Mengganti sistem teknologi informasi (TI) yang sudah eksis di suatu perusahaan, bukanlah perkara mudah. Selain dihadapkan pada kemungkinan penolakan dari karyawan dan manajemen, perusahaan juga harus menghadapi kenyataan pahit sulitnya mengubah budaya kerja. Apalagi, bila sistem yang akan diubah itu ada di perusahaan raksasa sekelas Asia Pulp & Papers (APP), holding company yang membawahkan 6 perusahaan dengan puluhan pabrik. Ke-6 perusahaan itu, PT Indah Kiat Pulp & Papers Mills Tbk., PT Pabrik Kertas Tjiwi Kimia Tbk., PT Pindo Deli Pulp and Papers Mills, PT Lontar Papyrus Pulp & Papers Industry, dan PT Eka Mas Fortuna. Sudah pasti, ada puluhan aplikasi yang mesti diubah dan ada ribuan pengguna yang mesti dipikirkan kepentingannya.

Kenyataan seperti itulah yang dialami Anton Meiloa, CIO APP, yang juga salah seorang anggota tim penggagas penggantian sistem di lingkungan kelompok perusahaan tersebut pada 1994. Untunglah, puncak pimpinan APP tergolong akomodatif, bahkan meminta tim melakukan kajian mendalam. Memang, di sisi lain, juga masih ada resistensi dari sebagian karyawan dan manajemen yang kurang menyukai ide itu, lantaran harus mengubah kebiasaan kerja dan mesti belajar lagi.

Tim penggagas yang terdiri dari lima orang itu lantas melakukan survei mengenai solusi yang paling tepat diterapkan di perusahaan. Termasuk, mengkaji beragam aplikasi dari berbagai vendor multinasional. Proses pengkajian dan survei yang memakan waktu sekitar setahun ini, akhirnya mengambil keputusan mengimplementasikan solusi enterprise resource planning (ERP) dari vendor besar di bidang ini. Sistem lama yang akan diganti adalah beragam aplikasi berbasis peranti keras IBM AS/400 ?- yang belum terintegrasi, sehingga disebut ?islands? ?- yang dikembangkan sendiri oleh tim TI internal perusahaan.

Memasuki 1996, implementasi solusi ERP baru pun mulai dilakukan tim implementor yang beranggotakan 15 orang (terdiri dari tenaga TI internal dan beberapa orang dari departemen terkait di lingkungan APP). Prosesnya tidak dilakukan sekaligus (big bang implementation) ke seluruh perusahaan Grup APP, tapi secara selektif.

Kantor pusat APP di Singapura mendapat giliran pertama. Hanya dalam kurun tiga bulan, modul Financial & Accounting (FA, mencakup General Ledger, Assets Management dan Account Payable). Setelah modul itu dijalankan, Anton mengaku perusahaan langsung merasakan efisiensi hingga 30%. “Tenaga keuangan yang tadinya mencapai 10 orang, akhirnya bisa dipangkas menjadi 6 orang saja,” ujarnya. Ini merupakan hal penting mengingat biaya tenaga kerja di Singapura jauh lebih tinggi dibanding di Indonesia. Berkat kesuksesan implementasi yang terbilang cepat itu, Anton mengaku pada 1996 APP lantas dianugerahi vendornya sebagai perusahaan di Asia tercepat dalam mengimplementasikan modul ERP.

Begitu kantor pusat selesai, pada tahun yang sama lantas dilanjutkan dengan implementasi di beberapa anak perusahaannya di Indonesia. Agak berbeda dari periode sebelumnya, waktu itu perusahaan melakukan persiapan lebih serius. Antara lain, membentuk tim beranggotakan sekitar 30 orang (terdiri dari orang TI dan beberapa pengguna dari departemen lain), mengganti 3 ribu unit PC (secara bertahap), serta melakukan pengadaan 20 server HP Unix.

Di Indonesia, Pindo Deli dijadikan pilot project-nya. Modul yang diimplementasikan tahap pertama saat itu hanya meliputi FA dan Material Management (MM). “Kami sengaja melakukannya secara bertahap supaya gampang mengukur efektivitasnya,” ujar Anton. Menurutnya, modul FA didahulukan lantaran dianggap sebagai aplikasi critical. Maklum, semua kegiatan bisnis perusahaan bermuara ke bagian itu.

