Ditemui di kantor barunya di kawasan Rawa Buaya, Jakarta Barat, wajah Marcus Brotoatmodjo tampak sumringah. Keceriaan Marcus bukan lantaran baru menempati kantor yang lebih lapang dan tenang ketimbang kantor sebelumnya di Jl. Jend. Sudirman, melainkan karena proyek yang dikerjakan bersama timnya berjalan mulus. “Kami baru saja pindah kantor. Kami sangat puas, karena segalanya berjalan lancar, termasuk dalam pemindahan sistem,†ungkap Manajer TI Korporat Trisula Corp. Ltd. ini.
Menurut Marcus, proses pemindahan sistem dari Gedung Mid Plaza (Jl. Jend. Sudirman) ke Gedung Trisula Center (Rawa Buaya) berlangsung lancar dan tak memakan waktu lama. Pasalnya, sejak awal sistem di Trisula sudah dirancang siap mengakomodasi perpindahan kantor dengan membuat Wide Area Network. Maklum, jaringan teknologi informasi (TI) Trisula ada di beberapa tempat, yakni di Mid Plaza (kantor pusat sebelumnya), Bandung dan Ciracas. Oleh karena itu, model infrastruktur untuk jaringannya dibuat mobile. Tujuannya, supaya ketika lokasi kantor atau pabrik berpindah, pada dasarnya yang dipindahkan hanya Local Area Network-nya. “Boleh dibilang tidak ada masalah ketika terjadi migrasi sistem,†ungkapnya. Migrasi itu dilakukan pada saat weekend, karena pada saat weekday sistem tidak boleh down. “Jadi, kami memilih waktu pindah pada hari Jumat malam. Hari Minggu sudah selesai, sehingga Senin sudah kembali normal,†Marcus menceritakan.
Tentu, kelancaran migrasi itu juga karena adanya dukungan dari mitra vendor. Ketika melakukan pemindahan tersebut, backbone jaringan yang digunakannya masih dari vendor yang sama, yakni icon+, anak perusahaan PLN. Menurut Marcus, vendor itu telah berkomitmen membantu proses pemindahan. Dalam hal ini, pihak icon+ mau membangun jaringannya lebih dulu, sehingga ketika pindah sudah bisa langsung digunakan.
Mulusnya penyiapan jaringan TI di kantor baru Trisula membuktikan perusahaan ini sudah piawai dalam mengelola kebutuhan TI-nya. Marcus malah mengklaim, sistem TI di perusahaannya sering dijadikan benchmark oleh perusahaan tekstil dan garmen lainnya. Maklum, di industri tekstil dan garmen, Trisula merupakan pemain lama yang cukup terkemuka. Didirikan pada 1968, kini Trisula memiliki 16 anak perusahaan, baik yang berada di Indonesia maupun di mancanegara (Singapura, Malaysia, Australia dan Afrika Selatan).
Toh, pengembangan sistem TI yang lebih modern di Trisula sebenarnya belum terlalu lama. Diakui Marcus, hingga tahun 2000 Trisula belum memiliki sistem teknologi yang terintegrasi dengan baik, dan hanya mengandalkan aplikasi sederhana seperti AB Pro dan MS Excel. Pada 1994 Trisula mengadopsi sistem korespondensi internal secara elektronik (e-mail). Waktu itu, Marcus mengklaim, Trisula merupakan manufaktur yang pertama mengadopsi sistem seperti ini. Untuk sistem e-mail, platformnya memakai Microsoft Exchange Server. Mulanya hanya dipakai di satu lokasi. Kemudian, dalam waktu dua tahun, penggunaan sistem e-mail ini dikembangkan ke anak usaha yang lain.
Dari sisi infrastruktur jaringan, Trisula memakai sistem frame relay dari Lintasarta. Namun, penggunaan frame relay relatif mahal. Apalagi, kebutuhan terus meningkat. Karena itulah, sejak 2002 Trisula beralih menggunakan jaringan serat optik dari icon+. Dipilihnya layanan backbone berbasis serat optik dari icon+, karena perusahaan itu berani menawarkan layanan penggunaan serat optik hingga last mile. Jelasnya, icon+ mau menarik kabel serat optiknya hingga ke dalam gedung/lokasi. Ini berbeda dari pemain lainnya, yang cuma menyediakan teknologi gelombang radio (microwave) untuk last mile-nya. “Yang kami kejar adalah konsistensi data. Jika last mile-nya pakai radio, lama-kelamaan akan ada bottleneck. Selain itu, radio rentan terhadap beberapa hal, seperti cuaca. Jadi ada inkonsistensi,†kata Marcus memberi alasan. Selain dengan icon+, Trisula memakai pula layanan serat optik dari Telkom khusus untuk jaringan dari Trisula Center ke kantor di Ciracas.
Di awal milenium baru itu, Trisula mulai mengimplementasikan aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) dan sistem database modern. “Awalnya lebih untuk kebutuhan manajemen supaya bisa melakukan analisis dan tindakan secara cepat,†ungkapnya. Maklum, sebelumnya, untuk melakukan tutup buku misalnya, membutuhkan waktu cukup lama. Untuk proses tutup buku ini baru bisa selesai pada minggu ketiga. Nah, diharapkan dengan ERP dapat diterapkan sistem open management. Pasalnya, karena manajemen bisa memonitor, mereka pun bisa memperoleh data lebih akurat, cepat, serta lebih efisien dan efektif.
