Jika bertandang ke kantor Hotline Advertising sekarang, tentu Anda akan menemukan hal yang berbeda dibanding beberapa tahun lalu. Yang kasat mata, perusahaan periklanan kelas atas ini sejak 26 Juni 2003 menempati bangunan mewah berlantai empat di Jalan Wolter Mongindisi, di atas lahan seluas 3.600 m2. Namun, perubahan terpenting di balik itu, justru karena Hotline telah didukung fasilitas teknologi informasi (TI) untuk pekerjaan sehari-harinya.

Buat perusahaan periklanan lokal, ini memang terobosan yang cukup berarti. Selain untuk menunjukkan nilai tambah di mata klien, ini sejalan dengan cita-cita Subiakto Priosoedarsono, pemilik perusahaan ini, yang sejak beberapa tahun lalu bertekad memanfaatkan TI dalam proses kerja perusahaan sehari-hari. Tidaklah mengherankan, seperti diakui Ruddy Limantoro, Manajer TI Hotline, untuk mewujudkan cita-cita itu, Hotline berani mengucurkan dana sedikitnya US$ 350 ribu.

Menurut Ruddy, selain dianggap penting untuk mendukung operasional Hotline, implementasi TI juga dibutuhkan guna meningkatkan citra dan kompetensi perusahaan di mata klien. ?Apalagi, belum ada satu pun perusahaan iklan lokal yang berani berinvestasi besar di bidang TI,? katanya.

Atas dasar itulah, sejak dua tahun lalu Subiakto mengajak seluruh tim TI internal yang beranggotakan lima orang mengembangkan solusi yang tepat untuk perusahaan ini. Awalnya, Hotline sempat terpikir untuk mencari solusi siap pakai dari luar negeri. Namun, setelah dicari-cari, Ruddy memaparkan, ternyata tidak ada satu pun solusi yang tepat bisa dipakai di perusahaan iklan lokal. ?Kalaupun dipaksakan, hasilnya tidak akan cocok dengan karakter perusahaan kami,? katanya.

Secara bertahap, dalam tiga bulan pertama tenaga TI internal lantas mulai mengembangkan beberapa aplikasi berdasarkan prioritas. Aplikasi pertama yang dikembangkan adalah Hotline Web Report, yang dipakai untuk menjembatani kepentingan perusahaan, agar proses hubungan kerja antara kedua belah pihak perlu dipercepat.

Ketika masih menggunakan metode konvensional (manual), proses interaksi Hotline dengan klien untuk satu proyek iklan membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Akan tetapi, menurut Ruddy, waktu dan tenaga itu sebenarnya bukan banyak dipakai untuk menggarap materi iklannya, justru lebih untuk bolak-balik ke kantor klien sekadar meminta persetujuan (approval) dari setiap perkembangan proyek iklan tersebut.

Ruddy mencontohkan bila Hotline dipercaya menggarap iklan rokok. Seperti biasanya, klien yang bersangkutan akan meminta perkembangan hasil garapan tim Hotline secara periodik sebelum jadi. Yang menjadi masalah, selama ini laporan perkembangan itu tidak bisa dilakukan lewat telepon, tapi harus mendatangi kantor klien sambil membawa hasil garapannya.

Bagi awak Hotline, jelas hal ini tidak efisien, karena urusan begini bisa makan waktu berjam-jam. Belum lagi bila orang yang dituju ternyata sedang keluar kantor atau berhalangan, waktu yang tersia-sia pun lebih banyak lagi. Itu baru satu kali perjalanan. ?Bisa di bayangkan kalau proses bolak-balik itu bisa mencapai lima kali,? tandasnya.

Lain halnya dengan aplikasi Web Report. Semua klien yang memercayakan penggarapan iklannya ke Hotline tidak perlu lagi meminta laporan perkembangannya secara face-to-face. Cukup mengaksesnya lewat alamat www.hotlinead.com, lantas pilih aplikasi Web Report. Selanjutnya, masukkan user id dan password yang sebelumnya diberikan oleh Hotline. Laporan perkembangan ini bisa dilihat dalam bentuk file teks, grafis/image, atau bahkan video.

Bila hasil garapan sementara itu dinilai belum sesuai dengan harapan klien, mereka bisa langsung memberikan catatan atau mengoreksinya saat itu juga. Bagusnya lagi, setiap tanggapan (reply) yang diberikan klien, otomatis akan dikirimkan oleh sistem Hotline tadi ke kepala proyek lewat fitur notifikasi SMS.

