Terminal Peti Kemas Koja atau yang disingkat TPK Koja merupakan perusahaan yang lahir dengan status KSO (Kerja Sama Operasi). Perkembangan Indonesia di awal tahun 1990-an membawa dampak pada meningkatnya kegiatan ekspor-impor di pelabuhan, salah satunya pelabuhan Tanjung Priok, Jakarta. Dua terminal kontainer yang ada saat itu, tidak mampu untuk mengakomodir kebutuhan volume ekspor-impor yang terus bertambah.

Untuk mengakomodasi kebutuhan layanan kontainer tersebut, maka tahun 1997 BUMN PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) bekerja sama dengan PT Hutchison Ports Indonesia, membangun terminal baru yaitu Terminal Petikemas Koja yang disingkat TPK Koja. Seiring berjalan waktu dan dengan melakukan sejumlah optimalisasi program, kapasitas TPK Koja kini telah meningkat dari 680 ribu menjadi 1 juta TEU kontainer per tahun, dan telah siap untuk melayani kapal kontainer generasi keempat yang lebih besar.

“Visi TPK Koja adalah menjadi terminal kontainer kelas dunia. Misi kami adalah memberikan layanan peti kemas yang komprehensif, inovatif dan mempunyai nilai tambah bagi pelanggan dengan mengandalkan SDM handal, guna menjadi kepercayaan stake holder,” jelas Saufan dalam presentasinya di acara Webinar& Virtual Awarding Corporate Secretary Champion 2021 yang diselenggarakan Majalah SWA dan Swanetwork (28/10/2021).

Menurut Saufan, untuk mencapai visi misi tersebut dibutuhkan dukungan dari semua bagian dalam perusahaan, salah satunya adalah sekretaris perusahaan (sekper) atau corporate secretary. Di dalam struktur organisasi perusahaan TPK Koja, sekper berada di bawah general manager, di mana sekper memiliki dua supervisor, yaitu supervisor humas & CSR, kemudian supervisor sekper, keduanya ini yang menjadi tulang punggung Sekper TPK KOJA.

Pada 2020 lalu Sekper TPK Koja membangun upaya digitalisasi dengan tujuan perbaikan dan peningkatan reputasi perusahaan. Langkah pertama adalah melakukan improvement pada tampilan dan user experience website perusahaan. Website diperbaarui untuk kemudahan para stakeholder mengakses informasi mengenai apa saja yang telah dilakukan TPK TPK Koja, kemudian juga intensifikasi di ranah media sosial. Semua akun media sosial perusahaan dikelola dengan lebih serius dan secara profesional. TPK Koja aktif di semua platform media sosial. “Kini yang sangat terlihat pertumbuhannya adalah di Instagram kami, sudah growth dan follower sudah mencapai 1000-an lebih, dan sangat efektif sebagai platform untuk membagikan informasi kepada stakeholder,” ungkap Saufan.

Ia juga menjelaskan bahwa kini TPK Koja telah memanfaatkan cloud computing assistant pada file-ing proses, di mana sekper diminta untuk mem-file-ing dokumen-dokumen penting dan Sekper TPK Koja sudah melakukannya dengan menggunakan cloud system yang ada seperti Google untuk kemudahan akses bagi manajemen dan para assesor terutama assesor good corporate governance (GCG) yang akan melakukan internal audit dan eksternal audit. Kini setiap orang dapat mencari dan melihat dokumen yang diperlukan dengan menggunakan hak akses yang diberikan Sekper kepada mereka.

Berikutnya untuk membina investor relation, Saufan mengaku Sekper TPK Koja selalu memastikan konten website perusahaan selalu memberikan berita yang update. Terutama informasi-informasi yang dibutuhkan oleh investor dan stake holder lainnya, termasuk annual report, namun tetap dengan protokol dan pembatasan, sehingga tidak semua informasi bisa diakses tanpa bisa dikontrol.

Kemudian, untuk public relation, dilakukan melalui pengelolaan media sosial secara profesional, ini bertujuan untuk update berita di medsos. Selain itu dibuat konten-konten yang profesional, publik bisa melihat di konten-konten terkini TPK Koja di Instagram. Konten media sosial juga bertujuan untuk edukasi publik dan branding program.

Kemudian program khusus terkait dengan compliance, TPK Koja memanfaatkan digitalisasi dan cloud system pada file-ing sekper. Tujuannya pertama, memberikan kecepatan mencari dokumen perusahaan. Kedua, pengelolaan yang mudah, karena sudah terdigitalisasi. Penyimpanannya pun jadi lebih mudah, dan terakhir adalah kemudahan dan kecepatan akses dokumen bagi assesor GCG baik internal serta eksternal.

Kemudian tanggung jawab Sekper lainnya adalah adalah menjaga stake holder-relation. Untuk ini menurut Saufan, mereka melakukannya dengan tepat sasaran dan sesuai dengan standar.

“Sesuai dengan visi, misi perusahaan, kemudian sesuai dengan standar dan ketentuan yang ada. Kami mengacu ISO 26000 dengan tujuan sustainability program,” jelasnya.

Namun di balik program perubahan yang sukses, tetap ada tantangan yang membayangi. Hal ini diakui Saufan juga dialami timnya. Tantangannya yang pertama adalah meyakinkan manajemen, karena program ini memakan anggaran cukup besar, maka timnya harus bisa meyakinkan manajemen bahwa program ini dapat berguna bagi perusahaan saat ini dan di masa depan. Kedua, dengan banyaknya program yan dijalankan maka penting menjaga solidnya tim. Hal ini kemudian menjadi tantangan tersendiri. Saufan juga mengirimkan orang-orang untuk mengikuti pelatihan menambah komptensi terkini, yang terakhir Agustus 2021 lalu, Ia mengirim tim sekper untuk belajar terkait dengan digitalisasi arsip. Tantangan berikutnya adalah membangun dan menjaga kerjasama antar departemen, jadi ada program-program yang melibatkan departemen lain dalam melakukan kolaborasi sehingga semua yang terlibat harus mampu bekerjasama dan kolaborasi.

Editor : Eva Martha Rahayu

www.swa.co.id