Enterprise Information Management, Solusi Mengelola Informasi Perusahaan Di Era Industri 4.0

Apakah proses bisnis dalam perusahaan anda sudah berbasis digital? Pernahkah terjadi situasi seperti ini, divisi pengadaan barang harus menunjukkan bukti pembelian kepada bagian keuangan, lalu yang dilakukan adalah menelusuri informasi tanggal, bulan dan tahun serta nomer file atau berkasnya lewat komputer, kemudian berbekal informasi tersebut anda mencari berkasnya dalam tumpukan map-map file untuk menemukan selembar kertas bukti pembeliannya. Jika alur yang seperti yang masih terjadi, berarti perusahaan belum sepenuhnya bertransformasi menjadi digital.

Idealnya seluruh alur dalam setiap proses bisnis sudah digitalisasi, bahkan kertas bukti pembelian seperti dalam contoh diatas pun sudah disimpan dalam bentuk digital. Ini adalah salah satu concern solusi Enterprise Information Management (EIM). Dalam revolusi  industri 4.0 ini, tidak cukup perusahaan hanya  memiliki “Information Advantage”.  “Jadi kalau dahulu perusahaan dengan proses yang paling efisien yang akan unggul, maka sekarang siapa yang paling bisa mengakses dan memanfaatkan informasi menarik insight dari informasi itu dengan cepat dan mudah yang akan memiliki keunggulan kompetitif.” Jelas Budi Halim – Director PT Soltius Indonesia.

Salah satu bagian dari EIM adalah  Enterprise Content Management (ECM). Menurut Budi, Enterprise Content Management ini tidak berdiri sendiri, solusi ini melengkapi proses bisnis yang ada. Contohnya,  proses dalam divisi research and development (R&D) yang akan merancang dan melahirkan sebuah produk baru, maka mulai dari investigasi awal ada banyak kertas-kertas kerja mulai dari kontrak-kontrak kerja yang di-sharing dengan pihak ketiga baik dalam bentuk catatan pembelian barang, sertifikasi halal dan sebagainya. Itu semua jika dikelola dengan dukungan Enterprise Content Management maka semua  kertas kerja dan dokumen pendukung tadi bisa disimpan dalam bentuk digital sehingga bisa diakses dari dalam system ERP yg terkoneksi dengan ECM ini maupun dari portal ECM dan informasinya tersedia bagi seluruh  pihak terkait dalam proses R&D ini dan juga divisi lainnya yang butuh informasi tersebut. Perusahaan tidak perlu khawatir mengenai kerahasiaan informasi yang ada karena solusi ini sudah menerapkan user-access yang ketat yg bisa disesuaikan dengan level otorisasi yang ada dari masing-masing pengguna.

Contoh kedua adalah proses yg disinggung di awal artikel ini dimana suatu proses pengadaan / pembelian (procure-to-pay) masih melibatkan cukup banyak kertas kerja, sebagian ketas kerja ini bisa didigitalisasi dan disinergikan dengan proses bisnis yang ada dengan teknologi ECM ini. Bahkan, untuk tranformasi digital di area ini bisa lebih lanjut dilakukan dengan penerapan Vendor Invoice Management (VIM), dimana tumpukan invoice-invoice yg ada bisa diproses secara lebih cepat dan akurat menggunakan teknologi OCR yg terhubung dengan ERP sehingga proses pencatatan account-payable menjadi lebih cepat dan akurat.

Solusi EIM itu sendiri cakupannya sangat luas, tetapi menurut Budi sebagai langkah awal perusahaan cukup fokus pada dua area. Pertama Enterprise Content Management,  yaitu bagaimana mensinergikan konten-konten yang hardcopy menjadi bentuk digital lalu menseleraskannya dengan bisnis proses yang ada. Kedua adalah melakukan otomatisasi suatu bisnis proses yang sebelumnya intensif pakai hardcopy, menjadi digital, seperti proses digitalisasi invoice yang didukung oleh teknologi VIM diatas. Bagi perusahaan yang sudah menerapkan ERP dalam proses bisnisnya maka EIM ini akan diintegrasikan sehingga proses bisnis menjadi jauh lebih efektif dan efisien. Tidak hanya itu, dengan EIM ini setidaknya ada tiga manfaat yang bisa dirasakan langsung oleh perusahaan : Pertama, mempermudah perusahaan mendapatkan insight secara langsung. Kedua, membantu operasional lebih sederhana dan efisien. Ketiga, perusahaan bisa lebih menjaga transparansi, akurasi dan manajemen risiko lebih baik. Di era industri 4.0, informasi adalah aset berharga, maka tata kelola yang baik akan mendorong percepatan pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis. EIM hadir sebagai solusi yang dapat dipadukan kedalam proses bisnis yang sudah ada sehingga bisa lebih efisien, cepat dan berkelanjutan.

Soltius sendiri menghadirkan solusi-solusi EIM dari salah satu market leader, yaitu OpenText. OpenText merupakan perusahaan yg berbasis di Kanada dan merupakan leader di berbagai segmen solusi EIM dan juga merupakan official partner dari salah satu penyedia ERP terkemuka. Solusi EIM OpenText sudah terbukti dan diimplementasikan di berbagai macam industry di dunia.

Leave a Reply

Sign In

Get the most out of SWA by signing in to your account

(close)

Register

Have an account? Sign In
(close)