Indonesia merupakan salah satu produsen emas terbesar di dunia. Berdasarkan data yang diterbitkan oleh Biro Survei Geologi AS (The United States Geological Survei/USGS), produksi emas Indonesia sebesar 130 ton atau mencapai 4,06% dari total produksi emas dunia tahun 2020 lalu yang diperkirakan mencapai 3.200 ton. Dan, Indonesia memiliki cadangan emas hingga 2.600 ton atau 4,90% dari total cadangan emas dunia yang mencapai 53.000 ton.

Pertumbuhan industri tambang emas di Indonesia pun terus meningkat seiring dengan permintaan pasar global yang terus bertambah.

Untuk menghasilkan produk yang berkualitas dan efisien, perusahaan tambang emas harus melalui alur kerja yang panjang dan kompleks. Proses penambangan emas sendiri berawal dari eksplorasi, penggalian, pemisahan, hingga pengolahan dan pemasaran. Setiap tahap membutuhkan waktu, biaya, dan upaya yang besar untuk mendapatkan hasil. Proses ini memerlukan manajemen yang cermat dan efisien.

Di sisi lain, produksi yang tidak efisien, pengendalian biaya kurang efektif, dan kurangnya pengawasan terhadap stok barang dan keuangan, merupakan beberapa masalah yang dihadapi perusahaan tambang emas.

Tentunya, untuk mendukung dan mempermudah proses produksi yang kompleks itu, perusahaan tambang emas harus ditopang oleh sistem teknologi informasi yang andal. Termasuk pemanfaatan software Enterprise Resource Planning (ERP).

Permasalah tersebut dialami pula oleh salah satu perusahaan tambang emas PT Kasongan Bumi Kencana (KBK). Ketika perusahaan yang berada di Kalimantan Tengah ini mulai memproduksi emas sudah mulai merasakan perlunya dukungan sistem teknologi informasi.

Pada saat awal, KBK pun mengembangkan aplikasi yang pada dasarnya adalah aplikasi General Ledger (GL) dan reporting atau pelaporan untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan operasional. Aplikasi tersebut dipergunakan sampai 2011.

Pada dasarnya sistem yang dikembangkan waktu itu adalah aplikasi berbasis GL dan reporting. Ini adalah sistem yang sederhana dan mudah digunakan dengan “kekuatan” pada sistem menu dan boleh dibilang hanya straight bookkeeping.

Selain untuk laporan keuangan, aplikasi GL juga digunakan untuk membandingkan data penjualan, pembelian barang, pendapatan, pengeluaran, pergerakan saham, dan profitabilitas pada tahun yang berbeda untuk melakukan analisis tren.

Dengan aplikasi GL ini juga KBK bisa mengukur sehingga dapat melakukan langkah-langkah perbaikan untuk efisiensi kerja.

Tetapi seiring dengan perkembangan kapasitas bisnis yang semakin membesar, maka sistem buku kas GL ini pun dianggap sudah tidak mampu memenuhi kebutuhan bisnis. Terlebih untuk analisis data dan forecasting. Untuk itu, pada 2011 manajemen KBK memutuskan mengadopsi solusi software Pronto Xi. Tujuan utamanya untuk meningkatkan efisiensi produksi dan memastikan kelangsungan bisnisnya.

Bisa dibilang, GL merupakan buku pelaporan yang basic sehingga sekarang ini KBK butuh sistem pelaporan manajemen inventaris yang canggih, perlu peralatan, sistem pemeliharaan aset hingga sistem pengendalian persediaan yang lebih canggih. Jadi, KBK perlu sistem ERP.

Setelah melakukan perbandingan (benchmark) pada beberapa penyedia solusi ERP, maka diputuskan untuk mengimplementasikan software Pronto Xi. Mereka memberi alasan kenapa KBK memilih Pronto. Pertama, ketika memulai bisnis dan familiar dengan suatu produk, maka akan pilih produk itu. Pemilihan Pronto ini berdasarkan pengalaman seorang CEO KBK dari Australia, di mana Pronto sangat terkenal sebagai solusi ERP terintegrasi untuk industri mining.

Kedua, learning cycle sangat penting untuk penerapan suatu sistem baru. Ketiga, easy to use. Terbukti, implementasi Pronto Xi berlangsung hanya dalam tujuh bulan dengan jumlah implementor yang sangat minim. Terhadap sophisticated system ERP seperti Pronto Xi, hal-hal tersebut tidak mungkin dapat terjadi pada solusi ERP lain.

Proyek implementasi software ERP Xi versi 670 mulai diimplementasikan pada November 2011. Menariknya, pada akhir Januari 2012 layanan Pronto Xi ini sudah go live.

