Ditemui di acara Datascrip Solution Days 2014, Natar Adri, pakar kearsipan,memaparkan kiat-kiat jitu dalam implementasi manajemen dokumen praktis. Dalam penjelasannya, Natar menjelaskan bahwa kunci utama dalam melakukan pengarsiapan untuk perusahaan adalah komitmen dan konsistensi dalam pembenahan arsip dari atas ke bawah, bukan dari bawah ke atas. Berikut penjelasan lengkap Natar kepada reporter SWA Online, Destiwati Sitanggang:

Bagaimana manajemen pengaturan dokumen di perusahaan agar praktis dan efisien?

Kalau saya melihatnya begini, kita harus melihat bagaimana cara mengelola dokumen dengan cara yang baik dan benar. Artinya, dokumen terdiri dari dua, hardcopy dan softcopy. Pertama, kita bereskan dahulu yang hardcopy, jangan langsung mengurus yang softcopy. Pada saat mau melakukan perpindahan dari hardcopy ke softcopy, di tengah proses ini ada yang namanya SOP.

SOP ini mengacu pada dokumen apa saja yang dapat dipindahkan atau discan dan kemudian dari dokumen hardcopy yang sudah discan ini, mana yang bisa dibuang. Atau mana saja dokumen-dokumen tersebut yang tidak boleh discan, karena dokumen ini memiliki kerahasiaan yang sangat tinggi dan saat scan bisa terdistribusi kepada orang yang tidak berwenang itu bisa berbahaya. Oleh karena itu saya melihatnya ada dua hal, pertama hardcopy dan kedua softcopy. Di antara kedua hal tersebut ada cara pembenahan, yaitu SOP itu sendiri.

Apakah perlu dilakukan pengelompokkan data dalam pengarsipan?

Harus, karena dengan mengelompokkan data kita tertib telusur. Artinya, dengan cepat kita dapatkan kembali data-data yang diinginkan. Kalau seandainya tidak dilakukan pengelompokkan kita akan bingung sendiri dalam mencari data yang kita butuhkan. Hakikat dalam kearsipan, bukan bagaimana kita menyimpan, tapi bagaimana kita mendapatkan arsip itu dengan cepat.

Sebaiknya pengelompokkan data dalam perusahaan berdasarkan apa?

Berdasarkan pengalaman saya, perusahaan dapat mengelompokkannya sesuai dengan kebutuhannya. Berdasarkan pengalaman saya, tidak ada satu perusahaan pun yang memiliki satu standar, tergantung dari core bisnis dari perusahaan tersebut. Kita lihat antara core dan support di perusahaan tersebut, tentunya ada pengelompokkan yang berbeda antara bagian core dan support.

Adakah perbedaan antara kearsipan perusahaan, perpustakaan, dan pribadi? Sebenarnya tidak ada yang membedakan karena wujud yang diarsipa adalah kertas dan wujud dokumen softcopy. Tergantung dari cara kita mempergunakan dan cara kita mempergunakan kembali dokumen tersebut, baik hardcopy maupun softcopy. Jadi tidak ada suatu hal yang baku dalam melakukan pengarsipan tersebut, semua kembali ke kebutuhannya masing-masing. Yang membedakan hanya lebih kepada jumlah arsip yang ada di perusahaan, perpustakaan, dan pribadi. Pastinya, jumlah arsip untuk dokumen pribadi lebih sedikit daripada perusahaan. Jumlah arsip itulah yang menentukan klasifikasi atau pengelompokkan.

Kesalahan-kesalahan umum apa saja yang biasa dilakukan perusahaan dalam melakukan pengarsipan?

Sebetulnya tidak ada kesalahan, hanya komitmen dari organisasi tersebut yang tidak konsisten. Pada saat bos besar mengatakan bahwa arsip ini dikelompokkan ke A, kemudian bos tersebut tergantikan. Bos baru mengatakan bahwa arsip yang sama bukan diklasifikasikan ke A lagi melainkan ke B, ini terjadi tidak konsisten. Oleh karena itu, arsip itu harus memiliki (kalau istilah saya) standar lock book perusahaan. Kalau sudah ke masukkan ke A, maka arsip yang sama tetap dimasukkan ke A semua, walaupun terjadi pergantian pemimpin tetap itu, jadi SOP yang diberlakukan di perusahaan tersebut dan dijalankan. Artinya, melakukan pengarsipan harus konsisten, siapapun itu dia harus tetap melakukan sesuai dengan yang telah aturkan dari awal. Lock book itu sebagai buku panduan terhadap arsip tersebut.

Dalam melakukan pengarsipan perlukah diserahkan kepada pihak ketiga atau outsourcing?

Ousourcing atau pihak ketiga itu diperlukan dengan beberapa syarat. Pertama, manakala arsip hardcopy kita sudah membengkak, ketika gedung tempat bekerja sudah tidak bisa menampung arsip lagi makanya ada outsources dokumen. Gunanya, kita hanya sebatas menitipkan dokumen kita ke gudangnya pihak ketiga tersebut. Tapi perlu diperhatikan, satu kerahasiaan dari pihak outsources tersebut.

Kedua, sampai berapa jauh pelayanan yang diberikan outsources tersebut. Artinya, kalau sewaktu-waktu kita membutuhkan arsip tersebut, dia bisa tidak mengirimkan dokumen yang kita butuhkan atau amlah kita harus datang ke tempat mereka, ini yang mengganggu. Intinya adalah distribusi untuk dokumen tersebut tidak lancar karena kita kirimkan dokumen kita untuk dititipkan di gudang pihak outsources tersebut.

Menurut Anda, contoh perusahaan yang memiliki sistem pengarsipan yang baik?

Kalau saya, berdasarkan pengalaman saya belum ada, karena itu sulit untuk menentukan contoh sebagai brenchmark. Contoh di Eropa, ada perusahaan yang memiliki sistem pengarsipan yang bagus, tapi bisa jadi benchmarking? Belum tentu, karena di perusahaan lain tidak bisa diterapkan. Harusnya seperti apa? Intinya pada komitmen dari atas ke bawah, bukan dari bawah ke atas, untuk melakukan pengelolaan dari arsip tersebut. Jadi kalau mau melakukan pembenahan arsip, menurut pendapat saya, itu adalah kerja sama dari atas dahulu baru ke bawah.(EVA)