How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the Worls with OKRs

Penulis : John Doerr

Penerbit : Penguin, 2018

Tebal : 306 hlm.

Tanadi Santoso

Pada 1999, John Doerr melakukan investasi terbesar sepanjang sejarah 19 tahun pekerjaannya sebagai pemodal ventura, yaitu US$ 11,8 juta untuk 12% saham Google. Dan, saat itulah pertama kali Doerr meminta Larry Page dan Sergey Brin memakai Objective & Key Result (OKR) sebagai sistem Goal Setting dan Execution di Google. Dan, sejak itu pula Google selalu memakai OKR.

Ideas are Easy, Execution is Everything, It Takes a Team to Win. Inilah kata-kata terkenal Doerr. Ide itu mudah, pelaksanaan adalah segalanya, butuh sebuah tim yang hebat untuk menang.

Ketika pertama kali bekerja, Doerr masuk ke perusahaan Intel pada 1975. Andy Grove, bosnya, memperkenalkan sistem OKR kepadanya. Grove pada 1975 menamakan sistem ini dengan iMBO, Intel Management By Objectives, yang memodifikasi konsep Peter Drucker —Management By Objective— menjadi Objectives dan Key Results.

Objective adalah tujuan yang kita kejar, dan Key Results adalah pengukuran hasil yang akan dicapai. Objectives menentukan apa yang dikejar, dan Key Results bagaimana mengejarnya.

Ada banyak perusahaan yang diceritakan dalam buku ini: Google, dengan detail mengenai Google Chrome dan YouTube-nya, Remind, Nuna, MyFitnessPal, Intuit, Gates Foundation, Adobe, Zume Pizza, Coursera, Bono, Lumeris. Cerita tentang bagaimana mereka menyukseskan perusahaan dengan menggunakan sistem OKR.

OKR yang pertama kali dibuat Doerr saat di Intel, Objective-nya: mendemonstrasikan bahwa performa prosesor 8080 lebih baik dibandingkan Motorola 6800. Sementara Key Results-nya ada empat, yaitu mendapatkan lima bukti benchmark, membuat sebuah demo, membuat materi pelatihan penjualan untuk dipakai di lapangan, serta menghubungi tiga pelanggan dan membuktikan bahwa prosesornya bekerja baik.

OKR yang diketik di atas kertas itu ditempelkan di meja kerjanya, supaya semua orang bisa membaca dan memahami target tiga bulan ke depannya. Sebuah transparansi total yang bisa dilihat dan dipahami semua orang, membuat sistem OKR ini menjadi hebat.

OKR biasanya dibuat untuk kurun tiga bulan, dan sangat sering juga dipakai untuk meeting tahunan. Biasanya membutuhkan dua hari untuk membuat OKR. Dengan pengawasan pelaksanaannya setiap minggu, atau dua minggu sekali. Setiap orang mampu melihat OKR orang lain dan mendiskusikannya untuk membuat pelaksanaan menjadi mudah dan terbuka.

Objective adalah sasaran, apa yang ingin kita capai: pelanggan lebih happy, penyelesaian servis lebih cepat, layanan rumah makan lebih menyenangkan, target penjualan naik tinggi, atau brand kita lebih dikenal orang. Objective tidak punya “nilai” atau angka. Namun, menjadi arahan prioritas kerja. Sebuah perusahaan bisa punya 1-4 hal kunci yang ingin kita capai.

Key Results (KR) adalah apa tolok ukur, yang membuat kita tahu sasaran kita tercapai atau tidak. Misalkan, objective kita ingin “membuat pelanggan happy”. Di Zume, perusahaan piza yang memakai robot dalam memasak pizanya, KR-nya: Net Promotor Score harus mencapai 42 atau lebih baik, rating order 4,6 atau lebih (dalam skala 5), dan 75 persen pelanggan lebih menyukai piza dari Zume dalam uji-buta. Sebuah pengukuran yang jelas dan dipahami semua orang.

KR bisa dinilai berhasil atau tidak. Google memakai skala 1. Kalau gagal total = 0. Kalau sukses penuh = 1,0. Jadi, bisa ada 0,3 = kurang sukses tetapi sudah berjalan; 0,5 = setengah berhasil; 0,7= cukup berhasil tetapi tidak sempurna. Penilaian terhadap KR ini dipakai untuk menilai OKR kita dan bagaimana kita bisa memperbaiki untuk periode berikutnya. OKR sangatlah powerful dalam pelaksanaan di perusahaan. Hal ini menurut Doerr karena ada empat alasan terbesar. Ini yang dijabarkan dalam empat Superpower OKR.

Superpower #1, Focus and Commit to Priorities. OKR hanya fokus pada hal yang super penting. Setiap perusahaan, departemen, atau profesional hanya boleh mempunyai 1-4 OKR, sehingga kita bisa benar-benar mengerjakan hal yang prioritas. Setiap Objective hanya mempunyai 2-5 KR. Dan, tentu setiap KR harus memiliki initiatives atau langkah-langkah pelaksanaan yang jelas.

