Masih jelas di ingatan Anton Wahyudi, Music Director Radio Prambors, betapa repot mengerjakan tugas sebelum perusahaannya mengimplementasikan teknologi informasi (TI). ?Ada banyak effort yang harus saya keluarkan baik dari sisi waktu maupun tenaga,? katanya. Bagaimana tidak. Untuk pembuatan Play List — susunan lagu dan jam putarnya — saja sedikitnya membutuhkan waktu 3-4 jam. Berkat bantuan TI, kini prosesnya bisa dipercepat hingga menjadi satu jam. Sekarang, setiap hari Anton bisa membuat empat Play List, padahal sebelumnya hanya sempat membuat satu Play List. Melalui fasilitas yang sama, ia juga bisa membuat tiga template Play List.

Proses kerjanya pun sudah elektronis dan otomatis. Anton tidak lagi harus mengirimkan data secara manual (menggunakan kertas) ke Program Director seperti beberapa tahun lalu. Misalnya, ketika selesai membuat satu Play List, ia tidak perlu mengirimkan data tersebut ke Program Director karena secara otomatis data tersebut akan terhubung secara online ke PC yang bersangkutan. Selanjutnya, Nana Herliana, sang Program Director, bisa langsung menentukan program serta lagu dan iklan apa saja yang harus diputar penyiar/disk jockey keesokan harinya.

Pemanfaatan TI di lingkungan Radio Prambors sebenarnya baru dimulai pada 1996. Seperti diakui Eddy Budyanto D., Technical Support Officer Radio Prambors, jauh sebelumnya hampir seluruh proses bisnis praktis dilakukan secara manual. Malah, seluruh bagian operasional belum didukung komputer. Kalaupun ada, hanya di Bagian Siaran. Itu pun baru berisi software remeh-temeh yang misalnya dimanfaatkan Bagian Siaran untuk merekam data pemirsa yang biasa mengikuti kuis Prambors. Tujuannya, agar pemenang kuis tidak didominasi beberapa orang saja.

Pemakaian software berbasis DOS yang dibeli dari pengembang lokal tersebut berlanjut hingga akhirnya manajemen merasa perlu memfasilitasi kegiatan operasional siaran dengan sistem yang lebih baik. Maklum, saat penyiar mengudara, semuanya dilakukan serba manual. Untuk loading lagu masih menggunakan cartridge (semacam kaset), dengan setiap cartridge hanya berisikan satu lagu. Sementara itu, ada tiga peralatan player di studio yang harus dimanfaatkan. ?Pokoknya repot, karena harus melakukan penggantian terus-menerus selama siaran,? kata Eddy. Efeknya, tak jarang penyiar merasa kesulitan saat mengudara, hendak memutar iklan ataukah lagu.

Memasuki 1996, pihak manajemen merasa perlu mengganti sistem player siaran menjadi terkomputerisasi. Tim yang ditugaskan pun lantas melakukan survei secara mendalam untuk menentukan software yang paling tepat. Setelah window shopping, akhirnya ditemukanlah software Audiovault, buatan vendor asing. Yang jelas, software ini memang khusus dirancang untuk sistem siaran di industri broadcasting. Tak lama kemudian, perusahaan membeli lagi software bernama Sadie, yang diperuntukkan khusus di ruang produksi. Keduanya terintegrasi dalam local area network (LAN). Maklum, program-program seperti jingle iklan ataupun pengumuman yang diputar di Bagian Siaran sebelumnya harus melewati proses produksi. Keduanya terhubung secara otomatis melalui jaringan LAN. Penggunanya hanya dua orang, operator produksi dan operator siaran. Investasi untuk solusi di Bagian Siaran dan Bagian Produksi ini, termasuk perangkat hardware-nya, sekitar Rp 40 juta.

Menurut Eddy, cukup banyak efisiensi yang didapat dari penerapan solusi tersebut. Dari sisi waktu, efisiensinya bisa mencapai angka 75%. Sebagai gambaran, selagi masih bersistem manual, yang menggunakan pita reel, pembuatan iklan berdurasi satu menit saja memakan waktu setengah hari, yakni untuk proses pengambilan suara dan musik ke pita reel. Selanjutnya baru direkam ulang. Proses pencocokan antara suara (voice) dan musik itu memang rada njelimet. ?Kadang-kadang pembuatan satu iklan saja bisa memakan waktu satu hari,? ujarnya.

Saat ini, proses seperti itu bisa dilakukan jauh lebih cepat. Pembuatan satu iklan, misalnya, hanya memerlukan waktu 1,5-2 jam. Prosesnya menggunakan sistem terkomputasi, dilengkapi berbagai peralatan pendukung lain seperti mixer dan speaker. Proses pengambilan suara, musik dan backsound bisa dideteksi lebih mudah lewat komputer, termasuk untuk menentukan suara yang cocok dan tidak. ?Jadi, seperti mengedit gambar di Corel Draw, prosesnya kan tinggal mencocokkan saja,? kata Eddy, menggambarkan. Hasilnya, melalui layar komputer, para penyiar tinggal mengklik saja, baik lagu maupun iklan yang akan diputar, saat mereka siaran. Tidak perlu lagi mengunakan kaset atau CD sebagai media player-nya karena semua sudah berbasis komputer.

