Pengelolaan informasi dan database tak bisa dianggap sepele. U.S. Xpress, salah satu raksasa bisnis transportasi Amerika Serikat yang dikenal inovatif dalam pemanfaatan TI, sempat kelabakan. Bagaimana langkah pembenahannya?

Service that matters, driven by innovation. Siapa sangka yang punya moto canggih ini adalah perusahaan transportasi yang mengelola banyak truk dan trailer. Perusahaan ini adalah U.S. Xpress Enterprises.

Didirikan pada 1985 oleh Patrick Quinn dan Max Fuller, sekarang U.S. Xpress merupakan grup perusahaan transportasi swasta terbesar ketiga di Amerika Utara yang melayani aneka ragam solusi transportasi di seantero kawasan tersebut. Selain melayani pelanggannya dari seantero AS, perusahaan transportasi ini juga memenuhi kebutuhan pelanggan dari provinsi perbatasan di Kanada dan banyak tempat di Meksiko. Armadanya sekarang mencakup sekitar 8 ribu truk dan 22 ribu trailer.

Selain melayani jasa transportasi muatan truk (baik jarak menengah maupun jarak jauh), U.S. Xpress juga menawarkan layanan contract carriage, yang mana pengemudi berikut kendaraannya disewakan ke pelanggan dalam jangka waktu tertentu. Lewat salah satu anak usahanya, Xpress Global System, tersedia pula jasa pengiriman barang internasional, pergudangan dan distribusi. Pelanggan U.S. Xpress kini dari beragam industri, seperti otomotif, produk konsumer, F&B, grosir, manufaktur, ritel, elektronik, dan lainnya.

Pada 2004, FleetOwner Magazine menganugerahkan penghargaan For-Hire Fleet of the Year Award pada U.S. Xpress. Perusahaan transportasi ini berhasil pula menjadi satu dari 6 perusahaan transportasi muatan truk dalam sejarah yang mencapai revenue tahunan US$ 1 miliar.

Boleh jadi, moto keren itulah yang merupakan energi bisnis perusahaan ini sehingga bisa menjadi salah satu yang terbaik. Mengupas moto tersebut, dari segi servis, perusahaan ini berusaha membangun hubungan baik dengan setiap pelanggan, sekaligus memahami kebutuhan mereka. Contohnya, manajemen U.S. Xpress mengaku sangat berkomitmen bisa memenuhi unsur keamanan. Caranya, menyediakan pelatihan komprehensif bagi para staf ataupun awak pengemudinya, dan menjamin armadanya mendukung inovasi keamanan terbaru. Adapun dari segi inovasi, U.S. Xpress berupaya mencari cara menjalankan bisnis dengan lebih baik dan efisien.

Tampaknya manajemen perusahaan yang bermarkas di Chattanooga, Tennessee, AS itu tak sekadar memajang moto keren. Mereka walk the talk. Realisasinya antara lain bisa dilihat dari cara mereka berbisnis dengan memanfaatkan teknologi mutakhir.

Menurut manajemen U.S. Xpress, pihaknya selama bertahun-tahun telah mengupayakan agar segala perangkat dan armadanya memenuhi standar keamanan dan kenyamanan bagi pengemudi. Teknologi mutakhir yang dipasangkan pada armada truknya dimaksudkan agar pengemudinya bisa lebih fokus pada tanggung jawabnya, yakni menjaga diri mereka dan kargo milik pelanggan tetap aman. Selain itu, penggunaan teknologi itu juga dimaksudkan agar perusahaan ini bisa menggunakan sumber daya dengan lebih baik dan efisien, yang bisa berujung pada efisiensi biaya yang dirasakan oleh pelanggan.

Manajemen U.S. Xpress menjelaskan bahwa TI mutakhir telah berperan cukup penting dalam meningkatkan akurasi data pengiriman barang, kecepatan berbagi informasi, hingga keamanan pengemudi. Kesemuanya ini diyakini akan memberikan keunggulan kompetitif bagi pelanggannya.

