Sepasang suami-istri tampak asyik mengamati lemari es terbaru yang ada di toko ritel elektronik. Setelah tanya sana-sini kepada sang SPG yang menemani mereka, sang isteri berujar, ”Saya ambil yang ini, Mbak.” Bersama SPG tadi, pasangan ini kemudian menuju ke kounter RO (Receiving Order) –terdiri atas seperangkat komputer– untuk mengecek ketersediaan produk yang diingini. Ketika jenis barang yang dimaksud tersedia di gudang, si SPG pun mengonfirmasi ulang dan mendata pembeli: nama, alamat, nomor telefon, dan kode pos. “Bapak bisa langsung ke kasir untuk pembayaran. Tapi, jika masih ingin melihat-lihat dan belum mau melakukan pembayaran sekarang, batas waktu pengambilan barangnya dua jam,” kata si SPG seraya mengingatkan.

Gambaran transaksi seperti itu biasa dijumpai di berbagai toko ritel elektronik seperti Electronic City (EC), Agis Electronic, Electronic Solution (ES), dan Best Dengki. Bahkan, menurut Dick Chandra Adrianus, direktur pengelola ES, model bisnis dan transaksi di toko ritel elektronik boleh dibilang memiliki karakteristik sama. Ia mengungkapkan, kira-kira 90% barang yang dijual di toko merupakan barang jual-beli putus. Sisanya barang konsinyasi alias barang titipan, terutama untuk produk slow moving yang harganya relatif sangat mahal.

Menurut pria yang dikenal jago membesut toko elektronik ini, yang sama bukan hanya sistem transaksinya, tapi juga sistem stoknya. “Sekira 90% barang elektronik yang dijual merupakan keeping stock,” ucap Dick.

Karena itu, menurut dia, tidak mengherankan bila solusi teknologi yang diadopsi para pemain di bisnis ritel elektronik hampir sama. “Basic-nya hampir sama. tapi tentu saja masing-masing peritel memiliki cara, kekhasan, dan keunggulannya sendiri,” ujar pria yang sudah belasan tahun berkecimpung di bisnis ini.

Lelaki yang juga membidani Agis Electronic dan EC ini menjelaskan, sistem TI di bisnis ritel elektronik memiliki model arsitektur yang hampir sama, baik back office maupun front office. Berbekal pengalaman di Agis dan EC, ia mengklaim, ES sendiri sejak awal berdiri pada Oktober 2005 sudah mengadopsi solusi TI di semua lini usaha. “Semua departemen di ES, dari hulu hingga ke hilir, sudah covered by system. Itu untuk mengurangi proses manual yang risikonya lebih tinggi,” katanya.

Untuk sistem back office-nya yang mencakup aplikasi (modul) finance, accounting, dan human resources, ES menerapkan solusi Dynamic Axapta dari Microsoft. Sementara itu, untuk front end, digunakan aplikasi Maris, software khusus untuk ritel elektronik yang dikembangkan vendor lokal. Dick bilang, Aplikasi Maris juga digunakan oleh EC dan sedang dijajaki pemakaiannya oleh Agis. Untuk menghubungkan aplikasi Axapta dan Maris ini digunakan semacam aplikasi penghubung berupa interface.

Bagaimana workflow-nya? Dijelaskan Dick, aplikasi Maris ini mengelola bagian merchandising, logistik, inventori, dan operasional. Bagian merchandising punya tugas berhubungan dengan supplier, membuka PO, menginput SKU (stock keeping units) dan item baru, menentukan harga, memeriksa stok, dan sebagainya. Dalam praktiknya, bagian ini membuka PO ke pemasok, lalu barang dikirim. Pengirimannya dilakukan ke dua tempat: central warehouse untuk barang home-delivery (diantar ke rumah pelanggan) dan langsung ke toko untuk barang take away (langsung diambil pelanggan). Tetapi, untuk gerai ES yang berada di luar Jabotabek, baik barang take-away maupun home-delivery, semuanya dimasukkan ke gudang toko.

Ketika pemasok mengirim barang ke toko atau gudang, di sini terjadi proses receiving secara otomatis. Semua SKU akan terdata dalam sistem. Saat ini, Dick menyebutkan, ES memiliki kira-kira lima ribu SKU dari 40-50 merek. Nah, sistem penerimaan barang ini memiliki receiving note tersendiri. Sebabnya, bisa saja barang yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan. Misalnya, order 100 unit, yang diterima hanya 90 unit. Dengan begitu, uang yang ditagih pemasok sesuai dengan receiving note by system, bukan PO. Sementara itu, PO hanya sebagai dasar order tersebut. Lagi pula, order ini memiliki batas waktu, yakni hanya seminggu. Jika pemasok mengirim setelah tenggat waktu, otomatis PO itu akan tertolak (rejected/blocked).

