Sejak penyebarannya dari kota Wuhan, China, virus Corona (COVID-19) telah mewabah ke banyak negara, seperti Korea Selatan, Iran, Italia, Amerika Serikat, hingga Indonesia.

Penularan virus yang sangat cepat ini membuat Pemerintah Indonesia juga menyerukan kepada seluruh masyarakat untuk waspada dan melakukan langkah – langkah pencegahan virus. Tidak hanya di rumah, pemerintah juga menggalakkan tindakan pencegahan ini di sarana umum hingga perkantoran dimana karyawan banyak menghabiskan waktunya sehari – hari. Tindakan pencegahan virus di kantor tentunya menjadi salah satu sorotan dari divisi Human Resources (HR), langkah – langkah penyediaan masker, hand sanitizer, pemeriksaan suhu badan hingga deep cleaning di area kerja mulai dilakukan oleh perusahaan.

Standie Nagadi, VP Marketing and Brand Mekari, menjelaskan, pemanfaatan teknologi aplikasi HRIS seperti Talenta yang memudahkan absensi atau pemberian tugas bisa menjadi solusi yang diterapkan oleh HR untuk memikirkan keselamatan dan kesehatan dari setiap karyawan, namun tetap menjaga produktivitas bisnis.

Berikut ini beberapa tips dari Talenta by Mekari, solusi HRIS berbasis cloud yang mengedepankan transparansi dan mudah digunakan, yang bisa dilakukan oleh HR sebagai upaya pengendalian sekaligus pencegahan virus Corona di kantor dengan memanfaatkan penggunaan teknologi:

Pertama, berikan informasi yang cepat dan terkoordinasi. Dengan memberikan informasi yang cepat dan terkoordinasi menjadi tugas penting HR di tengah maraknya isu yang simpang siur. HR bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi yang relevan dan penting bagi karyawan di kantor, serta tanggap atas pertanyaan – pertanyaan karyawan terkait isu. Penggunaan chanel komunikasi seperti social messaging atau aplikasi internal yang digunakan di kantor bisa menjadi sumber valid yang digunakan HR dalam menyebarluaskan informasi kepada karyawan.

Keeua, batasi penggunaan finger print. Kebanyakan perusahaan saat ini mengutamakan finger print sebagai media absensi bagi karyawan. Pembatasan penggunaan finger print bisa menjadi solusi bagi HR untuk mencegah penularan virus antar karyawan. Media absensi dengan teknologi Human Resource Information System (HRIS) seperti Talenta bisa akan memudahkan karyawan untuk tetap melakukan absensi di mana pun dan kapan pun. Dengan fitur live attendance yang bisa diakses melalui ponsel, setiap karyawan bisa tetap memenuhi absensi dengan meminimalisir kontak dengan virus dan bakteri.

Ketiga, berlakukan kebijakan work from home. Beberapa perusahaan di Indonesia mulai mempertimbangkan untuk menerapkan sistem bekerja dari rumah atau work from home untuk mencegah penularan virus yang lebih jauh lagi. Kebijakan ini merupakan alternatif bagi karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa harus ke kantor dan menerima risiko tertular virus Corona. Jika perusahaan telah menggunakan sistem HRIS seperti Talenta, hal ini sangat mudah dilakukan karena karyawan bisa melakukan absensi melalui live attendance dan HR dapat memantau langsung kehadiran karyawan melalui dashboard yang update secara real time.

Keempat, nerikan penugasan lewat aplikasi. Ketika perusahaan memberikan kebijakan untuk bekerja dari rumah, proses kerja tetap harus berjalan seperti biasa. Dalam kondisi seperti ini, koordinasi tugas harus dilakukan dengan terstruktur. Perusahaan bisa menggunakan project management tools atau aplikasi HRIS yang memiliki fitur penugasan seperti Talenta.

Kelima, permudah akses benefit kesehatan. Di tengah kondisi ini, karyawan pastinya akan lebih aware dengan kesehatan. Akses akan plafon benefit kesehatan yang dimiliki, mengajukan reimbursement biaya perawatan bahkan mengetahui status reimbursement akan menjadi nilai plus bagi karyawan, karena mereka dapat prosesnya lebih cepat dan mudah. Aplikasi seperti Talenta memungkinkan karyawan mendapat seluruh kemudahan itu langsung dalam satu aplikasi mobile yang bisa diakses kapan pun dan di mana pun.

www.swa.co.id