Berawal dari upaya mendukung program restrukturisasi SDM di BRI, kini PKSS justru berkembang menjadi perusahaan HR solutions partner. Bagaimana perjalanan PKSS sampai dipercaya mengelola 300 korporasi mitra dan 50.000 pekerja kelolaan?

Mitra BRI

Tidak banyak yang tahu bahwa ribuan pekerja yang menjadi teller, satpam, admin, pemasar, petugas call center, petugas di bidang teknologi informasi (TI), kolektor, dll. di industri perbankan, minyak dan gas, perhotelan, kantor pemerintahan, kementerian, BUMN, BUMD, serta lembaga lainnya adalah “produk didikan” para pensiunan BRI melalui PT Prima Karya Sarana Sejahtera (PKSS).

Kehadiran PKSS awalnya ditujukan untuk mendukung program restrukturisasi sumber daya manusia (SDM) di PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk. atau BRI. Restrukturisasi itu dalam rangka menjalankan rekomendasi Dana Moneter Internasional (IMF) melalui konsultan manajemen yang mengarahkan perlunya langkah rasionalisasi terkait efektivitas serta efisiensi dalam mengelola SDM saat krisis moneter 1997-1999. Peran PKSS ialah menjadi mitra BRI untuk mengelola pekerja dasar BRI lewat mekanisme alih daya atau outsourcing.

“Selain untuk mendukung program restrukturisasi SDM BRI di masa krisis moneter, terdapat harapan bahwa PKSS ke depan akan menjadi mitra utama BRI dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di BRI yang jumlahnya puluhan ribu melalui mekanisme alih daya,” kata Revi Rizal Latif, Direktur Utama PT Prima Karya Sarana Sejahtera.

Diakui Revi, di awal terjun ke bisnis alih daya, PKSS menghadapi banyak tantangan. Tantangan pertama, soal transisi pengelolaan karyawan BRI ke PKSS. Proses alih-kelola karyawan membutuhkan penyesuaian, baik dari sisi manajemen maupun karyawan itu sendiri. Ada kekhawatiran mengenai perubahan status karyawan, hak-hak mereka, dan bagaimana hal ini akan memengaruhi karier pegawai di masa depan.

“Solusinya, PKSS melakukan komunikasi intensif dengan karyawan dan manajemen BRI untuk memastikan transparansi dalam proses transisi. Sosialisasi mengenai manfaat dan perubahan yang akan terjadi dilakukan secara terstruktur, termasuk penjelasan mengenai hak-hak karyawan yang tetap terjamin,” ungkap Revi.

PKSS didirikan pada 15 Juli 1999 oleh Yayasan Kesejahteraan Pegawai BRI (YKP BRI) serta Dana Pensiun BRI. Komposisi kepemilikan saham: 95% milik YKP BRI dan 5% sisanya milik Dana Pensiun BRI.

Selama ini manajemen PKSS banyak diisi oleh pensiunan BRI yang lolos mengikuti seleksi. Untuk staf, selain dari pensiunan BRI, juga merekrut dari luar. Yang jelas, Tim Manajerial PKSS harus mampu berperan strategis, mampu menghadapi tantangan bisnis, berkompetisi dengan pendekatan yang terencana, dan berorientasi pada hasil.

Proses rekrutmen dan pembentukan Tim Manajerial PKSS dilakukan melalui beberapa tahap. Pertama, seleksi penilaian kinerja terhadap pekerja internal PKSS yang potensial. Penilaian tersebut dilakukan dengan melihat kesesuaian terhadap standar kompetensi perusahaan dan nilai budaya perusahaan.

Kedua, pendidikan dan pengembangan kompetensi bagi para pekerja yang terpilih menjadi Next Leader di PKSS. Ketiga, evaluasi dan perbaikan berkelanjutan untuk terus meningkatkan kualitas SDM-nya itu sendiri.

Portofolio PKSS masih didominasi oleh BRI dan BRI Group. Sementara pangsa pasar di luar BRI dan BRI Group (non captive) juga masih sangat besar. Sejak tahun 2020 PKSS melakukan ekspansi bisnis dengan menggarap outsourcing perusahaan di luar BRI dan BRI Group.

Menurut Revi, potensi pasar bisnis outsourcing sangat besar. Betul, aktivitas merekrut dan menyalurkan tenaga kerja sangat mudah dilakukan. Namun, mengelola tenaga kerja profesional yang siap ditempatkan di perusahaan yang membutuhkan itu tidak bisa sembarangan.

