Kalau saja Mahatma Gandhi, Bapak Bangsa India yang memperkenalkan ajaran Swadesi (bertopang pada kemampuan sendiri) masih hidup, barangkali ia akan mengacungkan jempol pada Lowe Indonesia (LI). Maklum, kegagalan memanfaatkan sistem aplikasi mahal buatan vendor multinasional tak melemahkan semangat awaknya. Justru, karena percaya pada kemampuan sendiri, LI malah berhasil mengembangkan aplikasi korporat khusus periklanan yang dipakai oleh banyak kantor Lowe di dunia.
Kiprah LI menyemarakkan jagat periklanan di Indonesia sebenarnya terbilang cukup lama, yakni sejak 1970-an. Awalnya, LI merupakan bagian dari divisi promosi Unilever. Dalam perjalanannya, LI memisahkan diri dan menjadi perusahaan periklanan independen.
Namun siapa sangka, perusahaan sebesar LI — yang konon terbesar di bisnis periklanan Indonesia — relatif baru belakangan memiliki sistem aplikasi enterprise yang dinilai mumpuni. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Maklum, sejak awal, Lowe Worldwide tidak memiliki standar aplikasi yang baku di cabangnya di berbagai negara,ââ”Å¡¬? ujar Aryana Haribawa, Direktur Teknologi Informasi LI.
Menengok ke belakang sebelum 1999, dituturkan Aryana, urusan TI di perusahaannya tak lebih dilihat sebagai seperangkat alat komputer dengan segelintir aplikasi sederhana. Manajemen sendiri tidak pernah melihatnya sebagai alat menciptakan nilai tambah.
Baru kemudian di awal 1999, sesuai dengan arahan Lowe Worldwide, LI mulai mengimplementasikan aplikasi enterprise TSS dari salah satu vendor di Australia. Sayang, aplikasi berharga US$ jutaan itu harus kuncup di tengah jalan. Begitu implementasi selesai, rupanya tidak sesuai dengan pola bisnis perusahaan. Konon, situasi serupa juga terjadi di beberapa perwakilan Lowe di berbagai negara.
Menurut dugaan Aryana, salah satu penyebab kegagalan itu lantaran aplikasinya sendiri tidak sesuai dengan kultur bisnis lokal. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Mungkin saja di Australia bisa jalan, tapi belum tentu di Indonesia,ââ”Å¡¬? katanya. Sistem yang ditawarkan itu bersifat top down, padahal yang cocok di Indonesia justru sebaliknya. Tidak adanya dukungan manajemen dan karyawan yang mengerti tentang aplikasi pada waktu itu secara tidak langsung memiliki andil di dalamnya. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Jadi bisa saya katakan implementasinya gagal total,ââ”Å¡¬? lanjut Aryana.
Buntut dari implementasi yang gagal itu adalah kekacauan dalam proses kerja di lingkungan LI saat itu. Semua data di bagian keuangan, kreatif dan media, seluruhnya sudah telanjur diintegrasikan ke sistem TSS. Maka, data-data itu pun kemudian terpaksa ditarik kembali dan dimasukkan lagi ke dalam aplikasi kecil-kecilan yang sebelumnya sempat ditinggalkan. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Kondisinya benar-benar chaos saat itu,ââ”Å¡¬? ujar Aryana. Proses double entry banyak dilakukan di sana-sini pada saat proses konsolidasi data dilakukan. Tidaklah heran, ketika itu banyak karyawan yang harus rela pulang larut malam.
Aryana sendiri awalnya sempat terheran-heran, kenapa kelompok perusahaan sebesar Lowe yang beroperasi di lebih dari 80 negara, dengan dukungan 140 kantor di seluruh dunia, tidak memiliki standar aplikasi layaknya perusahaan besar lain. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Bahkan bisa saya katakan, hingga saat ini pun belum ada yang memiliki aplikasi yang bagus,ââ”Å¡¬? ujarnya.
Tidak ingin mengulangi pengalaman pahit sebelumnya, memasuki pertengahan tahun 2000, Aryana yang direkrut LI diminta untuk mengembangkan aplikasi yang cocok dengan kultur perusahaan, ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Waktu itu manajemen minta dibuatkan sistem yang bikin karyawannya bisa pulang sore hari,ââ”Å¡¬? katanya.
