Oleh: Ratu Eneng Kusumaningrat, M.M. – Trainer, Jasa Pengembangan Eksekutif PPM Manajemen

Saat Anda berada di posisi leader, bawahan Anda mengharapkan support dan motivasi, serta delegasi pekerjaan dengan clear. Untuk itu, penulis akan membahas menyoal seni mendelegasi dengan efektif.

Menjadi pemimpin dalam suatu unit kerja bukan berarti Anda mengerjakan semuanya A sampai Z. Seiring dengan meningkatnya lingkup pekerjaan dan jabatan karir, Anda tidak akan mampu lagi untuk mengerjakan semua tugas seorang diri. Walaupun tidak semua pekerjaan atasan dapat didelegasikan.

Tuntutan seorang pemimpin semakin tinggi, mendelegasikan pekerjaan secara efektif menjadi hal yang penting dalam organisasi. Seperti ahli mengungkapkan bahwa salah satu cara untuk mengukur keberhasilan seorang pemimpin adalah bagaimana ia bisa mendelegasikan pekerjaan secara efektif kepada tim. Jadi bukan asal mendelegasi, namun delegasi yang efektif.

Kemampuan mendelegasikan pekerjaan dengan efektif adalah skill yang sangat penting bagi seorang pemimpin. Namun dalam implementasinya, kebanyakan pemimpin menunjukkan dua karakter terkait dengan delegasi ini.

Pertama, ‘delegate and forget’ dan yang kedua, ‘forget to delegate’. Tipe yang pertama adalah pemimpin yang mendelegasikan pekerjaan lalu melupakannya, menyerahkan seluruh tanggung jawab kepada bawahan. Sedangkan tipe yang kedua adalah pemimpin yang mengerjakan semua pekerjaan sendiri, dan enggan mendelegasikan pekerjaan kepada bawahan.

Kedua tipe pemimpin ini dianggap tidak efektif. Tipe pertama adalah tipe pemimpin yang terbiasa melempar tanggung jawab kepada orang lain, sedangkan tipe kedua adalah pemimpin yang tidak memiliki trust kepada bawahan sehingga ia merasa bahwa semua pekerjaan harus dikerjakan sendiri.

Pilihan yang terbaik adalah “Effective delegating”, itu akan membantu seorang pemimpin mengoptimalkan seluruh resources mencapai hasil yang lebih baik. Dengan melakukan delegasi secara efektif, seorang leader dapat memfokuskan dirinya pada tugas dan tanggung jawabnya untuk kinerja yang terbaik dibandingkan jika ia melakukan seluruh pekerjaannya seorang diri. Bahkan dengan melakukan delegasi secara efektif, leadership seseorang menjadi terasah.

Yang menjadi masalah adalah belum semua leader memahami bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dengan efektif. Sebagian masih melakukan delegasi sekaligus pada saat yang bersamaan melempar tanggung jawab kepada bawahan, persis seperti tipe pertama yang telah dijelaskan sebelumnya.

Dengan melakukan delegasi secara efektif, maka bukan hanya leader itu sendiri serta pegawai yang diuntungkan, namun jika budaya ini sudah terinternalisasi dalam seluruh elemen organisasi maka dalam level korporasi, organisasi akan mengambil keuntungan yang maksimal.

Delegasi yang efektif mendorong peningkatan produktivitas dan moral pegawai, mendorong loyalitas pegawai karena adanya kesempatan untuk involve dalam pengambilan keputusan. Dalam delegasi yang efektif, bawahan diberi keleluasaan untuk mengutarakan pendapat.

Ada tiga alasan mengapa mendelegasikan pekerjaan dengan baik dan efektif menjadi penting bagi organisasi:

Saat Anda bisa mendelegasikan pekerjaan dengan efektif kepada team member maka Anda siap menerima “assignment” lain dari atasan Anda. Selanjutnya, jika mampu mengelola waktu dengan baik, ini adalah saat yang tepat untuk menunjukkan kinerja optimal Anda dengan penuh rasa tanggung jawab.

Suatu kondisi saat Anda mampu mendelegasikan pekerjaan dengan efektif kepada team member, dan pada saat yang bersamaan Anda bisa mengerjakan tugas lain secara fokus dan bertanggung jawab.

Mendelegasikan pekerjaan dengan efektif kepada subordinate Anda. Artinya menghemat biaya perusahaan. Karena biaya SDM untuk bawahan Anda tentunya lebih rendah daripada gaji Anda. Namun jangan lupa, mendelegasikan bukan berarti melempar tanggung jawab kepada bawahan. Lebih jauh lagi, yang terpenting adalah dengan mendelegasikan pekerjaan secara efektif kepada bawahan (seharusnya) otomatis Anda siap menjadi problem solver bagi unit kerja Anda.

Melakukan delegasi pekerjaan dengan baik akan menjadi media yang tepat untuk mengembangkan kompetensi team member Anda. Bahkan jika dilakukan dengan teknik komunikasi yang baik, moment ini bisa mempererat hubungan antara atasan dengan bawahan.

Setelah mengetahui tiga alasan mengapa mendelegasikan pekerjaan secara efektif sangat penting bagi pemimpin, bawahan, dan organisasi secara keseluruhan. Kini saatnya kita merenung, dan bertanya kepada diri sendiri. Apakah kita sudah melakukan delegasi dengan baik kepada team member kita? Apakah kita sudah memberikan support saat mendelegasikan pekerjaan kita? Apakah kita sudah berperan sebagai problem solver bagi unit kerja kita? Apakah saat mendelegasikan pekerjaan kepada team member menjadi ajang kita memperkuat relationship dengan bawahan?

