Guna mendokumentasikan berbagai kegiatan di dalam keraton sekaligus memanfaatkan teknologi informasi (TI) secara keseluruhan, tahun 2012 Keraton Yogyakarta membentuk divisi baru, yakni Tepas Tandha Yekti (TTY).

Selama kurang lebih tiga tahun ini, TTY fokus memproduksi konten seputar sejarah dan kearifan lokal yang ada dalam Keraton. Konten ini disebarluaskan ke masyarakat lewat website dan media sosial resmi Keraton, serta melalui stasiun TV dalam bentuk video dokumenter.

Nah, keberadaan dan peran TTY ini tidak lepas dari sosok Gusti Kanjeng Ratu (GKR) Hayu. Putri keempat Sri Sultan Hamengkubuwono X ini diserahi tanggung jawab menjadi kepala divisi tersebut. “Tekad saya sekarang adalah membantu mewujudkan impian ayah sejak tahun 2006, yaitu Jogja Cyber Province,” ucap Hayu yang kini berperan sebagai CIO Keraton Yogya.

Gusti Kanjeng Ratu Hayu, CIO Keraton Yogya

Sejatinya, dunia TI bukanlah sesuatu yang asing bagi Hayu. Ia memiliki kompetensi yang bisa diandalkan di bidang itu. Maklum, titel sarjananya di bidang Business Information System Management dari Bournemouth University, Inggris. Bahkan, gelar MBA-nya dari Fordham University, New York, mengambil Double Concentration Management System & Information System. Karier profesional Hayu pun dirintisnya di dunia TI.

Hayu memulai karier profesionalnya tahun 2007 dengan mengikuti program internship di Microsoft Indonesia. Lalu, pada 2009, ia menjadi manajer proyek di sebuah perusahaan software house yang mengimplementasikan layanan Internet banking di Jakarta. Klien yang ditanganinya mulai dari bank BUMN sampai bank asing. Dunia game pun sempat digelutinya. Selama setahun (2012-2013) Hayu menjadi produser game di Gameloft Yogyakarta. Hingga kemudian ia ditunjuk sebagai Penghageng 2 di TTY. “Sebenarnya, cita-cita saya ketika kecil ingin jadi hacker. Karena kebanyakan nonton film. (Sebagai hacker) saya ingin bisa ngerampok bank dari jauh hahaha…,” ujarnya bercanda.

Menurut Hayu, sebagai CIO di Keraton Ngayogyakarta Hadiningrat, tugas dan tanggung jawab utamanya mengembangkan IT roadmap Keraton. Selain itu, tugas TTY adalah mendokumentasikan aneka kegiatan di dalam Keraton. Untuk mendukung kegiatan tersebut, Hayu didukung 7 abdi dalem dan tenaga outsource yang sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan. Total ada 26 karyawan yang ada di TTY. Ia mengungkapkan, tantangan dalam pengembangan TI di Keraton, yakni selama ini masing-masing kantor terbiasa bekerja sendiri-sendiri, alias tidak terintegrasi. “Jadi, perubahan mindset dan budaya kerja menjadi fondasi sebelum kami membuat yang canggih,” kata Hayu.

Wanita kelahiran Yogyakarta, 24 Desember 1983 ini mencontohkan bahwa sebelumnya hasil dokumentasi sebuah kegiatan – foto ataupun rekaman video – cuma menumpuk di hard drive komputer. Nah, dalam program TTY, Hayu membuat kanal untuk membagikan konten tersebut kepada masyarakat. Hasil dokumentasi itu dikumpulkan, lalu ditayangkan secara online (website) ataupun lewat tayangan dokumenter tiap dua minggu di TV lokal.

Namun, hal yang cukup menarik, beberapa tahun terakhir, Hayu memimpin Divisi TTY ini secara remote. Maklum, sejak tahun 2013 ia mesti ikut suami tinggal di New York. “Meskipun saya berdomisili di New York karena ikut suami dan menempuh pendidikan S-2, tanggung jawab terhadap Keraton harus tetap dilaksanakan,” ucap Hayu.

Toh, bagi Hayu, zaman sekarang jarak bukan lagi kendala. Untuk menjalankan tugas dan memberikan arahan kepada stafnya, ia memanfaatkan beberapa aplikasi media, antara lain: e-mail, dropbox, Skype, dan WhatsApp. “Karena di tim saya banyak freelancer, maka saya menerapkan alur kerja tim virtual. Yang penting, setiap orang mengerti tugasnya dan ekspektasi saya. Dan, semua tugas punya deadline,” kata Hayu.

Ke depan, penggemar online game Final Fantasy dan Kingdom Rush ini berharap online presence dari institusi Keraton bisa lebih solid. Harapannya membantu mengingatkan masyarakat Indonesia akan budaya Jawa yang adiluhung dan jangan sampai tergerus budaya luar. Dari sisi internal, ia memimpikan sistem Keraton yang terintegrasi dengan sistem e-governance yang solid, sehingga bisa memberikan layanan publik yang jauh lebih baik kepada masyarakat. “Kalau di Yogya saya nggak banyak waktu luang karena sering diminta membantu pekerjaan Keraton di luar skup tugas Tepas,” tukas wanita yang gemar menuliskan perjalanan hidupnya di blog Gkrhayu.com ini.

Herning Banirestu & A. Mohammad B.S.