Ruddy menyebutkan, ketika diluncurkan, layanan ini mendapat respons yang cukup bagus dari klien. Awalnya, beberapa klien sempat tidak menyukai layanan ini, tapi setelah diberi proses pembelajaran dan pemahaman lebih mendalam akhirnya mereka justru berbalik senang. Lony, misalnya, salah seorang counterpart dari PT Bintang Toedjoe, salah satu klien besar Hotline, mengaku amat terbantu dengan layanan baru ini. Menurut Lony, proses pembuatan iklan di Hotline -? tanpa harus mengurangi tahapan prosesnya — bisa berlangsung lebih cepat. Sebelum ada fasilitas ini, Lony mengungkapkan, pengerjaan iklan bisa memakan waktu sebulan. Berkat layanan baru ini, prosesnya bisa diperpendek menjadi dua minggu saja.

Di samping itu, dia juga tidak merasa perlu lagi meminta tim kreatif Hotline — biasanya terdiri dari empat orang, datang ke kantornya untuk memaparkan perkembangan proyek iklan yang sedang digarap. ?Sekarang saya bisa melihatnya lewat Web. Cukup log-in dan memasukkan user id dan password, proyek pesanan saya pun bisa dilihat di situ,? ujarnya.

Awalnya, Lony tidak serta-merta menerima layanan baru ini. Pasalnya, ia terbiasa dengan layanan berpola konvensional. Namun, setelah merasakan berbagai kemudahan dan efisiensi, baik dari sisi waktu maupun tenaga, ia justru senang dengan fasilitas tersebut.

Toh, Ruddy tidak menyangkal bila masih ada beberapa kliennya yang belum begitu peduli dengan fasilitas barunya tersebut hingga saat ini. Kendala utamanya, ia menjelaskan, karena kebanyakan perusahaan klien masih menggunakan sistem koneksi Internet secara dial-up, sehingga belum bisa menikmati layanan ini secara optimal.

Nyatanya, Hotline tak cuma memanfaatkan TI guna mempermudah bisnisnya dengan para klien, tapi juga untuk lebih mengefisienkan proses bisnis di lingkungan internalnya: mulai dari Divisi Kreatif, Divisi Media, Divisi Finance, Divisi Pengembangan Bisnis, Divisi TI, Divisi Produksi dan Divisi General Affairs. Menurut Ruddy, tiap bulan, sedikitnya ada satu macam aplikasi baru yang dibuat oleh tim TI.

Yang patut dicatat, antara lain aplikasi Employee Timesheet Management, yakni aplikasi untuk mencatat aktivitas seluruh karyawan setiap hari. Memang, setiap hari, seluruh karyawan Hotline diharuskan mengisi jadwal kegiatan yang akan dilakukannya selama hari itu. Dengan begitu, masing-masing atasan yang bersangkutan bisa memantau kegiatan apa saja yang dilakukan anak buahnya, cukup lewat laporan online itu.

Untuk melengkapi aplikasi tersebut, tim TI Hotline juga membuat semacam aplikasi absensi yang mencatat status kehadiran karyawan di kantor. Melalui aplikasi ini, di akhir bulan tak perlu ada lagi yang komplain soal kehadiran atau kekurangan uang makan. Maklum, setiap hari seluruh karyawan bisa mengecek langsung secara online kapan tepatnya dia masuk atau keluar kantor. Karena berbasis Web, karyawan bisa mengeceknya dari mana saja, selama ada koneksi Internet.

Masih ada beberapa aplikasi fungsional lain yang dikembangkan ?- dan terkadang sebenarnya amat simpel. Contohnya, Transport Agent, yakni aplikasi yang bisa dimanfaatkan karyawan sebagai sarana pemesanan pemakaian mobil operasional kantor. Dengan aplikasi yang dikembangkan hanya dalam seminggu ini, seluruh karyawan yang akan meminjam mobil tidak perlu lagi memesan secara manual (menggunakan formulir permohonan), tapi cukup masuk ke Web, lalu ke menu Transport Agent. Di situ karyawan bisa langsung mengetahui status kendaraan yang ada, termasuk nomor dan jenis mobil yang bisa dipakai, atau justru dia harus masuk daftar tunggu.

