu yang basic mesti ada dulu,” ujar Tavri. Di luar aplikasi itu, RSPI juga mengimplementasi TB Views. Aplikasi ini digunakan untuk melihat dan menganalisis performa RS dari sisi manajerial dan finansial. Melalui penerapan TB Views ini menjadikan RSPI sebagai RS pertama di Tanah Air yang menerapkan konsep Balance Scorecard di industri RS.

Selain itu, RSPI sudah pula memanfaatkan layanan berbasis short message service (SMS) sejak Desember 2006, tetapi fungsi layanan SMS ini baru sebatas reminder ke pasien, di samping bisa sebagai media pendaftaran. Misalnya, untuk mengingatkan pasien, terutama pasien eksekutif, mengenai waktu kontrol kesehatannya; untuk promosi layanan terbaru hingga promosi mengikuti kegiatan yang diselenggarakan RSPI, seperti seminar kesehatan, dan sebagainya. Menurut Tavri, dalam seminggu biasanya RSPI mengirim sekitar 500 SMS, terutama ke member eksekutif. Rencananya, ke depan layanan SMS ini dikembangkan lagi dengan membuatkan appointment dengan dokter.

Menurut Tavri, lambatnya implementasi EMR dan e-prescription lebih pada soal change management di RS milik keluarga Sudwikatmono itu. Terutama dari sisi para suster dan dokter senior. Toh, rencananya tahun ini semua proyek TI itu bisa rampung, termasuk mengaktifkan self registration, dengan membuat fasilitas Self Kiosk. Melalui kiosk yang mirip ATM ini, si pasien tidak perlu lagi mendaftar ke bagian admission, tapi bisa melakukan sendiri, karena setiap pasien yang pernah berobat ke RSPI akan menerima kartu. Cara pendaftarannya, mirip seperti akan bertransaksi di ATM. Setelah kartu dimasukkan di layar akan muncul data informasi mengenai dirinya. Lalu, tinggal pilih menu yang tertera di layar sentuh (touch screen). “Jika semua sudah diimplementasi, RSPI sudah bisa dibilang full digital atau full paperless,” tandas Tavri bersemangat.

Setali tiga uang denga RSPI adalah RS International Bintaro (RSIB). Di RS mewah yang berada di bawah kelompok Ramsay Health Care Australia ini pun EMR dan e-prescription belum diimplementasi. Di luar itu, seperti diklaim Wildan A. Djohany, Manajer Divisi TI Ramsay Health Care Indonesia, RSIB sudah menerapkan e-hospital secara terintegrasi. “RSIB sudah menerapkan e-hospital di hampir seluruh bagian RS, baik untuk pelayanan pasien maupun internal manajemen,” Wildan mengklaim.

Dijelaskan Wildan, untuk menopang proses bisnis dan manajemen sistem TI di RSIB, pihaknya menerapkan tiga aplikasi utama yang saling terkait. Pertama, Medtrak, merupakan aplikasi yang diproduksi TrakHealth Pty. Ltd., Australia, dengan modul-modul: Outpatient Management, Inpatient Management, Clinical Management, Pharmacy Management, Stock Management, Diet Management, Operating Theatre, Resource Management, Administration Discharge & Transfer, Order Management dan Billing System. Memerlukan waktu kurang-lebih setahun untuk mempersiapkannya, Medtrak sudah go live sejak Juli 2003. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasi Medtrak, menurut Wildan, karena hampir seluruh bagian operasional RS menggunakan Medtrak. Mulai dari bagian pendaftaran, dokter, medical record, perawat, kamar operasi, F&B, cleaning service, unit penunjang medis (farmasi, lab dan radiologi), fisioterapi, gudang sampai kasir.

Aplikasi kedua adalah Labtrak (juga diproduksi TrakHealth). Aplikasi ini menyediakan fungsi (modul) Laboratory Information System. Labtrak digunakan sejak September 2002. Aplikasi ketiga Prodigious buatan MTech Private Ltd., India, yang menyediakan fungsi (modul): Financial & Accounting System, Purchase Order, Good Receiving, Fixed Asset Management dan Doctor’s Fee. Prodigious dipakai sejak Juli 2004. Menurut Wildan, di luar ketiga aplikasi utama tersebut RSIB juga memiliki beberapa aplikasi yang digunakan untuk keperluan internal manajemen. Antara lain: Attendance System, Payroll System (ABS), Telephone Management System (terintegrasi dengan Medtrak), Work Order System (Maintenance & TI, dan Sistem Dokumentasi ISO).