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, seorang pemimpin dituntut harus memahami bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dengan baik. Dalam melakukan delegasi pekerjaan kepada team member, tahap penyusunan rencana program kerja menjadi tahap yang sangat penting. Dalam penyusunan rencana program kerja ini ditentukan jenis pekerjaan apa yang akan didelegasikan, siapa orang yang tepat melakukannya, bagaimana cara menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Secara lebih detail, berikut sepuluh tips penting yang harus diperhatikan pada saat mendelegasikan pekerjaan:

Menjelaskan urgency pekerjaan yang akan didelegasikan.

Memberikan gambaran yang jelas mengenai pentingnya tugas yang akan didelegasikan adalah hal yang sangat krusial di tahap awal pendelegasikan pekerjaan. Hal ini menjadi acuan bagi bawahan untuk mengambil langkah selanjutnya, sehingga tim betul-betul memahami mengapa tugas ini penting.

Memberikan instruksi secara clear dan detail.

Bawahan bukanlah paranormal, yang bisa membaca pikiran Anda tanpa penjelasan detail. Apalagi jika team member Anda terdiri dari staf yang baru saja bergabung (anak baru). Anda harus menyediakan energi dan waktu ekstra untuk menjelaskan. Boleh saja Anda mencoba mendelegasikan pekerjaan tanpa isntruksi yang jelas. Namun Anda harus sudah siap jika hasilnya nanti tidak akan sesuai dengan ekspektasi.

Mengidentifikasi dan menjelaskan risiko yang mungkin muncul.

Mengidentifikasi risiko yang akan muncul dari penugasan adalah langkah penting. Hal ini untuk menyiapkan tim Anda mengantisipasi risiko tersebut, sehingga sasaran yang ingin dicapai akan terwujud.

Mengidentifikasi enabler yang dibutuhkan.

Mengidentifikasi support yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan adalah tugas Anda sebagai leader. Ini harus digali sejak tahap awal pendelegasian pekerjaan. Anda bisa melibatkan bawahan untuk menggali informasi ini, sekaligus mengidentifikasi unit mana saja yang akan terlibat untuk pemenuhan enabler ini.

Rencanakan metode monitoring dan evaluasi.

Tahap monitoring dan evaluasi adalah tahap yang tidak dapat diabaikan begitu saja. Dalam tahap ini tugas Anda adalah mengawasi berjalannya pekerjaan, apakah sudah on track atau keluar dari jalur yang sudah ditentukan. Anda memonitor progres pekerjaan, dan menentukan langkah-langkah perbaikan jika dalam proses penyelesaian assignment ada yang belum sesuai dengan rencana awal. Kesepakatan cara melalukan monitoring dan evaluasi ini dilakukan di awal.

Menyiapkan Plan B, in case Plan A tidak berhasil.

Menyusun Plan B untuk mengantisipasi jika Plan A tidak berhasil menjadi sangat penting mengingat segala kemungkinan bisa terjadi. Perubahan selalu mungkin terjadi dalam setiap penyelesaian pekerjaan.

Ciptakan sarana komunikasi dua arah secara terbuka antara leader dan team member.

Kemampuan komunikasi yang baik menjadi syarat mutlak bagi seorang leader. Komunikasi hendaknya dilakukan secara dua arah, leader tidak hanya memberikan instruksi, namun juga harus mau menerima masukan dari bawahan.

Dorong team member untuk berani memberikan ide dan masukan, dan tentunya leader harus mau mendengarnya.

Sepeti dijelaskan pada poin sebelumnya, bahwa kemampuan mendengar seorang leader sangat dituntut jika sasarannya adalah pendelegasian pekerjaan secara efektif untuk menunjang tercapainya sasaran organisasi. Kinerja unit tidak akan tercapai dengan optimal jika leader otoriter dan tidak mau menerima ide-ide perbaikan serta inovasi dari team member.

Berikan reward untuk setiap pencapaian.

Apresiasi dan reward bagi bawahan adalah hal yang sangat perlu diperhatikan bagi seorang leader. Tanpa apresiasi dari atasan, maka pegawai tidak akan termotivasi untuk memberikan kontribusi secara optimal, sehingga delegasi pekerjaan tidak akan mencapai sasaran yang diharapkan.

Berikan teguran secara baik-baik dan tawarkan advise perbaikan untuk setiap kesalahan team member.

Saat mereka melakukan kesalahan, berilah teguran yang membangun dan berikan secara privat. Tawarkan solusi jika mereka menghadapi kendala, atau ajaklah mereka diskusi untuk mencari solusi bersama sehingga mereka merasa dilibatkan dalam decision making.

Jadi, mendelegasikan pekerjaan saja belum cukup, mendelegasikan pekerjaan secara efektif adalah yang terpenting. Leader diharapkan dapat menyiapkan enabler, memberi motivasi, reward dan arahan yang jelas kepada timnya, sehingga sasaran unit kerja dan sasaran organisasi secara keseluruhan tercapai dengan baik.

Semoga kita tidak menjadi leader yang Delegate and Forget, mendelegasikan sekaligus melempar tanggung jawab. Puntidak menjadi Forget to Delegate, menjadi superman, mengerjakan semua pekerjaan seorang diri.

Selamat mendelegasi dengan efektif!