Seakan-akan tidak puas, tim TI juga berhasil mengembangkan semacam aplikasi untuk menyimpan dan mengakses database, yang disebut Hotline Tape Library. Kegunaan aplikasi ini untuk menyimpan semua tape iklan yang pernah dibuat Hotline. Wujud file-nya bisa audio atau video. Semua datanya dimasukkan ke dalam server. Jadi, ketika ada karyawan atau klien yang ingin mengetahui iklan apa saja yang pernah dibuat Hotline, dengan otorisasi tertentu, bisa ditampilkan secara online lewat aplikasi ini. Dengan aplikasi ini juga, kita bisa mencari iklan yang lebih spesifik berdasarkan kategori produk, misalnya.

Melalui fasilitas yang sama, karyawan atau klien juga bisa mencari profil model iklan yang pernah dipakai perusahaan. Cukup mengisikan beberapa variabel kategori, seperti model iklan berumur 17 hingga 20 tahun, maka otomatis beberapa iklan yang dibintangi model yang berusia di kisaran itu akan muncul. Tampilan profilnya bisa dalam bentuk teks, gambar hingga video.

Yang tak kalah menarik, aplikasi Casting Talent, yakni aplikasi yang bisa menampilkan seluruh proses casting yang pernah dilakukan perusahaan. Data yang dimasukkan antara lain event/acara casting dan profil model. Dengan begitu, ketika perusahaan ingin mencari sesorang dengan kategori tertentu pada saat casting, datanya bisa dilihat secara online seperti yang diminta. Datanya menyimpan tidak cuma model casting yang berhasil hingga iklannya ditayangkan, tapi juga yang gagal. Alasannya, fasilitas ini sebenarnya juga bisa dipakai klien ketika ingin mencari talent baru yang kira-kira cocok untuk produk mereka.

Sebagai fasilitas pendukung, tim TI Hotline juga membuat aplikasi yang mengatur inventori kantor, termasuk jadwal servis kendaraan operasional, yakni lewat GA Aplication Support. Lewat fasilitas ini, perusahaan bisa mengetahui status semua inventori milik kantor. Misalnya, kapan mobil harus diservis dan kapan perpanjangan STNK.

Lalu, untuk masalah keluhan yang terkait dengan jaringan dan peranti TI, disediakan aplikasi Hotline Support. Melalui fasilitas ini, karyawan cukup menuliskan keluhan dan kerusakan peranti TI, dan dengan segera tim Support akan membantu. Sepintas, proses pengembangan beragam aplikasi di lingkungan Hotline bisa berjalan mulus dan simpel. Menurut Ruddy, hal itu juga terbantu lantaran

perusahaan terlebih dulu mengimplementasikan Internet Protocol Telephony, yakni pemanfaatan teknologi jaringan yang menggabungkan komunikasi data dan suara dalam satu jaringan tunggal. Untuk mengelola lalu lintas data yang

beragam, Hotline mengaplikasikan solusi jaringan

end-to-end yang seluruhnya berperangkat Cisco dan dijalankan di atas Linux. Karenanya, jadi mudah bagi Hotline menggabungkan suara, gambar dan video dalam satu jaringan tunggal.

Menurut Ruddy, hingga kini pihaknya telah menghasilkan 12 macam aplikasi di perusahaan. Di antaranya ada yang sudah dijalankan dan sisanya menyusul. ?Hanya aplikasi-aplikasi yang sifatnya urgen saja yang kami dahulukan (implementasinya),? katanya.

Ruddy mengakui, jumlah tenaga TI internal yang hanya lima orang memang relatif sedikit. ?Namun, hal tersebut bisa ditanggulangi lantaran menerapkan prioritas,? ujarnya.

Sebagian besar karyawan Hotline yang seluruhnya mencapai 180 orang saat ini bisa memanfaatkan beberapa layanan aplikasi yang sudah berjalan. Tepatnya, perusahaan menyediakan 150 komputer, dengan 80 unit di antaranya berupa laptop, sisanya personal computer.

Ke depan, Rudy menjanjikan masih ada beberapa rencana pengembangan. Salah satunya, layanan Online Editing interaktif, yang sedianya juga bakal menggunakan fasilitas videoconference (jadi untuk menggunakan aplikasi ini, di kantor Hotline dan klien perlu dipasangi fasilitas webcam). Dengan begitu, klien pun bisa mengedit hasil kerja tim Hotline secara interaktif. ?Tapi, ini baru rencana,? ujarnya.