Begitu implementasi modul FA dan MM di Pindo Deli dinilai sukses, modul serupa lantas diimplementasikan di Indah Kiat, Lontar Papyrus, Tjiwi Kimia dan Eka Mas Fortuna.

Pendekatan serupa juga dilakukan pada implementasi beberapa modul sisanya, yakni Sales, Purchasing, Inventory, Maintenance system, Project Management System dan Human Resources. Memasuki tahun 2002, Anton mengaku seluruh modul sudah bisa dijalankan di lingkungan APP.

Pola yang dilakukan APP memang agak unik. Ketika Implementasi pertama sukses di Pindo Deli, misalnya, tim implementor tinggal mengkopi kisah sukses di Pindo Deli itu ke beberapa perusahaan lain. Proses itu bisa berlangsung lancar lantaran saat proyek dijalankan di Pindo Deli, beberapa staf (dari manajemen dan bagian operasional) di anak perusahaan lainnya, mulai dilibatkan.

Dikatakan Anton, penerapan solusi baru ini dianggap sebagai tantangan tersendiri bagi perusahaan setelah sebelumnya menggunakan banyak aplikasi kecil yang tidak bisa terintegrasi antara satu dan lainnya. Secara otomatis, sistem lama itu akhirnya dirombak dan dihilangkan secara total. Implikasinya, tentu saja, proses kerja pun harus berubah. “Ini menjadi kendala sekaligus tantangan buat kami,” ujarnya tandas. Karena itulah, Anton senang menyebut proyek perubahan sistem TI ini sebagai ?quantum leap? bagi perusahaannya.

Rusli, Manajer Purchasing and Material Management APP, mengaku sudah bisa merasakan kemudahan dalam mengerjakan rutinitas kerjanya setelah difasilitasi ERP. Dulu, dikatakannya, untuk sekadar mendapatkan approval setiap akan membeli material, prosesnya sangat panjang, harus mendapatkan 12 tanda tangan. Staf yang bersangkutan juga harus membuat Nota Permohonan Barang terlebih dulu. Permohonan itu lantas dikirim ke atasan yang bersangkutan. Bila mendapat persetujuan, kemudian diteruskan ke Bagian Keuangan dan Purchasing. Tak heran, dulu prosesnya bisa memakan waktu 1-2 bulan.

Kini, dijelaskan Rusli, lewat sistem ERP, hal itu bisa dilakukan dalam beberapa jam saja. Pemohon barang cukup mengakses lewat fitur Reservasi, secara otomatis akan terkirim ke atasan yang bersangkutan. Jika langsung disetujui, permohonan itu akan terkirim ke Bagian Purchasing dan Keuangan. Begitu permohonan diakses di Bagian Purchasing dan Keuangan, secara otomatis akan diteruskan ke Bagian Gudang APP (tersebar di 8 lokasi di Indonesia).

Bila ada stok barang di salah satu gudang, sistem akan memberitahukan dan menganjurkan untuk menggunakan stok itu. Sebaliknya, kalau ternyata stoknya kosong, akan dibuatkan nota pembelian oleh Bagian Purchasing. Dalam waktu bersamaan, pemohon akan mendapatkan informasi lewat e-mail mengenai status barang yang diminta. Karena serba online, Rusli mengaku tidak merasa kesulitan ketika harus menangani jumlah permohonan dan pembelian barang kendati dalam jumlah besar.

Di sisi lain, Rusli merasakan ada hikmah lain dari pemanfatan ERP. Pasalnya, sebagian klien, khususnya pemasok, sudah ada yang mulai menyesuaikan diri dengan cara kerja APP. “Beberapa transaksi yang tadinya hanya mengandalkan telepon dan faks, saat ini mulai beralih fasilitas,” katanya. Namun, sebagian besar masih menggunakan faks. Akan tetapi, itu pun tidak menjadi masalah, lantaran sistem ERP memungkinkan mengirimkan e-mail yang bisa diterima di mesin faks. Integrasi sistem di seluruh lingkungan APP, diakui Rusli, baru mulai terjadi tahun 2002. Tahun-tahun sebelumnya, ada sebagian proses bisnis yang sudah online, tapi sifatnya masih terpisah-pisah.

