Untuk mendukung kegiatan proses bisnis (office) dan penyiaran (broadcast), Trans Corporation memilih mengembangkan sistem sendiri. Selain lebih hemat biaya, apa lagi manfaatnya?

Bisnis media televisi (free-to-air) merupakan industri yang unik dan kompleks. Pasalnya, berbeda dari industri lainnya — di mana konsumen merupakan pembeli (buyer) sekaligus pihak yang mengonsumsi produknya) — dalam industri media televisi terdapat dua konsumen: konsumen pemirsa (audience) dan konsumen pengiklan (advertiser).

Selain itu, media televisi mempunyai kebutuhan yang lain dari yang lain. Sistem teknologi informasi (TI) yang dikembangkan tidak bisa berdiri sendiri, karena membutuhkan komunikasi dengan para user-nya yang harus berjalan seiring. Apalagi, biaya untuk membeli atau mengembangkan sistem TI di bisnis media televisi sangat mahal, baik untuk sistem perkantoran maupun kegiatan penyiaran.

Namun, ada satu media televisi nasional yang relatif tidak menghamburkan dana besar untuk investasi sistem TI-nya, yakni kelompok Trans Corporation (TransTV dan Trans7). Ketimbang membeli (lisensi) aplikasi, tim TI Trans —yang terdiri dari 40 orang— mengembangkan sendiri sistem TI-nya (in-house development), terutama aplikasi untuk bagian belakangnya (back office). Sementara untuk kebutuhan sistem penyiarannya (broadcast), pihak Trans menggunakan aplikasi yang umum digunakan stasiun televisi lainnya, yakni Broadcast Management System (BMS). Namun, aplikasi BMS milik Trans juga hasil kreasi tim TI-nya sendiri. “Sistem back office yang kami kembangkan sendiri disebut Insosys Integrated Solution,” ujar Winno Adipranoto, Department Head/Technology & Production Service Division PT Televisi Transformasi Indonesia (TransTV). “Jaringan office dan broadcast kami pisah, karena dua karakter yang berbeda. Sebab, kami anggap office di sini (bisa menjadi) sumber virus, sedangkan broadcast wajib steril. Kalau tidak (steril), kami gak bakalan bisa siaran,” ujarnya.

Karena itu, lanjut Winno, sistem TI yang dikembangkan di Trans terbagi ke dalam dua bagian. Pertama, sistem back office, mencakup sistem enterprise resource planning/ERP dan IT support lainnya. Kedua, sistem broadcast/BMS, mencakup technical on-air/TOA yang dipakai untuk mengecek materi sebelum on-air apakah layak tayang atau tidak; multimedia, Internet, intranet, pascaproduksi (editing); dan berbagai sistem lainnya seperti untuk menjual program dan membuat kontrak program.

Menurut Winno, Insosys dikembangkan karena sistem sebelumnya tidak mampu mengakomodasi kebutuhan perusahaannya. Misalnya, ketika ada yang meminta laporan, waktu yang dibutuhkan cukup lama. Pasalnya, harus dikumpulkan data dari A sampai Z, baru bisa dirangkum menjadi sebuah laporan. “Dari situlah kami terpacu mengembangkan sistem sendiri agar semua bisa berjalan secara efisien, baik dari sisi pekerjaan, workflow, maupun prosedurnya,” ujar Winno. Insosys mulai diimplementasikan pada pertengahan 2008, dan sudah dijalankan (running) pada awal 2010.

Fauzi, Supervisor Pengembangan Software sekaligus pimpro untuk Insosys, ikut menjelaskan, bahwa sebelum mengembangkan Insosys, Trans memang sudah memiliki sistemnya, tetapi tidak terintegrasi. Aplikasi HRD, manajemen aset, dan sebagainya masih terpisah-pisah. Karenanya, ketika manajemen meminta laporan, urusannya agak susah. Mulai dari situ dibuatlah sistem yang terintegrasi, yang kemudian diberi nama Insosys. “Karena dibuat secara terintegrasi, semua bagian akan tersambung,” ucap Fauzi.

