Soltius

SAP ARIBA : Membangun Tata Kelola Procurement Yang Transparan, Efektif dan Efisien

Andreas Gunadi, Director PT Soltius Indonesia. (belakang) bersama Laksmono Wijayanto Witoyo, Consulting Manager Soltius Indonesia (depan)

Procurement atau pengadaaan, ini adalah salah satu fungsi pendukung dalam perusahaan yang memainkan peran penting dan strategis. Pengadaan yang baik berkontribusi signifikan terhadap keuntungan atau profitabilitas dari perusahaan. “Perusahaan harus bisa membangun strategi belanja yang bisa mendatangkan profit bagi perusahaan dengan cara mengelola source atau suplier yang menjadi mitra perusahaan,” jelas Andreas Gunadi, Director PT Soltius Indonesia.

Saat ini ada beberapa tantangan yang kerap dihadapi divisi procurement sebuah perusahaan. Pertama adalah dalam hal mengkualifikasi suplier berdasarkan kebutuhan setiap unit bisnis dalam perusahaan. Jika ini tidak ditata dengan baik, dengan setiap unit bisnis dalam satu perusahaan yang sama bisa memiliki proses kualifikasi yang berbeda antar unit bisnis yang lain, pengelolaan kualifikasi supplier di system bisa menjadi kompleks and tidak konsisten. Solusi ARIBA dapat membantu memudahkan perusahaan mengelola dan menstandarisasi proses kualifikasi supplier untuk dapat lebih menangkap karakter dan potensi resiko yang sebenarnya dari suplier tersebut.

Kedua, perusahaan yang karakter bisnisnya mengharuskan dia bergandengan dengan banyak suplier, dimana masing-masing suplier memiliki sistem TI (teknologi informasi) sendiri dan perusahaan juga memiliki sistem TI sendiri dan tidak standar, sehingga sulit dalam membangun koneksi dan komunikasi. Juga menjadi tantangan adalah proses pembeliannya sendiri, karena membutuhkan banyak dokumen pendukung dan prosedur persetujuan yang panjang.

Ariba adalah solusi bagi divisi pengadaan perusahaan. Solusi ini berupa platform (market-place) yang berisi suplier-suplier berbagai item yang dibutuhkan oleh perusahaan dengan harga yang transparan. Bagian pengadaan dari sebuah perusahaan jadi bisa memilih suplier dengan spesifikasi produk yang sesuai dengan kebutuhannya dan harga yang juga sesuai dengan budget. Sehingga perusahaan bisa memiliki banyak pilihan untuk mendapatkan harga paling terjangkau dengan kualitas yang sama.

Ketiga, dengan sistem ini, proses pengadaan akan lebih mudah dan cepat di platform kolaborasi yang telah disediakan. Transaksi terlaksanakan secara online dari pengajuan request, bidding, order, sampai dengan proses invoice. Semua tahap dapat dilakukan secara online dan paperless, menjaga integritas data, mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh human error. Contohnya dalam melakukan Sourcing (bidding atau tender), cara konvensional bisa memakan waktu berbulan-bulan, dengan platform Ariba, bagian procurement bisa mengumumkan kepada komunitas suplier itu bahwa perusahaan butuh produk apa, kapan dan bagaimana syarat dan ketentuan mengikuti tender-nya. “Jadi prosesnya menjadi jauh lebih cepat dan transparan” ujar Laksmono Wijayanto Witoyo, Consulting Manager Soltius Indonesia.

Sistem Ariba yang transparan ini pun dijamin mampu memonitor compliance dan kebijakan perusahaan dan kelak bisa di-audit oleh siapapun karena datanya tersimpan dengan detail dan rapih. Pihak, suplier dan perusahaan masing-masing bisa melihat (data yang visible) langsung data-data yang dibutuhkan dalam kerjasama-nya sehingga mereka bisa mengelola permintaan dan pasokannya dengan optimal. Pada prinsipnya pengadaan itu adalah cost dimana cukup kompleks sehingga efektifitas dan efisiensinya menjadi hal yang penting bagi perusahaan, maka dengan sistem dari Ariba ini cost bisa ditekan hingga optimal.

Keempat sistem ini juga mampu melakukan otomasi untuk memastikan antara data pemesanan dan hasil yang diterima sesuai sehingga meminimalisir kesalahan. Kelima, sistem Ariba yang cloud based akan lebih memudahkan perusahaan saat melakukan ekspansi bisnis karena scaleable, perusahaan bisa mengakses network yang lebih luas lewat Ariba, sehingga saat perusahaan membuka cabang di kota yang baru atau negara baru, maka akan dibantu untuk menemukan suplier lokal setempat yang mampu memenuhi spesifikasi kebutuhan perusahaan. Jaringan bisnis Ariba bahkan lebih besar di banding Ebay dan Amazon, karena setiap transaksinya dalam jumlah besar karena melayani B2B. Suplier yang tergabung di dalam komunitas Ariba berasal dari seluruh dunia, sehingga membentuk jejaring yang luas. Hal inilah yang menjadi nilai tambah yang hanya bisa diperoleh jika menggunakan sistem dari Ariba.

www.soltius.co.id


© 2023-2024 SWA Media Inc.

All Right Reserved