Ada banyak manfaat yang dirasakan manajamen KBK setelah mengadopsi solusi Pronto Xi. Misalnya dalam hal pengambilan keputusan berbasis data, Pronto Xi menawarkan alat analisis canggih yang memungkinkan analisis data secara real-time. Dengan kemampuan ini, manajemen dapat mengambil keputusan dengan cepat, baik dalam memantau Key Performance Indicators (KPI) atau merespons perubahan dalam operasional.

Begitu juga, misalnya, untuk rantai pasok. Pronto membantu KBK dalam membangun ketahanan rantai pasok. Ini memungkinkan manajemen bisa memantau aliran material mulai dari ekstraksi hingga pengiriman. Juga, dapat mendukung perkiraan permintaan dan optimalisasi inventaris, memungkinkan perusahaan mempertahankan tingkat stok optimal dan mengurangi dampak gangguan rantai pasokan pada jadwal produksi.

Pronto memang dikenal sebagai penyedia perangkat lunak (software) perusahaan andal untuk berbagai industri, mulai dari ritel, manufaktur, pertambangan, dan sebagainya.

“Pronto Xi adalah sistem ERP terpercaya yang mampu menjawab segala kebutuhan bisnis. Di Indonesia, PT Pratesis merupakan satu-satunya perusahaan penyedia solusi IT yang telah berpengalaman puluhan tahun yang dipercaya menjadi implementor tunggal Pronto Software Australia,” kata Uskasin, Kepala Divisi Pronto PT Pratesis.

Upgrade ERP

Saat itu KBK menggunakan Pronto Xi Software versi 670. Seiring dengan perkembangan dan kebutuhan bisnis serta pembaruan-pembaruan Pronto Xi yang digunakan sampai Januari 2023, maka manajemen KBK pun melakukan upgrade system Pronto Xi ke versi 770.

Adapun pelaksanaan upgrading ERP Pronto Xi ini dilakukan oleh PT Pratesis, yang selama ini menjadi mitra bisnis dan implementor tunggal Pronto Software Australia.

Dijelaskan Aris G. Wibisono, GM PT Pratesis, sekaligus Pimpro Proyek Upgrade ERP di KBK, proses upgrade ini dilakukan dalam beberapa langkah atau tahapan.

Pertama, setup server deveopment sistem Pronto Xi 770. Proses upgrade system dilakukan mulai dengan instalasi baru untuk Server, Operating System dan Aplikasi Pronto serta setup system secara menyeluruh sehingga sistem dapat berjalan sesuai dengan rule yang berlaku.

Kedua, Data Migration Process. Setup perusahaan dan proses upgrade data dari versi

670 ke versi 770. Ketiga, Layout Customization. Proses penyesuaian layout form-form yang ada ke sistem Pronto versi 770.

Keempat, Go-live Process. Proses mengunggah data hasil migrasi ke environment production, validasi data dan go-live sistem Pronto. Kelima, User Training untuk versi baru sesuai dengan fungsi/fitur serta proses-proses di Pronto versi 770.

Keenam, Penambahan user license di Pronto Xi versi 770 untuk modul: Trueform Neo sesuai dengan jumlah user sesuai user Pronto yang ada saat ini, dan Pronto Xi Business Intelligence (BI) Designer, untuk pengembangan Dashboard mengunakan tools Cognos.

“Dengan melakukan upgrade ERP Pronto Xi ke versi 770 ini, maka secara operasional perusahaan menjadi lebih produktif dan dapat memanfaatkan fasilitas dan fitur-fitur baru dari versi terkini Pronto Xi 770,” kata Aris.

Upgrade dan migrasi dari Pronto Xi versi 670 ke 770 ini terimplementasikan secara serentak tanpa mengalami gangguan dan komplain di perusahaan-perusahaan tambang yang berafiliasi ke KBK.

Inilah satu bukti kemudahan sistem Pronto Xi. Padahal, penerapan sistem lebih simple seperti Microsoft Excel sekalipun tidak lepas dari kendala. Namun tidak satu pun dengan ERP Pronto Xi.

Tak hanya itu, pihak KBK juga sangat mengapresiasi kepedulian Pronto Software Australia dan PT Pratesis dalam hal konsep licensing yang bersifat concurrent user, di mana pengguna (user) Pronto tidak dibatasi sesuai nama user, namun pada jumlah user yang bersamaan login sesuai jumlah lisensi yang dibeli.

Konsep concurrent user yang diterapkan Pronto sungguh masuk ke hati, tidak seperti perusahaan software ERP lain di mana mereka memaksa mendapatkan penghasilan melalui jumlah user karena berdasarkan “named user”.

Ke depan, PT Pratesis akan melanjutkan tahap migrasi pada perusahaan-perusahaan grup KBK.

Dede Suryadi