Aryana pun menerima tantangan yang diajukan LI. Dia sendiri tidak mengetahui persis kenapa LI memilihnya untuk memimpin bidang TI di LI. Menurut dugaannya, pengalamannya dalam mengembangkan beberapa sistem sejenis di perusahaan terdahulu (Pertamina dan Garuda) menjadi salah satu faktor ketertarikan LI.
Begitu masuk ke LI, ia menjumpai banyak keruwetan di sisi infrastruktur TI-nya. Kabel data misalnya, yang semestinya terbungkus rapi, malah tercecer dan tidak dibungkus layaknya kabel jaringan. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Pokoknya benar-benar amburadul,ââ”Å¡¬? kata Aryana.
Ada beberapa langkah yang kemudian dilakukan Aryana. Pertama, membentuk departemen khusus TI. Kedua, melakukan restrukturisasi infrastruktur dengan cara membuat data center dan pembenahan jaringan. Ketiga, merekrut tenaga TI hingga berjumlah 7 orang. Menurut perhitungan Aryana, dengan 7 tenaga TI, mereka setidaknya bisa melayani 400 karyawan LI yang tersebar di tiga divisi: Divisi Kreatif, Divisi Media dan Divisi Below The Line.
Tanpa melibatkan bantuan pihak luar, termasuk konsultan, ketiga tahapan itu bisa di selesaikan dalam hitungan satu bulan. Tidak lama berselang, Aryana membuat blue print aplikasi enterprise untuk LI lalu diajukan ke manajemen.
Anehnya, ketika manajemen menerima blue print tersebut, sebagian di antaranya menganggap terlalu rumit. Kenyataan itu tentu membuat Aryana dilematis. Di satu sisi dia diminta mengembangkan sistem, di sisi lain sebagian manajemen justru akhirnya menyarankan membeli paket aplikasi jadi dari vendor.
Dengan ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”terpaksaââ”Å¡¬?, untuk sementara Aryana meladeni keinginan manajemen. Dia pun lantas mencari aplikasi yang cocok untuk perusahaan periklanan ke beberapa vendor yang ada di Indonesia. Memakan waktu beberapa minggu, aplikasi yang dicarinya tak kunjung ditemukan.
Aryana kembali menghadap manajemen. Untuk kesekian kalinya, dia meyakinkan mereka bahwa tidak ada satu pun aplikasi yang cocok untuk karakteristik perusahaan seperti LI. Dia juga meyakinkan manajemen bahwa kalau pun ada dan diimpelemntasikan di LI, maka ujung-ujungnya perusahaan tidak memiliki independensi. Maksudnya, perusahaan akan selamanya tergantung pada vendor. Sementara di sisi lain, perusahaan juga harus rela mengeluarkan dana lumayan besar, karena terkait dengan biaya lisensi untuk user yang banyak jumlahnya.
Seakan-akan ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”mengguruiââ”Å¡¬?, di depan manajemen saat itu Aryana mengatakan bahwa industri periklanan sangat berbeda jauh dari industri lain umumnya. Dijelaskan Aryana, di kebanyakan industri lain ketika aplikasinya selesai dibuat/diimplementasi, urusan bisa selesai sampai di situ saja. Sementara di industri periklanan tidak demikian, sebab posisi perusahaan lebih banyak ditentukan oleh klien. Pendek kata, Aryana lebih menyarankan untuk membuat aplikasi sendiri. Dengan begitu, perusahaan bisa lebih leluasa dan memiliki kekuatan di saat akan mengubah atau menambah modul, tanpa harus bergantung pada pihak luar.
Setelah bolak-balik meyakinkan manajemen selama hampir dua bulan, mereka akhirnya memercayakan sepenuhnya kepada Aryana. Tanpa menyia-nyiakan waktu, Aryana lalu melanjutkan pekerjaannya yang sempat tertunda. Dia langsung membuat struktur organisasi, tim manajemen proyek, steering committee, dan tim implementasi. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Itu perlu dibentuk karena dari situlah bisa ditarik requirement-nya,ââ”Å¡¬? tutur Aryana.
Selanjutnya masuk ke tahapan pemetaan (mapping) dan rekayasa proses bisnis. Mapping dilakukan guna mendeskripsikan proses bisnis yang berlaku untuk setiap bagiannya, termasuk manajemen. Sementara reengineering untuk menyederhanakan proses kerja. Beberapa proses kerja yang dianggap tidak efisien harus dihilangkan. Masing-masing divisi diminta mendeskripsikan proses (alur) kerja sehari-harinya. Kemudian dilengkapi feedback dari karyawan di setiap departemen.
