Siloam Hospitals merupakan salah satu penyedia layanan kesehatan swasta yang sudah cukup ternama. Di Indonesia, jangkauan layanan jaringan rumah sakit (RS) di bawah PT Siloam International Hospitals Tbk. ini sudah mencakup lebih dari 65% provinsi dan melayani sekitar 50% populasi.

Dengan total 41 unit rumah sakit, jaringan ini juga didukung oleh 23 klinik mandiri, 36 klinik in-house, serta tujuh klinik yang beroperasi di wilayah Papua. Cakupan layanan ini tersebar di 23 provinsi dan lebih dari 39 kota besar di seluruh Indonesia, mulai dari Sumatera hingga Papua.

Untuk mengakomodasi berbagai kebutuhan pasien dari wilayah geografi yang berbeda, Siloam Hospitals mengelompokkan rumah sakitnya ke dalam empat tipe: Premium Specialist, Premium Generalist, Value Seeker, dan Community Generalist.

Jaringan rumah sakit ini juga menjalin kerjasama dengan lebih dari 1.000 principal dan 1.100 distributor untuk memenuhi sekitar 40.000 SKU obat-obatan dan perlengkapan medis. Selain itu, Siloam Hospitals memiliki 22 craft groups lintas spesialisasi, mulai dari anestesiologi, bedah jantung, kardiologi, hingga onkologi dan bedah saraf.

Salah satu faktor penting di mata manajemen Siloam adalah soal manajemen obat yang efektif. Alasannya, hal ini bertujuan menjamin keselamatan pasien, mengoptimalkan hasil klinis, serta menjaga efisiensi operasional mengingat obat-obatan merupakan salah satu komponen biaya terbesar rumah sakit.

“Dengan skala operasional sebesar ini, efektivitas pengelolaan logistik dan farmasi menjadi fondasi penting bagi keberhasilan sistem layanan kesehatan Siloam di seluruh Indonesia,” kata Antony Hartono, Operations Services and Supply Chain Management Director PT Siloam International Hospitals Tbk.

Karena itulah, sejak tahun 2019, manajemen Siloam melihat pentingnya peningkatan efisiensi pada indikator Days of Inventory (DOI) guna mengoptimalkan potensi modal kerja yang bisa dialihkan untuk mendukung target pertumbuhan dan investasi strategis perusahaan.

Selama ini, Siloam memang menghadapi sejumlah tantangan dalam pengelolaan rantai pasok. Antara lain, tingginya tingkat ketidaksesuaian data, terjadinya kasus kekurangan stok, tingginya jumlah obat yang kedaluwarsa, hingga masih tingginya masalah write-off barang.

Hal-hal seperti itu tentunya akan berdampak pada keandalan dalam penyediaan obat dan perlengkapan medis secara tepat waktu dan aman kepada pasien.

Dengan baseline DOI sebesar 70 hari, Siloam menetapkan target untuk menurunkan level persediaan agar dapat meningkatkan efisiensi modal kerja sekaligus menjamin ketersediaan obat yang lebih baik. Melalui proses evaluasi internal, audit eksternal, serta kunjungan pihak konsultan ke berbagai unit rumah sakit Siloam —yang berbeda dalam hal ukuran, konsentrasi, dan lokasi geografis— teridentifikasi 75 tantangan umum yang memengaruhi efisiensi manajemen inventaris.

Berdasarkan temuan tersebut, aneka tantangan tersebut kemudian diklasifikasikan ke dalam empat aspek: people (20%), data & planning (13%), process & control (55%), dan system & logistics (12%).

Dalam aspek people, tantangan utama berupa kesenjangan pengetahuan supply chain di fasilitas rumah sakit. Pada aspek data & planning, persoalan meliputi rendahnya transparansi data dan visibilitas informasi yang tersebar di berbagai unit rumah sakit, serta data yang tidak terintegrasi dan masih dikelola secara manual.

Pada aspek process & control, tantangannya adalah masih banyak ditemukan perbedaan sistemik dan fisik akibat masih kentalnya pekerjaan secara manual, tingginya biaya material karena write-off, serta lemahnya manajemen masa simpan (shelf-life).

Terakhir, pada aspek system & logistics, tantangannya berupa ketergantungan Siloam pada saluran distribusi logistik dari pihak ketiga yang belum memiliki layanan dan kinerja yang transparan.

Selain itu, proses pembelian ulang (reorder) yang terdesentralisasi di tiap-tiap rumah sakit menambah kompleksitas logistik, plus gangguan yang sering terjadi akibat lokasi geografis yang terpencil.