Data barang yang dipesan akan masuk ke sistem inventori. Jika terjadi transaksi penjualan di toko, sistem secara otomatis akan memotong stok, baik stok di gudang pusat maupun di toko. Selanjutnya, kasir yang mendapatkan perintah dari RO akan men-deliver ke bagian logistik supaya menyiapkan barang.

Itu mekanisme barang masuk. Mekanisme transaksi dengan pelanggan sebagai berikut. Katakanlah, ada konsumen yang tertarik membeli suatu produk. Lalu, SPG menuju RO untuk mengecek ketersediaan barang yang mau dibeli. Di setiap toko terdapat 4-5 titik RO. Jika barang yang diminta ada di gudang, SPG akan melakukan konfirmasi kepada calon pembeli mengenai barang yang akan dibelinya, sekaligus mendata pembeli. SPG juga akan memberi tahu pembeli tentang tenggat dua jam untuk kesempatan transaksi. Data yang diinput di RO secara otomatis akan dikirim ke kasir dan logistik secara berbarengan. Ketika pembeli pergi ke kasir untuk melakukan pembayaran, ia cukup menyebutkan nama. Lalu, kasir akan memberi tahu ke bagian logistik untuk mencetak take list. Nah, di logistik, setelah dibayar akan keluar take list yang akan digunakan untuk mengambil barang dan bisa dikirim ke kasir.

Jika dalam tempo dua jam tidak terjadi transaksi, sistem akan melakukan auto-reject stok dan dikembalikan ke sistem inventori. Dengan begitu, bagian logistik tidak perlu mengeluarkan barang untuk dikirim ke kasir. Menurut Dick, dibuatnya sistem auto-reject ini supaya barang bisa cepat ready to sell lagi. Misalnya, pembeli memesan barang yang stoknya tinggal satu, namun tidak jadi beli. Padahal, setelah dua jam ada calon pembeli lain yang juga berminat terhadap barang itu, sementara stoknya terblokir alias tidak bisa dijual lagi. Nah, dengan adanya aturan auto-reject, kejadian barang tak terjual karena masalah ini akan teratasi. “Auto-reject juga menghindari penumpukan barang di kasir. Sebabnya, dengan manual invoice, barang biasanya akan langsung dikirim ke kasir. Padahal, barang itu belum tentu jadi dibeli,” ia menjelaskan.

Bagaimana jika barang yang dicari tidak tersedia di toko? Pihak ES akan mencarikannya di gudang pusat dan toko lain. Jika tetap tidak ada, ditawarkan pilihan indent. Setelah ada persetujuan dengan calon pembeli, pihak ES akan mengontak pemasok supaya mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi yang dikehendaki. Menurut Dick, hubungan antartoko dan gudang pusat sudah terintegrasi dengan sistem berbasis TI (via modem) –walaupun diakuinya transfer data tidak real-time, tapi masih selisih satu jam. Alasannya, koneksi secara real-time ini belum dianggap perlu mengingat tingkat turn over barangnya belum terlalu tinggi dan jumlah toko ES pun baru 9 gerai (6 toko di Jabotabek dan masing-masing satu toko di Bandung, Makassar, dan Pekanbaru). Untuk wilayah Jakarta, armada logistiknya berjumlah 18 unit. “Hubungan antartoko sudah terintegrasi. Tetapi tidak real-time. Sementara itu, hubungan dengan supplier masih menggunakan telefon,” ungkap Dick.

Setiap satu jam sekali modem secara otomatis kirim-terima data untuk menyinkronkan data suatu toko dengan gudang pusat. Untuk proses send and receive data ini, tim TI ES mengembangkan program “Robocop”. Program Robocop ini ditanam dalam PC untuk menggantikan peran manusia dalam proses pengiriman dan penerimaan data, serta mengecek kebenaran data antara front office dan back office setiap jam sekali. Robocop bertugas memastikan apakah pengiriman datanya komplit atau tidak. Kalau tidak komplit, otomatis dikirim ulang hingga benar-benar seimbang antara data di depan dan belakang.

