Oleh: Jusuf Irianto, Guru Besar Manajemen SDM, Dep. Administrasi Publik FISIP Universitas Airlangga

Saat ini teknologi berkembang pesat dan menjelma menjadi tools yang sangat strategis. Teknologi mempermudah perusahaan dalam mengembangkan produk dan layanan terbaik bagi pelanggan. Dengan teknologi pula pemerintah dapat mempermudah masyarakat mengakses pelayanan melalui platform digital public service.

Penggunaan teknologi tak sekadar memudahkan proses bisnis sehingga semua tujuan dapat dicapai secara efektif. Teknologi ternyata juga mendukung kegiatan analisis data yang sangat membantu organisasi dalam membuat keputusan yang efisien dan efektif.

Dalam membuat keputusan, organisasi memadukan penggunaan teknologi sebagai tool dengan data-analysis. Integrasi tersebut merupakan sebuah fenomena menarik yang dalam satu dekade terakhir ini sangat populer disebut dengan istilah big data.

Namun demikian, makna dan pemanfaatan big data belum sepenuhnya dipahami masyarakat secara utuh khususnya dalam manajemen sumber daya manusia (SDM). Tulisan ini berupaya menguraikan makna dan pemanfaatan big data untuk memperkuat fungsi manajemen SDM.

Makna Big Data

Big data merupakan koleksi data berjumlah besar disertai aplikasi berbagai jenis sistem yang digunakan untuk mengolah data. Sistem tersebut berfungsi untuk analysing dan extracting data yang kemudian secara sistematis berubah menjadi informasi bermanfaat dalam mengambil keputusan.

Dalam tulisan bertajuk “Big Data: The Management Revolution” yang diterbitkan Harvard Business Review pada Oktober 2012, Andrew McAfee dan Erik Brynjolfsson menggambarkan big data bersifat “lebih kuat” daripada sekadar proses analitis data. Melalui big data, kinerja organisasi dapat diukur dan dikelola lebih tepat.

Fungsi pengambilan keputusan pun lebih mudah karena dampak atau resiko keputusan dapat disimulasi dan diprediksikan lebih presisif. Kecenderungan membuat keputusan spekulatif, subjektif, dan intuitif pun akhinya berubah menjadi lebih objektif dengan mengandalkan data.

Menurut McAfee dan Brynjlofsson, big data muncul akibat kian bertambahnya volume, kecepatan, dan variasi data. Saat ini volume data dalam setiap detik melampaui jumlah data yang tersimpan di internet pada kurun 20 tahun lalu. Sementara dengan kecepatan internet, memungkinkan tersedianya informasi real-time berasal dari berbagai sumber yang menghasilkan jenis data bervariasi.

Kemudian Thomas H. Davenport, Paul Barth, dan Randy Bean dalam karyanya diterbitkan oleh MIT Sloan Management Review (Juli 2012) berjudul “How ‘Big Data’ Is Different”, mendeskripsikan big data tak sekadar sebagai analisis data namun juga tentang pemanfaatan data melalui informasi real time. Informasi berupa deskripsi lingkungan sehingga dapat direspon dengan tepat.

Penguatan melalui Big Data

Berbagai upaya dilakukan organisasi untuk mencapai efisiensi. Pemanfaatan big data diyakini dapat meningkatkan efisiensi demi meraih kemampuan daya saing. Dengan big data, proses kerja dilakukan lebih efisien sehingga beban biaya operasional menjadi jauh berkurang.

Bagi perusahaan, terjadi peningkatan kemampuan dalam mengidentifikasi pola perilaku pelanggan. Dengan menemu-kenali karakteristik pelanggan, perusahaan dapat dengan mudah mengembangkan berbagai strategi, misalnya, pembaharuan produk atau layanan sesuai dengan kebutuhan konsumen.

Sementara bagi pemerintah, penggunaan big data dapat difokuskan pada penguatan manajemen SDM aparatur dan sistem kerja lembaga pemerintah yang lebih efisien. Pemerintah dapat mengembangkan kebijakan dan manajemen SDM yang semakin kuat sesuai kebutuhan khususnya dalam memberi layanan berkualitas bagi masyarakat.