U.S. Xpress antara lain telah menerapkan teknologi Asset Management guna meningkatkan layanannya bagi pelanggan. Dengan teknologi ini, U.S. Xpress bisa memantau perawatan armadanya plus ketersediaan suku cadang. Ini membuat armada truk miliknya bisa dikatakan dalam kondisi top form guna menjamin layanan yang aman. Teknologi ini terhubung dengan sistem dispatching dan operasional hingga menjamin barang pelanggan terkirim ke tempat dan pada waktu yang dibutuhkan. Teknologi ini juga membantu proses load planning, desain jaringan dan perencanaan rute.

U.S. Xpress menyediakan online tool bernama Xact Access buat pelanggannya. Dengan teknologi ini, pelanggan bisa melacak kiriman barangnya, memperoleh informasi terkait secara real time. Dengan alat tracking ini, pelanggan bisa merancang alert (pemberitahuan), melihat ringkasan informasi muatan, memeriksa jarak yang telah ditempuh, melihat cuaca di lokasi tertentu, hingga mengkaji tagihan yang lalu dan bukti pengiriman.

Tak lupa, perusahaan ini juga memanfaatkan teknologi komunikasi bergerak (mobile communication), guna menjaga pengemudi armada truk U.S. Xpress senantiasa bisa dikontak, sehingga memastikan barang kiriman pelanggan terkirim dengan aman. Fitur yang dikembangkan antara lain ada notifikasi real time, menyangkut jadwal keberangkatan dan tiba dari lokasi pelanggan. Ada pula fitur in-cab navigation yang memungkinkan pemantauan rute dan lokasi, juga fitur komunikasi text-to-speech sehingga pengemudi bisa berkomunikasi sembari terus konsentrasi pada jalan di depannya.

Perusahaan transportasi besar ini pun menyediakan layanan electronic data interchange (EDI), yang dilengkapi sistem document imaging mutakhir, guna keperluan pengiriman dan komunikasi dokumen penting.

Selain itu, bagi pelanggan yang memang kalangan perusahaan, U.S. Xpress menyediakan layanan TI customized yang bisa diintegrasikan dengan sistem manajemen transportasi milik pelanggan yang sudah ada.

Berhenti di situkah upaya U.S. Xpress menciptakan efisiensi dalam proses bisnisnya? Ternyata tidak. Buktinya, baru-baru ini, U.S. Xpress meluncurkan program pembenahan manajemen informasi dan kualitas data berskala enterprise, menggunakan platform teknologi dari Informatica. Tujuan besarnya membantu meningkatkan proses bisnis. Secara praktis, platform baru ini digunakan untuk menstandardisasi data, serta meningkatkan akurasi dan reliabilitasnya. Yang pertama diupayakan, bagaimana manajemen U.S. Xpress bisa memperoleh gambaran pergerakan armadanya dengan lebih baik guna mengurangi waktu menganggur (idle time) kendaraan yang bila dihitung-hitung makan biaya. Nah, dengan mengetahui data seperti ini, U.S. Xpress ternyata bisa mengurangi konsumsi bahan bakar, sehingga bisa menawarkan harga yang lebih kompetitif untuk pelanggan, sekaligus mendukung komitmennya atas program pemeliharaan lingkungan.

Ada cerita menarik di balik inisiatif terbaru itu. Dalam sebuah rapat tim untuk memangkas biaya dalam kaitannya dengan lesunya kondisi ekonomi nasional AS, seorang eksekutif U.S. Xpress mengungkapkan rasa frustrasinya. Menurutnya, jika mereka punya data berapa sebenarnya waktu menganggur truk mereka, perusahaan ini bisa menghemat secara signifikan biaya bahan bakar.

Sekilas ini memang tampak sepele. Kita sering melihat truk berhenti di mana-mana. Seperti kebanyakan perusahaan transportasi lainnya, saat itu U.S. Xpress tak punya alat buat mengetahui (apalagi mengatur) di mana truk-truknya berhenti dan berapa lama.

Buat perusahaan yang tak memedulikan efisiensi, hal ini mungkin diabaikan. Namun, tidak buat U.S. Xpress. Apalagi, dengan ribuan truknya di jalan, ini dianggap masalah serius. Pasalnya, bisnis transportasi muatan truk, di samping marginnya relatif rendah, juga haus bahan bakar. Jadi, jika ada idle time, berarti ada uang yang terbuang percuma. Sebab, truk tak digunakan seefisien mungkin. Selama resesi ekonomi di AS, permintaan terhadap jasa transportasi memang ikut turun signifikan. “The transportation industry itself has been very, very tough,” kata Dale Langley, SVP dan CIO U.S. Xpress. “Banyak pemain yang mengalami kerugian dalam dua tahun terakhir,” sambungnya.