Coba tanyakan kepada kebanyakan karyawan, apa sebenarnya prioritas perusahaan dalam enam bulan ke depan? Mungkin hanya 10-20 persen yang tahu. Lalu, bagaimana mereka bisa menyelaraskan pekerjaannya? OKR membuat semua orang tahu sebenarnya apa fokus perusahaan tiga bulan ke depan atau setahun ke depan, sehingga kita bisa menyelaraskan pekerjaan dengan prioritas perusahaan.

Superpower #2, Align and Connect for Teamworks. OKR terbuka dengan total transparansi, sehingga yang di bawah bisa melihat prioritas atasannya, sehingga bisa menyelaraskan OKR-nya. Sebagian OKR adalah top-down, sebagian bottom-up. Semuanya align (selaras) dan terhubung.

Superpower #3, Track for Accountability. KR adalah data, angka, sebuah “Yes or No” tercapai atau tidak. Siapa yang membuat OKR bertanggung jawab untuk mencapainya. Tidak ada saling tuduh, semuanya jelas, dan setiap orang memiliki tanggung jawab atas apa yang harus dicapainya.

Superpower #4, Stretch for Amazing. OKR memaksa orang membuat goal yang besar. Moon-shots –istilah Google– menembak rembulan, untuk sesuatu yang pasti tidak bisa tercapai, tetapi membuat kita mau super agresif dalam mengejarnya. Memberikan sebuah target besar yang ambisius. Google selalu mencoba mencapai 10 kali, apa yang bisa dicapai dengan 10 kali lipat dari apa yang umumnya bisa. Pencapaian 0,3 pun dianggap sudah baik untuk moonshots.

Keempat superpower tersebut merupakan kekuatan OKR. Focus, Align, Track, dan Stretch. Bagaimana semua karyawan dalam satu perusahaan bisa fokus pada hal-hal kunci, menyelaraskan semua departemen, melacak siapa yang bisa dan siapa yang belum, dan menjadi ambisius.

Ada satu poin menarik yang sedikit tidak umum: OKR tidak boleh dikaitkan dengan gaji, bonus, dan pendapatan karyawan. Menurut Doerr, bila kita kaitkan dengan kompensasi, OKR menjadi mandul. Kekuatannya akan berkurang, karena orang tidak lagi ambisius dan kerjanya hanya mengejar bonus. Ini hal menarik yang sedikit kontroversial. Beberapa tahun belakangan lebih banyak perusahaan memakai OKR, karena kekuatannya: mudah, agile, dan transparan.

Di dunia VUCA ini, semuanya berubah dengan cepat. Rencana tahunan bisa berubah di tengah tahun. OKR merupakan metode terbaik untuk perencanaan tiga bulanan. OKR dapat disandingkan dengan sistem Goal Setting tahunan perusahaan yang sudah ada, atau dipakai tunggal sebagai sistem perencanaan kerja.

OKR telah dipakai oleh banyak perusahaan dunia, di antaranya Accenture, Adobe, Amazon, Baidu, Cap Gemini, Dell, Deloitte, Dropbox, Eli Lily, Facebook, Gap, GE, LG, LinkedIn, Microsoft, Netflix, Oracle, Panasonic, Spotify, Twitter, Viacom, Yahoo, dan Zynga. Dari konsultan sampai peritel, dari bisnis dengan tujuh karyawan sampai 450.000 karyawan, dari perusahaan kuno sampai modern.

OKR menggunakan Continuous Performance Management, yang berisi conversation, feedback, dan recognition. Ritme kerja, dengan irama yang pas, akan membuat kita lebih fokus pada eksekusi. Seminggu sekali, atau dua minggu sekali, ada proses rutin dengan sebutan “Check In”; kita akan meeting 30-60 menit untuk mengevaluasi OKR. Nah, inilah derap irama budaya OKR yang sesungguhnya.

Check in akan mendiskusikan apa yang sudah berjalan, seberapa optimistis kita akan mencapai target tersebut, apa prioritas minggu depan, dan apa yang harus dicapai dalam empat minggu ke depan. Biasanya disarankan dilakukan pada Senin. Doerr menyebutnya “reinventing HR”, performance review hanya setahun sekali dan tidak jelas, sedangkan OKR dipantau setiap minggu, dengan sangat jelas dan bertanggung jawab.

Seberapa sulit mengimplementasikan OKR di perusahaan? Ternyata, kurang-lebih hanya butuh 2-3 hari untuk bisa memulai OKR. Yang terpenting, bukan membuat OKR, tetapi bagaimana memanfaatkannya supaya benar-benar bisa menjadi bagian dari urat nadi bisnis kita. Membuatnya menjadi sistem yang memacu kerja kita. Butuh iterasi dan perbaikan berkelanjutan untuk menjadikan OKR sebagai sebuah power yang luar biasa dalam bisnis kita.

Buku yang ditulis dengan enak ini penuh dengan langkah kerja yang jelas dan cerita menarik untuk memberikan inspirasi kepada pembaca tentang OKR.(*)

*Penulis adalah entrepreneur, pembicara publik, dan corporate trainer yang berpengalaman. www. Tanadisantoso.com, FB: www.facebook.com/tanadisantoso/, Twitter: @tanadisantoso, IG: WowAndAha