Setelah sukses mengefisienkan kegiatan operasional di Bagian Siaran, memasuki tahun 2000 lagi-lagi perusahaan berkeinginan mengefisienkan aktivitas di back office. Prambors kemudian membeli solusi dari RCS, vendor asal Selandia Baru. Solusi ini terdiri dari beberapa modul. Pertama, Modul Airwaves, yang dipakai untuk menghubungkan Bagian Traffic, Keuangan dan Penjualan. Kedua, Modul Selector, yang dipakai oleh Music Director. Dan, ketiga Modul Linker, untuk kebutuhan Program Director.

Khusus di Bagian Traffic, secara online aplikasi ini akan bertindak mengatur semua lalu lintas data yang diberikan mulai dari Bagian Penjualan, Keuangan, Music Director hingga Program Director. Data tersebut cukup diolah oleh seorang user. Misalnya, Bagian Penjualan meminta supaya iklan bisa diputar sekian kali pada jam-jam tertentu, maka Bagian Traffic akan mencari waktu yang diinginkan. Seandainya waktu yang diminta Bagian Penjualan itu ternyata penuh, otomatis sistem akan memberitahukan. ?Dengan demikian, iklan-iklan yang masuk itu tidak bertabrakan jadwal siarnya,? ujar Eddy. Tidak hanya Bagian Penjualan. Music director, Program Director dan Bagian Keuangan setiap hari membuat laporan (pekerjaan) yang dikirimkan ke Bagian Traffic.

Untuk diketahui, di industri siaran dikenal istilah ?Log Siaran?, yang berisikan lagu-lagu, iklan, jingle dan segala macam materi yang harus diputar. Soal penempatannya, semuanya diatur secara cermat oleh Bagian Traffic. Bagian ini berfungsi mengolah berbagai data: data iklan yang masuk, berapa kali iklan itu harus diputar, lagu apa yang harus dimainkan, dan sebagainya.

Nah, ketiga modul RCS itu tidak dibeli dalam waktu bersamaan tapi secara bertahap. Airwaves dibeli tahun 2000, sementara Selector dan Linker baru dibeli dua tahun kemudian (2002). Berbeda dari solusi umumnya yang dibeli putus, solusi yang ditawarkan RCS ini memakai pola lisensi. Untuk tiap modul itu, per tahun Prambors harus mengeluarkan biaya lisensi sebesar US$ 5 ribu.

Menurut Eddy, biaya yang dikeluarkan perusahaannya sangat sebanding dengan efisiensi yang didapat. Ia membayangkan, betapa sulitnya manajemen Prambors bila tidak didukung solusi TI. Untuk penanganan iklan saja misalnya, setiap hari jumlah iklan yang masuk bisa mencapai puluhan bahkan ratusan. Padahal, ini harus ditentukan kapan dan bagaimana mengatur masing-masing iklan tersebut bisa masuk dan diputar sesuai permintaan.

Dengan solusi dari RCS, penempatan iklan bisa diatur sedemikian rupa. Misalnya, iklan sampo harus dipasang 100 kali dalam sebulan, maka sistem bisa menentukan secara otomatis, kapan waktu yang masih kosong dan bisa dimanfaatkan. Kalaupun kemudian jam yang diinginkan oleh pemasang itu sudah penuh, sistem dengan sendirinya bisa memberikan alternatif waktu pilihan yang bisa dipakai. Uniknya lagi, sistem tersebut bisa memberikan semacam bukti siar buat pemasang iklan. Ini untuk meyakinkan bahwa iklan yang bersangkutan benar-benar disiarkan. ?Buktinya bisa dilihat secara print out maupun secara track record dari sistem,? kata Eddy.

Ke depan, disebutkan Eddy, manajemen Prambors akan berupaya mengintegrasikan seluruh bagian. ?Sebenarnya sudah ada yang menawarkan solusi baru, tapi kami merasa belum terlalu perlu,? ujarnya. Ia sendiri mengakui software Audivault dan Sadie sudah dipakai di beberapa stasiun radio. Namun khusus software RCS, Eddy berani bertaruh baru sedikit stasiun radio yang sudah memilikinya. Di lingkungan Grup Prambors, baru Prambors Jakarta yang sudah difasilitasi software RCS. Adapun stasiun sejawat lainnya — Radio Female, Delta, M97, SPFM, Bahana, Prambors Makasar, Prambors Jogja dan Prambors Semarang — belum difasilitasi sistem sejenis.

Bisa dibilang, organisasi Radio Prambors tergolong simpel. Karyawan tetap yang terdaftar saat ini hanya sekitar 60 orang. Walaupun jumlah PC-nya mencapai 50 unit, untuk mengelola sistem seperti di atas hanya melibatkan 7 orang (user). Adapun untuk tenaga penyiar, selama ini diterapkan pola part-timer, dengan masing-masing bekerja berdasarkan shift (per tiga jam). Tidak heran, sebagian besar masih kuliah.

Dilarang keras mengambil konten (tulisan, foto, infografis, video, dan sebagainya) yang dimuat di situs web ini, melakukan crawling atau pengindeksan otomatis untuk platform AI (artificial intelligence) dan platform digital lainnya, tanpa izin tertulis dari direksi yang berwenang di situs web ini.