Oleh: Alain Widjanarka – Head of Operational Excellence Department PPM Manajemen

Saat tulisan ini dibuat, Covid-19 masih menghantui beberapa negara. Penyebarannya yang begitu cepat dan tanpa pandang bulu mengakibatkannya menjadi pandemi global. Selain itu, “keunggulan” virus ini yang dapat menyebar di antara orang-orang tanpa perantara khusus membuat penanganannya menjadi lebih sulit. Namun, lambat laun dokter dan ilmuwan sudah memahami cara cepat menahan laju penyebaran, yakni social distancing!

Social distancing merupakan tindakan memperlebar jarak fisik antar orang. Saat ini jarak satu meter antar orang menjadi acuan aman untuk mencegah penularan dan penyebaran Covid-19. Perlakuan tersebut akan meminimalkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kerumunan atau berkelompok. Beberapa contoh tindakan social distancing adalah bekerja dari rumah, melakukan pembelajaran daring, komunikasi menggunakan media elektronik, dan menghindari kegiatan konferensi atau pertemuan fisik. Beberapa perusahaan dari berbagai industri kemudian melakukan tindakan-tindakan tersebut.

Tidak bias dipungkiri, wabah ini akan mengevolusi beberapa cara kerja yang sudah biasa. Banyak perusahaan dipaksa untuk meninggalkan cara kerja tradisional dan memunculkan cara bekerja yang tidak biasa. Dengan adanya wabah, perusahaan akan bekerja dengan minimal pertemuan fisik. Bukan hal yang aneh apabila kondisi tersebut akan diteruskan meskipun wabah sudah selesai.

Perusahaan menjadi terbiasa bahwa tidak selamanya karyawan harus bekerja di kantor. Sampai pada akhirnya perusahaan akan menyadari bahwa yang sesugguhnya dibutuhkan adalah fungsi dari seorang karyawan. Kehadiran fisik seorang karyawan menjadi tidak utama.

Yang akan terjadi selanjutnya adalah perusahaan akan memposisikan karyawan di backstage ataupun menjadi supporting process. Front stage akan didominasi dengan teknologi (aplikasi, mesin pintar). Karyawan bertugas menyematkan misi yang harus diselesaikan oleh teknologi tersebut. Beberapa tahun lagi, ketika teknologi sudah semakin pintar dan mampu bertindak layaknya manusia, peran karyawan tidak lebih dari supporting process. Manusia hanya dibutuhkan apabila teknologi tidak mampu menangani suatu kondisi. Inilah masa dimana perusahaan memasuki revolusi industri era baru, era Industry 4.0.

Kehadiran fisik pelanggan tidak lagi menjadi keharusan karena kegiatan perdagangan dapat berlangsung di dalam teknologi. Keberadaan karyawan di lini depan perusahaan, seperti: resepsionis, front office, sales, kasir, dapat menjadi minimal. Intervensi manusia digantikan dengan hubungan antar aplikasi dan proses logis teknologi antara supplier dan producer. Sehingga peran karyawan yang tersisa adalah memperbaiki dan mengembangkan proses yang harus diikuti oleh teknologi.

Banyak yang meramalkan bahwa software developer, apps developer, analis data, analis keuangan, serta teknisi dan insinyur bidang robotika merupakan pekerjaan yang akan mendominasi di era Industry 4.0. Ramalan tersebut sudah terlihat kebenarannya. Saat ini hampir tidak ada perusahaan yang tidak menggunakan teknologi dalam menjalankan kegiatannya.

Dengan perkembangan teknologi jaringan, setiap minggu setidaknya muncul satu kali tindakan pembaruan pada aplikasi. Pada kondisi yang mengharuskan karyawan bekerja secara remote seperti karena adanya wabah, perusahaan yang telah menerapkan konsep Industry 4.0 cenderung lebih siap.

Hanya saja, membangun kesiapan Industry 4.0 bukanlah pekerjaan sebentar, butuh bertahun-tahun hanya untuk membangun kesadaran saja. Salah satu hikmah yang dapat diambil dari wabah Covid-19 kali ini adalah mempercepat timbulnya kesadaran perusahaan terhadap era Industry 4.0. Sekarang waktu terbaik bagi manajemen untuk mengubah pola kerja yang sudah biasa menjadi di luar kebiasaan.

Sistem yang penting untuk diubah dalam penerapan Industry 4.0 adalah penghargaan kepada karyawan tidak lagi berdasarkan “process based” melainkan “output based”. Ketika karyawan bekerja tidak dari kantor seperti yang terjadi saat ini, maka supervisi atas proses cenderung sulit untuk dilakukan. Supervisor lebih mudah menilai kinerja karyawan berdasarkan output yang dihasilkan untuk periode waktu tertentu. Output akan lebih mudah diidentifikasi dan menjadi penentu tingkat produktivitas karyawan dibandingkan proses.

Sesungguhnya sistem “ouput based” bukanlah barang baru. Awalnya semua industri memberikan penghargaan berdasarkan output yang dihasilkan pekerja namun kondisi berubah sejak adanya revolusi industri dan dikenalnya standarisasi. Kualitas suatu produk dapat terjaga apabila proses penciptaannya dapat dipantau. Pemantauan dilakukan untuk melihat apakah proses kerja sudah dilakukan sesuai dengan prosedur standarnya.

Kondisi bisnis di masa depan yang penuh dengan ketidakpastian dan mudah berubah membuat perusahaan lebih perlu memprioritaskan pelaksanaan tata kelola yang baik dibandingkan prosedur baku. Penggunaan teknologi membuat proses tetap terjaga sesuai prosedur dengan tata kelola yang baik. Ketika supervisi proses sudah digantikan teknologi maka selebihnya adalah memantau output. Oleh karena itu, kembali lagi, pekerjaan analis dan pengembang aplikasi menjadi penting bagi perusahaan.

Jelas, bahwa Covid-19 membuat industry 4.0 menjadi keniscayaan bagi industri. Kegiatan bisnis dan operasional akan bergantung pada konektivitas jaringan dan sistem. Pertukaran data dan informasi perlu dilakukan secara cepat dalam penciptaan produk. Sistem kerja berubah dibarengi dengan penyesuaian mekanisme supervisi. Tingkat kesiapan memasuki Industry 4.0 dapat dilihat dari kemampuan perusahaan mengelola bisnis di tengah wabah saat ini.

Semakin mudah karyawan melakukan pekerjaan di manapun dia berada maka dapat dikatakan perusahaan tersebut telah siap memasuki era Industry 4.0. Ketidaksiapan perusahaan dalam penyediaan teknologi dan sistem “output based” akan menurunkan tingkat kinerja karyawan. Tingkat produktivitas dipertanyakan karena tidak ada mekanisme supervisi yang memadai.

Meskipun saat ini perusahaan tidak siap dengan teknologi dan mekanisme pendukungnya, namun jangan sampai hal tersebut dibiarkan. Lakukan evaluasi atas output dan analisis hasilnya untuk memahami tingkat kesiapan perusahaan.

Sudah siapkah kita memasuki era Industry 4.0?