Perusahaan pun dapat memanfaatkan big data untuk penguatan manajemen SDM yang lebih efektif. Fungsi rekrutmen dan seleksi dapat dilakukan dengan mudah. Divisi SDM dapat mengakuisisi calon bertalenta berdasar pemanfaatan kembali data yang telah diperoleh dari sejumlah besar pelamar.

Fungsi-fungsi manajemen SDM lainnya juga lebih mudah dilaksanakan. Selain digunakan untuk rekrutmen dan seleksi, big data dapat membantu organisasi dalam penempatan jabatan, memantau dan menilai kinerja, serta manajemen talenta dan pengembangan karir. Keputusan untuk promosi misalnya, dapat dibuat lebih sistematis berbasis manajemen data.

Pemanfaatan big data merupakan solusi bagi manajemen SDM yakni mengintegrasikan data SDM dalam suatu platform berbasis cloud serta visualisasi yang memudahkan dalam perencanaan SDM, akuisi SDM bertalenta, monitoring dan evaluasi kinerja, pengembangan SDM, dan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Kriteria Pemanfaat

Fenomena big data bermanfaat bagi organisasi didukung teknologi. Namun tak perlu latah menerapkannya. Tak semua organisasi perlu menerapkan teknologi big data dengan metode proses data berbeda dari sebelumnya. Perubahan metode proses data diperlukan jika organisasi memiliki salah satu dari lima kriteria.

Kelima kriteria organisasi tersebut adalah, pertama, volume data yang tinggi sehingga memerlukan manajemen atau tools relevan. Kedua adalah variety yaitu terdapat berbagai jenis data yang harus diolah baik terstruktur, tak terstruktur, maupun semi terstruktur. Ketiga, velocity atau kecepatan pembuatan, pemuatan, dan analisis data yang mampu dijangkau organisasi. Keempat, veracity yakni terkait kualitas dan validitas data, serta kelima yakni valence yaitu sistem manajemen yang memungkinkan berbagai item data dapat terhubung dengan data lain.

Jika tak memenuhi kriteria tersebut, transformasi sistem pengolahan data belum termasuk urgent atau mendesak untuk dilakukan. Namun, seiring kemajuan yang dicapai organisasi, dapat dikembangkan rumusan strategi jangka menengah atau panjang. Strategi bertumpu pada filosofi dan tujuan sebagai basis perumusan kebijakan (policy) yang nantinya diderivasi ke dalam rencana strategis dan tindakan.

Peran leader sangat penting dalam pengembangan strategi yakni berinisiatif membangun tim data sciences secara kohesif dengan didukung keahlian beragam. Inisiatif disertai pula dengan memberi bekal karyawan berupa pengetahuan dan skills yang dibutuhkan.

Pengembangan pengetahuan dan skills bagi karyawan untuk meningkatkan kapabilitas inovasi. Inovasi merupakan upaya mewujudkan perbaikan sistem yang ada seraya melakukan pembaharuan di setiap sisi organisasi sehingga mampu menghasilkan produk dan layanan baru dan bernilai tambah.

Dengan memahami sistem organisasi yang membuka peluang lebar untuk berinovasi, kebijakan pemanfaatan teknologi big data dapat menciptakan visibilitas kondisi karyawan. Visibilitas kondisi tersebut berupa deskripsi lengkap tersaji dalam dasboard yang menunjukkan data rinci dan lengkap setiap karyawan, analisis aktual SDM, serta prediksi kesesuaian jumlah dan mutu karyawan dengan kebutuhan saat ini dan mendatang.

Dengan penggunaan teknologi yang relevan, fungsi manajemen SDM semakin kuat dengan memanfaatkan sistem informasi SDM (human resource information system). Perumusan kebijakan atau proses pengambilan keputusan lebih efektif. Diharapkan dengan penggunaan teknologi untuk big data berdampak positif bagi penguatan setiap fungsi manajemen SDM.

Sejumlah data besar yang terkumpul dalam sistem selanjutnya dapat dintegrasikan dan dianalisis secara mendalam agar keputusan yang dirumuskan memberi solusi yang tepat bagi setiap masalah SDM yang dihadapi.

Kini, sudah saatnya bagi setiap pimpinan organisasi, baik perusahaan maupun lembaga pemerintah, menyadari peran penting data dan teknologi untuk pemanfaatan big data. Semua data memiliki makna penting jika semua unsur dalam organisasi mempersepsikannya sebagai fundamen kuat dalam setiap keputusan.