Sebetulnya U.S. Xpress punya teknologi yang disebut in-cab navigation system untuk memberitahukan manajemen perusahaan ini mengenai pergerakan armada truknya – mulai dari kapan truk direm, kapan berhenti, adakah kerusakan mesin, hingga di mana lokasinya. Toh, data yang terkait dengan lokasi kendaraan itu tidak cukup “bersih” (clean) dan tak kredibel untuk dipakai membuat keputusan bisnis.

Langley, yang kala itu baru direkrut, menganggap suara frustrasi salah seorang eksekutif tadi sebagai tantangan. “Ketika saya bergabung dengan perusahaan ini (2009), salah satu prioritas penting CEO adalah meningkatkan kemampuan pihak bisnis untuk membuat keputusan cepat dengan mengatasi kelemahan pada platform business intelligence (BI) perusahaan ini. Kelemahan itu mulai dari kurangnya integrasi di antara sistem/platform yang dipakai hingga gap antara sistem data warehouse dan BI. “Yang lebih menantang lagi, tak ada strategi kualitas data berskala korporat, sehingga membuat data terpencar dan sulit merespons keputusan bisnis,” kata mantan eksekutif TI di Dell itu.

Kemampuan mengelola sistem database yang masif dan terpencar-pencar memang bukan hal mudah, termasuk bagi U.S. Xpress yang sebenarnya cukup melek TI. Konglomerat transportasi yang punya beberapa anak usaha itu – seperti Arnold Transportation Services, Smith Transport, dan Total Transportation – memiliki pusat data utama yang terdiri dari sekitar 200 server dan sebuah storage area network di gedung markasnya, dan juga sebuah disaster recovery centre dengan lokasi 15 mil dari kantor perusahaan ini yang dialihdayakan dari pihak lain.

Sebelum adanya upaya pembaruan manajemen informasi, tiap anak usaha itu punya sistem dan jaringan informasi sendiri-sendiri. Secara total, U.S. Xpress Group punya 130 sistem aplikasi yang berbeda-beda. Tak ada integrasi data dan manajemen pengurusan data. Juga tak ada master database.

Tak heran, sering terjadi kebingungan dalam membaca data. Karena datanya tak kredibel, untuk menjawab pertanyaan dari orang bisnis saja sampai butuh waktu berminggu-minggu, bahkan berbulan-bulan. Lalu, karena tak ada master database, perusahaan menyimpan data aset dan pelanggannya dalam beberapa database yang berbeda-beda. Contoh konyolnya, untuk pencarian nama klien yang sudah top macam Wal-Mart saja sampai muncul 178 cara berbeda dalam ejaannya. Artinya, pencarian sederhana seperti ini saja sudah bikin ribet. “Ya, sampai data itu dibersihkan, data Anda itu tak ada nilainya,” kata Langley.

Apa yang harus dilakukan tim TI? “Kami mulai dengan pengertian bahwa itu tidak dapat hanya dibetulkan satu kali, ataupun di tempat terisolasi,” kata Langley. Jadi, strategi kualitas data yang ditempuh U.S. Xpress menjadi bagian dari sebuah information management strategy (IMS) yang lebih besar, yang akan menjadi fondasi berbagai inisiatif/program perusahaan, mulai dari website, mobile communication, hubungan pelanggan, dan area pertumbuhan bisnis lainnya. “Program (IMS) ini akan membenahi sistem enterprise data warehouse, executive and operational dashboard, sistem modeling dan modernisasi database transaksional yang baru,” tuturnya.

Manajemen U.S. Xpress kemudian memutuskan menggunakan software Data Quality dari Informatica guna menormalisasi dan mengagregasi banyak database-nya menjadi sebuah master database. Dengan menggunakan software ini, tim TI bisa membaca profil database yang dibuat satu dekade lalu dan bisa paham bagaimana sistem itu bekerja.