Modul di dalam Insosys ini mencakup logistic, talent, editing, HR, wardrobe, collection, procurement, dan accounting; yang semuanya terhubung ke modul finance sebagai core module.

Lantas, seperti apa mekanisme kerja sistem back office ini? Dicontohkan Fauzi, katakanlah bagian logistik membuat request ke bagian procurement (misalnya, mencari vendor atau melakukan deal harga), mengeluarkan ordernya, sampai nanti pada saat di sini barang yang dipesan dipakai atau tidak. Di bagian logistik dibuat Bukti Payment Jasa/barang (BPJ) untuk membenarkan order sekian, dipakai sekian. Maklumlah, terkadang ada permintaan tiga kamera dan tiga tripod, misalnya, tetapi di lapangan kerap berbeda, misalnya yang dipakai hanya dua kamera dan dua tripod. “Nah, kalau tidak dicek, yang harus dibayar tiga. Tetapi, dengan adanya Insosys ini, jika yang aktual dipakai dua, maka yang harus dibayar juga dua. Informasi ini baru kemudian masuk ke modul finance,” papar Fauzi.

Menariknya, Insosys yang berada di sistem back office dan terhubung dengan BMS ini tidak diakses melalui jaringan, tetapi melalui media lain, misalnya flash disk, kemudian dipindai, dan selanjutnya ditransfer. “Tidak pakai network, sebab kami masih belum percaya. In the future baru kami akan gabungkan,” ucap Fauzi.

Bagaimana dengan sistem untuk broadcast? Menurut Fauzi, awalnya sistem BMS ini juga dibeli dengan harga yang sangat mahal. Harga pembelian itu belum termasuk annual cost yang harus dikeluarkan setiap tahun untuk membayar lisensi. BMS yang dipakai di Trans bernama BMS Perspective yang dikeluarkan oleh MSA Focus Int. Ltd, Inggris. Umumnya, sejumlah stasiun teve di Tanah Air menggunakan BMS Perspective ini. Akan tetapi, setelah melalui berbagai pertimbangan (termasuk tentu saja soal biaya), akhirnya diputuskan mengembangkan sendiri aplikasi untuk broadcast. “Kami kembangkan sendiri supaya bisa lebih independen dan cost efficient terkait dengan lisensi. Ngapain harus bayar lisensi kalau kami bisa bikin,” ungkap Fauzi.

Dijelaskan Fauzi, cara kerja BMS yang dikembangkannya cukup sederhana. Misalnya, bila ada pembelian program, baik program in-house maupun foreign (beli dari luar), datanya akan terhubung ke sistem inventori.

Dari situ, ada jadwal, kemudian baru ada penjualan, baik penjualan iklan spot, commercial break, maupun program. Prosesnya cukup panjang, tetapi sistem broadcast ini berhubungan dengan aktivitas programming dan traffic. Saat ini, aplikasi BMS buatan sendiri ini baru bisa dirasakan manfaatnya untuk lingkungan internal saja. Terutama bagian penjualan, yang akan lebih bisa melihat mana saja program yang tergolong prime, mana yang rating-nya bagus, dan sebagainya. Jadi, orang-orang dari bagian penjualan, misalnya, akan bisa melihat dengan lebih mudah dan cepat.

Aplikasi BMS ini belum bisa dimanfaatkan oleh pihak eksternal, seperti agensi iklan. Sebab, memang belum dibuat fiturnya, karena format setiap stasiun teve berbeda-beda. “Belum ada kesepakatan di setiap stasiun teve, sehingga koneksinya dengan agensi nanti dulu,” ujar Fauzi.

