Hampir satu dekade. Begitulah perjalanan digitalisasi di Rumah Sakit Pondok Indah (RSPI) Group yang dimulai pada 2014. Namun, dalam kurun sembilan tahun, banyak yang sudah mereka raih.

Pada April 2022, misalnya, tiga rumah sakit di bawah naungan RSPI Group meraih validasi Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS) Electronic Medical Record Adoption Model (EMRAM) Tingkat 6. Ini bukan hal kecil. RSPI menjadi rumah sakit pertama di Indonesia yang meraihnya.

EMRAM adalah sistem yang mengukur digital maturity rumah sakit di seluruh dunia dengan Tingkat (Level) 0 sebagai tahap terendah dan Tingkat 7 sebagai tahap tertinggi. Rumah sakit akan dinilai bagaimana memanfaatkan rekam medis digital seoptimal mungkin.

Dr. Yanwar Hadiyanto, CEO RS Pondok Indah Group, menjelaskan bahwa pencapaian EMRAM Tingkat 6 mencerminkan RSPI Group sudah menerapkan pencatatan data pasien yang paperless serta memanfaatkan sistem informasi teknologi pintar untuk meningkatkan kualitas, keamanan, dan efisiensi perawatan pasien.

Mendapatkan hal itu tidaklah mudah. Untuk mencapai level 7, syaratnya adalah terkait komunikasi dengan pasien menjadi lebih efektif, sementara informasi yang diberikan lebih digital. Rmuah sakit harus bisa menunjukkan pemanfaatan data untuk perbaikan secara sistemik. “Kami rumah sakit pertama yang mencapai level 6 di Indonesia. Kami berupaya terus untuk sampai level 7,” kata Yanwar bangga.

Prestasi itu tak datang begitu saja. Sejak 2014, dalam upaya transformasi digitalnya, RSPI memang langsung mengarahkan penerapan digital untuk beragam proses yang ada di rumah sakit, terutama ke jantungnya pelayanan pasien: rekam medis.

“Sekitar 2014 kami meletakkan batu pertama terkait digitalisasi. Kami mengubah proses-proses bisnis, yang paling besar pada medical record. Wujudnya adalah aplikasi,” Yanwar menjelaskan.

Melalui rekam medis digital, banyak manfaat yang dipetik. Di antaranya, komunikasi dengan pasien ataupun sesama petugas rumah sakit menjadi lebih mudah, serta mampu mengintegrasikan layanan penunjang seperti laboratorium, farmasi, dan radiologi, dengan rekam medis pasien.

Lalu, dengan adanya medical record, bila ada pasien yang ingin berobat ke rumah sakit lain dalam RSPI Group, rekam medisnya dapat diakses oleh dokter yang memeriksa. Begitu pula saat meresepkan obat, dokter akan mendapatkan notifikasi jika ada dosis yang tidak cocok dengan pasien, atau yang bersangkutan memiliki alergi obat tertentu yang sudah tercatat sebelumnya.

“Jadi, di antara dampak langsungnya adalah waktu tunggu menurun, akurasi meningkat, komunikasi dengan pihak eksternal juga lebih baik, misalnya dengan perusahaan asuransi. Proses-proses juga menjadi lebih aman, misalnya sekarang obat yang kami berikan sudah ada barcode-nya,” kata Yanwar.

Tak berhenti di situ, manfaat lain juga dipetik, termasuk banyak KPI yang bisa diukur dengan baik berkat data yang tercatat. RSPI bahkan bisa mengidentifikasi bagian mana saja yang menjadi bottleneck dalam alur pelayanan pasien.

Menurut Yanwar, segala upaya terkait transformasi digital di RSPI Group memang dilakukan untuk mendukung visi perusahaan, yaitu memberikan layanan terbaik kepada pasien, yang aman, bermutu tinggi, inovatif, dan baik. “End result-nya adalah kepuasan pasien,” ujarnya.

Sebab itu, kemampuan digital di RSPI pun terus ditingkatkan secara bertahap. Dan, upaya mereka membuahkan hasil, seperti dari validasi EMRAM.

Dalam pengembangan teknologi digital ini, menurutnya, dokter tergolong elemen yang berperan penting. Karena itu, RSPI menggelar pelatihan untuk dokter berdasarkan pengukuran rutin tentang penggunaan teknologi. Tujuannya, untuk melihat sejauh mana mereka menguasai teknologi. Nantinya ada kategori advance, moderate, dan beginner. Dokter dengan kategori beginner diberi perhatian khusus.

Selain pada bagian pelayanan pasien, RSPI juga giat mendigitalisasi proses di bagian Human Resources (HR). Yanwar menyampaikan, HR di RSPI Group kini sedang melakukan proses migrasi. “Karena kami tahu bahwa komponen paling penting dalam melaksanakan transformasi digital, ya manusianya (people). Makanya, proses di HR harus bisa lebih digital,” katanya.

Seiring dengan digitalisasi yang terus ditingkatkan, RSPI mengimbanginya dengan tim yang makin lengkap. Dulu hanya ada tim kecil yang mengurusi hardware, sekarang sudah lebih besar hingga ke software. Ditangani tim operasional dan tim infrastructure & security dan business solution, yang dikepalai Chief of Information Technology.

Sebelumnya, timnya sangat kecil, hanya ada tim TI operasional. Secara size, kini sudah bertambah sekitar 10 kali lipat.

Adapun dalam tataran eksekusinya, Yanwar menambahkan, RSPI memiliki orang-orang yang diberi nama Super User. Mereka adalah orang-orang yang sangat ahli di area tersebut dengan tugas menyampaikan visi-misi transformasi digital di setiap unit, meningkatkan skill dan kompetensi teknisnya, sekaligus mengidentifikasi bagian yang merasa kesulitan dalam melakukan transformasi digital.

“Karena transformasi digital itu bukan semata hardware dan software, justru yang paling utama adalah change management. Jadi, tim ini adalah bagian dari upaya change management. Change management bisa berhasil hanya jika orang yang mau kita ajak berubah itu mengerti apa yang mau dicapai,” tuturnya.

Transformasi digital di RSPI hingga saat ini, menurut Yanwar, telah mencapai 85% dari roadmap yang ingin dicapai. Digitalisasi suatu proses akan berjalan terus tiada henti, karena akan selalu memperhatikan tren teknologi, kebutuhan rumah sakit, ataupun program dan regulasi pemerintah yang harus diselaraskan.

“Kalau dari sisi operasional dan layanan, sudah mencapai 80%-85%. Namun, saya ingin mengatakan bahwa roadmap adalah suatu proses yang tidak akan pernah berhenti, tidak mungkin mencapai 100% keseluruhan. Akan panjang sekali mengikuti tren, tiap tahun harus dievaluasi apakah masih relevan,” katanya.

Melihat pada apa yang sudah dan sedang dilakukan, Yanwar berpendapat, setiap pemain di industri kesehatan harus benar-benar jeli menentukan prioritas dalam menggelar transformasi digital, jika tidak ingin kesulitan mengatur biaya. Menurutnya, digitalisasi di sektor kesehatan telah sangat mendesak. Kebutuhannya jangan sampai tidak menjadi bagian prioritas.

Ke depan, melalui pengembangan teknologi digital ini, RSPI ingin terus mengejar lagi targetnya, yakni membangun komunikasi yang lebih dekat dan bermanfaat dengan pasiennya. Dan, pada akhirnya mengarah ke tujuan digitalisasi, yakni memberikan layanan yang terbaik, inovatif, bermutu tinggi, dan aman. (*)

Yosa Maulana

www.swa.co.id