Dalam pandangan Langley, hal yang tak masuk akal ingin membuat sistem aplikasi yang kompleks tanpa membersihkan database-nya lebih dulu. “Tadinya ada yang ingin mengembangkan sistem CRM,” katanya bercerita. “Tapi, saya bilang ke mereka, kita tak akan membuat CRM sampai kita punya data yang bermutu dan kredibel.”

Yang cukup istimewa, dalam waktu kurang dari 6 minggu tim TI U.S. Xpress berhasil mengembangkan sebuah aplikasi (berpenampilan dashboard system) yang bisa memantau jumlah waktu menganggur setiap truk.

Menurut Rob Karel, analis senior Forrester Research, tujuan membenahi manajemen informasi tentu bukan sekadar membersihkan data. “Sebab, data yang bersih saja tak akan memberi Anda uang,” katanya. Meningkatkan kualitas data, lanjutnya, akan membuat bisnis bisa bergerak lincah. Dan ini bukan hanya berlaku untuk bisnis transportasi. “Tujuannya tentu untuk memberikan energi bagi proses dan keputusan bisnis dengan cara terbaik,” katanya.

Lantas apa hubungannya pembenahan strategi manajemen informasi ini dengan penghematan bahan bakar dan efisiensi proses bisnis? “Penghematan biaya bahan bakar memang kemenangan awal kami,” ujar Langley dengan nada gembira. Di masa lalu, menurutnya, pihaknya tak bisa mengetahui persis berapa lama masa menganggur itu. “Kami kemudian mengembangkan sebuah operational dashboard, yang menarik sekitar 900 elemen data dari truk kami menggunakan platform Informatica tadi,” Langley menjelaskan.

Hasilnya? Langley mengklaim hanya dalam beberapa minggu, U.S. Xpress mampu secara dramatis mengurangi masa menganggur truk-truknya – berarti hemat bahan bakar, yang kalau dihitung secara finansial menghemat hingga jutaan US$. Kepada CIO Magazine, Langley menyebut penghematannya mencapai US$ 6 juta per tahun.

gIni menjadi milestone peningkatan kredibilitas kami. Dan sekarang tiap hari kami memperoleh permintaan dari orang-orang bisnis untuk adanya solusi magic seperti itu,” ujarnya sambil tersenyum.

Riset: Rahmanto Aris

BOKS 1:

Sekilas Profil U.S. Xpress Enterprises Inc.

Didirikan: Tahun 1985.

Pendiri dan pemilik: Patrick Quinn (Co-Chairman dan CEO) dan Max Fuller (Co-Chairman dan President).

Revenue: US$1,39 miliar (Desember 2009).

Jumlah karyawan: 10.566 orang.

Jumlah armada: 8 ribu truk dan 22 ribu trailer.

Anak usaha/afiliasi:

Arnold Transportation Services.

Smith Transport.

Total Transportation.

Xpress International.

Xpress Global System.

BOKS 2:

Sebelum Pembenahan

Manajemen Informasi dan Database

Banyak data yang tak kredibel, sehingga sulit membuat keputusan bisnis.

Masing-masing anak usaha/afiliasi punya sistem dan jaringan informasi sendiri.

Tidak ada master database.

Tidak ada integrasi data pada 130 aplikasi yang berbeda.

Tidak ada prosedur dan sistem pengurusan (stewardship) data.

Sulit mencari data pelanggan, yang simpel sekalipun.

Tidak bisa mengetahui idle time armada truk, sehingga ada pemborosan bahan bakar.

Sesudah Pembenahan

Data dibersihkan sehingga bisa dipercaya untuk membuat keputusan bisnis.

Dibuat master database.

Ada integrasi data antara aplikasi dan platform.

Dibangun sistem dan prosedur dalam kerangka information management strategy (IMS).

Mudah mengambil data dari sistem komunikasi yang terpasang pada armada truk, sehingga idle time bisa diketahui.

Berujung pada penghematan bahan bakar senilai jutaan US$ per tahun.

Ada operational dashboard yang fungsional sehingga manajemen/eksekutif mudah melihat data.

Pelanggan bisa dilayani dengan lebih baik.