Cash Reward

Diklaim Dick, meskipun bisnis ritel elektronik umumnya memiliki beberapa kesamaan, namun ada satu keunggulan di ES yang tidak ada di ritel lain, yakni program Cash Reward. Ini merupakan loyalty program bagi para anggota ES. Untuk setiap pembelian, mereka akan mendapatkan cash reward 3% (reguler) yang masuk ke kartu anggotanya.

Sebagai contoh, seorang anggota ES membeli lemari es senilai Rp10 juta. Ketika ada program cash back 10%, ia tetap membayar Rp10 juta. Tapi, di kartu anggotanya sudah tersimpan nilai 10% dari Rp10 juta, yakni Rp1 juta –yang bisa digunakan pada pembelanjaan kedua. Lalu, bila pembeli itu datang lagi ke ES dua bulan kemudian untuk membeli, misalnya mesin cuci yang harganya Rp5 juta, ia cukup membayar Rp 4 juta. Pengeluaran ini pun diberikan cash back 3% yang langsung tersimpan di kartunya.

Untuk mengecek berapa cash back yang dimilikinya, anggota ES bisa mengakses ke situs Web ES atau mengontak customer service. “Program Cash Reward ini tidak dimiliki peritel lain. Dan loyalty program di ES ini sudah dilakukan by system,” ujar Dick, bangga.

Selain itu, dengan memanfaatkan solusi database SQL dari Microsoft, ES juga bisa melakukan SMS blast. Pihak ES akan memilih anggota yang tidak berbelanja dalam enam bulan, dengan nilai belanja Rp5-10 juta. Data yang terpilih oleh sistem itu akan dikirim ke SMS gateway –yang sistemnya dikembangkan sendiri oleh tim TI ES. Dick menilai, pengembangan dan pemanfaatan sistem TI yang dilakukannya berperan sangat besar terhadap proses bisnis di ES. Sebabnya, segala sesuatunya bisa dikontrol. Misalnya, dari database bisa ketahuan pelanggan yang loyal dan tidak. Selain itu, program yang dilakukan menjadi terarah. Stock level, barang dis-continue, dan hedging stock yang berbanding sama dengan penjualan, bisa dikontrol. Begitu juga, pembayaran dari konsumen, baik tunai maupun kredit, semua pengumpulannya bisa dipantau.

Atep, kepala cabang ES Bandung, mengakuinya. Menurut dia, pemanfaatan TI yang dilakukan perusahaannya sangat berperan penting sebagai penghubung antara cabang dan pusat dalam hal jaringan sistem dan data. “TI di sini berperan penuh dalam hal penyediaan dan pengiriman data, baik dari cabang ke kantor pusat, maupun sebaliknya,” ucap Atep.

Untuk sistem inventori, Atep melanjutkan, karena dikelola oleh sistem Maris, bisa dijamin keakuratannya. Mulai dari pemesanan barang, pengiriman, penempatan di displai toko, hingga dijual. Selain itu, pihaknya tidak perlu panik ketika stok barang di toko tidak ada. Pasalnya, sistem secara otomatis akan menunjukan kalau barang habis dan harus segera dilakukan order, sehingga barang akan selalu tersedia. Begitu pula dalam tukar menukar data, bisa dilakukan lebih cepat dan akurat. “Semua data yang ada di cabang akan dikirim ke kantor pusat sebagai database. Jadi, sistem TI ini akan selalu melakukan send and receive data,” kata Atep lagi.

Untuk mengembangkan sistem TI-nya, menurut Dick, dana yang diinvestasikan ES mencapai 10% dari modal (hampir Rp10 miliar). Sementara itu, bujet rutin untuk pengembangan sistem TI Rp1 miliar per tahun.

Meski investasi itu tergolong besar untuk bisnis toko ritel, Dick mengklaim pengembangan dan penerapan sistem TI yang dilakukan ES telah berimbas positif terhadap kinerja bisnisnya. Ia menyebutkan, tahun ini bisnis ES tumbuh 100% dibandingkan tahun lalu. Rencananya, hingga pertengahan tahun depan ES akan membuka gerai baru di tiga tempat, yakni di Pejaten, Pluit, dan Cibubur. Tak hanya itu. “Tahun depan kami akan menerapkan sistem barcode untuk stok barang displai dan juga akan menerapkan sistem GPS untuk armada logistik,” ungkap Dick sumringah. (*)

Dilarang keras mengambil konten (tulisan, foto, infografis, video, dan sebagainya) yang dimuat di situs web ini, melakukan crawling atau pengindeksan otomatis untuk platform AI (artificial intelligence) dan platform digital lainnya, tanpa izin tertulis dari direksi yang berwenang di situs web ini.