Emas, selain memiliki pesona keindahan dan nilai tinggi, ternyata juga punya proses yang unik — dari produksi hingga pemasarannya.

Keunikan bisnis emas pun bisa ditemukan dalam transaksinya, yang menyerupai sistem barter. Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur emas menjual 10 gram emas, dengan kandungan emas 18 karat atau 75%. Berarti yang dibayarkan pembeli sebesar 75% atau 7,5 gram emas ditambah sekian gram emas, sesuai dengan kesepakatan. Misalnya, distributor membayar 7,6 gram emas. Selisih 0,1 gram emas itu yang menjadi ongkos pembuatan perhiasan emas. Nah, emas hasil transaksi tersebut yang kemudian diolah kembali menjadi perhiasan emas dengan model baru.

Singkatnya, mengelola bisnis manufaktur emas berbeda dari bisnis manufaktur lainnya. “Industri emas terbilang unik. Berbeda dari industri lain. Perhitungan keuangannya pun tidak lazim, karena menggunakan unit satuan gram emas ketimbang mata uang,” ujar Hengky Setiawan, Manajer Teknologi Informasi PT Matahari Terbit (MT), perusahaan emas di Bandung.

Tak mengherankan, pengelolaan bisnis manufaktur emas pun terbilang unik. Termasuk dalam hal pemanfaatan TI, memerlukan solusi yang fleksibel disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. MT, misalnya, meski sudah berumur satu dasawarsa lebih, adopsi TI yang terintegrasi baru dilakukan setahun lalu.

Masalahnya bukan pada biaya. Namun, seperti diakui Hengky, lebih pada kesulitan mencari benchmark sistem TI perusahaan emas di Indonesia. Misalnya, soal penerapan sistem keuangan di perusahaan yang menggunakan nominal gram emas, bukan mata uang rupiah atau dolar AS.

MT sendiri merupakan salah satu manufaktur emas terbesar di Indonesia ― nama lainnya adalah PT Untung Bersama Sejahtera di Surabaya, yang disebut-sebut sebagai perusahaan emas terbesar di Asia Pasifik. Perusahaan yang berbasis di kawasan industri Bandung Selatan ini bermula dari sebuah toko emas di Kota Bandung milik keluarga Fifie Rahardja, yang berdiri pada 1958. Lalu, di bawah kendali anaknya, Cuncun Wijaya, bisnis MT lebih berkembang dengan mendirikan pabrik manufaktur perhiasan emas tahun 1998. Bermula dari 20 karyawan, kini MT memiliki 500 karyawan.

Saat ini, jangkauan pasar MT mencakup Jakarta, Semarang dan Surabaya, dengan mengandalkan jaringan distributor yang kemudian mengirimkannya ke toko-toko emas di seluruh Indonesia. Selain itu, 15%-20% produksi emasnya dipasarkan ke mancanegara, seperti Timur Tengah, Malaysia, Singapura, Amerika Serikat dan Hong Kong.

Menurut Hengky, sebenarnya sejak awal pihaknya sudah merasakan perlunya suatu sistem manajemen TI untuk menopang dan mempercepat proses bisnis di perusahaan. Maka, kemudian dibuatlah sistem TI secara in-house development dibantu tenaga konsultan TI eksternal. Aplikasinya disebut Mobile Web, karena basisnya teknologi Web. Spesifikasi program database-nya menggunakan SQL. Di dalamnya tercakup program untuk pemasaran, produksi, keuangan dan HRD.

Namun, pihak manajemen menilai manfaatnya kurang memuaskan. Meski sudah berjalan hampir 9 tahun, sistem TI yang dikembangkan, diakui Hengky, manfaatnya jauh dari optimal dan tidak terintegrasi. Masing-masing program berdiri sendiri. tidak terintegrasi. Laporan menyeluruh untuk mengeluarkan balance sheet tidak bisa dilakukan setiap saat, karena harus direkap dulu di setiap bagian. Contohnya, ketika manajemen ingin tahu perputaran jumlah emas di satu distributor, petugas terkait harus merekap dulu.