Terlebih, saat ini industri yang tumbuh sangat kompetitif dan banyak model bisnis baru, misalnya startup teknologi. Dan, PKSS sangat siap menyediakan kebutuhan perusahaan-perusahaan tersebut.

Revi mengklaim, PKSS mengedepankan profesionalisme dalam menghadirkan berbagai solusi SDM berintegritas dan berdaya saing untuk memajukan perusahaan mitra. Nilai yang menjadi corporate culture PKSS adalah PRIORITAS: Profesional, Reliable, Integritas, Orientasi Bisnis dan Kepuasan Pelanggan, serta Inovasi dan Kreativitas.

Dalam perkembangannya, PKSS tumbuh sejalan dengan perkembangan dunia bisnis dan industri yang terus melaju, sehingga kebutuhan akan tenaga profesional dan pengelolaan SDM yang terintegrasi menjadi semakin vital. Namun, banyak perusahaan menghadapi keterbatasan waktu untuk menangani aspek-aspek tersebut secara efektif.

Di sisi lain, banyak perusahaan yang mendambakan SDM bertalenta, tetapi terhambat oleh keterbatasan waktu dalam proses pengelolaan, perekrutan, serta pelatihan dan pengembangan karyawan. Inilah yang membuka peluang besar bagi perusahaan penyedia jasa ketenagakerjaan dan solusi human resources (HR).

“PKSS hadir untuk menyediakan layanan tersebut, sehingga para pebisnis dapat lebih fokus dalam mengembangkan dan memperluas usaha mereka,” ungkap Revi.

Tantangan dan Ekspansi

Selama 25 tahun PKSS mengarungi bisnis outsourcing, perjalanannya tidak selalu mulus. Perusahaan ini pun menghadapi sejumlah rintangan dan tantangan.

Revi menyebutkan, tantangan pertama dan paling berat yang dialami PKSS yaitu adanya Peraturan Bank Indonesia No. 13/25/PBI/2011 perihal prinsip kehati-hatian bagi bank umum. Peraturan tersebut melarang petugas customer service dan teller dilakukan alih daya atau outsourcing, jadi harus dikontrak sendiri oleh pihak bank.

Dampaknya, sebanyak 15 ribu teller dari outsourcing PKSS beralih menjadi tenaga kontrak BRI secara langsung. Itu artinya, potensi 5% management fee PKSS dari jumlah karyawan terdampak langsung hilang, dan itu cukup besar.

Namun, berkat pengalaman dan sistem TI yang bagus, keadaan sudah berbalik membaik. Bahkan, all time high atau tertinggi sepanjang masa jumlah karyawan PKSS tahun 2023 mencapai sekitar 50 ribu orang.

Tantangan terberat kedua, menurut Revi, ada di tahun 2021. Undang-undang Cipta Kerja No. 11/2020 dan Peraturan Pemerintah No. 35/2021 mengubah regulasi sebelumnya, dan mengatur bahwa pekerja dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dengan kontrak kerja lima tahun berhak mendapatkan uang kompensasi satu bulan gaji di akhir kontrak kerja. Dampak dari perubahan regulasi tersebut, beberapa mitra PKSS tidak melanjutkan kerjasama karena tidak bersedia membayar uang kompensasi.

Tantangan lainnya, proses digitalisasi yang semakin berkembang, sehingga permintaan terhadap pekerja low skill menurun. Digitalisasi membuat banyak tugas manual menjadi otomatis, yang berdampak pada pengurangan kebutuhan tenaga kerja dalam pekerjaan yang bersifat operasional dan tidak memerlukan keterampilan tinggi.

Solusi untuk menghadapi tantangan ini ialah dengan memanfaatkan model bisnis Business Process Outsourcing (BPO). Melalui BPO, PKSS dapat menawarkan layanan yang lebih berfokus pada penanganan proses-proses bisnis yang memerlukan keahlian khusus dan efisiensi, seperti manajemen back-office, call center, dan penjualan. Dengan demikian, PKSS dapat mengalihkan fokus bisnis dari tenaga kerja low skill ke layanan yang lebih bernilai tambah dan relevan di era digitalisasi ini.

“Adanya tantangan-tantangan tersebut membuat kami harus berpikir kreatif inovatif untuk mencari pengganti lain dan untuk menggarap sektor lain,” kata Revi. Ia menyebutkan, jumlah kantor PKSS ada 34 di seluruh Indonesia. Lokasinya biasanya tidak jauh dari kantor BRI tingkat provinsi. Di mana ada BRI, bisa dipastikan di situ ada PKSS.