Tindak lanjutnya adalah pengembangan modul aplikasi yang meliputi: media planning, media buying , creative (termasuk talent database), audivisual, billing dan finance (account payable dan account receivable).
Proses pengembangan aplikasi itu dilakukan Aryana bersama tim TI selama dua bulan lebih. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Jadi kalau ditotal, sejak pertama kali membuat blue print hingga selesai hanya membutuhkan waktu 6 bulan,ââ”Å¡¬? ia berujar.
Aplikasi enterprise hasil pengembangan sendiri (in-house development) itu dinamai Lowe Initiative Online System (LIONS). Julukan itu langsung diberikan manajemen seusai implementasi dan bisa go live dengan mulus. Kini, LIONS bahkan sudah didaftarkan hak ciptanya baik untuk lokal maupun internasional.
Yang menggembirakan, seperti diakui Aryana, setelah LI berhasil mengembangkan aplikasinya sendiri, pihak Lowe Worldwide, prinsipalnya, tertarik mengadopsi aplikasi serupa untuk cabangnya di berbagai negara. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Ini merupakan kebanggaan tersendiri di saat tidak ada satu pun aplikasi yang bagus di lingkungan Lowe seluruh dunia,ââ”Å¡¬? ungkap Aryana bangga.
Tidaklah berlebihan, Ina, staf di bagian media ikut bangga dengan aplikasi yang ada saat ini. Proses kerja harian yang berlaku di departemennya sekarang jauh lebih efisien dibanding periode sebelumnya. Melalui modul media planning misalnya, pihaknya bisa dengan cepat membuat laporan pengawasan anggaran (budget control) untuk klien yang memercayakan proyek iklannya kepada LI. Maklum, para klien umumnya memercayakan dananya untuk biaya penempatan iklan di berbagai media sejak awal. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Dana yang dianggarkan itu harus dilaporkan setiap minggunya kepada klien,ââ”Å¡¬? kata Ina.
Sebelum ada sistem itu, menurut Ina, untuk membuat satu laporan budget control membutuhkan waktu cukup panjang. Itu pun dilakukan secara manual dengan menggunakan program Excel. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Tapi sekarang, dalam hitungan menit bisa saya kerjakan,ââ”Å¡¬? lanjut Ina. Sebagai gambaran, pembelian spot iklan yang setiap bulan mencapai 40-70 ribu transaksi, sementara nilai transaksinya mencapai ratusan miliar rupiah.
Ditambahkan Aryana, sebagai contoh, anggaran iklan produk sampo Clear per tahunnya mencapai Rp 100 miliar. Dana sebesar itu ditangani dan dikelola LI untuk biaya penempatan iklan di berbagai media. Dan setiap akhir bulan LI harus melaporkan kepada pemilik merek. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Saat masih manual, LI membutuhkan waktu 2-3 minggu untuk mengumpulkan data sebagai bahan laporan,ââ”Å¡¬? papar Aryana. Caranya, semua bukti purchasing order dikumpulkan, lalu dimasukkan satu per satu ke program berbasis Excel.
Menurut Aryana, berkat sistem baru, kemudahan itu tidak saja dirasakan oleh LI secara internal tetapi juga para klien. Maklum, cukup dengan mengakses sistem LI lewat Internet, klien bisa memantau penggunaaan dananya yang telah diberikan kepada LI secara online. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Cukup log in, selanjutnya memasukkan user ID dan password, mereka bisa langsung melihat laporan bujetnya,ââ”Å¡¬? Aryana menjelaskan.
Aryana tidak menyebut secara pasti berapa investasi yang telah dikeluarkan LI untuk proyek pengembangan aplikasi periklanan LIONS itu. Namun menurut perkiraan, paling tidak perusahaan telah menghabiskan sekitar Rp 1,2 miliar. Dana sebesar itu didistribusikan untuk pembangunan jaringan, pembuatan aplikasi, pengadaan server, penggantian beberapa unit komputer dan sebagainya.
Ke depan, proses pengembangan sistem LI dipastikan Aryana terus akan berlanjut. ââ”Å¡¬Ãƒâ€¦”Itu sangat dimungkinkan, dan tidak ada masalah selama tuntutannya sesuai dengan kebutuhan perusahaan,ââ”Å¡¬? katanya ringan.
