Guna mendukung proses kerja dan pengelolaan aneka wahana rekreasi di Taman Wisata Ancol, pihak PT Pembangunan Jaya Ancol terus memodernisasi sistem TI-nya. Begitu pula dengan aktivitas internal dan back office-nya.

Kawasan Taman Wisata Ancol bisa dibilang taman rekreasi lawas yang tak henti bersolek. Seperti tak mau kalah dari taman-taman rekreasi pendatang baru. Dari waktu ke waktu, ada saja fasilitas/wahana rekreasi baru yang disediakan.

Jangan heran, setiap hari puluhan ribu orang datang berekreasi di sini. Maklumlah, pilihan jenis rekreasi yang disediakan Ancol tergolong banyak. Kalangan remaja dan anak-anak muda biasanya menyukai wahana permainan seperti yang tersedia di Dunia Fantasi (Dufan), Atlantis Water Adventure, Gelanggang Samudera, ataupun Sea World. Namun, ada juga pengunjung yang datang ke Ancol sekadar ingin makan di Hailai, main boling, bermain ski air atau diving di Pantai Marina, bermain golf, nonton pertunjukan musik di Pantai Karnaval, atau melihat-lihat barang seni di Pasar Seni. Ada juga pengunjung yang datang menginap di resor, seperti Putri Duyung dan sejumlah cottage di Pulau Bidadari.

Dalam kawasan seluas 552 hektare yang dikelola PT Pembangunan Jaya Ancol (PJA) itu memang tersedia beragam arena rekreasi dan resor, entertainment, konvensi dan wisata belanja. Di samping usaha rekreasi dan resor, PJA juga mengelola bisnis properti, seperti Capital Coast, Puri Jimbaran dan Marina Coast Royal Residence.

“Ancol sendiri buka 24 jam. Setiap hari puluhan ribu tiket terjual. Bisa dibayangkan, betapa pusing jika pengelolaannya dilakukan secara manual,” ujar Hanurawan Nugroho, Kepala Departemen Sistem Informasi Manajemen PJA. “Jika musim libur, jumlah tiket terjual bisa di atas 100 ribu tiket per hari. Sedangkan pada hari biasa, tiket yang terjual hanya 20-30 ribu per hari,” katanya menambahkan. Tahun lalu, pengunjung Ancol tercatat 14 juta orang.

Menurut pria yang akrab disapa Agung ini, bisnis inti Ancol adalah bisnis rekreasi dan properti. Namun, yang paling mendapat sentuhan teknologi informasi (TI) adalah bidang usaha rekreasi dan resor. Pengembangan sistem TI yang dilakukan difokuskan dulu terutama yang men-support kegiatan bisnis rekreasi, yakni sistem ticketing. “Sebenarnya, bisnis inti Ancol adalah bisnis retail ticketing,” ujar Agung.

Awalnya, dijelaskan Agung, sistem ticketing di Ancol masih berupa tiket manual yang disobek. Namun kendalanya, banyak terjadi ketidakefisienan. Pasalnya, sulit dikontrol dan

membuat laporannya lebih sulit karena semuanya manual. Ketika itu, awal 1990-an, pemanfaatan TI lebih digunakan untuk sistem payroll karyawan.

Pada 1994, sistem ticketing di Ancol mulai menggunakan komputer (computerized). Ketika itu masih menggunakan komputer Wing yang memiliki disk besar (berbasis DOS), dengan bahasa program Wiper dan Foxpro, dan didukung NovelNetwork. Nah, beberapa tahun terakhir, hampir 70% operating system di jejaring komputer PJA sudah berbasis Linux. Hanya aplikasi ERP dan 1-2 aplikasi yang menggunakan Windows. Proses migrasi ke sistem Linux ini butuh waktu hingga tiga tahun.