Kendati saat ini semua modul ERP sudah diimplementasikan, Anton mengaku belum cukup puas. Ke depan, APP fokus menyempurnakan implementasi solusi supply chain management (SCM) dan customer relationship management (CRM).

Menurut Anton, pelanggan APP yang tersebar di lebih dari 55 negara, seperti Jepang, negara-negara Eropa, Australia dan AS, menjadi alasan tersendiri kenapa solusi SCM dan CRM perlu segera di implementasikan. Pasalnya, tiap negara mempunyai kultur dan permintaan yang berbeda-beda. Konsumen Jepang, misalnya, lebih mementingkan kualitas tinggi dan ketepatan waktu. Sementara konsumen Eropa, lebih mementingkan soal harga. “Kuncinya adalah dengan menerapkan solusi CRM ini,” katanya.

Beberapa bulan belakangan, APP bahkan bisa melakukan kolaborasi secara online dengan beberapa pelanggan di sejumlah negara yang difasilitasi trading partner di negara yang bersangkutan. Trading partner itu difungsikan untuk mengembangkan pelanggan di negara di mana mereka berada, dan semua transaski antara APP dan pelanggan di sana bisa dilakukan lewat lembaga ini. Ini dimungkinkan lantaran sistem mereka terintegrasi dengan sistem APP. Seluruh order yang dimasukkan pelanggan ke trading partner langsung masuk ke sistem CRM APP di Indonesia. “Caranya pun cukup dengan sekali entry saja,” ujar Anton.

Ketika order itu diterima di APP, datanya akan dipilah-pilah dan didistribusikan secara otomatis ke pabrik-pabrik tempat barang yang diminta itu berada. “Prosesnya sangat simpel lantaran seluruh pabrik sudah memilki platform yang sama.”

Anton mengakui, rata-rata pelanggan yang memanfaatkan layanan CRM umumnya puas. Ini terkait dengan cepatnya pengiriman barang yang dilakukan APP ke tangan mereka. Kalau sebelumnya rata-rata pengiriman barang hanya terjadi sekali sebulan, kini 2-3 kali.

Seakan-akan belum cukup dengan fasilitas yang saat ini ada, mulai Februari APP melakukan kerja sama integrasi sistem dengan Da Carts, intermediary shipping company (shipping agregator). Seluruh perusahaan shipping lines di Indonesia, sistemnya akan terkoneksi ke Da Carts. Menurut Anton, nantinya sistem APP juga bisa terhubung ke sistem logistik Da Carts ini. “Dengan begitu, pelanggan dengan mudah bisa mengecek status barang yang sudah dikirim dari APP,” tambahnya.

Anton mengklaim, kecermatan dan pertimbangan matang dalam hal implementasi ERP di APP merupakan kunci perusahaan ini bisa mencapai tingkat return on investment (ROI) yang bagus dengan cepat dalam investasi TI-nya. Setiap kali rencana implementasi akan dijalankan di setiap pabrik, menurutnya, tim implementor terlebih dulu melakukan kajian mendalam hingga mendapatkan kesimpulan untung-ruginya. “Bila ternyata kurang memungkinkan, kami akan menunda atau mengalihkan ke pabrik lain,” ujarnya.

Bagi Anton, menjalankan manajemen TI selayaknya seperti mengoperasikan perusahaan. “Selalu mengedepankan prinsip: jika ada pengeluaran, harus ada pemasukan (benefit),” katanya. Benefit itu tidak harus dalam bentuk uang, tapi bisa berbentuk efisiensi. Contohnya, karena saat ini APP sudah difasilitasi TI, peran kertas dan SDM bisa direduksi hingga 40%. Rata-rata efisiensi 30%-60%, leadtime meningkat 40%-80%, sedangkan jumlah aktivitas dalam proses bisa berkurang 40%-90%. Selain itu, jumlah keluhan dan permintaan untuk perbaikan sistem juga berkurang hingga 50%.

Secara keseluruhan, Anton mengklaim rata-rata ROI bisa didapat dalam kurun tiga tahun. Namun, bila dilihat per proyek (pabrik), ada yang bisa kembali dalam hitungan empat bulan hingga setahun. Sayangnya, ia tidak bisa menjabarkan secara detail dari sisi keuangannya. “Parameternya tidak selalu diukur dari segi keuangan,” ujarnya tandas.