Bagi Ultrajaya, peran teknologi informasi (TI) sebenarnya bukan hal baru. Produsen susu kemasan yang berlokasi di Padalarang, Bandung ini sejak 1995 misalnya, sudah memanfaatkan aplikasi Pick Database Management — hasil pengembangan divisi TI internal yang difungsikan untuk menunjang operasional usaha di beberapa departemen.

Beberapa departemen/bagian yang sudah didukung TI adalah Bagian Distribusi, Finance, Warehouse dan Inventori, sedangkan yang belum Bagian Production Planning, yang sedari awal hingga kini masih menggunakan sistem dengan aplikasi spreadsheet biasa. Tadinya, perusahaan sempat menjajaki untuk mengembangkan sendiri aplikasi di bagian ini, hanya saja karena merasa kurang SDM, rencana pun tertunda.

Khusus di Bagian Inventori dan Manufaktur, teknologi canggih yang dipakai Ultrajaya bukan hanya pada sistem TI, tapi juga sistem mekanisnya. Maklum, di bagian ini, Ultrajaya sudah memanfaatkan robot yang diprogram khusus untuk bisa dikendalikan lewat komputer.

Sayang, seperti diakui Edwin Suteja, Manajer TI perusahaan ini, pemanfaatan teknologi canggih di kedua bagian itu belum diimbangi oleh departemen lain. Edwin mengakui, selain belum terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lain, tingkat akurasi datanya juga masih lemah. Sudah begitu, datanya pun hanya bisa ditampilkan dalam bentuk angka, belum bisa berbentuk grafis/gambar. Pendeknya, aplikasi yang dipakai tidak bisa mendukung kebutuhan perusahaan yang mempekerjakan seribu lebih karyawan itu.

Merasa tak puas dengan sistem yang sudah ada, ketika memasuki tahun 2002 manajemen Ultrajaya meminta tim TI mencari solusi jadi (siap pakai) untuk menggantikan sistem lama. Proses pencarian pun mulai dilakukan. Tidak hanya di dalam negeri, tapi juga ke luar negeri. Setelah melalui proses pencarian selama tiga bulan, solusi yang diinginkan ternyata belum juga diperoleh.

Maka, ditempuhlah strategi baru. Ultrajaya kemudian mendekati beberapa perusahaan lokal dan asing, khususnya yang membidangi manufaktur sekadar mencari tahu solusi yang mereka pakai. Hasilnya, beberapa perusahaan di kategori itu, tidak terkecuali yang membidangi produksi susu, umumnya memanfaatkan solusi dari SAP.

Pada waktu itu, perusahaan tidak langsung membeli solusi tersebut. Terlebih dahulu melalui proses perbandingan dengan solusi sejenis yang ada di pasaran. Beberapa vendor pun diundang untuk mempresentasikan keunggulan solusi masing-masing di hadapan tim Ultrajaya. Hasilnya, dilihat dari sisi cost dan value, masing-masing solusi dinilai tim memiliki fungsi dan kelebihan yang tidak jauh berbeda. Hanya saja, tim menganggap solusi dari SAP lebih sesuai dengan kebutuhan riil perusahaan waktu itu.

Edwin mengaku tim menyadari solusi yang ditawarkan SAP ini sangat mahal. Namun, menurutnya, selama bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dan berdampak positif maka tidak terlalu menjadi halangan. Terus terang ia menyebutkan untuk investasi solusi SAP, Ultrajaya sedikitnya harus menyediakan dana US$ 1 juta.

Proses implementasi mulai dilakukan Juni 2002. Beberapa modul MySAP, seperti modul Finance, Controlling, Production, Sales & Distribution, Plant Maintenance, Asset Management, dan Warehouse Management, dilakukan secara bertahap. Dimulai dari kantor pusat lantas diteruskan secara bergilir ke 6 kantor cabang yang tersebar di beberapa lokasi.

Pada waktu itu, perusahaan membentuk tim — disebut SAP Forum — meliputi 8 tenaga TI, 10 orang yang diambil dari perwakilan tiap departemen, dan 6 orang dari SAP yang khusus ditugaskan membantu di masing-masing modul. Perwakilan dari departemen dilibatkan dengan harapan bisa lebih cepat mengadopsi perubahan. Ini memang berbeda dari periode sebelumnya, di mana hanya tenaga TI yang terlibat.

Dengan modul yang banyak dan cakupan yang luas,?Tidak mungkin kami tangani sendiri,? kata Edwin. Selain itu, karena solusi SAP bersifat terpadu, maka ketika satu modul itu diubah, biasanya akan berefek ke modul yang lain.

Menurut Edwin, pola implementasi secara roll-out di 12 kantor cabang cukup efektif. Begitu kantor pusat selesai diimplementasikan, proses impelementasi di kancab lebih mudah dilakukan. Satu tim yang beranggotakan 10 orang yang ditunjuk perusahaan langsung mengambil alih operasional kancab sepenuhnya.

Selama dua minggu, tim yang didatangkan dari kantor pusat melakukan proses pembenahan dan pengintegrasian sistem baru di kancab. Tidak hanya itu, mereka juga mengajarkan ke setiap user di sana soal prosedur dan cara pemakaian sistem SAP. ?Manajemen menekankan agar dalam waktu dua minggu semua user bisa mengikuti cara kerja sistem baru,? ujar Edwin. Untuk setiap kancab, sedikitnya ada 10-20 karyawan. Begitu seterusnya, pola serupa juga dilakukan secara bergilir ke beberapa kancab lainnya.