Integrasi aplikasi tersebut, misalnya, bisa dilihat pada inventori obat. Untuk mengetahui jumlah persediaan (inventori stok) obat bisa dilihat setiap saat di Medtrak. Barang yang diterima dari pemasok akan di-input ke Prodigious. Kemudian Prodigious secara otomatis mentransfer informasi itu ke Medtrak. Proses transfer barang dari satu gerai (store) ke gerai apotek lainnya dilakukan di Medtrak. Setiap order barang/obat yang dilakukan akan mengurangi jumlah stok. Medtrak akan memberi warning jika barang/obat yang dipesan jumlahnya tidak mencukupi. Adapun untuk jadwal dokter diatur di Medtrak (Resource Schedule/ReS). Jika ada dokter yang absen, petugas meng-update-nya di ReS. Ini sangat berguna jika pasien melakukan perjanjian dengan dokter.

Seperti halnya RSPI, di RSIB juga sudah memanfaatkan layanan berbasis SMS untuk membantu meningkatkan pelayanan pasiennya. Hanya saja, layanan SMS di RSIB lebih berfungsi sebagai alat pendaftaran atau membuat perjanjian dengan dokter. Caranya, pasien mengirim SMS ke nomor yang disediakan RSIB. Isi pesan menginformasikan tentang dokter yang dituju dan waktu yang dikehendaki. Petugas pendaftaran kemudian meng-input informasi itu ke Medtrak. Menurut Wildan, tidak semua dokter di RSIB melayani perjanjian (appointment). Sebab, saat ini di RSIB baru ada lima dokter yang melayani pasien dengan perjanjian.

Wildan mengatakan, belum diimplementasikannya rekam medis elektronik dan resep elektronik lebih karena masalah hukum dan change management; sedangkan dari sisi infrastruktur teknologi sudah sangat siap. Pasalnya, aplikasi Medtrak sebenarnya mempunyai fitur untuk menyimpan informasi pasien di dalam electronic patient record. Namun karena pertimbangan hukum, fitur ini belum bisa digunakan. Seperti diketahui, dokumen MR yang diakui secara legal adalah dokumen hard copy yang berisi tulisan tangan dokter. Selain itu, Medtrak sebenarnya juga memiliki fasilitas computerized physician order entry – sebagai pengganti resep dokter. “Hal itu sudah dicoba di RSIB. Akan tetapi, mengingat tidak semua dokter familier dengan komputer, dan juga adanya kecenderungan dokter lebih fokus ke komputer dibanding ke pasien, maka untuk sementara rencana ini dihentikan. RS kesulitan menerapkan paperless. Yang lebih mungkin adalah less paper,” papar Wildan terus terang.

Sesulit itukah menerapkan EMR dan e-prescription? Boleh jadi, walaupun tidak selalu. RS Meilia, misalnya, mengklaim semua urusannya sudah berbasis TI. Termasuk resep obat tidak lagi menggunakan secarik kertas berisi tulisan tangan dokter – yang terkadang sulit dibaca – tapi sudah diketik melalui komputer. “Di sini sudah tidak pakai lagi resep kertas. Setelah diperiksa, pasien langsung ke kasir untuk pembayaran. Lalu, ke apotek untuk mengambil obatnya,” R. Wahyu Wisnubroto, staf TI RS Meilia, menjelaskan.

Boleh jadi, lancarnya pihak RS Meilia dalam mengimplementasi aplikasi-aplikasi e-hospital karena tidak ada resistensi dari dokter senior atau perawat. Maklum, RS ini baru mulai beroperasi Februari tahun 2006, sehingga SDM-nya masih fresh. Hebatnya, seperti diklaim Wahyu, untuk membangun sistem TI di RS Meilia yang disebut Sistem Informasi Rumah Sakit (SIMRS) tidak menggelontorkan dana terlalu besar. Pasalnya, SIMRS dikembangkan sendiri (in-house development). Teknologinya berbasis Java, dan aplikasinya bisa running pada dua sistem, yakni Linux dan Windows.

Disebutkan Wahyu, aplikasi SIMRS ini mencakup: modul pendaftaran; unit pelayanan (rawat inap dan rawat jalan); unit penunjang (radiologi, lab, dan farmasi); unit keuangan (sistem billing, akunting), SDM (payroll), inventori; dan pemasaran. “Sistem TI di RS Meilia sudah terintegrasi, sudah e-hospital. Kami mengembangkan sendiri aplikasinya,” ucap Wahyu bangga.

Sudah pasti, biaya otomasi dan digitalisasi urusan di RS ini tidak murah. Contohnya, RSPI konon sudah menghabiskan US$ 500 ribu dan masih butuh sekitar US$ 300 ribu hingga implementasi total tuntas. Toh, para pengelola RS-RS yang melek TI ini menilai manfaat yang mereka petik sangat besar. “Jika menganggap TI sebagai barang mahal barangkali kurang melihat secara lebih mendalam. Justru, pihak RS mesti lebih serius melihat TI sebagai jalan alternatif pengembangan pelayanan dan peningkatan mutu kerja,” komentar Nur Aryani.

