Untuk perusahaan semacam PT Ace Hardware Indonesia (AHI) yang membidangi ritel produk perkakas, ketersediaaan sistem aplikasi terpadu berskala korporat tampaknya kebutuhan yang tidak bisa ditawar-tawar. Jumlah item barang yang dipasarkan cukup banyak, sekitar 2 ribu item. Adapun jumlah toko/gerainya saat ini mencapai 12 unit, 6 unit tersebar di Jakarta, dan selebihnya di Bandung, Medan, Surabaya dan Batam. Lalu, untuk menjamin ketersediaan barang di semua gerai, AHI yang berkantor pusat di Meruya, Jakarta ini membangun tiga gudang utama: di Pluit, Meruya dan Serpong.

Nah, sejak awal 2002 sistem aplikasi korporat baru sekelas ERP (enterprise resource planning), selesai diimplementasi dan mulai go live, guna menggantikan sistem yang lama. Hasilnya? Barangkali, apa yang dirasakan Arief Hidayat, kepala bagian gudang perusahaan ritel ini, bisa memberi sedikit gambaran. Menurutnya, ketika masih menggunakan sistem lama — di mana banyak pekerjaan terpaksa masih ditangani secara manual dan konvensional — waktu dan tenaga yang harus dikeluarkan masih besar. Ia mencontohkan, dibutuhkan waktu dua minggu sekadar untuk proses pencatatan dan pelaporan data. Sekarang? Proses memasukkan input dan pemantauan data bisa dilakukan dalam hitungan detik. “Proses distribusi barang juga bisa lebih cepat,” ujarnya. Asyiknya, untuk memantau pergerakan barang dan pengiriman pesanan dari cabang di berbagai lokasi yang berbeda secara real time itu, cukup lewat monitor PC. “Kami juga bisa memantau segera barang-barang apa saja yang paling banyak dibeli konsumen di satu cabang,” katanya.

Sebelum menggunakan aplikasi ERP Scala yang berbasis PC, perusahaan yang memegang lisensi Ace Hardware dari Amerika Serikat ini, sejak tahun 1995 (dari awal beroperasinya) telah menggunakan sistem aplikasi Magis, buatan software house dari Israel. Seiring perkembangan usaha, sistem itu dinilai tidak mampu mengakomodasi kebutuhan perusahaan yang terus meningkat. Padahal, tingkat persaingan dirasakan semakin ketat. Misalnya, sering kali pelaporan dari kantor cabang ke kantor pusat harus menunggu hingga 30 hari. Karenanya, pasokan barang yang seharusnya bisa cepat dilakukan ke setiap cabang, sering terhambat. Imbasnya, konsumen pun banyak mengeluh lantaran barang yang dicari susah ditemukan. Nah, karena alasan inilah, terhitung sejak pertengahan 2000, manajemen AHI berpikir meningkatkan level kemampuan TI-nya.

Keinginan itu lantas ditindaklanjuti dengan dibentuk tim beranggotakan lima orang dari karyawan bagian TI. Tim ini ditugaskan menyiapkan infrastruktur yang paling tepat untuk solusi baru yang bakal diimplementasi kelak. Di samping itu, mereka juga diminta mengukur secara seksama kebutuhan sistem seperti apa yang paling tepat dipakai di lingkungan perusahaan, yang saat ini memiliki sekitar 1.000 karyawan.

Menariknya, agak berbeda dari kebanyakan perusahaan yang lebih dulu memutuskan solusi korporat yang akan dipakai, AHI justru memutuskan infrastruktur seperti apa yang disiapkan. Karena itulah, mereka kemudian membenahi infrastruktur TI, terutama dari sisi hardware — penyediaan PC, server dan jaringan komunikasi yang berbasis VSAT (very small aperture terminal).

Menurut Moch. Luthfi, Manajer TI AHI, strategi ini dijalankan agar mereka bisa memilih sistem yang paling ideal untuk infrastuktur hardware yang sudah dibangun. Langkah ini juga cukup efektif, karena perusahaan bisa terhindar dari keharusan membeli hardware yang mahal (tapi berlebihan) seperti yang biasa disarankan vendor. “Kami lebih memilih menyiapkan infrastrukturnya lebih dulu dengan menjalankan sistem lama yang sudah dipakai,” katanya.

Begitu pembangunan infrastruktur perangkat keras dan jaringan ini selesai, pada Oktober 2000 barulah dipilih solusi korporat yang akan dipakai. Sesuai dengan kondisi dan kebutuhan, maka ERP yang dipilih adalah yang bisa dijalankan pada sistem berbasis PC (PC-based)

Modul aplikasi yang diimplementasi AHI meliputi: Logistik, Warehouse (Pergudangan), Customer Service, Purchasing, Sales, Store, Operation dan POS (point of sales). Adapun unit departemen/bagian yang diintegrasikan mencakup: Operation, Product, Warehouse dan Logistik.