Di awal perjalanannya, PKSS hanya memiliki dua layanan jasa alih daya, yaitu Manpower Outsourcing (MPO) dan Knowledge Process Outsourcing (KPO) untuk memenuhi kebutuhan klien di bidang SDM dan pengelolaan proses bisnis. Layanan MPO menyediakan tenaga profesional yang terampil dan berpengalaman sesuai dengan kebutuhan spesifik klien. PKSS mengelola seluruh proses rekrutmen, mulai dari administrasi hingga pengembangan karyawan tersebut. Contoh produknya: penyediaan tenaga alih daya serta recruitment & assessment business.

Sementara KPO adalah menyediakan solusi layanan untuk meningkatkan pengetahuan SDM yang mampu menjalankan pelaksanaan fungsi atau tugas bisnis strategis perusahaan. Contoh produknya: pendidikan dan latihan untuk satpam serta training.

Setelah sukses dengan layanan MPO dan KPO, berikutnya PKSS merambah bisnis Business Process Outsourcing (BPO) di tahun 2021. Melalui layanan BPO, PKSS mengambil alih dan mengelola proses bisnis non-inti klien, seperti administrasi umum, layanan pelanggan, pengolahan data, penjualan (sales), dan penagihan (collection).

Contoh produk BPO PKSS: Managed Services Security, Sales, Collection, Administrasi, Managed Service E-archive, Quality Assurance, Event Organizer (Outing, Gathering, Exhibition), dan Call Center. Selanjutnya, tahun 2023, PKSS mulai mengelola bisnis call center sebagai bagian dari pengembangan layanan BPO.

Selain mengembangkan layanan, PKSS juga memperluas jangkauan pasar. Hingga kini, PKSS telah memiliki enam pasar sasaran, yaitu industri finansial (perbankan dan non-perbankan), hospitality, kawasan industri, instansi pemerintah, multinational company, serta migas.

Mengapa enam sektor tersebut? “Karena, mitigasi risiko dan pemahaman kami terhadap keenam bisnis itu cukup bagus dan sektor ini juga termasuk cash flow-nya bagus. Perusahaan outsourcing seperti PKSS ini dipengaruhi setidaknya dua hal, yaitu adanya orang (manpower) dan cash flow. Banyak perusahaan outsourcing sekarang gulung tikar karena tidak bisa bayar gaji karyawan tepat waktu,” ungkapnya.

PKSS juga berusaha memberikan kontribusi terciptanya SDM dengan pengetahuan, keterampilan, dan keahlian terbaik, serta terjamin karena perseroan memiliki sertifikasi berstandar nasional dan internasional, meliputi ISO 27001:2013 (Informasi Security Management System) ISO 9001:2015 (Sistem Manajemen Mutu), ISO 14001:2015 (Sistem Manajemen Lingkungan), ISO 45001:2018 (Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja), ISO 37001:2016 (Sistem Manajemen Anti-Penyuapan), dan SMK3 PP No. 50 Tahun 2012 (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja).

Selain itu, PKSS pun tergabung dalam lima asosiasi terbesar di Indonesia. Yaitu, Kamar Dagang Indoesia (KADIN), Asosiasi Bisnis Alih Daya Indonesia (ABADI), Asosiasi Profesi Satpam Indonesia (APSI), Asosiasi Badan Usaha Jasa Pengamanan (ABUJAPI), dan Asosiasi Perusahaan Klining Servis Indonesia (APKLINDO).

“Jadi, kami yakin tidak hanya dapat mencetak tenaga kerja yang berkompeten dan siap untuk disalurkan serta siap bersaing di pasar kerja nasional, tetapi juga memiliki sumber daya yang tidak kalah saing di tingkat internasional,” Revi menandaskan.

Transformasi Bisnis

Sebagai upaya untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan, PKSS menempuh langkah transformasi. Transformasi bisnisnya dilakukan dengan mengadopsi model bisnis baru: Business Process Outsourcing atau BPO. Kemudian, menerapkan transformasi digital dengan melakukan digitalisasi guna mendukung proses bisnis.

Selain itu, juga merestrukturisasi organisasi untuk mempercepat pertumbuhan bisnis perusahaan. Setelah itu, mendirikan anak perusahaan sebagai Special Purpose Vehicle (SPV) untuk mendukung strategi bisnis perusahaan.

Transformasi bisnis ini akhirnya membuahkan hasil: PKSS membukukan laporan keuangan positif dan solid. Tahun 2023, revenue-nya tercatat lebih dari Rp4 triliun dengan laba Rp180 milar dan dividend pay out 90% terhadap pemegang saham.