Penerapan e-hospital diperkirakan memang bisa memberikan manfaat dalam hal peningkatan kinerja karyawan, efisiensi, efektivitas, keselamatan pasien dan peningkatan layanan masyarakat. Di RSPI, Tavri mengklaim, efisiensi dan produktivitas kerja meningkat 40%-50%. “Penerapan e-hospital sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi. Target kami selanjutnya adalah seberapa jauh e-hospital dapat mengurangi kesalahan dalam pengobatan (medical error),” ujar Wildan. “Untuk itu, kami harus mengedukasi dokter agar lebih familier dengan ICT. Misalnya, kami sudah menerapkan teleradiologi, di mana dokter yang akan membaca hasil MRI tidak perlu lagi berada di RS, tapi bisa berada di rumahnya. Dokter seperti inilah yang akan mengambil manfaat dari kemajuan teknologi,” ia menambahkan.

Tak kalah penting, seperti dikemukakan Anis, penerapan e-hospital akan membawa ke tingkatan yang lebih tinggi lagi, yaitu membuat RS unggul dalam persaingan yang makin ketat. “Di luar negeri, RS ini mencegat pasien langsung di rumahnya sendiri dengan dukungan teknologi telemedicine. Nah, infrastruktur Internet dengan bandwidth lebih tinggi, seperti ADSL dan 3G, tinggal menunggu waktu saja untuk dimanfaatkan bagi pelayanan patient home monitoring,” tutur Anis. Kita nantikan saja masa itu tiba.

BOKS:

Proses Pelayanan Medis
ala e-Hospital

Pasien Rawat Jalan

Pasien datang dan mendaftar di bagian pendaftaran. Petugas memasukkan data pasien ke sistem (misalnya Vesalius, Medtrak atau SIMRS). Pasien memperoleh nomor urut, lalu ke ruang konsultasi dokter. Sistem akan mencetak informasi pasien dan kamar dokter yang dituju di bagian medical record (MR). Petugas MR meng-input status MR ke dalam sistem, menyiapkan dokumen MR, dan membawanya ke kamar dokter. Pasien diperiksa/konsultasi dengan dokter, dengan cara memasukkan nomor MR pasien ke dalam sistem, sehingga riwayat medis ditampilkan di layar komputer. Lalu, dokter mengetikkan resep dan update MR pasien via komputer yang terkoneksi ke bagian kasir (sistem billing) dan farmasi (apotek). Selain mengetik resep obat, dokter juga harus melakukan entri beban biaya atas pasien. Kemudian pasien pergi ke kasir untuk melakukan pembayaran dan mengambil obat ke apotek.

Pasien bisa pula melakukan pendaftaran melalui telepon, SMS, Web ataupun Self Kiosk. Petugas menanyakan jam berapa jadwal perjanjian dengan dokter akan dibuat. Selanjutnya petugas memasukkan datanya ke dalam sistem. Ketika pasien datang, ia tinggal meminta struk pendaftaran.

Pasien Rawat Inap

Pasien datang ke bagian pendaftaran rawat inap dengan membawa surat permintaan rawat inap oleh dokter RS, disertai surat jaminan perusahaan untuk pasien korporat. Kasir mencarikan kamar kosong untuk kelas yang diinginkan pasien dengan melihatnya di sistem dan konfirmasi ke perawat atau room maid. Kasir mendafatarkan pasien ke dalam sistem, dengan melampirkan form tata laksana yang ditandatangani oleh pasien atau keluarga. Seusai dengan proses pendaftaran, pasien menuju ruang rawat inap. Sistem akan mencetak informasi pasien dan ruang perawatan yang dituju di bagian MR. Petugas MR meng-input status MR ke dalam sistem, menyiapkan dokumen MR, dan membawanya ke perawat di ruang perawatan pasien.

Selama dirawat, semua order obat dan pemeriksaan penunjang lainnya, termasuk operasi, dilakukan melalui sistem. Kasir mengecek tagihan outstanding pasien di sistem. Jika pasien sudah diperbolehkan pulang, perawat akan cek semua order atas pasien itu, menyiapkan status dan obat jalannya. Perawat kemudian melakukan discharge di sistem untuk pasien itu. Keluarga pasien menyelesaikan proses administrasi dan pembayaran di kasir. Kasir akan melihat di sistem mengenai besar tagihan dan deposit yang ada. Biaya atas pemakaian telepon secara otomatis masuk dalam sistem.

Jika pasien itu adalah pasien perusahaan (lewat asuransi), ia hanya membayar sebesar jumlah yang harus ditanggungnya. Sistem akan menghitung tagihan yang harus ditanggung pasien dan perusahaan (asuransi) sesuai dengan kesepakatan. Tagihan ke perusahaan (asuransi) akan ditagih oleh bagian keuangan RS. Informasi tentang penerimaan ataupun tagihan diteruskan dari sistem yang menangani aspek administrasi dan klinik ke sistem yang mengurusi keuangan.

(Sumber: Disarikan dari hasil wawancara.)