Begitu pula, dari sisi produksi. Pertanyaan utamanya adalah bagaimana memproduksi emas dengan kualitas tinggi sesuai dengan permintaan pasar. Nah, kebutuhan pasar terhadap model seperti apa dan seberapa banyak belum bisa diperoleh secara detail lewat sistem TI Mobile Web itu. Lalu, untuk melihat data inventori butuh waktu satu hari. Kalaupun data tersedia, belum tentu tepat. Pasalnya, setelah dilakukan verifikasi ulang seluruh inventori, yang dilakukan sebulan sekali, data masih kurang rinci. “Singkatnya, proses kerja perusahaan sangat rumit. Dalam proses pencatatan sering terjadi kekeliruan karena kadang ada yang tercatat atau hilang,” papar Hengky.

Bertolak dari persoalan yang dihadapi, manajemen MT memutuskan mencari solusi TI yang bisa diandalkan, terintegrasi, dan bisa menjawab kebutuhan perusahaan. Setelah melalui proses seleksi terhadap beberapa vendor yang menawarkan solusi entreprise resources planning (ERP), pihak MT memutuskan mengadopsi pendekatan dari satu vendor ERP global. “Solusinya sebenarnya bukan yang paling murah,“ ujar Hengki, “tapi karena fleksibilitas yang diberikannya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.”

Implementasi solusi tersebut dilakukan pada Mei 2008. Dan, hanya butuh waktu lima bulan — termasuk pelatihan — sistem sudah running sesuai dengan harapan (go live). Sistem tersebut ditopang tiga server, masing-masing untuk pengembangan, aplikasi dan data. Saat ini, solusi itu baru dimanfaatkan oleh 35 user.

Menurut Hengky, ada tiga lini bisnis (modul) yang dijalankan dengan solusi ERP ini. Pertama, bidang manufacturing, di mana perusahaan akan sering menemukan masalah inventori yang nilainya pasti sangat berharga. Dulu butuh waktu yang agak lama dan sering terjadi kekeliruan, sedangkan sekarang pekerjaan jadi lebih sederhana. “Sekarang tinggal klik, sudah ada. Dulu butuh waktu satu hari dan angkanya masih disangsikan, betul atau tidak. Terpaksa dua kali kerja karena ada closing seluruh inventori setiap sebulan sekali,” Hengky menjelaskan.

Kedua, bidang keuangan. Sistem keuangan yang dulu dinilai tambal sulam, tidak sempurna. Setelah menggunakan sistem yang baru ini, bisa lebih rapi dan cepat. Solusi itu bisa meng-custom, bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Meskipun menggunakan ukuran gram emas, laporan pajak nilainya bisa dikonversikan ke rupiah sesuai dengan nilai yang berlaku saat itu. “Permasalahan yang sifatnya teknis seperti request order yang hilang, yang selama ini bisa menghambat produksi, sekarang sudah terotomatisasi,” kata Hengky.

Ketiga, bidang pemasaran. Dengan solusi ini, laporan data yang diberikan lebih jelas dan akurat. Sebelumnya, untuk jumlah permintaan barang seperti gelang, anting atau kalung, tidak detail penggolongannya. Misalnya, untuk kategori kalung, tidak detail jenisnya seperti apa, modelnya bagaimana, dan berapa kadar emasnya. “Dulu, digolongkan semua jadi satu karena kemampuan software-nya terbatas. Sekarang bisa lebih detail,” ujar Hengky. Data yang keluar berdasarkan item, modelnya seperti apa, penjualannya di mana, kapan, dan berapa jumlahnya. Sebelumnya, hanya disebutkan produksi kalung begitu saja, tanpa terlalu memedulikan modelnya yang paling banyak diminati seperti apa, atau bahkan daerah mana yang paling banyak permintaannya, dan kapan waktu permintaan meningkat.

Solusi itu juga dinilai lebih fleksibel, karena bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, pembayaran menggunakan emas.

Untuk keamanan data, meskipun tidak masuk dalam paket solusi yang diberikan, sekarang lebih terjaga. Pasalnya, MT menggunakan sistem otoritas akses data yang diberikan vendor ini. Dengan begitu, orang hanya bisa mengakses data sesuai dengan fungsi dan jabatannya. Contohnya, seorang supervisor tidak bisa mengakses ke level manajer. Begitu pula, bagian manufaktur tidak bisa mengakses data keuangan.