“Seluruh tantangan ini menunjukkan bahwa perbaikan menyeluruh pada sistem rantai pasok Siloam sangat krusial untuk mendukung efisiensi operasional, menjaga ketersediaan obat, dan meningkatkan kualitas layanan kesehatan secara keseluruhan,” kata Antony.

Unit Siloam Supply Chain telah menetapkan visi untuk menjadi pemimpin terpercaya dalam pengelolaan rantai pasok layanan kesehatan dengan menghadirkan nilai luar biasa bagi pasien, melalui operasi yang terintegrasi, efisien, berbasis teknologi, serta mendorong kolaborasi yang kuat di seluruh jaringan rantai pasok.

Adapun misi utama Unit Siloam Supply Chain adalah menyediakan solusi rantai pasok yang andal, efisien secara biaya, dan berpusat pada pasien, dengan memastikan ketersediaan produk yang tepat guna mendukung kualitas perawatan dan hasil kesehatan yang lebih baik.

Untuk mewujudkan visi dan misi tersebut, Siloam memiliki berbagai inisiatif strategis dalam pengembangan rantai pasoknya. Apa saja?

Pertama, memperkuat kompetensi profesional rantai pasok, baik di tingkat grup maupun seluruh rumah sakit agar tercipta ekosistem pengelolaan yang solid.

Kedua, mengadopsi teknologi AI prediktif untuk perencanaan kebutuhan dan permintaan, yang akan meningkatkan akurasi pengadaan serta meminimalkan kelebihan atau kekurangan stok.

Ketiga, di sisi operasional ada inisiatif optimalisasi data master dan manajemen inventaris untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi logistik.

Terakhir, Siloam berkomitmen untuk memanfaatkan teknologi terkini guna mendukung digitalisasi proses rantai pasok secara menyeluruh, sehingga seluruh rantai suplai dapat bergerak lebih cerdas, terintegrasi, dan responsif terhadap kebutuhan pelayanan kesehatan.

Dalam lima tahun terakhir, Siloam melalui tim Demand Planning and Inventory Management (DPIM) menjalankan roadmap transformasi rantai pasok dari tahun 2020 hingga 2024 untuk meningkatkan efisiensi persediaan dan modal kerja. Program ini menekankan peningkatan kolaborasi, standardisasi, serta pemanfaatan data dan teknologi untuk membentuk sistem rantai pasok yang efisien dan adaptif.

Dari segala upaya tersebut, Siloam memperoleh hasil signifikan dalam peningkatan efisiensi, penghematan biaya, dan perbaikan ketersediaan obat. Salah satu capaian utamanya adalah penurunan Days of Inventory (DOI) secara drastis dari 70 hari pada 2021 menjadi hanya 22 hari pada 2024. Pengurangan ini menghasilkan penghematan modal kerja sebesar Rp 155 miliar, sekaligus memperkuat posisi keuangan dan operasional rumah sakit.

Pekerjaan manual yang sebelumnya mendominasi aktivitas operasional pun berhasil dikurangi secara signifikan. Pada 2024, penggunaan dashboard otomatis dan pemanfaatan analitik data berhasil menghemat hingga 38.400 menit kerja per tahun.

Dalam hal ketepatan data inventaris, tingkat ketidaksesuaian stok (stock discrepancy) menurun dari 26% menjadi 12% dari total inventaris. Ketersediaan obat juga mengalami peningkatan tajam, dengan tingkat Service Level Agreement (SLA) untuk obat-obatan mencapai 99% pada 2024. Selain itu, jumlah write-off akibat kedaluwarsa obat berhasil ditekan hingga 57,54%.

Salah satu langkah penting lainnya ialah implementasi dashboard analitik preventif yang dibangun di atas platform business intelligence (BI). Dashboard ini menggantikan proses manual dalam pengambilan keputusan, seperti pemesanan ulang stok, dan memungkinkan pendekatan proaktif.

Secara keseluruhan, transformasi rantai pasok menurut manajemen Siloam berhasil menciptakan sistem yang lebih efisien, cerdas, dan responsif, sekaligus mendukung keberlanjutan finansial serta kualitas layanan kesehatan yang lebih tinggi bagi pasien di seluruh jaringan rumah sakit Siloam.

“Dengan transformasi supply chain ini, Siloam Hospital Group berkomitmen untuk memberikan dampak nyata dan terukur bagi masyarakat, yaitu memastikan akses yang adil terhadap perawatan berkualitas, mengurangi pemborosan operasional, dan memperkuat penyediaan layanan kesehatan di seluruh wilayah Indonesia,” kata Antony. (*)