Adapun aplikasi ticketing dikembangkan sendiri oleh Tim TI PJA. “Tahun 2000-an sistemnya dimodernisasi dengan pindah ke Windows-base,” ucap Agung. Untuk database, yang sebelumnya menggunakan Sybase, bermigrasi ke Microsoft SQL yang lebih luwes untuk diintegrasikan dengan berbagai macam aplikasi.

Bahkan, sistem kabel jaringan pun sudah berganti menggunakan teknologi fiber optic (FO). Jadi, sejak saat itu, seluruh tempat rekreasi, kantor, dan semua unit bisnis PJA sudah dijangkau FO. Jaringan FO yang digelar sendiri oleh pihak PJA panjangnya mencapai 20 km (24 core).

Selain itu, sistem back end (enterprise resource planning/ERP) pun mulai diimplementasi. Untuk ERP ini, PJA menggunakan solusi dari vendor lokal, yakni Plexus Data System (sekarang bernama Orlansoft Data System). Modul utama Orlansoft yang diimplementasi PJA adalah Sales, Purchase, Inventory, AR, AP, Cash and GL. Solusi Orlansoft ini menggunakan IBM PC server dan Microsoft Windows 2003 Server untuk platformnya. Adapun database menggunakan Sybase SQL Studio 8.0.3, dan Microsoft Windows XP untuk OS-nya.

Implementasi ERP yang memakan waktu selama 15 bulan hingga go live pada 2005 itu dikerjakan oleh PT Pro Sistimatika Automasi (Prosia) sebagai impelementor. “Kami memilih Orlansoft dengan pertimbangan bahwa suatu aplikasi itu mesti match dengan kebutuhan bisnis. Nah, Orlansoft ini mendukung. Ia merupakan produk lokal yang sudah lengkap, terutama support-nya. Suatu aplikasi tanpa support yang bagus menjadi kurang berguna,” papar Agung memberi alasan.

Untuk unit bisnis atau departemen dengan kebutuhan khusus, ada aplikasi tersendiri. Misalnya, wahana Dufan menggunakan aplikasi Maximo untuk pengelolaan dan pemeliharaan asetnya. Pasalnya, di Dufan banyak aset dan wahana permainan. Maximo merupakan software MRO (maintenance, repair and overhaul) terkenal, yang juga digunakan di DisneyLand. Untuk unit bisnis perhotelan, seperti Putri Duyung Cottages, digunakan aplikasi khusus perhotelan bernama Maxial. Adapun untuk mengelola HRD-nya menggunakan software Sunfish.

Setiap aplikasi berdiri sendiri dan terpisah. Begitu juga untuk sistem ticketing. Nah, untuk menggabungkannya dibuat interfacing, sehingga masing-masing bisa mengirimkan data langsung ke sistem ERP. “Sekarang, semua proses di back-end, seperti keuangan, SDM, aset, dokumen, komunikasi internal, hingga pengelolaan lingkungan yang dipantau dengan CCTV, sudah terintegrasi. Semua pelaporan data sudah masuk ke sistem ERP,” ujar Agung bangga.

Untuk sistem sentra data, pada 2008 PJA mengadopsi solusi virtualisasi menggunakan teknologi VMware untuk OS-nya dan IBM untuk servernya. Kini, dari tadinya yang butuh sekian puluh server yang cukup untuk menyesaki sebuah ruangan, kini semua data cukup disimpan dalm sebuah kotak server kecil. Jadi, solusi virtualisasi ini memungkinkan pihak PJA tidak perlu lagi membeli server baru ketika memerlukan aplikasi baru. Semua data pun lebih mudah dikelola. Dengan virtualisasi, seperti hanya membuat folder baru di komputer. Untuk membeli solusi virtualisasi ini, pihak PJA mesti merogoh saku hingga Rp 2,5 miliar.

