Keadaan pandemi COVID 19 yang mulai mereda membuat pemerintah melalui Inmendagri No.26/2022 mulai melonggarkan aturan PPKM menjadi level 1. Kehidupan bermasyarakat mulai berangsur normal dengan tempat hiburan dan liburan yang penuh seperti sedia kala.

Begitu pula aktivitas perkantoran yang dulu sempat tersendat, kini mulai kembali menggeliat dengan diperbolehkannya praktik work from office (WFO) 100% untuk seluruh perusahaan di sektor esensial maupun non-esensial.

Namun dengan pelonggaran aturan pemerintah terkait prokes, bukan berarti perusahaan dapat kembali beroperasi normal seperti sedia kala. Karena meskipun pandemi sudah mereda, bukan berarti hilang sepenuhnya.

Jika lengah karena peraturan yang lebih longgar, bukan tak mungkin lockdown kembali dilakukan sehingga fase new normal yang sudah berangsur berjalan akan kembali tertunda.

Adaptasi Operasional Agar Tetap Aman Saat New Normal

Meskipun sudah lebih longgar, bukan berarti peraturan mengenai penanganan COVID 19 menjadi tidak ada. Pemerintah tetap menerbitkan aturan untuk operasional perkantoran dalam periode PPKM level 1 saat ini.

Perusahaan yang ingin melakukan WFO 100% diwajibkan untuk menggunakan aplikasi Peduli Lindungi saat masuk dan keluar tempat kerja untuk memastikan bahwa seluruh karyawan yang masuk berstatus hijau. Selain itu seluruh karyawan yang melakukan WFO juga wajib sudah melakukan vaksinasi COVID 19.

Tentu saja perusahaan tak bisa hanya mengandalkan peraturan pemerintah sebagai bentuk pencegahan penyebaran di masa transisi seperti saat ini. Perlu juga dilakukan adaptasi operasional untuk memastikan bahwa kegiatan WFO di masa transisi ini tetap aman.

Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah menekankan perubahan kebiasaan kepada karyawan untuk lebih sadar dan tidak terlena akan kondisi peraturan pemerintah yang sudah melonggar. Standar prokes yang sudah teruji seperti menjaga kebersihan diri dan lingkungan sebisa mungkin harus dilakukan dalam kegiatan bekerja sehari-hari.

Namun menekankan perubahan kebiasaan karyawan saja tidaklah cukup. Perubahan kebiasaan ini sangat bergantung kepada kesadaran masing-masing individu karyawan yang tidak bisa dikontrol sepenuhnya oleh perusahaan. Cara yang lebih reliabel untuk membuat lingkungan kerja lebih aman adalah dengan mengubah beberapa kegiatan operasional perusahaan agar lebih minim kontak.

Namun bagaimana caranya meminimalisir kontak saat WFO yang pada dasarnya mengharuskan karyawan harus saling kontak satu sama lain?

Teknologi Untuk Mengurangi Risiko Penyebaran Penyakit Menular

Penerapan teknologi yang tepat dapat membantu perusahaan mengurangi poin kontak antar karyawan di beberapa aktivitas operasional perusahaan. Salah satu contohnya adalah proses absensi yang pada sebagian gedung perkantoran masih mengandalkan mesin fingerprint atau card reader yang membutuhkan kontak langsung dari karyawan.

Mesin absensi konvensional seperti mesin fingerprint dan card reader rentan menjadi pusat penyebaran penyakit karena banyaknya interaksi fisik yang dilakukan oleh karyawan sehingga sulit untuk memastikan hygiene dari mesin tersebut. Menggunakan teknologi, proses absensi bisa diubah menjadi contactless sehingga poin kontak dalam proses absensi dapat ditiadakan.

Beberapa teknologi seperti mesin absensi berbasis face recognition dapat menjadi solusi alternatif untuk proses absensi yang contactless. Namun biaya instalasi yang mahal menjadikannya solusi yang tidak aksesibel bagi banyak perusahaan. Selain itu, jumlah perangkat yang terbatas juga berpotensi menimbulkan kerumunan dari karyawan yang mengantri untuk melakukan proses absensi.

Alternatif lainnya adalah menggunakan absensi berbasis cloud services yang dapat diakses secara mandiri oleh karyawan melalui perangkat pribadi mereka. Dengan melakukan absensi melalui perangkat pribadi, karyawan tak perlu antri dan berkerumun saat melakukan proses absensi.

Selain lebih murah, solusi absensi berbasis cloud services juga biasanya menawarkan pilihan kustomisasi yang lebih banyak. Solusi berbasis absensi berbasis cloud services biasanya menawarkan berbagai fitur ekstra sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, mulai dari solusi absensi yang dilengkapi dengan fitur facial recognition hingga pengelolaan data absensi yang mudah dan terintegrasi.

Salah satu contoh vendor penyedia solusi absensi berbasis cloud services adalah CATAPA dengan modul Time Management mereka. Tak hanya menawarkan proses absensi tanpa kontak, modul Time Management CATAPA juga dapat digunakan untuk memproses dan mengelola izin, cuti, hingga lembur karyawan.

Selain itu, modul Time Management CATAPA juga sudah terintegrasi dengan CATAPA Payroll, sehingga perhitungan berbagai tunjangan yang terkait data absensi dapat secara otomatis dilakukan