SAP ARIBA : Membangun Tata Kelola Procurement Yang Transparan, Efektif dan Efisien

Andreas Gunadi, Director PT Soltius Indonesia. (belakang) bersama
Laksmono Wijayanto Witoyo, Consulting Manager Soltius Indonesia (depan)

Procurement atau pengadaaan, ini adalah salah satu fungsi pendukung
dalam  perusahaan yang memainkan peran
penting dan strategis. Pengadaan yang baik berkontribusi signifikan terhadap
keuntungan atau profitabilitas dari perusahaan. “Perusahaan harus bisa
membangun strategi belanja yang bisa mendatangkan profit bagi perusahaan dengan
cara mengelola source atau suplier yang menjadi mitra perusahaan,” jelas
Andreas Gunadi, Director PT Soltius Indonesia.

Saat ini ada beberapa tantangan
yang kerap dihadapi divisi procurement sebuah perusahaan. Pertama adalah dalam hal mengkualifikasi suplier
berdasarkan kebutuhan setiap unit bisnis dalam perusahaan. Jika ini tidak
ditata dengan baik, dengan
setiap unit bisnis dalam satu perusahaan yang sama bisa memiliki proses kualifikasi yang berbeda antar unit bisnis yang lain, pengelolaan kualifikasi supplier di system
bisa menjadi kompleks and tidak konsisten.  Solusi ARIBA dapat membantu
memudahkan perusahaan mengelola dan menstandarisasi proses kualifikasi supplier
untuk dapat lebih menangkap karakter dan potensi resiko yang sebenarnya dari
suplier tersebut. 

Kedua,
perusahaan yang karakter bisnisnya mengharuskan dia bergandengan dengan banyak
suplier, dimana masing-masing suplier memiliki sistem TI (teknologi informasi)
sendiri dan perusahaan juga memiliki sistem TI sendiri dan tidak standar,
sehingga sulit dalam membangun koneksi dan komunikasi. Juga menjadi tantangan
adalah proses pembeliannya sendiri, karena membutuhkan banyak dokumen pendukung
dan prosedur persetujuan yang panjang.

Ariba adalah solusi bagi divisi
pengadaan perusahaan. Solusi ini berupa platform (market-place) yang berisi
suplier-suplier berbagai item yang dibutuhkan oleh perusahaan dengan harga yang
transparan. Bagian pengadaan dari sebuah perusahaan jadi bisa memilih suplier
dengan spesifikasi produk yang sesuai dengan kebutuhannya dan harga yang juga
sesuai dengan budget. Sehingga perusahaan bisa memiliki banyak pilihan untuk
mendapatkan harga paling terjangkau dengan kualitas yang sama.

Ketiga,
dengan sistem ini, proses pengadaan akan lebih mudah dan cepat di platform
kolaborasi yang telah disediakan. 
Transaksi terlaksanakan secara online dari pengajuan request,
bidding, order, sampai dengan proses invoice.  Semua tahap dapat dilakukan secara online dan
paperless, menjaga integritas data, mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh human
error
.  Contohnya dalam melakukan
Sourcing (bidding atau tender), cara konvensional bisa memakan waktu
berbulan-bulan, dengan platform Ariba, bagian procurement bisa mengumumkan
kepada komunitas suplier itu bahwa perusahaan butuh produk apa, kapan dan
bagaimana syarat dan ketentuan mengikuti tender-nya. “Jadi prosesnya menjadi
jauh lebih cepat dan transparan” ujar Laksmono Wijayanto Witoyo, Consulting Manager
Soltius Indonesia.

Sistem Ariba yang transparan ini
pun dijamin mampu memonitor compliance dan kebijakan perusahaan dan kelak bisa
di-audit oleh siapapun karena datanya tersimpan dengan detail dan rapih. Pihak,
suplier dan perusahaan masing-masing bisa melihat (data yang visible) langsung data-data yang
dibutuhkan dalam kerjasama-nya sehingga mereka bisa mengelola permintaan dan
pasokannya dengan optimal. Pada prinsipnya
pengadaan itu adalah cost dimana
cukup kompleks sehingga efektifitas dan efisiensinya menjadi hal yang penting
bagi perusahaan, maka dengan sistem dari Ariba ini cost bisa ditekan hingga optimal.

Keempat sistem ini juga
mampu melakukan otomasi untuk memastikan antara data pemesanan dan hasil yang
diterima sesuai sehingga meminimalisir kesalahan. Kelima, sistem Ariba
yang cloud based akan lebih
memudahkan perusahaan saat melakukan ekspansi bisnis karena scaleable, perusahaan bisa mengakses
network yang lebih luas lewat Ariba, sehingga saat perusahaan membuka cabang di
kota yang baru atau negara baru, maka akan dibantu untuk menemukan suplier lokal setempat yang mampu
memenuhi spesifikasi kebutuhan perusahaan.

Jaringan bisnis Ariba bahkan lebih besar di banding Ebay
dan Amazon, karena setiap transaksinya dalam jumlah besar karena melayani B2B.
Suplier yang tergabung di dalam komunitas Ariba berasal dari seluruh dunia,
sehingga membentuk jejaring yang luas. Hal inilah yang menjadi nilai tambah
yang hanya bisa diperoleh jika menggunakan sistem dari Ariba.  

www.soltius.co.id

Leave a Reply

Sign In

Get the most out of SWA by signing in to your account

(close)

Register

Have an account? Sign In
(close)