Yang pasti, Winno dan Fauzi mengklaim melalui pengembangan sistem secara mandiri ini kini pihaknya bisa melakukan kontrol dan tracking. Dan tak kalah penting, efisiensi waktu, terutama kinerjanya menjadi lebih cepat karena prosesnya bisa di-skip (dipercepat) dan workflow-nya jelas. Laporan pun lebih akurat, cepat dan efisien. Selain itu, tentu saja lebih hemat biaya investasi. Sebab, investasi yang dikeluarkan untuk pengembangan in-house ini hanya ratusan juta rupiah. Kalaupun ada penambahan biaya investasi, hanya untuk infrastruktur dan server. “Investasinya kecil. Jadi, sangat murah. Setiap ada perubahan dalam bisnis, sistemnya pun bisa langsung disesuaikan,” ucap Fauzi bangga.

Menurut Fauzi, dalam pengembangan aplikasi tersebut pihaknya hampir tidak menemui kendala yang berarti. Pasalnya, semua pihak mendukung. Termasuk, manajemen puncak. Mereka sangat aware karena melihat manfaatnya sangat besar untuk perusahaan. “Memang, awalnya banyak komplain mengapa harus melakukan prosedural seperti ini,” ungkap Fauzi. “Akhirnya kami jelaskan bahwa prosedurnya harus jelas dan ada workflow-nya. Karenanya, user sangat koperatif dan langsung bicara ke tim TI.”

“Ke depannya, selain pengembangan sistem, rencana kami adalah menggabungkan sistem office dengan sistem broadcast,” imbuh Winno.

Keandalan aplikasi rakitan sendiri itu dirasakan manfaatnya oleh para user. Aprianto, misalnya, mengatakan sebelum ada Insosys, ia masih memakai cara manual dan menggunakan banyak kertas. Namun, dengan adanya Insosys, proses kerja menjadi paperless, waktu kerja lebih singkat, dan prosedur dibuat lebih simpel. “Sistem pelaporannya sudah ada, seperti bukti penerimaan, permintaan sampai aktualnya bisa dilihat semua. Sebelum itu, kami mesti menghitung dulu jika ada atasan mau lihat, tapi sekarang tidak perlu ngitung dulu, karena sudah mengumpulkan data dulu,” kata staf Sekretariat dan Schedulling TransTV ini.

Diakui Aprianto, awalnya ia sempat menghadapi sedikit kesulitan. Maklum, perlu penyesuaian dari sistem lama ke sistem baru. Begitu pula dengan kinerja sistemnya, awalnya terasa agak berat (misalnya loading-nya lama). “Sekarang sudah ada perbaikan, log-in sudah lebih cepat. Tim TI juga peka, mereka langsung follow up kalau ada masukan.”

Hal senada dikemukakan Kuntoaji, staf Budget & Management Accounting (Budget Program Inhouse Section Head) TransTV. Menurutnya, Insosys membuat proses kerja lebih tertib dan disiplin. Sebelumnya, request barang atau talent bisa semaunya, tetapi administrasinya belakangan, sehingga angka untuk bulan ini berapa, tidak diketahui. Akibatnya, terjadi kesulitan ketika ada pihak perusahaan yang membutuhkan laporan. Namun, dengan sistem ini, Kuntoaji mengaku bisa mudah membuat laporan. “Banyak kendala memang pada awalnya. Dari sesuatu yang kurang tertib menjadi tertib, agak susah. Sampai sekarang pun kami masih adaptasi,” ujarnya mengakui.

Meskipun begitu, ia dan rekan-rekannya terus mengikuti dan menjalankan sistem ini agar tujuan dasar penerapan Insosys cepat tercapai. “Sistem ini memang dalam taraf pengembangan karena masih baru. Jadi, masih harus terus diperbaiki,” katanya menilai, setengah memberi saran. (*)

Reportase: Moh. Husni Mubarak

======================================================

Manfaat Insosys:

Mengintegrasikan dan menyeragamkan platform yang digunakan setiap departemen untuk mendukung proses otomatisasi.

Menggabungkan seluruh informasi mengenai proses bisnis dalam satu sistem. Memudahkan penyelarasan nilai kontrak di bagian traffic (penjualan) dengan nilai kontrak di billing system.

Menghasilkan efisiensi proses dan biaya.

===================================================================