Dengan adanya solusi itu, menurut Hengky, sekarang pihaknya bisa mendapatkan data lebih detail. Data terinci ini, sebagai contoh, dibutuhkan dalam proses mengikir atau memoles emas. Misalnya, 10 gram emas biasanya tidak balik ke 10 gram lagi, tetapi hanya 9,9 gram. Jadi, ada 0,1 gram yang hilang. Ini dicatat lebih akurat. Serbuk-serbuk emas itu kemudian diambil lagi, dan dimurnikan kembali emasnya. Jadi, bisa di-review di setiap divisi — misalnya, apakah dalam proses pengikiran, penyusutannya terlalu besar — dan bisa dideteksi segera bila ada kekurangan dalam proses. “Pemanfaatan TI ini sangat berguna, karena setiap proses produksi tersebut ada loss dalam gram emasnya, dan ini harus terkontrol,” ia menegaskan.

Selanjutnya, emas yang telah diproduksi itu dipasarkan. Dan, hasil transaksi itu masuk ke dalam sistem pembukuan perusahaan.

Lebih lanjut, ditambahkan Kikih Johari, Manajer SDM & Keuangan MT, meskipun pemanfaatan solusi TI ini memungkinkan perusahaannya lebih efisien dari segi SDM, pihaknya tidak sampai mengurangi tenaga kerja. “Justru positifnya, fungsi kerja yang sebelumnya tidak jelas kini bisa lebih baik,” kata Kikih. Ia mencontohkan, di divisi manufaktur, sekarang sudah ada bagian perencanaan, yang sebelumnya tidak ada. Hal ini membuat aktivitas perusahaan lebih fokus dan baik.

Di luar itu, tentunya, pemanfaatan sistem TI ini diharapkan bisa memacu peningkatan produktivitas dan efisiensi. Menurut Hengky, dengan adanya solusi baru ini, pihaknya bisa berharap produktivitas meningkat 20%. “Ke depan, pengembangan yang akan dilakukan ditujukan untuk bagian HRD dan payroll, karena (modulnya) memang belum diimplementasikan,” ucapnya.

Tampaknya, kini karyawan MT pun bisa menikmati kemudahan yang ditawarkan solusi tersebut. Salah satu bagian yang merasakan pentingnya sistem TI dalam proses kerjanya adalah Bagian Pembelian. Giok Ing, staf Purchasing MT, misalnya, mengakui sistem sebelumnya lebih ribet karena prosesnya sering terpaksa dilakukan secara manual, yakni menggunakan kertas catatan.

Bagian Pembelian bertugas mengeluarkan purchasing order. Dalam sehari bisa lebih dari 10 PO yang dikeluarkan dengan daftar permintaan yang banyak, detail, dan prosesnya rumit. Selain itu, PO tersebut juga harus dilaporkan ke bagian keuangan. Karena tidak terintegrasi, dulu sering harus dibuat laporan lagi. “Dari supplier sampai bagian gudang sering terjadi mis. Tapi, dengan sistem yang baru, tidak perlu karena semua sudah terintegrasi,” ujar Giok senang.

Namun, bukan berarti sistem baru ini tak ada kurangnya di mata user. “Penggunaan sistem ini cukup rumit. Langkah input datanya lebih banyak, karena lebih detail dari sebelumnya,” kata Giok jujur. “Tapi, mungkin karena sistem ini masih baru sehingga kami belum terbiasa,” katanya mencoba memahami. Ke depan, Giok berharap, apa pun perbaikan sistem berbasis TI yang akan dilakukan perusahaan, mestinya tak hanya membuat pekerjaan lebih cepat, tetapi juga tidak rumit.***

Dilarang keras mengambil konten (tulisan, foto, infografis, video, dan sebagainya) yang dimuat di situs web ini, melakukan crawling atau pengindeksan otomatis untuk platform AI (artificial intelligence) dan platform digital lainnya, tanpa izin tertulis dari direksi yang berwenang di situs web ini.