Secara keseluruhan, proses impelementasi itu bisa diselesaikan kurang-lebih setahun. Jadi, ketika memasuki Juni 2003, semua modul MySAP akhirnya bisa dijalankan. Uniknya, aplikasi yang serba otomatis dan robotis di bagian manufaktur dan inventori sama sekali tidak diganti.

Maksudnya, secara fisik pengaturan dan pengambilan barang di gudang serta proses produksi tetap menggunakan sistem lama, dengan robot sebagai alat bantunya. Jadi, hanya data-data kontrolnya yang dihubungkan ke sistem SAP. Sebagai bukti, proses pengambilan dan penempatan barang di 12 ribu valet di gudang, hingga kini masih memanfaatkan robot. ?Ini juga yang menjadi kelebihan sistem kami dibandingkan dengan perusahaan lain,? ujar Edwin.

Di mata Haryanto, Manajer Pabrik Ultrajaya, pergantian sistem di perusahaannya merupakan langkah positif. Kendati masih ada beberapa kelemahan, Haryanto menyebutkan, proses kerja hariannya jauh lebih terkontrol dan transparan. Ia mencontohkan, untuk mencari data stok atau data keuangan saat ini bisa dilakukan secara real time lewat komputer, berbeda sekali dari periode sebelumnya yang harus melewati beberapa prosedur dan bagian. ?Pokoknya lebih simpel,? ujarnya. Kelebihan lainnya, diakui Haryanto, data-data tadi juga secara otomatis langsung ter-update setiap kali ada transaksi.

Toh, sebagai pengguna, Haryanto menilai masih ada beberapa kelemahan sistem baru tersebut. Selain tampilannya kaku, menurutnya, solusi SAP kurang membumi dengan kultur dan kondisi perusahaan. Padahal, lanjut Haryanto, sebagai industri yang terkait dengan pemasok (peternak sapi perah), sering pasokan ke pabrik tidak mulus, karena sangat tergantung pada kondisi para petani di lapangan. Tak heran, ada kalanya pasokan bahan baku itu melimpah, tapi sesekali malah kurang. ?Dalam hal ini sistem SAP kurang bisa mengakomodasi,? paparnya.

Edwin pun mengakui beberapa kelemahan seperti tampilan SAP yang kaku, dan prosedur pemakaian yang terkesan bertele-tele. Namun menurutnya pula, itu bukan soal mendasar. ?Ini sebuah tahapan menuju kesempurnaan,? kata Edwin, yang menilai wajar perpindahan sistem lama ke sistem baru menghadapi beberapa kendala, ?Itu sebuah konsekuensi,? sambungnya. Maka, Edwin merasa yakin tak berapa lama lagi seluruh user solusi SAP yang berjumlah sekitar 100 orang akan terbiasa dengan sistem baru ini.

Edwin menjelaskan, proses kerja harian di hampir semua departemen di lingkungan Ultrajaya saat ini jauh lebih simpel dibanding beberapa periode yang lalu. Unjuk kerja setiap karyawan pun bisa terpantau secara online. Edwin mencontohkan, saat masih menggunakan sistem lama, konsolidasi data di tingkat kantor pusat harus menunggu laporan masuk dari seluruh kancab. Prosesnya pun dilakukan secara manual dan memakan waktu hingga beberapa hari. Maklum, masing-masing kancab memiliki server sendiri dan tidak bisa terintegrasi dengan kantor pusat. Adapun saat ini, karena servernya satu (tersentralisasi), maka semua data transaksi yang terjadi di seluruh kancab secara otomatis akan masuk ke kantor pusat, dengan menggunakan saluran komunikasi frame relay. ?Ujung-ujungnya, proses pengambilan keputusan di tingkat manajemen bisa lebih cepat lagi dilakukan,? kata Edwin.

Sudah pasti, bukan perkara mudah untuk bisa menikmati layanan seperti Ultrajaya saat ini. Selain dibutuhkan dukungan dan komitmen yang besar dari manajemen, perusahaan harus pula menyiapkan dana yang tidak sedikit, termasuk untuk pengadaan perangkat keras pendukung.

Untuk perubahan sistem ini, beberapa hardware baru tak urung dihadirkan. Untuk server misalnya, sebelumnya hanya menggunakan PC Pentium-based dengan memori standar 256 MB, sekarang diganti komputer IBM Risc 6000 dengan memori 4-6 Gb. Jumlah servernya ini sampai 7 unit (satu unit difungsikan untuk database server, empat unit untuk application server, satu unit untuk development server dan satu unit untuk test server). Tidak hanya itu, perusahaan juga mesti mendatangkan 50 PC baru (berprosesor Pentium 4). Adapun komputer-komputer lama, sebagian dipensiunkan dan sisanya di-upgrade.

Kendati menyadari masih ada beberapa kendala dalam hal sosialisasi sistem baru ini, menurut Edwin, dalam waktu dekat Ultrajaya juga bakal mengimplementasi solusi business intelligence.