Per Agustus 2024 terhadap Agustus tahun 2023 (YoY) pendapatan PKSS meningkat 112,07% dari sebelumnya Rp2,72 triliun menjadi sebesar Rp3,05 triliun. Kontribusi pendapatan ini berasal dari bisnis MPO sebesar 91,64%, BPO sekitar 7,69%, serta KPO 0,67%.

Hal ini terjadi karena terus meningkatnya permintaan terhadap tenaga kerja outsourcing di berbagai sektor. Jumlah pekerja yang dikelola pun terus bertambah. Awalnya, PKSS hanya mengelola 7.200 pekerja, sedangkan saat ini sudah melonjak jadi 50.496 pekerja. Selain itu, jumlah mitra klien PKSS terus meningkat dan kini mencapai sekitar 300 perusahaan.

Hingga akhir 2024, PKSS menargetkan pendapatan Rp 4,49 triliun. Untuk mencapai target tersebut, sejumlah strategi diterapkan. Yaitu, menambah user baru melalui strategi hunting (mencari prospek baru) dan farming (memaksimalkan potensi dari existing user), mengembangkan bisnis melalui pengelolaan managed services, meningkatkan pengelolaan invoice yang lebih baik dengan dukungan sistem tracking invoice untuk memastikan pembayaran tepat waktu, menata ulang syarat pembayaran (term of payment/TOP) untuk mempercepat arus kas, serta mengembangkan aplikasi digital untuk memperkuat dan mendukung operasional bisnis perusahaan.

Pengembangan bisnis PKSS ke depan sudah ada dalam agenda Revi. Antara lain, mengembangkan Integrated Security Management dan membangun Central Monitoring Control sebagai salah satu diversifikasi produk BPO.

Berikutnya, memperluas jaringan kerja PKSS dan mengembangkan bisnis contact center (infrastruktur dan pelatihan). Yang tak kalah penting, mengembangkan bisnis Asesmen (memiliki 34 psikolog-aslog di seluruh Indonesia). Selain itu, mendirikan anak perusahaan untuk mendukung strategi perusahaan dan melakukan managed services untuk seluruh proses bisnis.

“Ke depan, PKSS siap melayani klien dari luar Grup BRI lebih banyak, baik di dalam negeri maupun luar negeri. Selama ini PKSS melayani 70% klien Grup BRI dan 30% dari luar di berbagai sektor. Kami juga akan terus berinovasi dalam produk dan layanan sebagai perusahaan HR solutions partner,” ungkap Revi.

Kunci sukses bisnis PKSS, diakui Revi ada enam. Pertama, memperkuat talent pooling untuk memastikan ketersediaan SDM yang berkualitas. Kedua, mengonversi pekerja organik Perjanjian Kerja Waktu Tertentu menjadi Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu untuk meningkatkan loyalitas pekerja.

Ketiga, melakukan sinergi dan kerjasama operasional (KSO) dengan beberapa perusahaan strategis. Keempat, mendorong proses digitalisasi sesuai dengan misi PKSS, yaitu “Menjalankan dan mengembangkan bisnis sumber daya manusia untuk mendukung bisnis pelanggan dengan memanfaatkan teknologi informasi yang mutakhir dalam rangka memberikan nilai tambah bagi stakeholder.”

Kelima, membangun corporate culture yang berfokus pada nilai-nilai perusahaan (PRIORITAS). Keenam, meningkatkan brand awareness untuk memperkuat citra dan daya saing perusahaan di pasar.

Keberhasilan PKSS sebagai perusahaan alih daya profesional juga dirasakan oleh karyawan. Salah satunya, Yoga Febrianto. Yoga bekerja di PKSS Yogyakarta sejak Desember 2010. Saat awal bergabung, dia tercatat sebagai admin keuangan Kantor Cabang Yogyakarta. Sekarang, dia mendapat promosi sebagai Group Head ROC Kantor Pusat PKSS Jakarta.

“Tanggapan saya setelah dihapusnya status karyawan kontrak di PKSS, sangat senang. Itu artinya, kami semua dihargai oleh manajemen. Dan dampak dari kebijakan tersebut, kami lebih termotivasi untuk terus memberikan kinerja terbaik untuk perusahaan dan adanya kepastian ekonomi dalam keluarga,” tutur Yoga. (*)

Dilarang keras mengambil konten (tulisan, foto, infografis, video, dan sebagainya) yang dimuat di situs web ini, melakukan crawling atau pengindeksan otomatis untuk platform AI (artificial intelligence) dan platform digital lainnya, tanpa izin tertulis dari direksi yang berwenang di situs web ini.