Indonesia Belum Memaksimalkan Pengarsipan Digital

Hasil sebuah penelitian menemukan bahwa 35% arsip di Indonesia hilang setiap tahunnya. Penyebabnya bermacam-macam, mulai dari bencana alam hingga dokumen yang rusak karena pelapukan. Padahal kehilangan arsip bisa diminimalisasi dengan memaksimalkan pengarsipan secara digital (electronic filling system).

Berdasarkan data yang diungkap Datascrip, sebanyak 75% arsip yang ada di negeri ini masih berbentuk hard copy/kertas. Hal ini menunjukkan bahwa pengarsipan secara digital belum menjadi tren. Orang Indonesia masih banyak yang beranggapan proses pengalihan dari dokumen hard copy ke dokumen digital masih sulit dan mahal. Masih banyak pula yang belum mengetahui kemudahan yang bisa didapat dari pengarsipan digital.

Dalam sebuah seminar “Datascrip Solutions Week 2012” yang digelar Datascrip, Senin (28/5), konsultan bidang kearsipan, Natar Ardi, menjelaskan apa saja manfaat pengarsipan digital. Antara lain yaitu: penyimpanannya lebih ringkas dalam bentuk flashdisk/harddisk, mudah disalin, dipindahkan dan dikirim secara online. “Yang terpenting adalah dengan memakai pengarsipan digital, dokumen-dokumen yang tersimpan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap saat dibutuhkan,” ujar Natar.

Bagaimana dokumen berbentuk kertas bisa menjadi digital? Menyalin secara manual tentu sangat menghabiskan waktu dan tenaga. Sebenarnya pengalihannya sangat mudah, namun belum banyak diterapkan di Indonesia. Pengalihan dari hard copy ke digital bisa dilakukan melalui proses data capture yang dilakukan oleh mesin berupa dokumen reader.

Proses data capture merupakan ekstraksi informasi yang terdapat dalam sebuah dokumen untuk kemudian dikonversi menjadi teks dan selanjutnya diinput ke dalam database secara otomatis. “Contohnya data seorang siswa atau karyawan baru yang perlu kita ekstrak dari formulir yang telah diisinya, atau data-data pengajuan kartu kredit dan asuransi,” jelasnya.

Saat ini ada berbagai jenis mesin dokumen reader dipasarkan. Mesin-mesin ini memiliki proses scanning dengan kecepatan tinggi dan akurasi tinggi. Jadi tunggu apalagi? Di era digital ini banyak yang bisa dikerjakan secara komputarisasi, termasuk pengarsipan. (Lila Intana/EVA)

Leave a Reply

Sign In

Get the most out of SWA by signing in to your account

(close)

Register

Have an account? Sign In
(close)