Trisula menggunakan aplikasi ERP SAP R/3. Adapun untuk database-nya menggunakan Oracle. Pusat database Trisula berada di Bandung, karena di kota itu jumlah pabrik milik Trisula cukup banyak. Modul ERP yang diimplementasi, yakni: Financial, Production Planning, Accounting & Controlling, Material Management, dan Sales & Distribution. Implementasi dilakukan pada akhir Juni 2000, dan dilangsungkan dalam tiga fase. Bertindak sebagai implementor adalah ISS Consulting. Proyek yang diperuntukkan bagi 120 user itu rampung dan bisa go live tahun berikutnya. “Kini, Trisula telah memiliki suatu sistem terintegrasi yang menghubungkan kegiatan penjualan, inventori, produksi, serta keuangan dan akunting,†ucap Marcus bangga.
Diklaim Marcus, penerapan sistem TI yang modern di perusahaannya telah berdampak positif bagi Trisula secara keseluruhan. Antara lain, perusahaan bisa meningkatkan layanan dan memberi nilai tambah untuk pelanggan, sekaligus mencapai keunggulan komparatif. Misalnya, sekarang tim pemasaran Trisula bisa lebih mudah mengakses data penting secara up-to-date, seperti status order, informasi persediaan, dan sebagainya. “Data yang tersedia jadi sangat akurat dan tepat waktu, sehingga memberi tim pemasaran senjata strategis untuk meningkatkan layanan kepada pelanggan secara signifikan,†papar Marcus.
Dampak positifnya juga berupa peningkatan efisiensi operasional perusahaan. Contohnya, kini Departemen Purchasing dapat mengontrol dengan lebih baik dan siap mengonsolidasikan permintaan dari seluruh unit. Dengan begitu, pembelian bisa dilakukan dalam jumlah besar, sehingga dapat menghemat biaya. Kontrol inventori juga bisa ditingkatkan, bahkan mampu menghindari kelebihan stok.
Keandalan sistem TI ini dirasakan pula oleh kalangan agen, pelanggan Trisula. Contohnya, ketika agen melakukan order, mereka bisa menanyakan status order ataupun ketersediaan barangnya. Sebab, dalam sistem itu bisa langsung terlihat status order, termasuk kemungkinan terlambat-tidaknya order. “Pabrik-pabrik Trisula ini pola bisnisnya bukan make-to-stock, melainkan make-to-order. Produksi kain itu berdasarkan order. Jadi, kami menyiapkan sistem TI yang andal supaya order lancar,†tutur Marcus sambil tersenyum.
Mekanisme Order Taking di Trisula
Pelanggan memberikan order (melalui faksimile ataupun e-mail) => order diproses di sistem oleh karyawan bagian penjualan => order diproses oleh bagian PPIC (supply chain) di pabrik berdasarkan target pengiriman => pesanan selesai diproses (dibuat) => dikirim ke pelanggan.
Yahya, salah seorang agen, mengaku pemanfaatan sistem TI di Trisula baru sebatas untuk komunikasi dan inquiry saja. Dia belum melihat manfaat lainnya. “Tapi, saya berharap ke depan dapat mengakomodasi online payment dan order taking, sehingga bisa paperless,†ujarnya berharap.
Pengalaman Yahya rupanya berbeda dari pengakuan pihak internal. Salah seorang karyawan Trisula di bagian pemasaran, Ridwan Husein, menyebutkan bahwa dia merasakan banyak manfaat dari pemanfaatan TI di perusahaannya. Termasuk kemudahan dalam mengakses informasi. “Khusus bagi tim pemasaran, monitoring order melalui sistem sangat berguna untuk mendukung program quick response, sebagai salah satu tolok ukur kepuasan pelanggan,†ungkapnya.
Ke depan, lanjut Marcus, ada beberapa rencana dan target yang telah dipancang. Salah satunya, memperbanyak jumlah anak usaha yang datanya akan dikonsolidasi ke database pusat. Saat ini, baru terhimpun 6 anak usaha. Trisula juga hendak menambah lagi beberapa modul aplikasi, sehingga bisa lebih mengoptimalkan fungsi sistem ERP-nya – termasuk mengembangkan helpdesk centre dan sistem barcoding di pabrik. “Kami akan senantiasa proaktif mencari solusi teknologi yang cocok untuk Trisula,†katanya menandaskan.
Sekilas Trisula Corp. Ltd.
Berdiri pada 1968. Bidang usahanya tekstil dan garmen. Trisula merupakan produsen kain merek Belini dan Caterina. Merek produk jadinya untuk ritel adalah Jack Niclaus dan JOBB. Selain itu, Trisula bertindak pula sebagai OEM, karena bisa membuatkan produk sesuai dengan pesanan.
Kini Trisula memiliki 16 anak perusahaan, berada di Indonesia ataupun mancanegara (Singapura, Malaysia, Australia dan Afrika Selatan). Di samping itu, Trisula memiliki lima pabrik yang berlokasi di Bandung, dan satu pabrik Ciracas.
Ditopang oleh sekitar 6 ribu karyawan, Trisula memiliki kapasitas produksi lebih dari 30 juta yard per tahun, dan dalam setahun memasarkan 4,8 juta produk garmen fashion-nya.