Tahapan Implementasi ERP Berbasis PC di AHI

Fase Mulai Lamanya ————————————————————- I. Preparation Juni 2000 4 bulan

II. Beta Live Januari 2001 2-8 bulan

III. Pre-Go Live September 2001 6 bulan

IV. Go Live Januari 2002 –

————————————————————-

Lebih detailnya proses implementasi ini, seperti dijelaskan Luthfi, dilakukan secara bertahap. Yang lebih dulu digarap sistem back office, setelah selesai dilanjutkan menggarap sistem front office. Berikutnya, interkoneksi antara sistem back office dan front office, kemudian proses migrasi dari sistem lama ke sistem baru. Selama proses itu berjalan, sistem lama masih difungsikan untuk menjalankan kegiatan bisnis sehari-hari. Nah, ketika proses migrasi rampung, baru sistem lama dimatikan.

Luthfi menyebutkan ganjalan proses implementasi ini ditemukan pada saat migrasi sistem. Maklum, prosesnya agak rumit lantaran banyak data yang harus diintegrasikan dari sistem lama ke sistem baru. “Apalagi, pada waktu itu sistem back office dengan front office berbeda. Sehingga, ketika dilakukan koneksi tidak bisa langsung berjalan,” ujar Luthfi. Tak heran, proses ini saja memakan waktu hingga 6 bulan.

Contoh kesulitannya antara lain, katakanlah sistem di kantor pusat menunjukan data bahwa barang tertentu jumlahnya mencapai 1.500 unit di seluruh gerai, tetapi ketika dicek ke lapangan (gerai-gerai) hanya 1.200 unit. Tentu, untuk menyamakan data tidak gampang dan butuh waktu lama. Data seperti penjualan, jumlah stok barang, pengiriman, dan semacamnya, harus disesuaikan secara cermat baik yang ada di kantor pusat maupun di semua cabang/gerai. “Nah bagaimana jadinya bila data barang yang tidak sesuai itu jumlahnya mencapai 100 item,” kata Luthfi.

Lebih jauh, Luthfi mengakui manfaat efisiensi penerapan sistem aplikasi korporat baru ini. Antara lain, ketika ia ingin mendapatkan informasi barang. Dahulu, untuk sekadar mendapatkan informasi posisi barang butuh waktu sedikitnya 2-3 jam, dengan cara menelepon ke berbagai cabang, tapi kini cukup dalam hitungan detik atau menit. Lalu, untuk mendapatkan informasi penjualan dari satu cabang atau jumlah stok dari gudang, jika sebelumnya manajemen setidaknya harus menunggu 1-3 hari sampai laporan itu keluar, sekarang cukup dalam sekelebatan tangan saja.

Baik Luthfi maupun Arief meyakini, bila praktik semacam ini berjalan terus, berbagai manfaat lain bisa didapat. Tidak saja terkait dengan kecepatan mendapatkan informasi barang, tapi juga, beberapa pekerjaan yang tadinya harus dikerjakan empat orang misalnya, bisa diminimalkan jadi dua orang. Contoh lain, arus perpindahan barang bisa cepat dilakukan. Sebelumnya, perusahaan sangat kesulitan memantau peredaran barang — apa saja yang paling banyak terjual di cabang A, atau barang B ditempatkan di mana saja, dan sebagainya. “Jadi turnover barang bisa berjalan dengan sangat baik,” kata Luthfi.

Dampak yang cukup besar dirasakan adalah ketika perusahaan bermaksud membuka cabang/gerai baru. Semula, untuk membuka cabang baru setidaknya dibutuhkan waktu dua bulan. Antara lain untuk mendesain dan merancang sistem aplikasi di cabang (waktu itu masih pakai Magis), serta mempersiapkan bangunan lokasi usaha. Saat ini, prosesnya bisa lebih cepat — tak jarang cuma dua minggu — karena konsentrasi lebih untuk mempersiapkan bangunan/lokasi gerai saja. Adapun set up sistem aplikasi lebih mudah dan cepat, karena pada dasarnya tinggal menghubungkan ke jaringan yang sudah ada. Begitu juga dari sisi dana yang dibutuhkan, terjadi penguranagn yang cukup fantastis. Dari yang tadinya membutuhkan dana sekitar US$ 30 ribu untuk mendirikan satu cabang/gerai, saat ini cukup separuhnya.

Tak aneh, beberapa bulan belakangan perkembangan jumlah gerai AHI terus meningkat. Sebelum AHI memakai sistem ERP, jumlah gerainya hanya lima. Kurang dari setahun setelah dipakainya sistem ini, AHI dapat memiliki 12 gerai.

Menurut Luthfi, dana yang digelontorkan AHI guna mengimplementasi sistem aplikasi korporat baru hanya sekitar US$ 500 ribu. Setengahnya dipakai untuk membeli solusi ERP Scala, sisanya untuk penyiapan hardware dan jaringannya. Padahal, menurut Luthfi, untuk mengimplementasi sistem serupa perusahaan lain membutuhkan dana US$ 1-2 juta.

Toh, Luthfi dan tim TI-nya tidak lantas lekas puas. Buktinya, dalam waktu dekat pihaknya siap mengembangkan modul aplikasi lain seperti EIS (executive information system) dan CRM (customer relationship management). “Tunggu tanggal mainnya saja,” kata Luthfi ringan.

Riset: Atang Windarto