Kini, dengan sistem yang sudah terintegrasi, pengelolaan Taman Wisata Ancol yang mengandalkan aplikasi ticketing di bagian front-end-nya sudah terkelola by system. Ketika pengunjung masuk ke Ancol — melalui empat pintu gerbang (barat, timur, selatan, dan Pintu Pantai Karnaval), di situ ada petugas ticketing yang akan melayaninya. Begitu pengunjung masuk membeli tiket, kasir penjual tiket akan memasukkan data (jenis kendaraan, jumlah orang dan berapa nilainya). Kendaraan itu akan terfoto di pintu masuk parkir, lalu diberi tiket, sehingga langsung dikirim ke database untuk ticketing. Lalu, data itu di-input dan langsung masuk ke database/server.

Nah, dari server ticketing, pada akhir sesi (empat shift), kasir akan melakukan closing. Dia akan melaporkan berapa omsetnya, jumlah penjualan tiket, dan sebagainya. “Lalu, ketika masuk ke suatu area permainan, misalnya Dufan, maka pengunjung pun membeli tiket. Prosesnya sama seperti akan masuk area Ancol. Tapi kalau di unit-unit, seperti Dufan, dan Ocean Dream, tidak ada shift. Karena, bukanya pada jam-jam tertentu,” Agung menjelaskan.

Nah, semua data yang dimasukkan kasir di tiap shift tadi masuk ke sentra data di lantai 6 Gedung Cordova untuk diolah sebagai bahan laporan kepada direksi. Dan khusus untuk omset, sudah bisa langsung dihubungkan ke sistem SMS Gateway—yang software-nya dibeli dari Linuxindo. Jadi, berapa pendapatan hari ini akan dikirim via SMS ke para direksi (manajemen), sehingga mereka bisa langsung tahu omset setiap arena rekreasi yang ada di Ancol. “Jadi ketika direksi mobile, mereka masih tetap mendapat update informasi. Bahkan, dia bisa request data ini setiap saat. Misalnya, dia ingin tahu omsetnya Dufan,” kata pria yang mengabdi di Ancol sejak 1994 ini. “SMS Gateway juga berfungsi untuk mengumumkan acara internal. Bahkan, kalau mengundang rapat, kami sudah menggunakan SMS,” tambahnya sambil tersenyum.

Tak berhenti di situ, PJA juga mengembangkan aplikasi berbasis Web untuk mendukung bisnis rekreasi ini (www.ancol.com). Website ini digunakan untuk memberikan informasi tentang Ancol, baik rekreasi maupun properti. “Terakhir, kami baru saja mengimplementasi aplikasi control budgeting dan procurement. Ini sangat penting untuk mendukung proses pengadaan barang di Ancol yang jumlahnya sangat besar,” ujar Agung.

Dijelaskan Encep Fahmi Imaduddin, Programer Senior PJA sekaligus Project Officer Procurement dan Budgeting, sebagaimana sebuah entitas bisnis, Ancol pun melakukan proses yearly budgeting yang menjadi dasar pengadaan dan pengeluaran biaya-biaya selama setahun. Maklum, selama ini proses pengadaan barang dan jasa di Ancol dikerjakan secara manual. Padahal, pengadaan barang di Ancol sangat besar. Rata-rata per tahun nilai belanjanya mencapai ratusan miliar. Bisa dibayangkan, dengan belanja sebesar itu tanpa didukung sistem akan sangat repot dan tidak efisien. Misalnya, untuk alokasi anggaran belanja (dan pemeliharaan) TI saja mencapai Rp 10 miliar/tahun. Belum kebutuhan unit bisnis lainnya. “Ini merupakan komitmen Ancol dalam proses transparansi terhadap budget control,” Encep menegaskan.

Menurut Encep, dengan mengimplementasi sistem procurement untuk sistem pengadaan barang, pengelolaan bujet untuk pembelian lebih terkontrol. Sebab, di situ bisa langsung diketahui, antara lain berapa yang sudah digunakan, apa yang akan dibeli, berapa jumlahnya, berapa harganya, dan siapa vendornya. Selanjutnya akan tercetak SPK maupun PO-nya. “Tanpa TI, proses kontrol akan lebih mengandalkan pada kejelian dan ketelitian Departemen Treasury, khususnya bidang anggaran dalam mengevaluasi apakah permintaan pembelian ataupun pengeluaran uang dari suatu unit sudah ada bujetnya atau masih cukupkah bujetnya,” ujar Encep.

