Oleh: Diyah Ratna Fauziana – Trainer, Executive Development Services – PPM Manajemen

Sejumlah kejadian tragis dalam beberapa tahun terakhir terkait runtuhnya beberapa penunjang atau bagian bangunan membuat kita terperangah. Sebab hal ini bukan hanya mendatangkan kerugian finansial bagi organisasi maupun pihak yang terkena dampaknya, tetapi secara naas juga merenggut korban jiwa.

Jika diteliti lebih lanjut, beberapa kejadian mengerikan ini tidak semata-mata disebabkan oleh satu hal saja, namun dapat dipicu oleh beberapa faktor. Misalnya runtuhnya area parkir Eindhoven Airport tahun 2017 yang lalu disebabkan oleh sambungan plat beton yang kurang baik ditambah dengan metoda pelaksanaan bangunan yang tidak sesuai dengan peraturan keamanan konstruksi di Belanda.

Di Indonesia sendiri tak kurang dari 12 kejadian serupa terjadi dalam kurun waktu Agustus 2017 hingga Februari 2018. Mulai dari runtuhnya tiang penyangga Light Rail Transit (LRT), box girder, tembok underpass hingga bekisting pierhead yang menyebabkan beberapa orang terluka, bahkan ada yang meninggal dunia. Penyelidikan masih berlanjut hingga saat ini dan prosesnya memakan waktu yang tidak singkat untuk menentukan penyebab kejadian dan siapa yang harus bertanggung jawab pada akhirnya.

Dalam konsep manajemen proyek, dikenal beberapa metodologi, salah satunya dikenal dengan metode ‘waterfall’ di mana ada beberapa fase yang harus dilalui suatu proyek secara sekuensial, yang seringkali disebut dengan Daur Hidup Proyek (Project Life Cycle). Fase-fase tersebut adalah fase Initiating, Planning, Execution dan Closing yang biasanya digunakan pada proyek konstruksi fisik atau bangunan. Metodologi ini diistilahkan ‘waterfall’ untuk menggambarkan fase-fase yang sekuensial dimana satu fase dalam Daur Hidup Proyek wajib diselesaikan terlebih dulu untuk dapat memulai fase berikutnya.

Kesalahan atau penyimpangan kondisi aktual dari rencana mungkin terjadi pada fase mana saja dari keempat fase di atas. Seorang Manajer Proyek harus mengambil keputusan-keputusan pada setiap fase, untuk meminimalkan risiko yang diproyeksikan akan terjadi di sepanjang proyek berjalan. Tetapi tidak jarang pada fase Execution, proyek tidak berjalan sesuai dengan keputusan atau desain yang telah dibuat sebelumnya. Banyak hal yang dapat menjadi penyebabnya, faktor eksternal menduduki peringkat tertinggi mengapa proyek dilakukan tidak sesuai rencana. Misalnya saja cuaca yang tidak bersahabat sehingga menunda jalannya proyek, kondisi lapangan yang tidak sesuai dengan gambaran semula, atau adanya gangguan dari pihak di luar proyek.

Penyimpangan dari rencana dihalalkan dalam suatu proyek selama tidak mengubah pencapaian sasaran proyek dalam segi waktu, biaya dan kualitas, termasuk di dalamnya faktor keamanan proyek. Sehingga dapat dikatakan bahwa pengendalian proyek pada fase Execution menjadi hal yang kritikal di samping perencanaan yang telah dimasak sebaik-baiknya pada fase Planning. Metoda pelaksanaan proyek juga perlu diperhatikan, terlebih untuk proyek-proyek fisik raksasa yang berbiaya besar dan juga biasanya berisiko besar. Keputusan yang salah dapat berakibat fatal dan memakan korban jiwa.

Di era Industry 4.0 yang sarat dengan kemajuan teknologi proses dan informasi saat ini, keputusan dapat ditunjang oleh analitis data yang lengkap dan akurat yang terhubung satu dengan yang lainnya secara otomatis. Bahkan keterlibatan manusia yang terbukti mendatangkan potensi kesalahan maupun penyimpangan menjadi minim.

Pada industri manufaktur, di mana proses utamanya berulang dan memiliki intensitas kegiatan yang relatif sama, gelombang Industry 4.0 tak dapat dielakkan lagi. Sesama mesin saling berkomunikasi satu dengan lainnya, para analis mengambil data-data dari langit (cloud) untuk dikompilasi dan menghasilkan alternatif solusi masalah atau ide-ide yang berbasis data akurat dan terkini. Waktu proses banyak berkurang, demikian juga biaya produksi yang semakin efisien, dan yang terpenting adalah hadirnya transparansi dalam setiap proses.

Lalu bagaimana dengan proyek?

Proyek bersifat unik dan intensitas kegiatannya berubah-ubah. Jenis keputusan yang harus diambil Manajer Proyek juga bervariasi dan waktunya tidak dapat ditentukan pada awal proyek. Seringkali terjadi perubahan mendadak akibat hadirnya faktor eksternal di tengah pelaksanaan proyek dan pimpinan proyek harus segera memutuskan sesuatu demi mengamankan proyeknya.

Hal ini mungkin terjadi kalau informasi dan data penunjangnya cepat tersedia dan akurat. Sebagai ilustrasi saja, bagaimana seorang Manajer Proyek dapat menegur anak buahnya yang salah mengambil keputusan di lapangan sebelum risiko terjadi, kalau data yang diterima terlambat dan akurasinya diragukan. Maka atas pertimbangan segala risiko yang dapat terjadi dalam proyek, bukan tidak mungkin gelombang Industry 4.0 juga menyerang proyek dan menghasilkan Project 4.0.

Seluruh data dalam proyek terhubung satu dengan yang lain, sehingga meminimalkan kesalahan perhitungan dalam proses desain. Data proyek sejenis juga dapat ikut meramaikan pola perhitungan, sehingga menambah akurasi peramalan dalam proyek. Kebutuhan material juga dapat secara langsung diinfokan kepada pemasok andal yang telah terpilih melalui seleksi yang dilakukan secara otomatis, sehingga tidak lagi ada kerisauan tentang kinerja pemasok yang tidak konsisten atau pemilihan pemasok yang tidak adil karena ada peluang ‘permainan’ di belakangnya.

Setiap proses dalam fase proyek menjadi transparan dan terkendali, sehingga tidak saja tercapai sasaran proyek secara optimal dari segi waktu, biaya dan kualitas, tetapi juga menghilangkan peluang ‘permainan di bawah meja’ yang dapat berakibat fatal pada hasil akhir proyek. Adanya transformasi proses dalam memanajemeni proyek menjadi bersifat digital diharapkan dapat mewujudkan peribahasa Biar Cepat Asal Selamat.