Pengembangan aplikasi budgeting berbasis Web itu dibantu dan dikerjakan oleh Prosia sejak Agustus tahun lalu dan bisa running pada Juli tahun ini, yang memungkinkan users bisa mengunduh template-nya dan mengunggahnya secara mandiri hingga proses approval oleh kepala departemen masing-masing. Hal ini sangat membantu tim dari Departemen Treasury dalam hal efisiensi waktu, biaya dan keakuratan data yang lebih baik. Adapun untuk Procurement, Ancol berupaya mengintensifikasi penggunaan ERP Orlansoft sebagai aplikasi back office-nya. “Tapi ini belum berupa e-procurement, masih procurement di internal. Rencananya, sebelum implementasi e-proc akan kami implementasikan e-announcement. Nanti sih akan mengarah ke situ, karena semuanya dituntut transparan,” Agung menambahkan.

Pujo Sumantri, Kepala Bidang Administrasi Personalia, mengaku penerapan sistem ini mampu mengontrol anggaran secara ketat. Lebih dari itu, unit kerja yang mengajukan pengadaan barang telah dapat mengetahui sisa anggaran dengan cepat. “Sebelumnya, kontrol anggaran kurang up-to-date,” ucapnya. Selain itu, sebelum sistem ini diterapkan, pihaknya mengaku butuh waktu untuk mencari sisa anggaran. “Dulu kalau mau memastikan sisa anggaran, harus melihat buku kendali. Itu pun dihitung dengan pengurangan purchase order yang masih outstanding,” tuturnya.

Adanya sistem ini membuat kontrol anggaran lebih transparan. Selain itu, informasi sisa anggaran juga dapat dilihat yang terkini. Namun, Pujo merasa adopsi sistem ini kurang luwes. Maksudnya, tidak ada toleransi penggunaan anggaran minus. Jadi, anggaran yang lebih besar dari permohonan/penggunaannya tidak dapat dikabulkan. “Padahal kadang-kadang jumlah kurangnya anggaran itu kecil, misalnya Rp 10 ribu,” katanya menyoal ke-saklek-an sistem ini.“Perlu ditambahkan modul baru untuk menerima transaksi minus, sehingga sebetulnya kinerja unit kerja pemohon dapat diketahui dari besarnya simpangan antara anggaran dengan realisasinya,” tambah Pujo memberi saran

Menurut Agung, dalam waktu dekat PJA akan mengembangkan aplikasi e-commerce. Terutama untuk mendukung proses pembelian tiket melalui Web. Saat ini, penjualan tiket masih dilakukan secara konvensional. Website yang ada belum difungsikan untuk mendukung layanan e-commerce. “Saat ini kami sedang mempertimbangkan untuk menggelar layanan e-commerce. Kami rencanakan tahun ini layanan e-commerce ini sudah bisa running,” ungkap Agung bersemangat. (*)

Sistem-sistem TI Penting yang Diimplementasi PJA:

Sistem back office ERP (dari Orlansoft), terdiri dari modul Sales, Purchase, Inventory, AR, AP, Cash dan GL

Sistem ticketing

Aplikasi MRO (maintenance, repair, overhaul) di tiap wahana

Sistem perhotelan Maxial

Sistem HRD Sunfish

Aplikasi virtualisasi pada sentra data (menggunakan VMware)

Aplikasi SMS gateway untuk informasi ke direksi dan internal

Aplikasi procurement

Aplikasi control budgeting

Website Ancol (www.ancol.com )

A. Mohammad B.S. & Sigit A. Nugroho